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管理職の役割とは？求められるスキル・意識、仕事内容を解説
目次
管理職の役割とは、任された部署や組織を管理すること言えますが、部署や組織を管理するための仕事内容は多岐にわたります。
管理職として多岐にわたる業務をおこなながら、管理職の役割を果たすためには目的意識を持つことが必要です。
管理職の役割とその役割を果たすために必要な意識や仕事内容について見ていきましょう。
管理職の役割とは
管理職の役割をひと言で表すならば、任された部署や組織の成果を最大化することと言えるでしょう。
任された部署や組織とは、課長であれば「課」、部長であれば「部」のことです。
管理職には、責任と同時に権限が与えられているので、自身の権限の範囲内で判断をして、人や予算などを使いながら、効率よく成果を出していくことが、管理職の役割として求められています。
管理職の権限の内容は、会社独自に決められているのでさまざまですが、権限の行使には、同時に責任がともないます。
管理職が権限によって判断をした内容について、管理職は説明を果たす責任があり、管理職の評価は、部署や組織の成果によってなされます。
管理職の役割を果たすために必要な意識
任された部署の成果を最大化することが管理職の役割ですので、そのためには、常にチームの成長を意識することが大切です。
チームの成長とは、部下ひとりひとりの成長でもあります。
管理職にとって、部下とのかかわり方は、難しい課題のひとつです。
年上の部下や、自分よりも経験の長い人が部下にいる場合など、コミュニケーションに戸惑うことがあるかもしれません。
そんなときでも、部署の成果にばかり目を向けるのではなく、部下の成長を意識しながら、ひとりひとりの部下と向き合うことが、結果的には部署の成果へと結びつくことになります。
管理職の役割を果たすための意識として、自身が指揮する部署やチームの底上げや活性化を考えながら業務やマネジメントを進めていくといいでしょう。
管理職が役割を果たすための仕事内容
管理職が役割を果たすための仕事内容は多岐にわたりますが、どのような仕事内容が必要になるのかを見ていきましょう。
目標達成に向けたプランの立案
管理職は部署を任されると同時に部署の目標が与えられますが、その目標を達成するためには、どのようにして目標を達成するか適切なプランが必要です。
もし、プランがないまま、各々が思うままに業務をおこなったとしても、効率が悪く、成果を出せないからです。
目標を達成するためにプランを立案することは、管理職の仕事です。
プランの実行とPDCA
プランを作成しただけでは、目標は達成できません。
目標達成に向けたプランができたら、そのプランを実行することも大切です。
また、プランどおりに進むとは限らないため、PDCAをまわしながら改善をして、結果を高めていくことが必要です。
適切な人材配置
部署内の人材配置については、管理職が権限をもっています。
部下はひとりひとり得手不得手があり、性格も異なりますので、それぞれの特性を理解して、効率的な業務ができるように、できるかぎり適材適所に配置することが望ましいでしょう。
効率的な業務ができると、部署全体の生産性が向上します。
目標設定とフィードバック
部下の成果は、そのまま部署の成果を左右します。
そのため、部署の目標を達成するためにも、部下のモチベーションを引き出すためにも、適切に部下の目標を設定することが必要です。
そして、目標を設定した後は、適宜フィードバックをすることで、部下の方向性がずれていたとしても軌道修正ができますし、部下の能力を引き伸ばすことも可能です。
モチベーション管理
生産性を上げるために、部下のモチベーションを管理することは管理職の仕事です。
ひとりひとりのモチベーションが、部署全体の成果に影響を与えます。
適材適所への人材配置、実現可能な目標設定、適切なタイミングでのフィードバック、信頼関係の構築などが、モチベーションを向上させるために重要なポイントとなるでしょう。
経営理念やビジョンの浸透
それぞれ個性の異なる個人が集まって、チームは形成されています。
その個人が、バラバラな方向を向いて進んでいるのでは、組織として成果を出すことはできません。
会社の経営理念やビジョンを、管理職が分かりやすく説明して、それぞれの部署の部下へと浸透させることで、会社全体におけるそれぞれの役割が明確になり、会社の方向性にあわせて動けるようになるでしょう。
人材育成
部下の目標を設定して、仕事の指示をするだけでなく、教育をして、部下を育成していくことで、部下は能力を向上させ、部署の生産性を高めることができます。
人材育成は、知識やスキルの教育だけではなく、部下が積極的に学ぶことができるような環境づくりをすることも必要です。
危機管理
部署内の危機管理も管理職の仕事です。トラブルが起きてしまってから、それを解決しようとするのでは、時間も労力もかかります。
トラブルを予想して事前に防ぎ、また、トラブルが起きてしまったとしても、影響を最小限にとどめようとするのが危機管理です。
プランを作成する時点でリスクが予想できれば、トラブルを回避したり、トラブルが発生したとしても、迅速に解決したりすることができるでしょう。
社内調整
業務を進めていると、部署間で対立が生じることがあります。
これは、どちらの部署も、それぞれの目標達成を第一に考えているためで、利害関係が対立してしまうのは仕方のないことです。
このようなときに調整役を担うのが管理職です。
部署間の対立には、部署よりも高い次元で、会社が成果を上げるためには、どのようにするのがいいかと考えて、調整を図ることが必要になります。
管理職の役割に必要なスキル
管理職が役割を全うするにはスキルも必要です。
管理職の役割に必要なスキルの一例としては、以下のスキルがあげられます。
- 目標設定のための能力
- 業務遂行能力
- 対人関係能力
- コミュニケーション能力
- 自己管理能力
それぞれのスキルについて、詳しく確認していきましょう。
目標設定のための能力
適切な目標が設定できると、部下のモチベーションが向上し、モチベーションは部署の成果に反映されます。
そのために、適切な目標を設定するための能力が必要です。
また、適切な目標があると、進捗を確認する際の指標となり、途中で改善を図ることも可能です。
業務遂行能力
部署の業務を遂行するにあたって欠かせない、現場での実践的な知識や技術です。
現場で業務にあたるのは部下であって、管理職が自ら現場の業務をおこなうことはありませんが、マネジメントをするためには、実践的な知識や技術も不可欠です。
対人関係能力
対人関係能力とは、他者と良好な関係を築くこと、そして、その良好な関係を維持していくための能力を言います。
管理職のポジションは、チームのメンバーや他部署の人たち、経営層やクライアントなど、多くの人と信頼関係を築きながら業務を進める役職です。
そのため、対人関係能力は、管理職に重要なスキルのひとつです。
コミュニケーション能力
経営層へ自分の部署の成果を報告したり、部下へ仕事の内容を教えたり、管理職には他者へ説明をする場面が多くあります。
分かりやすく説明をして、正確な内容を伝えるためには、コミュニケーション能力が欠かせません。
対面での会話だけでなく、メールやチャットツールの利用など、効率的な伝達方法を選択することも、コミュニケーション能力のひとつです。
自己管理能力
管理職は、感情に左右されず、論理的思考によって行動をすることが求められます。
そうでなければ、他者へ働きかけ、組織を運営することはできません。
そこで必要になるのが、自分の感情をコントロールする自己管理能力です。
また、スケジュールの管理や、仕事に対する自分のモチベーション、体調を維持することなども自己管理能力に含まれます。
管理職の仕事内容を理解して管理職の役割を果たそう
部署や組織の成果を最大化するために、管理職の仕事内容は多岐にわたります。
そして、仕事の中で、部下へのフィードバックや社内調整など、コミュニケーションが重要な場面が多くあります。
効果的なコミュニケーションを実現するためには、意識的にツールを選択することも必要でしょう。
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