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タスク管理が上手い人の特徴とは？効率的な管理方法やポイント、ツールを解説
目次
仕事におけるタスクとは、業務に関わる作業を指す言葉です。
業務の流れを分類すると、大きな作業から小さな作業に分類できます。
小さな作業はタスクと呼ばれる場合が多く、タスクの扱い方や処理の仕方が上手い人は、作業効率化が図れて仕事ができる人になれるでしょう。
業務効率化やマネジメントにもタスク管理は必要な能力です。
タスク管理が上手い人の特徴とタスク管理が上手い人を目指せるツールや方法を解説します。
そもそも「タスク管理」とは
タスク管理とは、自分が担当する業務・作業（タスク）を効率よく進めるためのプロセスです。
タスクは業種によって異なり、営業であればクライアント訪問やプレゼン資料作成、経理や総務などであれば経費処理や契約書の管理などが挙げられます。
複数のタスクがある場合、優先順位を設定し、進捗状況を見ながらの業務進行が求められ、それぞれのタスクをいつまでに終わらせるかなどのスケジュール管理も必要となってきます。
タスク管理やスケジュール管理はセルフマネジメントの一環であり、担当業務を確実に遂行するために必要な重要なビジネススキルです。
タスクとプロジェクトの違いについて
ビジネスシーンにおいて、タスクとあわせてプロジェクトという言葉もよく耳にするでしょう。
タスクとプロジェクトは関連しており、タスクは個々の業務や作業を指し、プロジェクトは目的達成のための計画を意味しています。
ある目的を達成するために、複数のタスクを進行し、それらの計画全体をプロジェクトとしてとらえるとわかりやすいでしょう。
タスクは個人が管理するのに対し、プロジェクトの進行管理はPM（プロジェクトマネージャー）などのリーダーが担当し、全体のコントロールをおこないます。
タスク管理が上手い人の特徴
仕事を進めるうえで意識していなくても、タスク管理や優先順位を考えて進めているものですが、タスク管理が上手い人と上手くない人で作業速度や効率に差が出ます。
では、タスク管理が上手い人には、どのような特徴があるのでしょうか。
代表的な特徴としては、以下が挙げられます。
- 緊急度・重要度の高いタスクから処理する
- タスクの処理にかかる時間を把握している
- 柔軟なスケジュール調整能力
- 適切なデリゲーションスキル
仕事を適切に進められるようになるためにも、タスク管理が上手い人の特徴を見ていきましょう。
緊急度・重要度の高いタスクから処理する
タスク管理が上手い人には、仕事の優先順位を決めて作業に取りかかる特徴があります。
納期が早い業務を先に処理したり、トラブルやミスの処理に素早く対処したりするなど、業務全体のバランスを見て調整できる能力があるのです。
目先の仕事だけにフォーカスすると、いずれの作業も中途半端な状態になってしまうため、優先度を見極めて適切に業務を遂行できる能力は、仕事全体の効率を向上させるスキルといえるでしょう。
このように、タスク管理が上手い人は緊急度や重要度の高いタスクから処理することで、作業の進行を止めないように意識して働いているケースが多いです。
タスクの処理にかかる時間を把握している
タスク管理が上手い人には、仕事が完了する時間や納期のスケジュールを逆算して処理を進める特徴があります。
たとえば、ルーティーンの業務にどのくらい時間が必要か意識できると、残り時間の調整や仕事の見通しが立てやすくなるのです。
タスク管理が上手い人は、仕事の時間が限られていることを理解しており、ほかのタスクと並行しながら処理するスピード感を意識しています。
また、取引先や社内の人間関係で相手の時間を奪わないように配慮している傾向もあり、お互いのコミュニケーションコストを減らして効率を向上させようとする人が多いです。
タスク管理が上手い人の特徴には、タスクの完了にかかる時間を考えながら、仕事に取り組んでいる姿勢があげられます。
柔軟なスケジュール調整能力
仕事において、予期せぬ事象や新しいタスクの発生はよく起きることですが、想定外の事態に陥ったときにも迅速にスケジュールを見直し、優先順位を再設定できる人は、タスク管理が上手いといえるでしょう。
イレギュラーな事態が発生しても、落ち着いて現状を把握し、時には納期の延期を交渉したり、要件を簡略化したりなどして、スケジュールとともにタスクの内容も調整できると安心です。
スケジュールの管理には、時間管理ツールやガントチャートなどを活用して、全体の進行を把握しながら調整します。
適切なデリゲーション（委任）スキル
デリゲーションとは権限移譲を意味し、ほかの人に業務を任せる能力をデリケーションスキルといいます。
タスクが煩雑になったり、スケジュールが間に合わなかった際に適任者に業務を委任することもタスク管理能力のひとつです。
業務の分担により、チーム全体のパフォーマンスを向上させ、自分の重要なタスクに集中できます。
適切なデリゲーションには、信頼と丁寧な指示が鍵となるため、日頃から同僚とのコミュニケーションを密にし、得意な分野や抱えている業務を把握しておくとよいでしょう。
タスク管理が上手い人になるためのポイント
効率的に業務をこなすうえで、タスク管理能力の向上は欠かせません。
そのためには、適切な優先順位付けや具体的なスケジューリングなどが重要になってくるでしょう。
タスク管理が上手くなるためのポイントをいくつか紹介します。
- 優先順位の明確化
- 計画とスケジューリング
- デリゲーション（委任）能力
- 時間管理スキル
- 柔軟な対応力
自身のタスク管理の方法を見直し、さらに業務効率化できるように実践していきましょう。
優先順位の明確化
タスク管理の第一歩は、タスクの優先順位を明確にすることです。
重要度や緊急度を基準にして、何を先に取り組むべきかを判断するスキルが身につくと、タスク管理が格段に楽になります。
たとえば、重要度は高いが緊急ではないタスクも、後回しにすると大きな問題につながる可能性があるため、期日を決めて忘れないようにメモしたり、「このタスクが終わったら取り掛かる」と自分のなかで決めたりして、優先順位を明確にしましょう。
優先順位を正しく設定する際には、タスクが会社の目標や自分の業務にどれだけ影響を与えるかを勘案すると考えやすくなります。
ツールを使って視覚化し、進行状況を常に確認できるようにすると、ミスを防ぎ、効果的な時間管理を実現します。
計画とスケジューリング
タスクを進めるためには、事前にタスクの全体像を把握し、それぞれのタスクにかかる時間やリソースを見積もり、現実的なスケジュールを立てるようにしましょう。
また、時間が経つごとに計画を柔軟に見直し、調整することも重要です。
無理なスケジュール設定はストレスになったりやミスを招いたりするため、余裕をもたせた計画を立て、適切なペースでのタスク進行をおこないましょう。
日々のルーティン業務と新しいタスクをバランスよく組み込むと、業務にメリハリがつきます。
デリゲーション（委任）能力
前述したデリゲーションはチーム全体の生産性を向上させるため、いつも同じ人に向けてではなく、タスクの内容に合わせてさまざまな人に声をかけるようにしましょう。
自分は自身の強みを活かすタスクに集中し、他のメンバーにその得意分野や役割に合ったタスクを振り分けることで、全体の効率が上がります。
委任する際には、指示が明確であり、進行状況を把握するためにも適切なフォローアップも大切です。
責任感を持ちながら、チーム全体の成果を最大化するための重要なスキルです。
時間管理スキル
時間管理はタスク管理の中心的な要素であり、タスクにかかる時間を正確に見積もり、無駄な時間を減らすために意識的な取り組みです。
時間管理が苦手な場合は、ポモドーロテクニックやタイムボックスなどの方法を使うと、短期間で集中して作業ができ、時間を効率的に使えるようになります。
また、時間を区切って休憩を取り、意識的にリフレッシュすると気分の切り替えができます。
自分のピークタイムを把握しているのであれば、重要なタスクをその時間にこなすことで、より効果的な時間の使い方ができます。
柔軟な対応力
仕事をしていくうえで、イレギュラーや予測不能な事態の発生はつきものですが、それらに対応できる柔軟性はタスク管理において不可欠です。
計画通りに進まない場合や、新しいタスクが発生した際には、状況に応じて優先順位やスケジュールを調整することが求められます。
たとえ緊急の仕事が割り込んでも、全体のバランスを見て再調整する能力があると、混乱を防ぎ効率的に対応できます。
また、柔軟な対応力があると、ストレスを軽減して長期的に安定したパフォーマンスを発揮できるようになります。
タスク管理が上手い人を目指せるツールや方法
社内でタスク管理に取り組む実践方法には、アナログやデジタルのツールを使った管理方法があげられます。
タスク管理が上手い人を目指せるツールや方法の詳細を見ていきましょう。
ホワイトボードを使う
部署にホワイトボードがある場合は、それぞれの担当者名とタスクを進捗ごとに記入して、タスク管理する方法が使えます。
ホワイトボードにタスクを分類するときは、下記のようなタスク項目を使いましょう。
- 未完了
- 進行中
- 保留中
- 日時ごとのタスク（本日中、今週中、今月中など）
- 完了
進捗状態がわかる項目を活用して、ふせんにタスクの内容を書き込んで貼り付けていきます。
会社にある道具を使いながら、社員全体でタスク管理のスキルを向上させる方法につなげられるので取り組みやすい方法といえるでしょう。
PCソフトを使って共有管理する
デジタル化してタスク管理に取り組みたいときは、PCのソフト（アプリケーション）を活用して、作成したデータを社内フォルダで共有する方法があげられます。
たとえば、業務の進捗状況をタスク管理するときは、下記のような項目を使うとよいでしょう。
- タスク名や業務内容
- 担当者名
- 仕事を開始、終了した日時（締め切り予定日など）
- ステータス（進行状況）
- タスクの重要度
デジタルでタスクが可視化できるだけでなく、共有データが簡単に作成できるメリットもあります。
PCソフトを使って共有管理する方法は、部署全体の進捗状況を把握する場合やタスク管理自体を効率的にしたい場合に効果的でしょう。
カレンダーを使う
PCから利用できるデジタルのカレンダーには、タスク管理、ToDoリストなど、便利な機能で業務の進行管理ができます。
タスク内容の記入や細かい日時を指定できて、目で見てわかりやすく仕事の全体像が把握できるでしょう。
カレンダーのリマインダー機能を使えば、タスク処理の取りこぼしが通知されてくるため、仕事忘れが予防できる点も便利です。
また、アナログの卓上カレンダーを併用して、重要な締め切り日時を書き込んで活用する方法もあるでしょう。
デジタルやアナログのカレンダーを活用して、スケジュールを整理することで進捗管理やスケジューリングがしやすくなるでしょう。
ビジネスチャットの機能を活用する
チャットやビデオ通話の機能を使い、業務連絡のやりとりを効率化できるビジネスチャットには、タスク管理機能があるものもあります。
ビジネスチャットのChatworkなら、チャット上でタスク共有でき、業務の締め切り日時の指定や内容共有ができます。
個人的に覚えておきたいルーティン業務の場合は、個人用のスペースにタスクを書き込んで利用できます。
また、取引先や社員同士のグループチャットでタスク管理機能を活用すれば、作業工程や業務の締め切り日時を忘れないための工夫につながるでしょう。
Chatworkなどのビジネスチャットには、業務連絡からタスク管理の機能を一括で使える便利さが備わっているものもあるので、タスク管理だけでなく、業務効率化やコミュニケーション活性化にも利用できます。
タスク管理をおこなうなら「Chatwork」
タスク管理が上手い人の特徴には、緊急度や重要度の高い順番にタスクを処理することや、処理にかかる時間を把握している点があげられます。
タスク管理を適切におこなうには、円滑なコミュニケーションや情報共有ができる環境を用意することも重要です。
本記事で紹介したとおり、ビジネスチャットの導入は、簡単に環境整備をおこなえる手段のひとつとなりえます。
ビジネスチャット「Chatwork」を活用すれば、タスク管理機能を使ってタスク管理がしやすくなるだけでなく、チャットやビデオ通話などの機能がで円滑なコミュニケーションも実現可能です。
「Chatwork」を導入し、社内コミュニケーションの活性化させ、適切なタスク管理に役立て全体の業務効率化の実現に役立ててください。
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