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タイムマネジメントとは？導入メリットやフレームワークを活用した手順を解説
目次
タイムマネジメントは、時間の管理をすることだと思われがちですが、ビジネスにおいては「生産性の向上を目指す」ことを指します。
業務の効率化をはかるために重要とされているタイムマネジメントについて、意味や役割、タイムマネジメントを導入するメリットと導入手順について解説します。
タイムマネジメントとは
タイムマネジメントとは、限られた時間で能率的に仕事をして生産性向上を目指す意識や行動のことです。
タイムマネジメントは、時間を管理することと思われがちですが、ビジネスにおいては与えられた時間を有効活用し、生産性を向上させる行動を指しています。
タイムマネジメントの役割と効果
ビジネスにおいては、スケジュールに沿った業務以外に、イレギュラーな対応を求められる業務や、新規に着手する業務が発生することが考えられます。
タイムマネジメントをとりいれることで、日常業務に加えて、新たにとりかからなければいけない業務の優先順位を見極めるスキルがつくため、能率的に業務を遂行できるようになります。
結果として、従来の業務時間と同じ時間、もしくは短縮した時間で業務の生産性が向上したり、不要な業務を短縮、もしくは廃止してほかの業務にリソースをさき、時間を有効活用したりする効果が得られます。
タイムマネジメントが注目される背景
現在の日本は少子高齢化社会であり、2019年には75歳以上の人口は1849万人、20歳から64歳の人口は6925万人でしたが、2040年には75歳以上の人口は2239万人、20歳から64歳の人口は5543万人になると推測されています。[※1]
少子高齢化により働き手が減少しているため、企業の生産性の維持や向上のためにも、社員一人ひとりの効率的な業務が求められています。
また、働き方改革でワークライフバランスが重視されるようになった影響もあります。
社員が所定の労働時間のなかで最大限の業務をおこない、生産性を高める必要もあるため、タイムマネジメントは注目されています。
タイムマネジメントを導入するメリット
タイムマネジメントを導入するメリットを解説します。
生産性向上
タイムマネジメントをとりいれ、一時間かかっていた業務を30分で終えられた場合、同じ一時間でも業務の生産性は2倍になります。
また、不要な業務を見直すことで、業務の短縮や廃止につながり、生産性の向上がかないます。
ひとつの業務にとりかかる時間を短縮することで、ほかの業務量を増やせるだけでなく、新しい企画を考えたり人材を育成したりする時間にもあてられるため、企業のさらなる発展にもつながるでしょう。
長時間労働の改善
タイムマネジメントで時間の使い方を意識することで、業務の優先事項や効率的な業務の手順を考え実行できるため、効率的な業務遂行につながり、長時間労働の改善ができるでしょう。
業務のなかでも本日中にやること、明日でもいいことを見極められるため、業務の手順を整えることで長時間労働を回避できるでしょう。
ワークライフバランスの改善
タイムマネジメントをとりいれることで、長時間労働が改善された場合、社員はワークライフバランスがとれるようになるため、プライベートが充実でき、心身の疲労をとるなどリフレッシュにつながり、業務で最大限のパフォーマンスを発揮できるようになるでしょう。
社員のパフォーマンスが業務で最大限発揮されることで、生産性が向上されたり社内の活気が溢れたりし、企業に好循環サイクルがうまれます。
社員もワークライフバランスの両立ができることで、従業員満足度も向上するため、タイムマネジメントは企業、社員双方にとってメリットをもたらします。
タイムマネジメント導入の手順と活用できるフレームワーク
タイムマネジメント導入の手順や活用できるフレームワークを解説します。
業務を可視化する
タイムマネジメント導入のために、まずは普段おこなっている業務の可視化をおこないます。
業務には日常的な業務や月一度の定例業務など、さまざまありますが、ロジックツリーやブレインストーミングを活用し、すべて書き出していきましょう。
業務の優先度を設定する
可視化した業務を、アイゼンハワーマトリクスというフレームワークを活用し、緊急度、重要度の観点から4つの優先度にわけて、優先順位を設定していきます。
優先順位が高い順に「緊急度と重要度が高い業務」「重要度が高く緊急度は低い業務」「緊急度が高く重要度は低い業務」「緊急度と重要度が低い業務」となるため、業務が与える影響から重要度をはかりましょう。
業務の重要度を確認する
アイゼンハワーマトリクスを活用して優先順位を設定する際に、重要度の判断が難しい場合もあるでしょう。
重要度が高い業務を低いと判断した場合、ビジネスのチャンスを逃すことにもなりかねないため、市場調査や資金の検討をおこなうフィジビリティスタディを活用して、市場の動向などを把握することが大切です。
目標を設定し見通しをつける
業務に対し、目標や納期の設定をおこなうために、具体的な目標や目標達成のための具体的な行動、目標達成の期限などを設定するSMARTの法則を活用します。
また、HIROENのフレームワークを活用することで業務を細かく分類できるため、細分化した業務にかかる時間を予測し、目標達成までにかかる時間の見通しをつけられます。
振り返りをおこなう
タイムマネジメントを導入しても、イレギュラーな業務対応などにより、計画どおりに業務が進まないことがあります。
そのため、週に一度など、定期的に振り返りの時間を設け、計画に沿っているか、計画の修正は必要かを検討し、必要であれば修正対応しましょう。
計画の振り返りには、改善点を見つけたり実際に次回に活かしたりするPDCAを活用できます。
タイムマネジメントの注意点と成功させるポイント
タイムマネジメントの注意点や成功させるポイントを解説します。
QCDRSを意識して行動する
タイムマネジメントの計画に沿い、能率的に業務をおこなうためには「Quality（品質レベル）」「Cost（コスト）」「Delivery（納期）」「Risk（リスク）」「Service（サービス）」のQCDRSを意識した行動が重要です。
たとえば、品質レベルが「プロ向けの商品」を求められていた場合に、品質レベルの確認を怠り「初心者向けの商品」を開発してしまっては、開発費用や開発までにかかった時間が無駄になってしまいます。
無駄となる業務をなくし、計画をスムーズに進行するためにも、事前にQCDRSを確認しましょう。
実現可能な範囲でおこなう
業務計画を立てる際には、計画に余裕をもたせ、実現可能な範囲でタイムマネジメントをおこないましょう。
たとえば、業務予定を計画内に漏れなく組み込んだ場合、イレギュラーな対応が入ったり、トラブルが発生したりした際に、計画どおりにいかず進捗遅れが生じる恐れがあります。
また、計画の遂行とトラブルなどへの対応を両方抱えてしまうため、焦りが生じてさらなるトラブルの発生へとつながるかもしれません。
優先度や重要度の設計は感覚でおこなわない
業務の優先度や重要度の設定は、業務経験などから感覚でおこなってしまいそうになりますが、感覚に頼った場合、市場の動向を把握できていなかったり、業務の本質を見逃していたりして、優先度や重要度を見誤る恐れがあります。
そのため、タイムマネジメントの手順に沿い、フレームワークを活用して設定することで、誤りのない優先度や重要度を設定できるでしょう。
タイムマネジメントで生産性向上を目指しましょう
タイムマネジメントは、限られた時間で能率的に仕事をして生産性向上を目指す意識や行動のことで、少子高齢化や働き方改革が進行している日本のビジネスにおいて必要とされています。
タイムマネジメントを導入し、手順に沿って活用することで生産性が向上したり、社員のワークライフバランスがとれたりするメリットがあります。
タイムマネジメントで生産性向上を目指すためには、業務を細分化し計画に沿って遂行していくことが求められるため、ビジネスチャット「Chatwork」の活用をおすすめします。
ビジネスチャット「Chatwork」は、チャット形式でメッセージが送れるため、業務の進捗の確認や社内での共有が気軽におこなえます。
また、タスク管理機能では「期限」の設定ができるため、タスクだけでなくタスクの納期管理にも役立つでしょう。
タイムマネジメントを有効活用するためにも、ビジネスチャット「Chatwork」の活用をぜひご検討ください。
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[※1]出典：厚生労働省「「令和２年版厚生労働白書－令和時代の社会保障と働き方を考える－図表1-1-4-2 人口ピラミッドの推移No.2」」
https://www.mhlw.go.jp/stf/wp/hakusyo/kousei/19/backdata/01-01-01-04-02.html
※本記事は、2022年6月時点の情報をもとに作成しています。
