休業のお知らせメールとは?社外・社内に向けた例文とマナー、注意点を紹介

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休業のお知らせメールとは?社外・社内に向けた例文とマナー、注意点を紹介

目次

休業のお知らせメールとは、休業期間の日時や対応方法について、情報共有することを指します。
休業期間に入る前に、社外や社内に一斉送信することで、スムーズに仕事のスケジュール調整を進められるでしょう。

とくに社外に向けて送るときは、早めの送信を心がけると親切な対応につながります。

休業のお知らせメールについて、社外・社内に向けた例文とマナー、注意点を紹介します。

休業のお知らせメールとは

休業のお知らせメールとは、企業の休業に関するお知らせを社外・社内にメールで伝えることです。

長期休業の夏季休業やゴールデンウイーク、年末年始、臨時休業などがあげられるでしょう。

事前に社外・社内の関係者に伝えておくことで、休業日から逆算して、スムーズに仕事の調整を進められます。

休業のお知らせメールを送るときのマナー

休業のお知らせメールを送るときに、意識しておきたいマナーを3つ紹介します。

  • 件名はわかりやすく書く
  • 挨拶文・配慮の一文を含める
  • 送信前にダブルチェックをする

基本的なマナーを守ることは、信頼関係構築の第一歩となります。

きちんと確認した上で、お知らせメールを送るようにしましょう。

>ビジネスメールの基本マナーと効率的な書き方に関する記事はこちら

件名はわかりやすく伝える

休業のお知らせメールが届いたことがわかるように、件名は「夏季休業のお知らせ」「休暇のご連絡」など、簡潔に伝えましょう。

メールの内容がひと目でわかると、相手のメールボックスに埋もれずにすむので、開封してもらえる工夫につながります。

挨拶文・配慮の一文を含める

休業のお知らせメールを送るときは、冒頭に「いつもお世話になっております」といった挨拶文を含めましょう。

休業期間中にご迷惑をかけてしまう旨を伝えるためにも、「誠に勝手ではございますが」「ご不便をおかけいたしますが」など、相手を気遣う一文を含めると、文面が柔らかい印象になります。

送信前にダブルチェックをする

休業のお知らせメールは、休業期間の日時や内容に誤りがないか、再度確認し、ダブルチェックを依頼するようにしましょう。

送信前に読み返したり、ダブルチェックを依頼することで、誤字脱字の発見や宛先の確認につながり、ミスを防ぐ効果が期待できます。

>メール誤送信の原因とは?に関する記事はこちら

休業のお知らせメールの例文:社外

社外に休業のお知らせメールを送るときの例文を紹介します。

夏季休業

件名:夏季休業のお知らせ


株式会社△△ △△部

○○様


いつもお世話になっております。

株式会社▲▲の●●です。

誠に勝手ではございますが、弊社では下記の期間を夏季休業とさせていただきます。


================

【休業期間】

x月x日(x曜日)~x月x日(x曜日)

================

営業はx月x日(x曜日)x時から再開いたします。


休業期間中のお問い合わせは、営業再開後にご対応させていただきます。

ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。


(署名)

>夏季休暇とは?に関する記事はこちら

ゴールデンウイーク

件名:ゴールデンウイーク休業のお知らせ


株式会社△△ △△部

○○様


いつもお世話になっております。

株式会社▲▲の●●です。


誠に勝手ではございますが、弊社では下記の期間をゴールデンウイーク休業とさせていただきます。


================

【休業期間】

x月x日(x曜日)~x月x日(x曜日)

================

※なお、x月x日(x曜日)は通常どおり営業いたします。


休業期間中のお問い合わせは、営業再開後のx月x日(x曜日)から順次対応させていただきます。


ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。


(署名)

年末年始

件名:年末年始休業のお知らせ


株式会社△△ △△部

○○様


いつもお世話になっております。

株式会社▲▲の●●です。


誠に勝手ではございますが、弊社では下記の期間を年末年始休業とさせていただきます。


================

【休業期間】

x月x日(x曜日)~x月x日(x曜日)

================

営業はx月x日(x曜日)x時から再開いたします。


休業期間中のお問い合わせは、営業再開後に対応させていただきます。

ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。


メールにて恐縮ですが、年末のご挨拶とさせていただきます。

どうぞ良いお年をお迎えください。

(署名)

>【文例付き】年末挨拶メールの書き方とは?に関する記事はこちら

>新年の挨拶メールの書き方とは?に関する記事はこちら

臨時休業

件名:臨時休業のお知らせ


株式会社△△ △△部

○○様


いつもお世話になっております。

株式会社▲▲の●●です。


誠に勝手ではございますが、x月x日(x曜日)は(臨時休業の理由)のため、弊社では、下記の期間を臨時休業とさせていただきます。

================

【臨時休業日】

x月x日(x曜日)

================

休業期間中のお問い合わせは、営業再開後にご対応させていただきます。


ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。


(署名)

個人休暇の場合

件名:休暇のご連絡


株式会社△△ △△部

○○様


いつもお世話になっております。

株式会社▲▲の●●です。


誠に勝手ではございますが、下記の日程で休暇をいただきます。


================

【休暇期間】

x月x日(x曜日)~x月x日(x曜日)

【不在中の連絡先】

▲▲部●●まで

================

不在期間中に何かご不明な点がございましたら、●●にお伝えいただけると幸いです。


出社はx月x日(x曜日)を予定しております。

大変ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。


(署名)

休業のお知らせメールの例文:社内

社内に休業のお知らせメールを送るときの例文を紹介します。

夏季・年末年始休業

件名:夏季(年末年始)休業のお知らせ


各位


お疲れ様です。

▲▲部の●●です。


本年度の夏季(年末年始)休業について、下記の通りに決定いたしましたので、お知らせいたします。


================

【休暇期間】

x月x日(x曜日)~x月x日(x曜日)

================

※業務の都合により、休暇期間に出勤が必要な方は、x月x日(x曜日)までに休日出勤届を提出してください。


ご不明点がありましたら、総務部●●まで、メールまたは電話にてお尋ねください。


よろしくお願いいたします。


ゴールデンウイーク

件名:ゴールデンウイーク休暇のお知らせ


各位


お疲れ様です。

▲▲部の●●です。


本年度のゴールデンウイーク休暇について、下記の通りに決定いたしましたので、お知らせいたします。


================

【休暇期間】

x月x日(x曜日)~x月x日(x曜日)

================

※なお、x月x日(x曜日)は通常どおりの営業です。

※業務の都合により、休暇期間に出勤が必要な方は、x月x日(x曜日)までに休日出勤届を提出してください。


ご不明点がありましたら、総務部●●まで、メールまたは電話にてお尋ねください。


よろしくお願いいたします。


個人休暇の場合

件名:○○休暇取得のご連絡


▲▲部各位


お疲れ様です。

●●です。


私用のため、下記の日程で休暇をいただくことになりましたので、ご連絡いたします。


================

【休暇期間】

x月x日(x曜日)~x月x日(x曜日)

================

不在期間中、業務に関するご質問は、○○さんにお伝えいただきますようにお願いいたします。


ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

休業のお知らせメールを送るときの注意点

社外と社内に向けて、休業のお知らせメールを送るときの注意点を3つ紹介します。

  • 早めのお知らせを心がける
  • 休業中の対応について書いておく
  • 日時・期間は間違いがないように再確認する

休業中にトラブルが起きないようにするためにも、きちんと注意点を確認しておきましょう。

早めのお知らせを心がける

休業期間に関するメールは、早めに伝えておくことで、仕事のスケジュール調整を進めやすくなります。

直前の連絡でトラブルにつなげないためにも、遅くても休業期間の一週間前には送信しましょう。

休業中の対応について書いておく

仕事のトラブルにつなげないためにも、休業期間中の対応について簡潔に記載しておきます。

また、仕事の状況によっては、緊急時の連絡先をメールに記載しておくケースもあるでしょう。

営業再開後に対応する場合は「休業期間中のお問い合わせは、営業再開後にご対応させていただきます」など、メールの対応に関する一文を添えておくと親切です。

日時・期間は間違いがないように再確認する

休業期間の日時・期間に間違いはないか、送信前に再度確認するようにしましょう。

お知らせするときの数字を間違えてしまうと、仕事のトラブルになる可能性が考えられます。

相手を混乱させないためにも、誤字脱字の確認を含めて、メールの文面を読み直してから送信してください。

休業のお知らせはChatworkの活用がおすすめ

休業のお知らせメールは、早めの送信を心がけることで、仕事のスケジュール調整を進められます。

遅くても一週間前には、必ず送信するように心がけましょう。

休業のお知らせメールを社外・社内に向けて送る手間を省きたいときは、ビジネスチャット「Chatwork」の活用がおすすめです。

グループチャットで一斉送信ができるため、メールのように宛先を間違える心配がありません。

お知らせメールに関する業務効率化を図りたいときは、ぜひChatworkをご活用ください。

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