仕事の優先順位のつけ方とは?重要度と緊急性で考える仕事の優先順位

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複数の仕事を抱えていると、仕事に優先順位をつけて進めていかなければいけません。

しかし、仕事の数が多くうまく整理できなかったり、緊急度や重要度がどれも高く迷ってしまい、仕事の優先順位のつけ方や判断に困ることもあるかもしれません。

仕事の優先順位の基本的なつけ方や、迷ったときの判断方法について考え、スムーズに仕事を進めていきましょう。

仕事の優先順位のつけ方とは

仕事の優先順位のつけ方について基本的な方法をご紹介します。

 

やることをメモに書き出す

まずは今自分が抱えている仕事をメモに書いてみましょう。

この段階ではあまり考えることを意識せず、時間がかかる仕事やちょっとしたタスクまで、思いつく限り書き出します。期日がある場合はあわせて記載しましょう。

忘れている仕事がないか不安な場合は、メールやチャットの履歴をさっと見返してみるのもよいでしょう。

 

やらないことを決める

仕事をおこなえる時間は当然ながら有限です。

ひととおりの仕事をメモに書き出した段階で、すべてのタスクをこなすことが難しく感じたり、期限ギリギリまでかかってしまいそうな場合は、仕事を減らす必要があります。

重要でない仕事はいっそ実施しない決断をしたり、自分でなくてもできる内容であれば他の人に渡すという選択もあるでしょう。

いつかできたらいい、しなくてもいいけどできたら業績にいい影響がありそうという程度の仕事であれば、一度メモから消し、余裕ができたときに見返せる別の場所に記しておきましょう。

 

「重要度」「緊急性」に分ける

ここから実際に優先順位をつけていきます。

メモに書き出した仕事が次の4つの項目のどれに該当するかを考え、それぞれ分類していきましょう。

  • 【1】重要度が高く、緊急性も高い
  • 【2】重要度は低いが、緊急性が高い
  • 【3】重要度は高いが、緊急性が低い
  • 【4】重要が低く、緊急性も低い

優先順位は【1】が最も高く、【4】が最も低くなります。

【2】と【3】の優先順位は、仕事の内容や状況により入れ替わることもあるでしょう。

また、【2】は仕事が発生したその場ですぐ終わらせられるような簡単なタスクであることも多いため、常にこまめに消化してため込まないようにすることも大事です。

 

柔軟に対応する余裕を持たせる

優先順位をもとにスケジュールを決めたり、日ごとのToDoリストを作る場合もあるでしょう。

スケジュールやToDoを考えるときは、新たな仕事や緊急の仕事が入ってきたときに対応できるよう、時間に余裕を持たせることが大切です。

日々状況は変わっていくこと、仕事は今あるものがすべてではなく増えていくことを前提に考えていきましょう。

 

優先順位をつけたらリストを作って管理する

優先順位をつけたらリストを作り、意識しながら仕事ができるよう目につきやすい場所で管理しましょう。

状況に応じて柔軟に入れ替えやすいよう工夫するのもよいかもしれません。

紙や付箋に書くアナログでの管理のほかに、タスク管理ツールや付箋アプリなどデジタルツールを使うという方法もあります。

仕事の優先順位をつけるときに迷う場合の判断方法

重要かつ緊急な仕事が複数あったり、重要度は低いが緊急性が高い仕事と重要度は高いが緊急性が低い仕事のどちらを先にやるか迷うこともあるでしょう。

仕事の優先順位をつけるときに迷ったら、次のような基準で判断してみましょう。

 

成果が出るのが早い仕事を先にやる

重要度と緊急性だけで優先順位を決めきれない場合は、「成果の大きさ」と「実施のスピード」というふたつの観点で考えてみましょう。

成果が大きくかつすぐにできる仕事は、早めに完了させることでよりよい成果を得られたり、改善をおこなう余裕ができます。

また、成果があがるとモチベーション向上になり、他の仕事にもよい影響があるかもしれません。

 

簡単なことを先に済ませる

とりあえず簡単なものから手をつけることで、考える時間を減らせます。

また、短い時間でタスクを消化することができ、スピード感を持って仕事を進められるでしょう。

 

工程が多く長期的に進めるものは早めに

仕事のなかにはひとつの工程しかないものは少なく、複数の工程が必要なもの、自分だけで完結できないもの、次の工程を受け持つ誰かが待っているものがほとんどでしょう。

工程が多く、長期的に進めていく仕事ほどスケジューリングが大切になります。

早めに終わらせることで仕事の質や評価を上げられることにもつながるため、早めに着手するとよいでしょう。

優先順位をつけた仕事を実施するときの注意点

優先順位をつけた仕事を着実に進めていくためには、いくつか注意することがあります。

 

制限時間を決める

ひとつの仕事をだらだら続けてしまうと、せっかく優先順位を決めた他のタスクに着手するのが遅くなり、限られた業務時間のなかで消化しきれない原因になります。

長時間ひとつのタスクを続けていると、集中力が続かず効率が落ちることにもつながるため、タスクごとの制限時間や休憩のタイミングを決めておく必要があるでしょう。

優先順位をつけた他の仕事の進行が送れないよう、常にスピードを意識しながら仕事をすることが大切です。

 

完璧にやろうとしない

どの仕事でも完璧を目指していると、時間はいくらあっても足りません。

今抱えている複数の仕事を期限内に確実に終わらせるためには、完璧よりも完了を優先することが重要です。

完成度よりもスピード感を求められる仕事も多くあるため、常に完璧にこだわる必要はないでしょう。

 

効率的にできる方法を考える

優先順位をつける必要があるほど複数の仕事を抱えている状況であれば、仕事のスピード感も重要になります。

優先順位をつけた仕事をただ素直に消化していくだけではなく、より早く終わらせるにはどうすればよいか、もっと効率的な方法はないかを考える癖をつけるとよいでしょう。

 

休憩やコミュニケーションの時間を持つ

休憩の時間で頭を休めることは、集中力を維持するために大切です。

また、業務に直結しない同僚とのコミュニケーションでも、笑うことによってリラックスしたりストレスが解消でき、仕事によい影響を与えます。

会話のなかに仕事のヒントになる情報をみつけられることもあるでしょう。

忙しい状況であっても休憩やコミュニケーションをとることを意識し、メリハリをもって仕事を進めていきましょう。

仕事の優先順位の管理にChatwork

仕事の優先順位をつけるときは、今抱えているタスクをすべて書き出したうえで、「重要度」と「緊急性」のふたつを考えて分類してみましょう。

重要度も緊急性も高い仕事が複数あるなど判断に迷う場合は、「成果の大きさ」と「実施のスピード」というふたつの観点で決める、まず簡単なものから片づけるなどの方法もあります。

優先順位を決めたあとは、目につきやすい場所でタスクを管理することが大切です。

ビジネスチャットのChatworkは、タスク管理にも活用できます。

Chatworkのタスク管理機能ではタスクごとに担当者、期限の日にちと時間の設定が可能で、チャット画面の目につきやすい場所で管理することができます。

また、マイチャットで自分だけが見られる状態で管理できるほか、グループチャットを使ってチーム内でタスクを共有することもできます。

仕事の優先順位の管理に、ぜひChatworkをご活用ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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