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業務プロセスの可視化とは？重要性やメリット、取り組み方法を解説
目次
業務プロセスの可視化とは、仕事の工程を全員が認識できる形にすることです。
労働環境や業務手順、仕事の成果など、目に見えない工程を画像や表、グラフや表などを使って可視化することで業務全体の概要を把握できます。
業務プロセスが可視化されると、業務にかかる時間や経費のコストカットにつながり、生産性を高めることにつながるでしょう。
業務プロセスを可視化するメリットや企業の業務改善に役立つ方法を解説します。
業務プロセス可視化が重要な理由
目に見える形で業務全体の内容をまとめると、これまで気づけなかった問題点が浮かび上がり、改善策の検討ができます。
社員は業務に追われると作業をこなす日々になり、無駄な工程や業務の問題を把握しづらいため、業務プロセスを可視化することで業務の全体像を把握しやすくするのが狙いです。
たとえば、業務の無駄な工程が見える形で把握できれば時短につながり、残業時間を減らす対策になるでしょう。
経営者側が労働問題の解消に向けた取り組みを実践するためにも、まずは問題を把握するために業務プロセスの可視化が重要です。
＞企業が業務プロセス改善に取り組むべき理由に関する記事はこちら
業務プロセスを可視化しないリスク
業務プロセスを可視化しないリスクには、業務全体の生産性や作業効率の低下があげられます。
- 社員の仕事状況や残業時間を把握しておらず、過労につながる
- 担当者の退職時に業務の引き継ぎができない属人化のリスクがある
- 無駄な経費が重なってしまい、目標の売り上げ金額が達成できない
上記のようなリスクを避けるためにも、経営陣が業務全体の概要を見える形で把握することは、社内の問題の解決にも重要です。
企業の経営で事業を安定させるためにも、業務や経費の無駄を省くために業務プロセスを可視化して、社内全体で情報共有することでリスクが避けられます。
業務プロセス可視化をするメリット
業務プロセス可視化をすることには、どのようなメリットがあるのでしょうか。
業務プロセスを可視化するメリットの一例を紹介します。
- 進捗状況が把握しやすくなる
- 業務の無駄が省け、作業効率がアップする
- ミスやトラブルに気づきやすくなる
- コストカットにつながる
- 課題や問題が明確になる
業務に関する情報を見える形でまとめる作業は、手間や時間がかかり面倒に感じますが、企業にとって損にはならないメリットがあります。
企業が業務プロセス可視化をするメリットを見ていきましょう。
仕事の進捗が全体で把握できる
同じ部署で働いている社員同士でも、業務の進捗状況がどのくらいなのか詳細まで把握できていないことも少なくありません。
たとえば、共有フォルダに進捗管理のデータを置けば、各自が進捗状況を確認できるので、業務プロセスの可視化につながり管理職の方が部下の仕事を把握しやすくなるかもしれません。
また、納期までに仕事が間に合わない状況や送れを予防できる対策につながるメリットもあるでしょう。
業務の無駄を省いて作業効率がアップできる
業務プロセスの可視化に取り組むと、仕事の各工程にどのくらいの時間が使われているのかが把握できます。
業務の無駄が省けて仕事の納品がスピードアップすれば、取引先から信頼されて新規契約がもらえる可能性もあがるでしょう。
時間がかかりすぎている項目があれば仕事を分担したり、作業に無駄な工程は思い切って省いてしまったりするなど、業務の改善点が見えやすくなり対策につなげられるメリットがあります。
ミスやトラブルに気づきやすくなる
業務プロセスを可視化すると、担当者以外に業務のノウハウが共有されない属人化の問題が解消されます。
たとえば、業務手順を示したマニュアル作成、どのくらい業務が進んでいるか確認できる進捗表など、業務プロセスを見える形に管理できる工夫を取り入れる流れが必要です。
部署の社員が業務のノウハウを理解していることで、担当者以外の社員がミスやトラブルに気づきやすくなるメリットもあげられます。
仕事全体のコストカットにつながる
企業の利益をあげるには、経費の削減や作業効率化は重要な課題にあげられます。
業務プロセスを可視化すれば、事業の運営にかかる費用や時間を数字や表グラフの形で視覚的に理解できるのです。
- 毎月どのくらいの人件費や消耗品費用などが必要か
- 業務連絡や会議にどのくらいの時間がかかっているのか
上記のように、業務を見える形にして仕事全体のコストを見直せるメリットがあり、企業の利益をあげる取り組みにつながります。
課題や問題の部分が明確になる
業務プロセスが可視化されることで、遅れや問題が明確になります。
そして、なぜ遅れるのか、なぜ無駄なコストが多いのか、などの原因を見つけることができるようになるでしょう。
人手不足であったり、作業の仕方が悪かったりと、課題や問題の原因はさまざまでしょうが、業務プロセスを可視化することで、どの部分に負荷や無駄が多いのかが把握できるようになるので、問題に対して適切な処置をおこないやすくなります。
業務プロセスを可視化する方法・手順
社員の業務を効率化するためにも、企業の経営側や管理職の方は、社内の業務全体の状況を見える形で把握する取り組みが大切です。
今回は、企業が業務プロセスの可視化に取り組む際のステップの例を紹介します。
- 部署内の会議で問題や課題を抽出する
- 担当者がマニュアルを作成する
- 司直表や業務棚卸表で管理する
- 勤怠管理で労働状況を把握する
- ビジネスチャットを導入・活用する
業務プロセスの可視化に企業が取り組める方法を見ていきましょう。
部署内の会議で問題や課題を出し合う
業務プロセスを可視化するためには、まずは社内で意見を洗い出すことが大事です。
仕事の処理にかかる時間を記録したり、業務で無駄だと感じるポイントをまとめたり、仕事の問題を見える形にまとめていきます。
話し合った内容は議事録を取っておき、データに保存して社内で共有しましょう。
問題や課題を箇条書きにするだけでも、社員同士の認識が共有されて問題意識が高まり、業務プロセスを可視化する方法につながります。
担当者がマニュアルを作成する
仕事の手順をまとめた資料を作成しておくことで、担当者以外の全員が仕事内容を把握できます。
仕事で使うソフトの操作手順をまとめるときは、画像や番号をつけて工程ごとに解説すると親切です。
作成した資料は共有フォルダに保存しておき、関わりのある人に保存場所や資料をメールやチャットで送信すれば、担当者が不在のときも対応できます。
進捗表や業務棚卸表で管理する
仕事を円滑に進めるには、業務の進捗状況や内容を管理して周りに共有できる仕組みづくりが必要です。
部署の担当者以外にも業務の全体像が伝われば、過労などの問題が起こる前に対策につなげられるメリットもあるでしょう。
社員が閲覧できる進捗表や業務棚卸表を活用すれば、どのくらい作業が進んでいるのか、作業で無駄になっている工程や負担は何かなど、業務プロセス可視化の方法につながります。
勤怠管理で社員の労働状況を把握
社員の働きすぎを予防するには、労務管理にあたる部署や管理職が社員の勤怠状況について、タイムカードやICカードなどを使って把握することが大切です。
1か月あたりの労働時間が長時間なことや、出勤日数が多く休みが取れていない場合は、企業側から介入して面談の機会や社内改善に働きかけましょう。
社員の出社と退社時間、残業時間や出社日数を管理して把握することで、社員が心や体の調子を崩す前にできる予防策につながるのです。
ビジネスチャットを導入する
業務のデータや情報を見える形で共有する方法には、コミュニケーションの円滑化が図れるビジネスチャットの活用が効果的です。
- チャット形式でやりとりができて、仕事の情報を一覧で読み返しやすい
- グループチャットが作れて、業務連絡やデータ共有の管理がしやすい
- タスク機能を使えば、仕事の締め切りを社員同士で共有できる
ビジネスチャットを使えば、業務プロセスの可視化に活かせる便利な機能が有効活用できるので、業務のやりとりをスムーズにしながら見える形で情報共有できる方法につながります。
業務プロセスの可視化にChatworkを有効活用
業務プロセスが可視化され共有されるメリットには、仕事の情報共有がスムーズになり作業効率が高まること、仕事全体のコストカットにつながることなどがあげられます。
企業の業務改善に役立つ方法として、まずは改善点や意見を出し合いながら、マニュアル作成や業務棚卸表の管理など、業務プロセスを可視化していきましょう。
また、業務プロセス可視化に向けて改善する方法には、ビジネスチャットであるChatworkの導入も効果的です。
仕事の情報共有を助けるチャットやタスク管理機能など、業務を可視化する情報共有に便利なサービスを利用したい方は、Chatworkの導入をご検討ください。
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