会議効率化をはかる方法とは？ツールの選び方のポイントや活用方法を解説

無駄な会議を削減し、会議自体も効率的に進めるようにすることで業務効率化や生産性向上につながります。

また、働き方改革やテレワークの導入で、会議自体の在り方を見直す必要性も高まってきています。

会議の時間が増えてしまうなどの課題や会議を効率的に進めるために利用できる会議効率化ツールについて解説します。

会議の効率化を妨げる課題とは

会議が非効率になる課題はいくつかあり、企業によっては業務時間を圧迫している可能性もあります。

何が問題となっているのか、会議の効率を妨げている原因について確認しておきましょう。

また、会議そのもの自体が不要である場合もありますので、無駄な会議はないかという視点で見直すことも必要です。

会議の効率が悪くなる課題としては以下が考えられます。

資料作成や議事録先性など会議時間以外の部分の会議のための作業が多いのは問題です。

会議の議題が明確でない、意見がまとまらないなど、会議そのものに時間の設定が長く、早く終わらせる意識が低いとダラダラと会議時間が伸びてしまいます。

会議にも関わらず、発言する人物が固定化されてしまうと、進行が遅くなる原因になり、アイデアが偏りがちになり、ワンパターンな内容に収束してしまう可能性もあるでしょう。

会場の予約に時間がかかるなど、会議場所が限られている場合も見直すことで効率化につながります。

遠隔でも会議に参加できるWeb会議のシステムなどを利用している場合、システムの不具合や通信環境が悪いと会議の進行に影響が出てしまいます。

課題の例として出した5つの問題点は「必要以上に時間がかかる」「ヒューマンエラー」「設備的な問題」の3つに分類できます。

自社の会議における問題点が、この3つのどの部分に該当するのかをチェックし、ツールを積極的に活用して改善につなげましょう。

会議が非効率化する原因とは

会議における問題点と同時に、会議を非効率化させている原因についても洗い出しが必要です。

会議を非効率にしてしまう原因として以下が考えられます。

会議をするための情報共有や目的の設定が適切におこなわれていないと、会議に臨む側も準備や意識を持てずに参加するしかなく効果的な会議とはいえません。

また、会議をするほどでもない内容であったり、結論が出ない内容や意思決定をする人が決まっていない会議などは意味がない場合が多いでしょう。

会議という体裁は取ってはいるが、結論がすでに決まっているようで制約が多い会議は非効率ですし、意思決定者が責任をもって決め指示を出せば会議をする必要すらありません。

会議に参加するメンバーのスケジュールもそうですが、会議自体も何回やって、いつまでに結論を出すのかなどのスケジュールが明確でないと、長くなったり目的を見失う原因につながります。

議題に対してある程度知識がないと議論になりませんし、会議に利用するツールやシステムに詳しい方がいないとトラブルや準備などに迅速に対応ができないため、会議効率が低下します。

会議の非効率化を引き起こす原因は、ひとつとは限りませんし、複数の原因が混在しているケースもあるため、自社の状況について客観的に問題抽出をおこなうことが重要です。

会議効率化ツールの種類と特徴

会議の効率化ができるツールには、さまざまなタイプがあります。

問題点や課題に合わせ、特徴やタイプを選び必要な機能をもっている会議効率化ツールを活用していきましょう。

時間管理ツール

会議にかかっている時間を可視化することができるものが「時間管理ツール」で、タイムトラッキングツールとも呼ばれます。

時間制限を設けていないと、話の脱線が発生するなど会議の時間が延びる原因にもなります。

時間を計測することで、会議中に議題の優先度ごとにどの程度時間が必要か可視化され、タイムスケジュールを組む際に役立てることも可能です。

Web会議ツール

Web会議ツールは、PCと通信環境があればオンライン上で会議をおこなうことができるものです。

新型コロナウイルスの拡大やテレワークが普及しはじめたことも影響し、Web会議ツールを導入する企業が大幅に増加しました。

無料で使用できるものも多く、早い段階で導入をおこない、運用における課題や自社に適したものを見つけていくことが重要です。

＞Web会議ツール「Zoom」とは？に関する記事はこちら

＞Web会議のやり方とは？に関する記事はこちら

スケジュール管理ツール

スケジュール管理ツールによって、会議の議題を見える化しながら効率アップを図る方法もあります。

重要度によっては必ず議題にすべき内容もあるため、タスク管理機能を併用できるものがより利便性が高いと考えられます。

議事録ツール

議事録を文字だけでなく、動画や音声データとして保管することもできるものが「議事録ツール」です。

クラウド上に保管できるタイプのものであれば共有しやすく、ナレッジやリソースとして活用することも容易になります。

議事録作成が簡略化されることで、会議に参加しない場合でも情報の把握がしやすいですし、作成の工数削減にもつながるでしょう。

ビジネスチャット

ビジネスチャットツールを活用すれば、ビデオや音声、テキストデータ、ファイルなどを離れた場所でも即時共有でき、チャットでコミュニケーションができるため、対面で話さなくとも意思決定できるような内容に関しては会議をする必要がなくなります。

また、チャットでの会話は、メールなどのように形式的な文章が必要ないため、冒頭から本題に入れ、端的に要件を伝えることができるのもメリットのひとつです。

＞ビジネスチャットとは？に関する記事はこちら

＞ビジネスチャット「Chatwork」を活用するメリットとは？に関する記事はこちら

会議を効率化させる方法

会議を効率化させる方法はツールの導入以外にもあります。

また、ツールは導入したからといって手放しで効率化できるものではなく適切に使用しなければ効果は出ません。

会議効率化ツールを利用することは効果的ですが、ツールの使用がなくても会議を効率化させる方法について紹介します。

チェックイン・チェックアウトを入れる

チェックイン・チェックアウトとは、会議の冒頭と終わりに一言ずつ、「自分の状況」「気持ち」などを話すものです。

お互いの状況を共有して理解度を高めるほか、話をする本人の気持ちの整理をおこなう目的があります。

また、役職や部署の上下関係による発言のハードルを下げ、会議に参加しやすい雰囲気を作る趣旨で用いられるのも特徴です。

冒頭だけでなく会議の最後にも、チェックアウトとして一言述べる時間を設けることで、実際のアクションにつなげようとする意識作りつながります。

一方で、発言者の人数が少なければ効果的ですが、人数が多い場面ではチェックイン・チェックアウトに時間を要してしまい、会議時間が延びる可能性があります。

会議のメンバー（階級が異なる場合）や参加人数によって判断し、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

時間や効率化を意識する

会議の時間を短縮するためには、会議の事前準備段階から効率化を意識して進めることが大切です。

事前にテンプレートとなるフォーマットに議題や問題点、報告事項などを記載し、会議前の段階で配布するなどの方法があります。

事前段階で資料に目を通してから会議に臨めるため、資料を読み込む・説明をおこなう時間の短縮が可能になるでしょう。

また、ファシリテーターの設置をおこなう企業も増加傾向にあります。

ファシリテーターとは、進行・まとめ役のようなもので、会議の脱線がないように方向性を誘導し、要点を整理する役割を担います。

タイムキーピングや、会議の進行を身につけるための社員育成を目的としておこなう場合もあります。

議事録についてもホワイトボードに次々記入をおこない、まとまった内容を写真として議事録にするのも時間短縮になる方法です。

さらに、会議時間を人間の集中力が持続する時間とされる「90分以内」に設定するなど、脱線や集中力の低下を防ぐ仕組みづくりも重要になると考えられます。

有名企業においても「会議で話し合うのは資料の不明点のみ」「最短10分で終える」など、不要な会議時間を抜本的に見直す動きもあります。

＞ファシリテーターの役割とメリットとは？に関する記事はこちら

Chatworkを会議効率化ツールとして活用した事例

会議の効率化に最適なツールとして、Chatworkを導入する企業も多くあります。

Chatworkはビジネス向けに開発されたチャットツールで、ファイル管理機能やビデオ通話機能など、会議の効率化に役立つ機能を多数搭載しているのも特徴です。

ビデオ通話ができる「Chatwork Live」なら、インターネット環境だけでWeb会議が可能で、電子ファイルや画面の共有も即時におこなうことができます。

過去のチャットログを検索することができるため、会議の議事録や資料を作る際にそのまま使用できるのも会議時間の短縮につながるでしょう。

Chatworkを実際に活用し、会議の効率化に成功した事例について紹介します。

紹介した以外の事例につきましては、会議時間の削減に成功したChatwork導入事例をご覧ください。

株式会社ダンドリワークス

社内外のすべてのやりとりをChatworkにておこない、会議の時間短縮に成功した事例です。

クライアントからの報告事項が多く、進捗管理に時間がかかる点が課題のひとつでした。

情報共有や進捗状況もChatworkに集約したため、毎週10名弱を集めて6時間かけていた会議を2時間に短縮することに成功しています。

▶︎社内外のすべてのやり取りをChatworkにして、無駄な会議をゼロに、株式会社ダンドリワークスのChatwork導入事例

ピクスタ株式会社

画像素材などを多く扱っているため、素材の審査に時間がかかる面がありました。

Chatworkで審査基準の共有をおこなったところ、働き方が異なるメンバー間での情報共有スピードが向上し、処理できる数が1.5倍になっています。

▶︎チャットワークで会議は1/3に、業務効率は1.5倍になりました、ピクスタ株式会社のChatwork導入事例

株式会社パソナテック

大企業ならではの悩みとして外部パートナーなどの関わる人の数が多く、連絡や意思決定に時間を要する課題があった事例です。

特定のプロジェクトについて場所が異なる外部パートナーとも密に連携するため、Chatworkの導入をおこないました。

導入以前は会議まで意思決定を待たなければならなかったものも、Chatwork上での相談で済む内容が増えたことで、会議時間の短縮に成功しています。

▶︎大企業がベンチャーのようなスピードを手にできるツールです、株式会社パソナテックのChatwork導入事例

会議効率化ツールを選ぶならChatwork

Chatworkはテレワークの推進や運用、社内情報共有ツールやコミュニケーション活性化の手段として多くの企業に利用されています。

会議効率化を目的に利用される企業や事例もあり、会議効率化を考えてツールを導入を検討しているのであればChatworkを利用してみてはいかがでしょうか。

Chatworkを利用することで会議自体が削減できたり、チャット機能やファイル共有機能、タスク管理機能を利用することで会議の効率化にも活用できます。

会議の効率化以外の部分にも活用でき、業務全体の効率化やペーパーレス化、IT化の促進にもつながります。

是非、Chatworkの導入をご検討ください。

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