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休業のお知らせメールとは？社外・社内に向けた例文とマナー、注意点を紹介
目次
休業のお知らせメールとは、休業期間の日時や対応方法について、情報共有することを指します。
休業期間に入る前に、社外や社内に一斉送信することで、スムーズに仕事のスケジュール調整を進められるでしょう。
とくに社外に向けて送るときは、早めの送信を心がけると親切な対応につながります。
休業のお知らせメールについて、社外・社内に向けた例文とマナー、注意点を紹介します。
休業のお知らせメールとは
休業のお知らせメールとは、企業の休業に関するお知らせを社外・社内にメールで伝えることです。
長期休業の夏季休業やゴールデンウイーク、年末年始、臨時休業などがあげられるでしょう。
事前に社外・社内の関係者に伝えておくことで、休業日から逆算して、スムーズに仕事の調整を進められます。
休業のお知らせメールを送るときのマナー
休業のお知らせメールを送るときに、意識しておきたいマナーを3つ紹介します。
- 件名はわかりやすく書く
- 挨拶文・配慮の一文を含める
- 送信前にダブルチェックをする
基本的なマナーを守ることは、信頼関係構築の第一歩となります。
きちんと確認した上で、お知らせメールを送るようにしましょう。
＞ビジネスメールの基本マナーと効率的な書き方に関する記事はこちら
件名はわかりやすく伝える
休業のお知らせメールが届いたことがわかるように、件名は「夏季休業のお知らせ」「休暇のご連絡」など、簡潔に伝えましょう。
メールの内容がひと目でわかると、相手のメールボックスに埋もれずにすむので、開封してもらえる工夫につながります。
挨拶文・配慮の一文を含める
休業のお知らせメールを送るときは、冒頭に「いつもお世話になっております」といった挨拶文を含めましょう。
休業期間中にご迷惑をかけてしまう旨を伝えるためにも、「誠に勝手ではございますが」「ご不便をおかけいたしますが」など、相手を気遣う一文を含めると、文面が柔らかい印象になります。
送信前にダブルチェックをする
休業のお知らせメールは、休業期間の日時や内容に誤りがないか、再度確認し、ダブルチェックを依頼するようにしましょう。
送信前に読み返したり、ダブルチェックを依頼することで、誤字脱字の発見や宛先の確認につながり、ミスを防ぐ効果が期待できます。
休業のお知らせメールの例文：社外
社外に休業のお知らせメールを送るときの例文を紹介します。
夏季休業
件名：夏季休業のお知らせ
株式会社△△ △△部
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社▲▲の●●です。
誠に勝手ではございますが、弊社では下記の期間を夏季休業とさせていただきます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
【休業期間】
x月x日（x曜日）～x月x日（x曜日）
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
営業はx月x日（x曜日）x時から再開いたします。
休業期間中のお問い合わせは、営業再開後にご対応させていただきます。
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。
（署名）
ゴールデンウイーク
件名：ゴールデンウイーク休業のお知らせ
株式会社△△ △△部
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社▲▲の●●です。
誠に勝手ではございますが、弊社では下記の期間をゴールデンウイーク休業とさせていただきます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
【休業期間】
x月x日（x曜日）～x月x日（x曜日）
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
※なお、x月x日（x曜日）は通常どおり営業いたします。
休業期間中のお問い合わせは、営業再開後のx月x日（x曜日）から順次対応させていただきます。
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。
（署名）
年末年始
件名：年末年始休業のお知らせ
株式会社△△ △△部
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社▲▲の●●です。
誠に勝手ではございますが、弊社では下記の期間を年末年始休業とさせていただきます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
【休業期間】
x月x日（x曜日）～x月x日（x曜日）
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
営業はx月x日（x曜日）x時から再開いたします。
休業期間中のお問い合わせは、営業再開後に対応させていただきます。
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。
メールにて恐縮ですが、年末のご挨拶とさせていただきます。
どうぞ良いお年をお迎えください。
（署名）
＞【文例付き】年末挨拶メールの書き方とは？に関する記事はこちら
臨時休業
件名：臨時休業のお知らせ
株式会社△△ △△部
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社▲▲の●●です。
誠に勝手ではございますが、x月x日（x曜日）は（臨時休業の理由）のため、弊社では、下記の期間を臨時休業とさせていただきます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
【臨時休業日】
x月x日（x曜日）
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
休業期間中のお問い合わせは、営業再開後にご対応させていただきます。
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。
（署名）
個人休暇の場合
件名：休暇のご連絡
株式会社△△ △△部
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社▲▲の●●です。
誠に勝手ではございますが、下記の日程で休暇をいただきます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
【休暇期間】
x月x日（x曜日）～x月x日（x曜日）
【不在中の連絡先】
▲▲部●●まで
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
不在期間中に何かご不明な点がございましたら、●●にお伝えいただけると幸いです。
出社はx月x日（x曜日）を予定しております。
大変ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。
（署名）
休業のお知らせメールの例文：社内
社内に休業のお知らせメールを送るときの例文を紹介します。
夏季・年末年始休業
件名：夏季（年末年始）休業のお知らせ
各位
お疲れ様です。
▲▲部の●●です。
本年度の夏季（年末年始）休業について、下記の通りに決定いたしましたので、お知らせいたします。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
【休暇期間】
x月x日（x曜日）～x月x日（x曜日）
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
※業務の都合により、休暇期間に出勤が必要な方は、x月x日（x曜日）までに休日出勤届を提出してください。
ご不明点がありましたら、総務部●●まで、メールまたは電話にてお尋ねください。
よろしくお願いいたします。
ゴールデンウイーク
件名：ゴールデンウイーク休暇のお知らせ
各位
お疲れ様です。
▲▲部の●●です。
本年度のゴールデンウイーク休暇について、下記の通りに決定いたしましたので、お知らせいたします。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
【休暇期間】
x月x日（x曜日）～x月x日（x曜日）
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
※なお、x月x日（x曜日）は通常どおりの営業です。
※業務の都合により、休暇期間に出勤が必要な方は、x月x日（x曜日）までに休日出勤届を提出してください。
ご不明点がありましたら、総務部●●まで、メールまたは電話にてお尋ねください。
よろしくお願いいたします。
個人休暇の場合
件名：○○休暇取得のご連絡
▲▲部各位
お疲れ様です。
●●です。
私用のため、下記の日程で休暇をいただくことになりましたので、ご連絡いたします。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
【休暇期間】
x月x日（x曜日）～x月x日（x曜日）
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
不在期間中、業務に関するご質問は、○○さんにお伝えいただきますようにお願いいたします。
ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
休業のお知らせメールを送るときの注意点
社外と社内に向けて、休業のお知らせメールを送るときの注意点を3つ紹介します。
- 早めのお知らせを心がける
- 休業中の対応について書いておく
- 日時・期間は間違いがないように再確認する
休業中にトラブルが起きないようにするためにも、きちんと注意点を確認しておきましょう。
早めのお知らせを心がける
休業期間に関するメールは、早めに伝えておくことで、仕事のスケジュール調整を進めやすくなります。
直前の連絡でトラブルにつなげないためにも、遅くても休業期間の一週間前には送信しましょう。
休業中の対応について書いておく
仕事のトラブルにつなげないためにも、休業期間中の対応について簡潔に記載しておきます。
また、仕事の状況によっては、緊急時の連絡先をメールに記載しておくケースもあるでしょう。
営業再開後に対応する場合は「休業期間中のお問い合わせは、営業再開後にご対応させていただきます」など、メールの対応に関する一文を添えておくと親切です。
日時・期間は間違いがないように再確認する
休業期間の日時・期間に間違いはないか、送信前に再度確認するようにしましょう。
お知らせするときの数字を間違えてしまうと、仕事のトラブルになる可能性が考えられます。
相手を混乱させないためにも、誤字脱字の確認を含めて、メールの文面を読み直してから送信してください。
休業のお知らせはChatworkの活用がおすすめ
休業のお知らせメールは、早めの送信を心がけることで、仕事のスケジュール調整を進められます。
遅くても一週間前には、必ず送信するように心がけましょう。
休業のお知らせメールを社外・社内に向けて送る手間を省きたいときは、ビジネスチャット「Chatwork」の活用がおすすめです。
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