タスク管理が上手い人とは?特徴や目指す方法、ツールの活用を解説

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業務効率化
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タスク管理が上手い人とは?特徴や目指す方法、ツールの活用を解説

目次

仕事におけるタスクとは、業務に関わる作業を指す言葉です。

業務の流れを分類すると、大きな作業から小さな作業に分類できます。

小さな作業はタスクと呼ばれる場合が多く、タスクの扱い方や処理の仕方が上手い人は、作業効率化が図れて仕事ができる人になれるでしょう。

業務効率化やマネジメントにもタスク管理は必要な能力です。

タスク管理が上手い人の特徴とタスク管理が上手い人を目指せるツールや方法を解説します。

タスク管理が上手い人の特徴

仕事を進めるうえで意識していなくても、タスク管理や優先順位を考えて進めているものですが、タスク管理が上手い人と上手くない人で作業速度や効率に差が出ます。

仕事を適切に進められるようになるためにも、タスク管理が上手い人の特徴を見ていきましょう。

緊急度・重要度の高いタスクから処理する

タスク管理が上手い人は、仕事の優先順位を決めて作業に取りかかる特徴があります。

納期が早い業務を先に処理したり、トラブルやミスの処理に素早く対処したりするなど、業務全体のバランスを見て調整できる能力があるのです。

定説に優先度を見極めて作業を進められることで、目の前にきた仕事を中途半端に進めてしまい、どれも手付かずになることが少ないため、作業全体の能率が下がる状況を避けられるでしょう。

タスク管理が上手い人は、緊急度や重要度の高いタスクから処理することで、作業の進行を止めないように意識して働いている特徴があげられます。

タスクの処理にかかる時間を把握している

タスク管理が上手い人は、仕事が完了する時間や納期のスケジュールを逆算して処理を進める特徴があります。

たとえば、ルーティーンの業務にどのくらい時間が必要か意識できると、残時間の調整や仕事の見通しが立てやすくなるのです。

タスク管理が上手い人は、仕事の時間が限られていることを理解しており、ほかのタスクと並行しながら処理するスピード感を意識しています。

また、取引先や社内の人間関係で相手の時間を奪わないように配慮している傾向もあり、お互いのコミュニケーションコストが減らせるでしょう。

タスク管理が上手い人の特徴には、タスクの完了にかかる時間を考えながら、仕事に取り組んでいる姿勢があげられます。

>タスク管理が苦手な原因とは?に関する記事はこちら

タスク管理が上手い人になるメリット

タスク管理の処理や扱い方が適切に実施できる人は、仕事の進行によい影響を与えます。

タスク管理が上手い人が業務に与えるメリットを見ていきましょう。

仕事の漏れによるミスやトラブルを予防できる

仕事の進行では、タスク管理が不十分で業務を忘れてしまい、ミスやトラブルにつながることがあります。

タスク管理が上手い人は、業務の締め切り日時をタスク化して、業務を見える形で把握しやすい工夫を取り入れているのです。

また、社員同士でタスク管理を共有している場合は、ほかの社員のタスクの状況も把握している場合もあります。

全体の進捗状況に合わせて声をかけたり、仕事を手伝ったりするなど、全体の進捗を考えて行動できるようになります。

タスク管理の上手い人は、仕事の漏れや遅れによるミスを予防することや、全体のタスクを把握して調整できるなど、業務全体に与えるメリットが大きいといえます。

業務の進捗が滞りなく進められる

タスク管理が上手い人は、自分の仕事量がどのくらいあるのかを把握しながら作業を進めています。

仕事の納期が間に合わないと感じるときは、事前に取引先に調整の連絡を入れることや、ほかの社員に協力を求めるように行動できるのでミスやトラブル、スケジュールへの影響を未然に防ぐことができます。

また、作業完了の日時を意識しながら動くことで、直前になって慌てることがなく、仕事を調整しながら適切に処理を進められるようになります。

タスク管理の上手い人は、業務の進捗を滞りなく進ませて作業効率化ができるメリットがあるでしょう。

部署全体の生産性向上につながる

タスク管理が上手い管理職がいる場合、部署全体の調整役として仕事をまとめられて、組織が機能しやすくなります。

部署の作業が滞りなく進行するには、上からの指示が的確であることが重要です。

タスク管理が上手い上司は、日ごろから指示が出しやすい職場環境を整える工夫として、気軽に相談しやすい雰囲気作りなど、コミュニケーション活性化の工夫を取り入れています。

また、業務の工程や締め切りをタスク化する指示を与えて部下をまとめることで、部署全体の進行を調整しているのです。

タスク管理の上手い上司がいると、部署全体の生産性をあげるメリットにつながります。

タスク管理が上手い人を目指せるツールや方法

社内でタスク管理に取り組む実践方法には、アナログやデジタルのツールを使った管理方法があげられます。

タスク管理が上手い人を目指せるツールや方法の詳細を見ていきましょう。

ホワイトボードを使う

部署にホワイトボードがある場合は、それぞれの担当者名とタスクを進捗ごとに記入して、タスク管理する方法が使えます。

ホワイトボードにタスクを分類するときは、下記のようなタスク項目を使いましょう。

  • 未完了
  • 進行中
  • 保留中
  • 日時ごとのタスク(本日中、今週中、今月中など)
  • 完了

進捗状態がわかる項目を活用して、ふせんにタスクの内容を書き込んで貼り付けていきます。

会社にある道具を使いながら、社員全体でタスク管理のスキルを向上させる方法につなげるられるので取り組みやすい方法といえるでしょう。

PCソフトを使って共有管理する

デジタル化してタスク管理に取り組みたいときは、作成したデータを活用して社内フォルダで共有する方法があげられます。

たとえば、業務の進捗状況をタスク管理するときは、下記のような項目を使いましょう。

  • タスク名や業務内容
  • 担当者名
  • 仕事を開始、終了した日時(締め切り予定日など)
  • ステータス(進行状況)
  • タスクの重要度

デジタルでタスクが可視化できるだけでなく、共有データが簡単に作成できるメリットもあります。

PCソフトを使って共有管理する方法は、部署全体の進捗状況を把握する場合やタスク管理自体を効率的にしたい場合に効果的でしょう。

カレンダーを使う

PCから利用できるデジタルのカレンダーには、タスク管理、ToDoリストなど、便利な機能で業務の進行管理ができます。

タスク内容の記入や細かい日時を指定できて、目で見てわかりやすく仕事の全体像が把握できるでしょう。

カレンダーのリマインダー機能を使えば、タスク処理の取りこぼしを知らせてくれて、仕事忘れが予防できる点も便利です。

また、アナログの卓上カレンダーを併用して、重要な締め切り日時を書き込んで活用する方法もあるでしょう。

デジタルやアナログのカレンダーを活用して、スケジュールを整理することで進捗管理やスケジューリングがしやすくなるでしょう。

ビジネスチャットの機能を活用する

チャットやビデオ通話の機能を使い、業務連絡のやりとりを効率化できるビジネスチャットには、タスク管理機能があるものもあります。

ビジネスチャットのChatworkなら、チャット上でタスク共有でき、業務の締め切り日時の指定や内容共有ができます。

個人的に覚えておきたいルーティン業務の場合は、個人用のスペースにタスクを書き込んで利用できます。

また、取引先や社員同士のグループチャットでタスク管理機能を活用すれば、作業工程や業務の締め切り日時を忘れないための工夫につながるでしょう。

ビジネスチャットは、業務連絡からタスク管理の機能を一括で使える便利さがあるため、タスク管理だけでなく、業務効率化やコミュニケーション活性化にも利用できます。

>ビジネスチャットとは?に関する記事はこちら

タスク管理が上手い人なる工夫をしよう

タスク管理が上手い人の特徴には、緊急度や重要度の高い順番にタスクを処理することや、処理にかかる時間を把握している点があげられます。

また、タスク管理を適切にするには円滑なコミュニケーションや情報共有ができる環境を用意することが重要です。

ビジネスチャット「Chatwork」を活用すれば、タスク管理機能を使ってタスク管理がしやすくなるだけでなく、チャットやビデオ通話などの機能がで円滑なコミュニケーションも実現可能です。

Chatworkを導入し、社内コミュニケーションの活性化させ、適切なタスク管理に役立て全体の業務効率化の実現に役立ててください。

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日々の業務を効率よくこなすためには、タスク管理を上手におこなうことが必要不可欠です。タスク管理をするためのノウハウを一冊にまとめました。

これを読めば、タスク管理をするプロセスが詳細に分かります。

また、タスク管理をする方法には、紙や付箋などのアナログツールだけではなく、タスク管理向けのソフトウエアなどデジタルツールも存在します。それぞれの利点や使い分け方を理解することで、タスク管理の効率化にお役立てください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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