新年の挨拶メールの書き方とは？上司や取引先への例文を、マナーや注意点とあわせて解説

新年の挨拶をするために、取引先や上司に新年・年始の挨拶メールを送る人は多いのではないでしょうか。

新年の挨拶メールは、相手との良好な関係を築くために重要な役割を果たしますが、知らないうちにマナー違反をしてしまうと、相手に不快な印象を与える可能性があります。

良好な関係構築に役立つ新年の挨拶メールの書き方やマナー、注意点の解説とあわせて、上司や取引先への例文も紹介します。

新年の挨拶メールを送る理由とは

新年・年始の挨拶メールは、新年を迎えた際の挨拶回りや年賀状の代わりとして送るのが一般的です。

年賀状や対面での挨拶を、メールに替えることで、送る側と相手の双方に以下のようなメリットがあります。

近年では上記のメリットを重要視し、新年・年始の挨拶をメールでおこなう企業が増えています。

新年の挨拶メールを送るときのマナー

メールでの挨拶は、事務的な印象を与えがちです。

マナーを間違えると、相手からの心証が悪くなってしまうため、マナーやポイントをおさえて気持ちの伝わるメールを送ることが大切です。

新年・年始の挨拶メールを送る際のマナーをみていきましょう。

新年・年始のメールは松の内（1月7日）までに送る

新年・年始のメールを送るのに適切な期間は、新年の営業開始日から松の内と呼ばれる1月7日までです。

また新年の挨拶の際によく使う「あけましておめでとうございます」というフレーズも、使えるのは1月7日までに限られます。

松の内を過ぎてから、新年・年始の挨拶メールを送ると、失礼ととらえられ、相手の心証を損なう可能性もあるため、必ず松の内までにメールで挨拶を済ませるようにしましょう。

なお、早く挨拶をすることで、相手を大切に思っていることが伝わりやすくなるため、関係性の深い相手には、営業開始日から間を置かずに送ることをおすすめします。

相手に合わせて賀詞を使いわける

新年・年始の挨拶メールでは、新年を祝う言葉である「賀詞」をいれるのがマナーです。

使う相手によって、適切な賀詞が異なるため、メールを送る相手によって使いわけましょう。

上司や取引先に向けてのメールには、以下の賀詞を活用することが適切です。

またメールの場合は、「謹んで新春のお慶びを申しあげます」などの言葉を使い、賀詞をもちいずに祝いの言葉を伝えることも可能です。

年賀状には年賀状で返す

年賀状をもらった場合は、お返しも年賀状でするのがマナーです。

取引先や上司によっては、年賀状で新年の挨拶をする人もいます。

この場合は、年賀状にメールで挨拶を返してしまうと失礼になるため、年賀状には年賀状でお返しするようにしましょう。

喪中の場合は寒中見舞いを送る

喪中の年に年賀状や新年・年始の挨拶メールをもらった場合は、寒中見舞いを返すのがマナーです。

寒中見舞いを送る時期は、新年の挨拶とは異なり、松の内を過ぎた1月8日からが適切です。

寒中見舞いを送る期間は、1月8日から2月4日までが適切ですが、新年・年始の挨拶メールと同じく、遅くなるほど適当に扱っている印象を与えてしまうため、寒中見舞いもできるだけ早く送るようにしましょう。

業務連絡とまとめて送らない

メールのやりとりでは、1通のメールに対して伝えたい用件を1件にするのがマナーです。

新年・年始の挨拶メールを送るときは、本文を新年の挨拶のみにして、業務連絡のメールとあわせて送らないようにしましょう。

内容がわかりやすい件名にする

メールの件名は、メールの内容が一目で判別できるようにすることもマナーです。

人によっては、新年・年始の挨拶メールが大量に届くこともあるため、「新年のご挨拶（○○株式会社○○部○○より）」のように、件名に用件と差出人を記載すると、親切でしょう。

迷惑メールとの区別もつきやすくなり、誤って未読になるのを防ぐこともできます。

新年の挨拶メールを送るときの注意点

新年・年始の挨拶メールには、不適切な言葉遣いやおこないがあるため、相手に失礼がないように、マナーとあわせて注意点もおさえましょう。

松の内を過ぎたら「寒中見舞い」を送る

新年・年始の挨拶メールを、止むを得ず、松の内までに送れない場合もあります。

適切な期間内に送れなかった場合は、新年・年始の挨拶をするのではなく、相手の体調を気遣う寒中見舞いのメールを送るようにしましょう。

なお、期間内に新年・年始の挨拶をし損ねた場合は、寒中見舞いで挨拶が遅くなったことを詫びる一言をいれるのがポイントです。

「迎春」や「賀正」は目上の人に使わない

「迎春」や「賀正」は、馴染みのある言葉であるため、新年の挨拶に使う人も多いですが、使用には注意が必要です。

1文字または2文字の賀詞には、相手を敬う気持ちが含まれないため、目上の人に使う言葉として不適切です。

目上の人に対して新年のお祝いの言葉を伝える場合は、「迎春」や「賀正」以外の賀詞を使って送るようにしましょう。

忌み言葉は使わない

新年の挨拶には、以下のような忌み言葉は相応しくないとされています。

上記の忌み言葉を含む表現は、言い換えるなどの注意をしながら、言葉を選ぶ必要があります。

とくに「去る」が含まれた「去年」を、新年の挨拶に使ってしまう人が多いですが、「去年」は忌み言葉にあたるため、不適切な表現です。

「去年」と伝えたい場合は、代わりに「昨年」や「旧年」などの表現を選ぶようにしましょう。

一斉送信で送らず個人宛に送る

コンプライアンスの面から、個人情報であるメールアドレスのあつかいには注意が必要です。

一斉送信をすると、受信者が他の受信者のメールアドレスを入手できる状況になりかねません。

他者のメールアドレスを入手できる状況は、セキュリティの保持を怠っていることになり、自身や企業の信用問題にも関わるため、避ける必要があります。

手間を削減したいときは、一斉配信サービスなどを活用し、個人に宛てて送るようにしましょう。

＞一斉送信のマナーや注意点に関する記事はこちら

機種依存文字は使わない

機種依存文字は、文字化けの原因になり、メールをうけとった相手が、メールの内容を読めない可能性があります。

絵文字・顔文字・特殊記号などの使用は避け、相手がメールを読む環境に関係なく、読めるメールを作成しましょう。

新年の挨拶メールに使える定型文

印象のよい新年の挨拶メールを送りたい人は、新年の挨拶メールに使える定型文をおさえておくと便利でしょう。

それぞれのフレーズの意味を理解して、より相手に寄り添った新年の挨拶メールを作成しましょう。

新年を祝う言葉

以下は、新年を祝う挨拶の定型文です。

上記の定型文は、「あけましておめでとうございます」に、敬意の意味を込めた言葉になるため、目上の人が相手でも、失礼なく使うことができます。

昨年の感謝を伝える言葉

以下は昨年の感謝を伝える言葉の定型文です。

「ご厚誼（ごこうぎ）」には、「お付き合い」、お引き立てには「ひいき」や「心配り」、ご愛顧には「ひいき」や「目をかける」という意味があるため、相手との関係性にあった言葉を選びましょう。

なお「旧年中」と「昨年中」は、どちらも「去年」を意味する表現のため、どちらを選んでも大きな違いはありません。

また、「旧年」は「新年」と対になる言葉であり、新年の挨拶をするときによく使われてきた表現のため、年配の人へ挨拶する際などに、誤解をうけることなく、使いやすい表現です。

結びの言葉

以下は結びの言葉の定型文です。

丁寧な言葉で、「今後もお付きあいをお願いします」と伝えたい場合は、「ご愛顧」や「ご厚誼」を選ぶことが適切です。

取引先（社外）への新年の挨拶メールの書き方や例文

新年の挨拶メールに活用できる定型文を紹介してきましたが、ここからはメールの構成についてみていきましょう。

取引先に送る新年・年始の挨拶メールは、以下の基本構成をもとに作成することができます。

関係が深い相手には、（5）と（6）の間に具体的なエピソードをいれることで、より気持ちを伝えることができるでしょう。

上記の基本構成をもとに、例文をみていきましょう。

取引先に送る基本の新年・年始メールの例文

上記の基本構成を元にした、取引先に送る基本的な新年・年始メールの例文です。

この例文では、年始の挨拶と昨年の御礼にくわえ、今後も良好な関係を築きたいと思っていることを、簡潔に伝えることができます。

未来への展望を入れる新年・年始メールの例文

上記の基本の構成に、今後の展望を加えた新年・年始メールの例文です。

未来への展望をいれることで、積極性を伝えることができるため、今後も積極的に付きあいたい相手へのメールに活用しましょう。

具体的なエピソードを入れる新年・年始メールの例文

以下は、基本の構成に、具体的なエピソードをいれた新年・年始メールの例文です。

相手との具体的なエピソードをいれることで、事務感が薄れて、相手の心に届きやすい挨拶にすることができます。

今後も良好な関係を築きながら、付きあっていきたい人に向けたメールとして適しています。

直接挨拶をできないことを詫びるメールの例文

以下は、本来であれば対面での挨拶をすべき相手に、メールで挨拶をする場合の例文です。

文中に、「本来は最初にお伝えすべきことが最後になってしまいますが」という意味の「末筆ではございますが」を使い、相手に詫びる意思を強調して伝えることがポイントです。

喪中のときの寒中見舞いの例文

喪中の場合には、以下の例文のように寒中見舞いのメールを送りましょう。

相手から、新年・年始の挨拶メールをもらっていた場合は、（5）に挨拶が遅れたことを詫びる一言をいれましょう。

また、寒中見舞いを送る際は、時候にふさわしい相手を気遣う言葉を入れるのがポイントです。

＞ビジネスで使える時効（季節）の挨拶に関する記事はこちら

上司・同僚（社内）に送る新年の挨拶メールの書き方・例文

上司・同僚に送る新年・年始の挨拶メールは、以下の基本構成をもとに作成しましょう。

上司・同僚宛てのメールは、（5）と（6）の間の相手とのエピソードや抱負などを充実させると、気持ちが伝わりやすくなり、相手との関係を深めるきっかけにすることができます。

そのため、取引先へのメールよりも、エピソードの充実を意識して作成することがポイントです。

上記の基本構成をもとに、例文をみていきましょう。

上司に送る基本の新年・年始メールの例文

以下は、上司に送る基本の新年・年始メールの例文です。

感謝の気持ちと抱負を簡潔に伝えることができる例文のため、相手を選ばずに送ることができます。

具体的な感謝のエピソードをいれた新年・年始メールの例文

以下の例文は、上司への感謝のエピソードをいれた新年・年始メールの例文です。

（5）のあとにいれる感謝を伝えるエピソードは、内容を具体的にすることで、相手との心の距離を縮めることができます。

今後も信頼関係を築いていきたい上司へのメールに活用しましょう。

＞信頼関係を築くコミュニケーション方法に関する記事はこちら

同僚に送る新年・年始メールの例文

以下の例文は、同僚に送る新年・年始メールの例文です。　

同僚へのメールは、上司へのメールに比べてフランクで柔らかい言葉遣いのほうが伝わりやすいです。

ただし、新年の挨拶の言葉と昨年の感謝の言葉だけは、礼儀を正した言葉で送ることがマナーです。

気持ちが伝わる新年の挨拶メールを作るポイント

社内外の相手に関わらず、相手に気持ちが伝わりやすい新年・年始メールをおくるためには、以下のポイントをおさえることが大切です。

とくに、敬語などの基本的なマナーは、文字のみでやりとりをするメールにおいて、相手に与える印象を大きく左右する重要なポイントです。

ビジネスメールのマナーとあわせて確認するようにしましょう。

＞ビジネスメールの基本マナーに関する記事はこちら

気持ちの伝わる新年の挨拶はChatworkがおすすめ

新年・年始の挨拶メールは、マナーや注意点をおさえて作成することで、新年も相手との良好な関係性を構築することができます。

本記事で紹介した例文のような、礼儀作法のあるメールでの挨拶も魅力的ですが、時間やコストを抑えながら、対面のような気持ちの伝わる新年の挨拶をしたい人には、ビジネスチャット「Chatwork」もおすすめです。

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また、リアクション機能を活用することで、文字のみの文面よりも気持ちが伝わりやすくなり、心の距離が近いやりとりが実現できます。

機種依存文字のように、文字化けの心配もないため、活用しやすいでしょう。

＞Chatworkのリアクション機能に関する記事はこちら

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