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タスクとは？ビジネスでの意味や使い方、効率的な管理方法を解説
目次
「タスク」というカタカナ用語は、ビジネスシーンでよく使われる言葉です。
使っていても、正しい意味や使い方を知らないという人もいるでしょう。
本記事では、タスクという言葉の意味や使い方についてわかりやすく解説します。
タスクの意味とは
「タスク」とは、やるべき仕事・業務 といった意味で使われる言葉で、英語の「task」に由来しています。
英語の「task」には以下のような意味があります。
- やるべき仕事
- 作業
- 任務
また、タスクはIT業界でも使われる言葉です。
IT業界におけるタスクは「コンピュータのOSが処理する仕事の最小単位」という意味です。
ひとつのタスクしかできない構造を「シングルタスク」、同時に複数の処理ができる構造を「マルチタスク」と表現します。
ビジネスシーンでも複数の作業を同時並行することを「マルチタスク」というため、聞きなじみのある人も多いでしょう。
マルチタスクやシングルタスクについてより詳しく知りたい方は、下記の記事をあわせてご確認ください。
＞マルチタスクとシングルタスクの違いとは？に関する記事はこちら
タスクと類語との違い
タスク以外にも、ビジネスシーンでよく使われるカタカナ用語はさまざまあります。
タスクに似た言葉として以下のような例があります。
- プロジェクト
- ToDo
- スケジュール
いずれもよく使う言葉ですが、いま一度言葉の意味やタスクとの違いを確認してみましょう。
プロジェクトとの違い
プロジェクトとは、特定の目標を達成するために計画的におこなう活動のことです。
プロジェクトは、活動の開始と終了のタイミングが明確に決められていることが多いです。
活動の結果として達成する目標や成果物を明確に定義している点が、タスクとの違いといえるでしょう。
ToDoとの違い
ToDoとは、やるべきタスクや作業、予定のリストを指す言葉です。
タスクは、決められた日までに実施する必要がある作業であるのに対し、ToDoは基本的に期限が決められておらず、いつかすべき作業であるという点が異なります。
ToDoを視覚的に確認しやすくまとめたリストのことを「ToDoリスト」と呼びます。
スケジュールとの違い
スケジュールとは、予定という意味の言葉です。
プロジェクトやタスクを実行していくうえでの具体的な期間や日時のことを、スケジュールといいます。
期間や日時を指しているという点でタスクと異なります。
ビジネスシーンにおけるタスクの使い方と例文
タスクという言葉は単体で使う以外にも、「マルチタスク」のように「○○タスク」「タスク○○」のような形で使うこともあります。
今回は、ビジネスシーンでよく使われる「タスク」を使った用語を4つ紹介します。
- タスク管理
- マルチタスク
- シングルタスク
- タスクフォース
それぞれの言葉について、ビジネスシーンにおける使い方と例文を解説します。
タスク管理
タスク管理とは、やるべき作業や仕事を効率的に進める方法のことです。
適切なタスク管理をおこなうことで、仕事の生産性が向上し、余計な作業や非効率な働き方を避けられます。
「タスク管理」を使った例文は以下のとおりです。
- 効率的なタスク管理をおこなうことで、チーム全体の生産性が大幅に向上した。
- 新しいプロジェクトの進捗を管理するために、タスク管理ツールを導入した。
マルチタスク
マルチタスクとは、複数のタスクを同時に進行させる作業方法を指します。
たとえば、出張での移動中に、顧客とのメールやチャット対応をしながら、社内会議の資料を確認するといったものがマルチタスクにあたります。
マルチタスクはうまくいけば複数の業務を効率的に進められますが、「ながら作業」になりがちで、生産性の低下やキャパオーバーを引き起こすリスクもあるとされています。
「マルチタスク」を使った例文は以下のとおりです。
- マルチタスクは、どちらの作業にも集中できず、結果的に非効率になる可能性がある。
- マルチタスクで業務をこなしているが、質の高い成果を維持するためには、ときにシングルタスクに切り替える必要もある。
シングルタスク
シングルタスクとは、ひとつの業務や作業をおこなうことや、同時進行ではなくひとつの業務が完了してから次の業務をおこなうことを指します。
マルチタスクが複数の業務や作業を並行しておこなうことを指すため、シングルタスクはマルチタスクの反対にあたります。
「シングルタスク」を使った例文は以下のとおりです。
- シングルタスクで業務を進めた結果、短時間で質の高い成果を出すことができました。
- シングルタスクを採用することで、注意散漫になることを避け、より生産的な作業が期待できます。
タスクフォース
タスクフォースとは、社内で発生した緊急性の高い業務のために、各部署の優秀な人材を集めて一時的に構成する組織のことです。
タスクフォースは、タスクチームと呼ばれることもあります。
「タスクフォース」を使った例文は以下のとおりです。
- このプロジェクトは少数精鋭のタスクフォースで進めていく。
- タスクフォースを作るにあたって候補となるメンバーをピックアップしてほしい。
ビジネスシーンでタスク管理が重要な理由
ビジネスシーンでは、突発的に対応すべきタスクが発生するなど、計画通りにはいかないことも多々あります。
このような不測の事態に対応するためには、タスク管理が重要です。
タスク管理が重要な具体的理由として、以下の3点が挙げられます。
- 業務の抜け漏れを防ぐことができる
- 業務の進捗状況の可視化ができる
- 業務状況が共有できる
タスク管理の重要性を確認していきましょう。
業務の抜け漏れを防ぐことができる
やるべき業務が増えてくると、タスクの割り振り忘れが発生するケースがあります。
また、そもそもタスクの存在を忘れてしまったり、担当が決まらないままタスクが放置されてしまったりするケースもあります。
このような業務の抜け漏れを防ぐためには、適切なタスク管理の実施が効果的です。
タスク管理において、責任者や担当者を明確にすれば、作業の抜け漏れを防ぐことが可能です。
また、特定のタスクが忘れられていた場合も、進捗管理の過程で気付けるため、業務の大幅な遅延を予防できるでしょう。
業務の進捗状況の可視化ができる
ビジネスシーンでは複数のタスクが同時並行で動くことも多く、タスクが増えてくるほど、タスクを忘れたり、締め切りを過ぎていたりというトラブルが発生しやすいです。
ひとつのタスクが抜け落ちたことでスケジュールが後ろ倒しになると、その後の工程がすべて後ろ倒しとなり、大きな損害が発生する恐れもあります。
このようなトラブルを防止するためには、タスクの進捗状況や締め切りまでの日数が見える化できるタスク管理が必要不可欠です。
また、自分が抱えているタスクの量を見える化することで、キャパオーバーの状態に陥る事態を防ぐこともできます。
業務状況が共有できる
ひとりで作業をしていると、作業の抜け漏れに気が付かないケースや、締め切りを勘違いして進捗の遅れに気が付かないなどのトラブルが発生することがあります。
このようなトラブルを防ぐ方法として、タスク管理を部署やチームで共有する方法が効果的です。
たとえば、個々人の業務状況や進捗状況を共有できると、個々人のタスクの不備や遅延、メンバー間のタスク量のアンバランスなどに気が付きやすくなります。
また、タスク状況を共有することで、チームや部署内でフォローしあうことも可能になります。
効果的なタスク管理の進め方
効果的なタスク管理を実現するために、タスク管理の進め方を5つのステップにわけて解説します。
- ステップ（1）：タスクを洗い出す
- ステップ（2）：タスクを分類する
- ステップ（3）：タスクに優先度をつける
- ステップ（4）：タスクに期日を設定する
- ステップ（5）：実行・進捗管理をおこなう
効果的なタスク管理の進め方を知り、日々の業務に役立てましょう。
ステップ（1）：タスクを洗い出す
まずはじめにタスクの洗い出しを実施しましょう。
タスクの期限や大小に関わらず、必要なタスクを抜けがないように挙げていくことがポイントです。
ステップ（2）：タスクを分類する
次に、洗い出した各タスクを分類していきます。
緊急度の高いタスク、それほど重要ではないタスク、ほかの人に代わってもらえるタスクなど、内容別に整理していくと効率化につながります。
ステップ（3）：タスクに優先度をつける
タスクの分類ができたら、タスクに優先順位をつけていきます。
重要度や緊急性にあわせて、どのタスクを優先しておこなうべきか検討しましょう。
ステップ（4）：タスクに期日を設定する
次にタスクの期日を設定します。
このステップでは、すでにタスクの優先順位はついているため、優先度にあわせてどの作業をいつまでに終わらせなければいけないのかなど、具体的な期日を決めましょう。
ステップ（5）：実行・進捗管理をおこなう
期日の設定までできたら、タスクの実行に移ります。
各タスクが予定通り進行しているか、随時進捗を確認しながらタスクを管理しましょう。
時には優先度の高いタスクが差し込まれ、キャパオーバーの量のタスクを抱えてしまうこともあるでしょう。
キャパオーバーになってしまうと、業務の質が下がってしまったり、期日に間に合わなくなってしまったりなどのトラブルが生じやすいです。
タスクの量が増えてきたら、抱えているタスクを再度洗い出し、優先度や期日を設定し直すフローを実施しましょう。
期日を調整したり、担当者を調整したりすることで、キャパオーバーにならない適切なタスク管理が実現できるようになります。
＞進捗管理を効果的におこなう方法とポイントに関する記事はこちら
「Chatwork」でタスク管理をおこなう方法
ビジネスチャット「Chatwork」には、タスク管理という機能があります。
タスクの内容・担当者・完了期限を設定して、グループチャットに参加しているメンバーにタスクを割り振ることが可能です。
チャットメンバーは、自分に追加されたタスク・自分が追加したタスクに加え、グループチャットに参加している他のメンバーのタスクも確認できます。
チャットを活用して期日のリマインドもできるため、効率的なタスク管理の実現を目指すことができます。
「Chatwork」のタスク管理について、より詳しく知りたい方は、下記の記事をあわせてご確認ください。
＞Chatworkのタスク管理機能の使い方に関する記事はこちら
適切なタスク管理で生産性向上を目指しましょう
タスクとは、「やるべき仕事」や「業務」という意味の言葉です。
ビジネスシーンでもよく使われる言葉のため、正しい意味や使い方を覚えておきましょう。
本記事で紹介したとおり、タスク管理を頭のなかだけでおこなっていると、抜け漏れが発生してしまったり、期日に間に合わなかったりするトラブルが想定されます。
このようなトラブルの発生を予防し、効率的なタスク管理を実現するためには、タスク管理のツールを使うのがおすすめです。
前述したとおり、ビジネスチャット「Chatwork」は、タスクの管理はもちろん、チャット機能を活用することで、共有やリマインドも簡単に実施できるツールです。
「Chatwork」は無料で使いはじめることができるため、まずは使ってみて、業務やタスク管理、コミュニケーションにどのような変化があるのかを体験することが可能です。
ぜひ効率的なタスク管理・コミュニケーションに「Chatwork」をご活用ください。
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