プロジェクトマネジメントとは?意味や目的、求められるスキル解説

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プロジェクトマネジメントとは?意味や目的、求められるスキル解説

目次

プロジェクトを成功させ、目的を達成するためには、チーム間の協力体制の確立や業務の進捗管理が求められるでしょう。

プロジェクトマネジメントをおこなうことで、人員や予算、リスクなどを把握し、適宜対応しながら業務を進められる可能性があります。

プロジェクトマネジメントの意味や目的、成功ポイント、求められるスキルを解説します。

プロジェクトマネジメントとは

プロジェクトマネジメントとは、定められた期間で目的達成のためにおこなう業務であるプロジェクトを管理することです。

プロジェクトマネジメントの実施によって、進捗管理やリスク管理などが適切になるため、プロジェクト成功の可能性を高められます。

プロジェクトマネジメントをおこなう人を、プロジェクトマネージャーと呼びます。

プロジェクトマネジメントが必要な理由

企業が目的を達成するためには、社員ひとりひとりの力を合わせることが大切なため、プロジェクトマネジメントで業務を管理することが求められています。

たとえば、プロジェクトの最初の工程が滞った場合、次の工程に進めず業務全体の遅れにつながったり、計画が頓挫したりする恐れがあります。

プロジェクトマネジメントがおこなわれた場合は、進捗管理をして後れが出そうな工程に人員を割いたり、全体の計画を見直したりできるため、メンバー一丸となって目的達成に向け、適宜調整しながら進められるでしょう。

プロジェクトマネージャーの役割

プロジェクトマネージャーの役割は、プロジェクトマネジメントをおこない、目的を達成することです。

具体的には、目的達成に関わる「品質管理」「スケジュール管理」「原価管理」と、目的達成に至るプロセスである「スコープ管理」「要員管理」「コミュニケーション管理」「リスク管理」「調達管理」「ステークホルダー管理」、全体的に管理する「統合管理」をおこなうことで、目的達成へと導きます。

PMBOKの5つのプロセス

PMBOK(ピンボック)とは、「Project Management Body Of Knowledge」の略称で、プロジェクトマネジメントの手法を体系的にまとめたガイドブックです。

1987年にアメリカの非営利団体PMIが発表して以来、内容が改訂されながら現在でも世界各国で使用されています。

PMBOKでまとめられている、5つのプロセスについて解説します。

プロセス(1):立ち上げ

立ち上げのプロセスでは、プロジェクト開始にあたって必要な予算を想定したり、目的や目標を明確にしたりします。

プロジェクトの定義を確立し、ステークホルダーから許可を受けます。

プロセス(2):計画

計画のプロセスでは、プロジェクト成功に向けた計画を立てます。

リスクの分析や費用の見積もりなどをおこない、リスクマネジメント計画、プロジェクトマネジメント計画などを作成していきます。

プロセス(3):実行

実行プロセスでは、プロジェクトを計画どおりに進めていきます。

プロジェクトに関する業務の指揮や人材管理をし、業務進捗が芳しくなければ、計画の見直しや修正も検討します。

プロセス(4):監視・コントロール

監視・コントロールのプロセスでは、業務が計画どおりに進んでいるかを継続的にチェックし、差がある場合は差を解消するようにつとめます。

プロセス(5):終結

終結プロセスでは、おこなうべきプロセスをすべて終えられているかを確認し、プロジェクトを終結させます。

プロジェクト開始から終結までに得たノウハウなどがあれば、次のプロジェクトで活かせるように蓄積し、必要に応じて情報を共有します。

プロジェクトマネジメントの成功ポイント

プロジェクトマネジメントを成功させるポイントを解説します。

ポイント(1):目的を明確にする

プロジェクトをおこなう目的を明確化することで、目的達成となる事項や目指すべき方向性がわかるため、目的に向かった指揮がとれるようになったり、チームメンバーも自主的に目的達成に向けた行動がとれるようになったりします。

目的の明確化は、プロジェクトのゴールをイメージしやすくなるため、チーム全体のモチベーションが向上し、より質の高い業務をおこなえるでしょう。

ポイント(2):スケジュールを策定する

プロジェクトの進捗を管理するために、業務のスケジュールを策定します。

策定したスケジュールに則って業務をおこなうことで、業務の遅れに早期に気づけ、問題があれば適宜対応したり、スケジュール全体の見直しをはかったりできるでしょう。

プロジェクトはチーム一丸となって遂行するため、随時ミーティングを開いてお互いの進捗を確認したり、懸念点などがあれば共有したりして、状況を把握することも大切です。

>情報共有に関する記事はこちら

ポイント(3):やるべきことを洗い出す

目的達成のためにやるべきことを洗い出し、担当者や業務完遂の期日を設定しましょう。

やるべき業務を洗い出すことで、やることが明確化し、メンバーが業務を進めやすくなったり、優先的にとりくむ業務を把握できたりします。

また、担当者や期日を設けることで、責任の所在が明らかになったり、進捗の遅れなどが把握しやすくなったりします。

進捗の遅れやトラブルなどが発生した場合には、担当者に割り振っていた業務を再配分するなどの対処も必要でしょう。

プロジェクトマネジメントに必要なスキル

プロジェクトマネジメントは、目的達成のためにプロジェクトを進めなければならないため、多様なスキルが必要です。

プロジェクトマネジメントに必要なスキルを解説します。

コミュニケーションスキル

プロジェクトはチームメンバーの協力や認識の一致によってスムーズに進められるため、共通認識をもつ場を設けたり、的確な指示出しをできるようなコミュニケーションスキルが必要です。

また、目的達成に向けたモチベーションを維持するために、困っているメンバーの相談に乗ったり、メンバーの業務量に配慮したりする必要もあります。

>コミュニケーションスキルに関する記事はこちら

問題解決能力

プロジェクトを進めるにあたって、問題やトラブルの発生はつきものです。

そのため、問題やトラブルが発生した際に、適切かつ迅速に対処する問題解決能力が求められます。

問題やトラブルをひとりで解決しようとするのではなく、メンバーの協力を得ながら、チーム全体で乗り切るようにしましょう。

全体を俯瞰的に見るスキル

プロジェクトマネジメントは、ひとつの事柄にこだわるのではなく、全体を俯瞰的に見るスキルが大切です。

たとえば、ひとつの業務の進捗にばかり気をとられていた場合、ほかの業務の遅れに気づけなかったり、トラブルへの対処に遅れたりする恐れがあります。

プロジェクトを成功に導くためには、業務の進捗や予算、リスクなど、プロジェクト全体を俯瞰的に見るスキルが求められるでしょう。

プロジェクトマネジメントの代表的な手法

プロジェクトマネジメントの代表的な手法を解説します。

ガントチャート

ガントチャートとは、作業名と作業日数などを縦軸、横軸で図式化し、作業の期日や作業内容などをわかりやすくまとめた表です。

図式化することで、進捗管理がしやすくなったり、メンバーが自分の作業の期日を把握しやすくなったりします。

>ガントチャートに関する記事はこちら

WBS

WBSとは、「Work Breakdown Structure」の略で、やるべき業務を細分化して可視化する手法のため、プロジェクトを進めるにあたって必要な業務を洗い出せたり、業務の優先順位を決められたりします。

洗い出した業務をまとめることで、メンバーは目的達成のために必要な業務を把握できるでしょう。

>WBSに関する記事はこちら

マインドマップ

マインドマップとは、プロジェクトの内容を整理するために役立つツールで、木が枝分かれするように項目をまとめます。

たとえば、プロジェクトでおこなうべき業務を洗い出し、さらに細分化していったり、担当者を割り当てたりできます。

思考の整理に使えるツールのため、プロジェクトの整理や分析に役立てられるでしょう。

>マインドマップに関する記事はこちら

プロジェクトマネジメントの注意点

プロジェクトマネジメントの注意点を解説します。

小さなトラブルにも早急に対応する

プロジェクトの進行中に発生したトラブルは、小さなものでも早急に対応することが大切です。

小さなトラブルを放っておくと、のちに大きなトラブルを引き起こしたり、プロジェクトを完遂できなかったりする恐れがあります。

スムーズなプロジェクト進行のためにも、トラブルの大小に関わらず迅速な対応が求められます。

コミュニケーションを大切にする

プロジェクトマネジメントを滞りなくおこなうためには、ステークホルダーとの良好な人間関係の構築も大切です。

メンバー間の人間関係がよくない場合、情報共有ができていなかったり、相手を頼らなかったりして、業務の進捗に影響を及ぼす可能性があります。

そのため、チーム内の人間関係が良好になるようなコミュニケーションを意識することも重要です。

進捗管理には「Chatwork」を活用しよう

プロジェクトマネジメントとは、目的達成のためにプロジェクトを管理することを指します。

本記事で紹介したとおり、プロジェクトの成功を左右する重要な要素として、ステークホルダーとのコミュニケーションによる良好な関係構築があげられます。

スムーズなコミュニケーションによって、チーム一丸となってとりくみ、より適切なプロジェクトマネジメントを実現させる手段として、ビジネスチャット「Chatwork」の活用がおすすめです。

ビジネスチャット「Chatwork」は、チャット形式でメッセージを送れるコミュニケーションツールで、個人チャットとグループチャットを作成できます。

グループチャットで業務進捗や発生したトラブル、対処法などを共有できる一方で、個人チャットでは業務進捗に遅れのある担当者に声をかけ、相談に乗ることも可能です。

>グループチャットに関する記事はこちら

マネジメント力を上げていきたい場合は、タスク管理機能の活用も効果的でしょう。

>Chatworkのタスク管理機能についてはこちら

プロジェクトマネジメントを成功させるために、進捗管理やメンバーとの密なコミュニケーションをとれる「Chatwork」の利用をぜひご検討ください。

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