年末挨拶メールの書き方とは？取引先や上司への例文をマナー・注意点と解説

年末の挨拶メールは、取引先や上司などと、翌年以降も良好な関係を築くために重要な役割を果たすものです。

しかし、送るタイミングや敬語表現を誤るなどのマナー違反をした場合は、信頼関係の悪化を招きかねません。

好印象を与える年末の挨拶メールは、取引先や上司などの相手にあわせて作成することが重要です。

年末の挨拶メールの書き方や、取引先や上司への例文を、マナーや注意点とあわせてみていきましょう。

年末挨拶メールを送る目的とは

良好な関係構築のために重要な年末の挨拶メールを送る目的は、以下の3つです。

メールを送ることで、相手の印象に残りやすくなったり、礼儀を払うことで信頼してもらいやすくなったりするなどのメリットがあり、翌年も良好な関係を築く土台づくりにもなります。

ただし、敬語や言葉選びを間違えると、信頼関係の悪化につながる恐れもあるため、正しい言葉遣いとマナーを守ったメールを送ることが重要です。

年末挨拶メールを送るときのマナー

年末の挨拶メールを相手に読んでもらうためには、タイミングや件名への配慮など、マナーを守ることが重要です。

年末の挨拶メールを送る際のマナーについて詳しくみていきましょう。

適切なタイミングでメールを送る

年末の挨拶メールは、取引先や上司など、送る相手によって、メールを送る適切なタイミングが異なります。

取引先・上司・同僚など、相手別の適切なタイミングを知り、タイミングを変えるようにしましょう。

件名は伝わりやすさを意識する

年末の挨拶メールを送った相手がメールを読むタイミングは、業務が立て込んでいて忙しい年末です。

そのため、メールの件名をみてすぐに、年末の挨拶メールであると判別できることが大切です。

また、「件名：年末の御挨拶（○○株式会社　○○より）」のように、送り主がわかる件名にするとより親切な印象を与えることができるでしょう。

＞ビジネスメールの基本マナーに関する記事はこちら

本文は簡潔にまとめる

相手にメールを読んでもらうためには、文章が簡潔であることも重要な要素です。

お世話になったお礼を伝える際に、長文のエピソードを書いて、文章量が多くなってしまう人もいるでしょう。

しかし、本文が長くなると、読む相手の負担になる可能性があります。

相手によっては読まれなくなってしまう可能性もあるため、伝えたい内容は最小限にまとめるようにしましょう。　

最終営業日を避けて送る

最終営業日にメールを送ることはマナー違反ではないものの、最終営業日は、業務が忙しく、メールを読む余裕がない可能性もあるため、避けるようにしましょう。

また、最終営業日前から有給休暇を取得する人もいるため、年内に読んでもらえない可能性もあります。

とくに、社外向けのメールの場合は、最終営業日を避け、数日前までに送ることで、相手への気遣いにもなるでしょう。

年末挨拶メールを作成・送信するときの注意点

年末の挨拶メールを作成・送信をする際は、個人情報の扱いや敬語の使い方など、注意すべきポイントが複数あります。

年末の挨拶メールを作成・送信する際の注意点について詳しくみていきましょう。

一斉送信はしない

一斉送信をすると、メールを受信した相手は、すべての受信者のメールアドレスを閲覧できてしまいます。

個人情報であるメールアドレスを、第三者が閲覧できる状況を避けるためにも、一斉送信を使わずに、必ず一人ひとりに送信するようにしましょう。

手間を省きたい場合は、少ない工数で効率的に送信できるサービスなどを活用することを検討し、情報の扱いには十分注意しましょう。

＞メール一斉送信のマナーや注意点に関する記事はこちら

取引先には余裕をもって送る

年末の挨拶メールを取引先などの社外に送る場合は、営業日の余裕をもって送るようにしましょう。

社内向けのメールであれば、最終営業日に送っても問題はありませんが、取引先の相手に対しては、年末の忙しい時期を避け、最終営業日の1週間前には送信しておくなどの配慮が必要です。

送るタイミングに余裕をもつことで、相手も年内にメールを読むことができるでしょう。

正しい敬語を使う

メールの敬語は、送る相手によって適切な表現が異なります。

誤った敬語は、誤解や不快感を生み、信頼関係や人間関係を悪化させかねません。

相手に適した敬語でメールを作成し、不安がある場合は、例文や定型文などを活用し、正しい敬語を用いるようにしましょう。

＞「お疲れ様です」の正しい敬語表現とは？に関する記事はこちら

業務の負担にならないよう注意する

送る相手が多くなると、メール作成にかかる時間も多く必要になります。

メール作成の時間が就業時間を圧迫して業務に影響がでてしまうと、多方面に迷惑をかけることになります。

送信先の数や必要工数に応じて、例文やテンプレートを活用し、効率的にメールを作成するようにしましょう。

送る相手が多い場合は、接点が多い人や日ごろからお世話になっている人を優先するなど、優先順位を決めることも必要です。

日頃の業務の負担にならないよう注意しましょう。

送り損ねた場合は新年にメールを送る

年末の挨拶メールを送り損ねた場合や、不備で送れなかった場合は、新年にメールを送るようにしましょう。

年末にメールを送らなかった場合は、新年の挨拶メールで、年末に挨拶メールを送らなかったことをお詫びし、昨年の感謝の気持ちを伝えることが大切です。

なお、新年のメールと年末メールを兼ねて送る場合は、新年の営業を開始してすぐに送るようにしましょう。

年末挨拶メールの基本構成

年末の挨拶メールのマナーと注意点を把握したら、早速メール作成を進めていきましょう。

年末の挨拶メールの基本構成は、相手に関わらず、以下の（1）から（6）の構成で作成できます。

なお、送る相手が取引先やお客様の場合などは、（5）に休業期間中の緊急時対応窓口や連絡先などをあわせて記載しておくと、親切です。

（6）の結びの言葉には、相手を気遣う一言を加えると、事務的な印象が和らぎ、気持ちが伝わりやすいメールにすることができます。

年末挨拶メールの定型文

年末の挨拶メールには、時候の挨拶などの3項目に定型文があります。

定型文を活用し、効率的にメールを作成していきましょう。

時候の挨拶

時候の挨拶の主な定型文は、以下の3つです。

目上の人に対しても、失礼がない定型文のため、相手の状況に応じて使いわけましょう。

＞時候の挨拶に関する記事はこちら

感謝の気持ちを伝える言葉

感謝の気持ちを伝える定型文は、以下の3つです。

ご厚情は「心からの親切」、ご配慮は「心遣い」や「気配り」のことを意味し、お引き立ては、「ひいき」や「心配り」という意味があります。

送る相手との状況にあわせて、適切な言葉を選びましょう。

結びの言葉

結びの言葉として使える定型文は、以下の3つです。

目上の人や取引先に使う言葉の表現に迷ったら、（2）か（3）を選んでおくと、失礼がありません。

取引先（社外）への年末挨拶メールの書き方

取引先に年末メールを送る際は、送るタイミングを事前確認するなどのポイントを押さえることで、作成から送信までを円滑に進めることができます。

取引先への年末挨拶メールの書き方を詳しくみていきましょう。

年末メールを送るタイミングを確認

取引先に年末メールを送るタイミングは、最終営業日の7日前から3日前がベストです。

多くの企業が最終営業日を12月28日としているため、12月21日から12月25日までの期間に送るようにしましょう。

ただし、企業によっては最終営業日が異なるため、事前の確認も忘れずにおこないましょう。

また、外資系企業は、クリスマス（12月25日）が最終営業日の場合もあるため、余裕をもった事前確認が大切です。

感謝の言葉やエピソードを決める

メールに書く感謝の言葉やエピソードは、相手との一年を振り返りながら考えましょう。

具体的な内容を加えることで、オリジナル性が高まるため、感謝の気持ちが伝わりやすくなり、事務的な印象も薄れます。

基本の構成に沿ってメールを作成する

感謝の言葉やエピソードが決まったら、基本構成に沿ってメールを作成しましょう。

メールを作成する前に、エピソード部分以外の基本構成のテンプレートを作成しておくと、効率的にメールを作成することができます。

取引先（社外）への年末挨拶メールの例文

年末の挨拶メールの定型文や書き方を活用した、取引先への年末挨拶メールの例文です。

例文を活用して、効率的なメール作成を意識しましょう。

取引先への一般的な年末メールの例文

以下は相手を選ばずに送ることができる、一般的な年末メールの例文です。

簡潔に感謝の言葉と休業期間のお知らせを伝えることができるため、相手との関係性にあわせて、エピソードなどを追加すると、より好印象を与えられるでしょう。

具体的なエピソードを入れた年末メールの例文

以下は具体的なエピソードを交えた年末メールの例文です。

相手の体調を気遣う言葉を、結びの挨拶にいれることで、相手に寄り添った丁寧な印象にすることができます。

接点の多い相手やこれから信頼関係を築きたい相手におすすめの例文です。

上記の例文に、追加でお礼などの内容をくわえたい場合は、相手の負担を考慮して、長文にならないように注意しましょう。

＞長文メールの作成ポイントに関する記事はこちら

来年に向けての展望をいれた年末メールの例文

以下は来年に向けての展望をいれた年末メールの例文です。

今後も積極的にやりとりをおこないたい相手へのメールに活用しましょう。

直接挨拶できないことを詫びる年末メールの例文

以下の例文は、本来であれば直接挨拶をする相手に、事情があって対面で挨拶できないことを詫びる内容の例文です。

直接挨拶できないことをお詫びし、丁寧な印象を与えられるようにしましょう。

「末筆ではございますが」には、「本来は最初にお伝えすべきことが最後になってしまいますが」という意味があるため、お詫びの意思を強調することができます。

取引先からの年末メールへの返信文の例文

以下は、取引先から年末の挨拶メールが届いた場合の返信に活用できる例文です。

年末の挨拶メールが相手から先に届いた場合は、まず休業期間を知らせてくれたことへの感謝を伝えるようにしましょう。

相手が「よいお年を」と結んでいる場合は、「□□様も、よいお年をお迎えください」と返してメールを締めくくるようにしましょう。

上司・同僚（社内）への年末挨拶メールの書き方

上司・同僚に送る年末の挨拶メールは、取引先に送るメールの書き方と基本的には同じ構成ですが、より感謝の気持ちやエピソードの内容を充実させることが、作成のポイントです。

上司や同僚への年末挨拶メールの書き方を詳しくみていきましょう。

最終出社日を確認する

上司や同僚に年末の挨拶メールを送るタイミングは、最終出社日の午前中が適切です。

しかし、最終営業日の前に、休暇をとる人がいる可能性もあるため、事前に送る相手の最終出社日を確認するようにしましょう。

社内向けの年末メールを送る日にバラつきがある場合は、スケジュール手帳に書き込んだりリマインダー機能を使ったりすると、送り損ねるのを防止できるでしょう。

お世話になったエピソードなどを決める

上司や同僚に、年末の挨拶メールを送る場合は、年内のエピソードを含めて書くと、印象に残りやすく、相手との関係性を深めることもできるでしょう。

基本構成に沿ってメールを作成する

社内向けの年末挨拶メールは、社外向けに送るメールと異なり、「（5）の最終営業日の案内」が不要です。

その代わりに、エピソードのボリュームを増やして、感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

上司・同僚（社内）への年末挨拶メールの例文

定型文や書き方のポイントを押さえたうえで、上司・同僚に送る年末挨拶メールの例文をみていきましょう。

上司に送る一般的な年末メールの例文

以下の例文は、上司に対して送る一般的な年末の挨拶メールです。

感謝と今後のやる気を簡潔に伝えられる内容になっているため、内容に悩んだ場合は活用しましょう。

上司へのミスや迷惑を詫びる年末メールの例文

以下の例文は、日ごろの感謝にくわえて、仕事のミスや迷惑を詫びる際の、年末メールの例文です。

「お手間をとらせてしまい」と書くことで、時間と労力の両方を割いてもらったことに対して、丁寧に詫びることができます。

＞謝罪・お詫びメールの書き方のポイントに関する記事はこちら

上司とのエピソードを入れて送る年末メールの例文

以下の例文は、上司との具体的なエピソードを交えた年末の挨拶メールです。

エピソードを具体的に書くことで、感謝がより伝わりやすくなります。

直接挨拶できないことを詫びる場合は、メールの最後に「直接ご挨拶ができなかった（挨拶がメールになった理由）ため、メールにて失礼いたします」とくわえると、より丁寧な印象を与えることができます。

同僚とのエピソードを入れた年末メールの例文

以下の例文は、同僚に対して、エピソードを交えた年末メールを送る際の例文です。

同僚に向けたメールは、上司に対するメールのようにかしこまった敬語を使わなくてもよいでしょう。

信頼関係が築けているのであれば、「（仕事内容）の件、ありがとう」など、フランクな言葉遣いでも問題ありません。

相手との関係性にあわせて、メールの内容や言葉遣いを工夫するようにしましょう。

上司からの年末メールへの返信文の例文

以下の例文は、上司から先に年末メールが送られてきた場合の返信の例文です。

上司から先にメールが来た場合は、まず先に挨拶ができなかったことを詫びるのがポイントです。

上司からのメールが、「よいお年を」で結ばれていた場合は、「〜さん（役職名）もよいお年をお迎えください」で返すようにしましょう。

年末挨拶メールの返信に返信は必要？

返信への返信は、基本的には不要です。

とくに年末の場合は、業務が立て込んでいて忙しい場合が多いため、返信が来たらやりとりを終了させたほうが相手に親切だからです。

返信が来ないことで、相手から嫌われたと気にする人もいるかもしれませんが、人によっては、メールを読んでやりとりを完結させ、返信を送らない人もいます。

普段の関係性が悪くないのであれば、返信が来なくても気にしないようにしましょう。

年末の挨拶を、メールではなくビジネスチャットなどでおこなっている場合は、リアクション機能を活用して、既読を相手に伝える方法もあります。

手間はとらずに、相手に既読を伝えることができるため、便利な機能です。

＞リアクション機能の活用例に関する記事はこちら

年末の挨拶には「Chatwork」を活用しよう

気持ちが伝わる年末の挨拶を、簡単におこないたい場合は、「ビジネスチャット」の活用がおすすめです。

ビジネスチャット「Chatwork」は、チャット形式で気軽なやりとりがおこなえるのが特徴のビジネスツールです。

リアクション機能を活用することで、感情を伝えやすくなるため、感謝の気持ちも伝えやすくなるでしょう。

本記事で紹介したとおり、年末挨拶メールへの返信は基本的には不要ですが、挨拶をうけとったままにすることで、相手に悪い印象を与える不安がある場合も、チャットでの挨拶であれば、リアクション機能で感謝を簡単に伝えることができ、お互いに気持ちのこもったコミュニケーションを効率的におこなえます。

また、チャットのユーザー名の部分に、「12/28から1/4は休暇」などの情報を記載すれば、休暇を伝える連絡をしなくてもユーザー名に表示された内容で、相手に休暇期間を簡単に伝えることもできます。

＞チャットワークの名前変更に関する記事はこちら

ビジネスチャット「Chatwork」は無料で簡単に使いはじめることができます。

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1年の感謝の気持ちがより伝えやすい年末の挨拶の方法として、「Chatwork」の活用をぜひご検討ください。

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