会議の無駄を減らす!会議効率化ツールの分類と活用方法を解説

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働き方改革などにより、業務の効率化やリモートワークなどの導入をおこなう企業が増加し、会議の内容ややり方、時間についても見直す動きが出ています。

この記事では、会議について課題となっている点や効率化に役立つツールについて紹介しています。

会議で浮き彫りになっている課題

会議で浮き彫りになっている課題はいくつかあり、企業によっては業務時間を圧迫している可能性もあります。

何が問題となっているのか、会議の効率を妨げている原因について確認しておきましょう。

現状わかっている会議の問題点

自社の会議で問題となっている事柄を抽出することで、改善方法が明確になります。

会議における問題点には以下のようなものがあり、自社に当てはまるものがないか確認してみましょう。

1.会議の準備時間、議事録の作成に時間がかかる

資料作成やコピーなど、会議の事前準備に時間がかかる状況です。また、会議の内容をまとめる議事録の作成にも時間を要するため、改善が必要なポイントになります。

2.会議自体の時間がかかりすぎている

会議の議題が明確でない、意見がまとまらないなど、会議そのものに時間がかかりすぎている場合もあります。時間に制限を設けるなどの対策が必要な部分です。

3.決まった人しか発言せず進行が遅い・ワンパターン

会議にも関わらず、発言する人物が固定化されてしまうと、進行が遅くなる原因になります。また、アイデアが偏りがちになり、ワンパターンな内容に収束してしまう可能性もあるでしょう。

4.会議の場所に移動が必要・会場の予約に時間がかかっている

会議の場所まで移動が必要になる場合、集合に時間を要するのも問題点のひとつです。会場の予約に時間がかかるなど、会議場所が限られている場合にも見直すことで効率化につながります。

5.Web会議システムを導入したがインターネットの接続に難がある

遠隔でも会議に参加できるWeb会議のシステムを導入したものの、通信環境が悪いと会議の進行に影響が出てしまいます。

上述の5つの問題点は「必要以上に時間がかかる」「ヒューマンエラー」「設備的な問題」の3つに分類できます。

自社の会議における問題点が、この3つのどの部分に該当するのかをチェックし、ツールを積極的に活用して改善につなげましょう。

何が会議を非効率化しているのか

会議における問題点と同時に、非効率化させている原因についても洗い出しが必要です。

1.情報が整理できていない

資料が大量にあるなど、要点がわかりづらいことが原因です。前担当との引き継ぎ不足や、情報共有が適切におこなわれていないことも影響します。

2.提案や課題解決に対しての意見待ちが多発している

ムダ話が多い・長い、発言が少ない、議題の優先度が考えられていないなど、会議の進行自体に問題があると、効率を下げてしまう可能性があります。

3.発言がしづらい、課題に向き合って解決するという意識がブレている

発言する人が限られてしまうことが原因で、参加する意欲にも影響する部分です。積極性の低下や課題解決に向けた方向性・認識のズレが生じます。

4.社内関係者のスケジュールが把握できない状態になっている

働き方の異なる社員全体のスケジュール管理ができていないと、会議に合わせて時間を調整するのが難しくなるため、効率が悪くなる。

5.設備の担当が不在、詳しい社員がいない

通信環境などの設備に問題が発生したときに、迅速に対応できる社員がいないと会議効率が低下します。

会議の非効率化を引き起こす原因は、ひとつとは限りません。複数の原因が混在しているケースもあるため、自社の状況について客観的に問題抽出をおこなうことが重要です。

会議を効率化するツールにはどのようなタイプがあるのか

会議の効率化ができるツールには、さまざまなタイプがあります。問題点や課題に合わせ、必要な機能を活用していきましょう。

時間管理ツール

会議にかかっている時間を可視化することができるものが「時間管理ツール」です。タイムトラッキングツールとも呼ばれます。

時間制限を設けていないと、話の脱線が発生するなど会議の時間が延びる原因にもなります。

時間を計測することで、会議中に議題の優先度ごとにどの程度時間が必要か可視化され、タイムスケジュールを組む際に役立てることも可能です。

Web会議ツール

Web会議ツールは、PCと通信環境があればオンライン上で会議をおこなうことができるものです。

新型コロナウイルスによりテレワークが注目を浴びたことも影響し、導入する企業が大幅に増加しました。

無料で使用できるものも多く、早い段階で導入をおこない、運用における課題を見つけていくことが重要です。

スケジュール管理ツール

スケジュール管理ツールによって、会議の議題を見える化しながら効率アップを図る方法もあります。

重要度によっては必ず議題にすべき内容もあるため、タスク管理機能を併用できるものがより利便性が高いと考えられます。

議事録ツール

議事録を文字だけでなく、動画や音声データとして保管することもできるものが「議事録ツール」です。

クラウド上に保管できるタイプのものであれば共有しやすく、ナレッジやリソースとして活用することも容易になります。

ビジネスチャット

ビジネスチャットツールを活用すれば、ビデオや音声、テキストデータ、ファイルなどを離れた場所でも即時共有でき、チャットでコミュニケーションできるため、対面で話さなくとも意思決定できるような内容に関しては、迅速に対応できるようになります。移動時間の短縮なども含めると、大幅な業務時間の短縮が見込めます。

チャットでの会話は、メールなどのように形式的な文章が必要ないため、冒頭から本題に入れ、端的に要件を伝えることができるのもメリットのひとつです。

ツールを複数使わなくても会議を効率化させる方法

会議を効率化させるために必要なツールをいくつかご紹介しましたが、それぞれに特化した別々のツールを導入すれば、会議が即座に効率化できるというわけではありません。むしろ、運用が煩雑になってしまい業務効率が落ちる可能性があります。

ここでは、ツールの使用数をできる限り抑えたうえで、会議を効率化させる方法について紹介します。

チェックイン・チェックアウトを入れる

チェックイン・チェックアウトとは、会議の冒頭と終わりに1人一言ずつ、「自分の状況」「気持ち」などを話すものです。

お互いの状況を共有して理解度を高めるほか、話をする本人の気持ちの整理をおこなう目的があります。

また、役職や部署の上下関係による発言のハードルを下げ、会議に参加しやすい雰囲気を作る趣旨で用いられるのも特徴です。

冒頭だけでなく会議の最後にも、チェックアウトとして一言述べる時間を設けることで、実際のアクションにつなげようとする意識作りにもなります。

一方で、発言者の人数が少なければ効果的ですが、人数が多い場面ではチェックイン・チェックアウトに時間を要してしまい、会議時間が延びる可能性があります。

会議のメンバー(階級が異なる場合)や参加人数によって判断し、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

会議の時間を短縮する方法

会議の時間を短縮するためには、会議の事前準備段階から効率化を意識して進めることが大切です。

事前にテンプレートとなるフォーマットに議題や問題点、報告事項などを記載し、会議前の段階で配布するなどの方法があります。

事前段階で資料に目を通してから会議に臨めるため、資料を読み込む・説明をおこなう時間の短縮が可能になるでしょう。

また、ファシリテーターの設置をおこなう企業も増加傾向にあります。ファシリテーターとは、進行・まとめ役のようなもので、会議の脱線がないように方向性を誘導し、要点を整理する役割を担います。

タイムキーピングや、会議の進行を身につけるための社員育成を目的としておこなう場合もあります。

議事録についてもホワイトボードに次々記入をおこない、まとまった内容を写真として議事録にするのも時間短縮になる方法です。

さらに、会議時間を人間の集中力が持続する時間とされる「90分以内」に設定するなど、脱線や集中力の低下を防ぐ仕組みづくりも重要になると考えられます。

有名企業においても「会議で話し合うのは資料の不明点のみ」「最短10分で終える」など、不要な会議時間を抜本的に見直す動きもあります。

Chatworkの活用

会議の効率化に最適なツールとして、Chatworkを導入する企業も多く、約27万社(2020年6月現在)以上で活用されています。

▶︎Chatwork - ビジネスコミュニケーションをこれひとつで

Chatworkはビジネス向けに開発されたチャットツールで、ファイル管理機能やビデオ通話機能など、会議の効率化に役立つ機能を多数搭載しているのも特徴です。

ビデオ通話ができる「Chatwork Live」なら、インターネット環境だけでWeb会議が可能で、電子ファイルや画面の共有も即時におこなうことができます。

過去のチャットログを検索することができるため、会議の議事録や資料を作る際にそのまま使用できるのも会議時間の短縮につながるでしょう。

Chatworkを実際に活用し、会議の効率化に成功した事例について紹介します。

社内外のすべてのやり取りをChatworkにして、無駄な会議をゼロに

株式会社ダンドリワークス

社内外のすべてのやり取りをChatworkにておこない、会議の時間短縮に成功した事例です。
クライアントからの報告事項が多く、進捗管理に時間がかかる点が課題のひとつでした。 情報共有や進捗状況もChatworkに集約したため、毎週10名弱を集めて6時間かけていた会議を2時間に短縮することに成功しています。

▶︎株式会社ダンドリワークスのChatwork導入事例

チャットワークで会議は1/3に、業務効率は1.5倍になりました

ピクスタ株式会社

画像素材などを多く扱っているため、素材の審査に時間がかかる面がありました。 Chatworkで審査基準の共有をおこなったところ、働き方が異なるメンバー間での情報共有スピードが向上し、処理できる数が1.5倍になっています。

▶︎ピクスタ株式会社のChatwork導入事例

大企業がベンチャーのようなスピードを手にできるツールです

株式会社パソナテック

大企業ならではの悩みとして外部パートナーなどの関わる人の数が多く、連絡や意思決定に時間を要する課題があった事例です。
特定のプロジェクトについて場所が異なる外部パートナーとも密に連携するため、Chatworkの導入をおこないました。
導入以前は会議まで意思決定を待たなければならなかったものも、Chatwork上での相談で済む内容が増えたことで、会議時間の短縮に成功しています。

▶︎株式会社パソナテックのChatwork導入事例

そのほかにも会議時間の削減に成功した企業の導入事例を以下のページよりご覧いただけます。

▶︎会議時間の削減に成功したChatwork導入事例

まとめ

会議の効率化は、働き方の多様化によってさまざまな企業で課題となっています。

移動時間や資料作成の負担を軽減することにも役立つため、会議効率化にツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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