BPRの進め方とは？業務改革の目的や方法、成功のコツを事例付きで解説

日本語で「業務改革」を意味するBPR（Business Process Re-engineering）は、近年注目を集めている取り組みです。

BPRに取り組むと、企業は生産性向上やコスト削減などのメリットを得られるため、少子高齢化による労働人口の減少が問題視されている昨今、企業にとっては急務で取り組むべき課題だと言えるでしょう。

BPRを正しく理解するために、BPRの内容や目的、メリット、また進め方を解説します。

BPRとは

「BPR（ビーピーアール）」は、「Business Process Re-engineering（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）」の頭文字をとった略称で、プロセスの視点から、既存の組織や制度を根本から見直し、業務フローや情報システムなどの再構築を意味する言葉です。

日本語で「業務改革」とも訳される「BPR」は、元マサチューセッツ工科大学教授のマイケル・ハマーと、経営コンサルタントのジェイムス・チャンピーの共著である書籍『リエンジニアリング革命』が1993年に刊行されたことによって、広く知られるようになりました。

BPRが注目を集める理由

BPRが近年注目を集める背景には、日本の少子高齢化があげられます。

近年、日本の人口は減少しており、それにともない労働人口も減ってきています。

人材不足が叫ばれている現代において、貴重な人材による効率よい活躍が企業にとって望ましい状況といえるため、自社組織や業務フローを見直し、効率化を図るBPRの取り組みが注目されるようになりました。

BPRの目的・メリット

BPRへの取り組みは、企業にとってさまざまなメリットがあります。

今回は、BPRのメリットの代表例として、5つの項目を紹介します。

BPRに取り組む目的とともに、メリットを確認していきましょう。

業務効率化

BPRに取り組むと、業務を効率化できる可能性があります。

たとえば、業務フローの見直しにより、無駄だった作業が見つかると、省いたり改善したりなど、業務時間を短縮できるでしょう。

＞業務効率化のアイデアと事例に関する記事はこちら

コスト削減

BPRの取り組みは、無駄や余分な作業に気がつくきっかけになるため、不要な要素や作業の低減で、コスト削減を期待できます。

たとえば、人件費や消耗品費、材料費などのコストを削減できれば、別の必要なところにコストをかけられるようになるため、自社をさらに発展させられるかもしれません。

生産性向上

業務フローなどの根本的な見直しによって、自社にとっての必要な業務と不必要な業務を明確にできると、必要な業務に比重をおいたり、不必要な業務をなくしたりできるため、生産性の向上を見込めます。

また、意思決定の遅さが課題の場合は、BPRの取り組みによって、意思決定が鈍化している原因を把握できる可能性もあるため、意思決定までの時間の短縮につながり、生産性を高められるでしょう。

従業員満足の向上

業務を効率化できたり、必要な業務へ注力できたりする環境は、従業員の企業に対する満足度の向上にもつながります。

無駄な業務による負担から解放されたり、業務に対するやりがいを感じられたりするようになると、従業員は業務に対するモチベーションを高く維持したまま働けるようになります。

従業員の質の高い業務は、顧客が満足できる商品やサービスの提供にもつながり、企業価値の向上も期待できるでしょう。

＞【社労士監修】従業員満足度を高めるメリットに関する記事はこちら

リスクマネジメントの実現

業務フローの見直しや再構築の実施によって、リスクマネジメントを実現できる可能性もあります。

たとえば、属人化している業務の標準化を目指し、マニュアルなどの作成を進めれば、だれでも対応できるようになり、担当者がいないと業務が進まないというリスクの回避が可能になります。

v業務の停滞は、生産性の低下やトラブルを起こす恐れがあるため、リスクマネジメントの観点からも、BPRへの取り組みが重要であることがわかります。

＞リスクマネジメントとは？に関する記事はこちら

BPRと類語との違い

BPRとは、プロセスの視点から、既存の組織や制度を根本から見直し、業務フローや情報システムなどを再構築することですが、混同しやすい用語が存在します。

混同して使用しないように、類語との違いを確認していきましょう。

業務改善との違い

「業務改善」とは、業務を見直し、効率化できるように改善していく取り組みです。

BPRは、業務改善と訳される場合もあり、非常に似ている用語ですが、業務改善は部署ごとなど、部分的な業務効率化をはかる一方で、BPRは全社的・根本的な取り組みのため、BPRの取り組みのひとつとして業務改善があると理解しておきましょう。

DXとの違い

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術の活用によってビジネスモデルを変革し、企業の競争優位性を高める取り組みを指します。

DXとBPRは、DXがAIなどのデジタル技術を活用したビジネスモデルの変革を目的としているのに対し、BPRは適切な業務プロセスへの再構築を目的としている点に違いがあります。

＞DXとは？に関する記事はこちら

BPRの進め方

BPRの取り組みを成功させるには、適切に進めていく必要があります。

今回は、BPRの進め方の一例として、以下の5ステップを解説します。

5つのステップを参考に、BPRの取り組みを検討してみてください。

ステップ（1）：検討

まずは、BPRを実施する目的と目標を設定するために、階層の異なる従業員からは業務の改善点を、経営層からは企業戦略に沿った改善点をヒアリングしましょう。

ヒアリングした内容は、従業員代表と経営層が話し合い、改善点の共有や、目的や目標の設定を進めます。

また、目的と目標を設定したら、対象となる業務範囲や単位も設定します。

キープロセスや、事業システム区分を意味するBSU（ビジネス・システム・ユニット）を明確にすると、対象業務を設定しやすいでしょう。

ステップ（2）：分析

次に、現状の業務プロセスの課題を分析していきます。

課題の洗い出しには、分析ツールを活用できるため、ABCやBSCといったフレームワークを使用し、改善方法を検討していきましょう。

「ABC（Activity Based Costing）」とは、活動基準原価計算とも呼ばれるフレームワークで、活動単位で業務プロセスを分類し、プロセスごとのコストを算出できます。

「BSC（Balanced Scored Card）」とは、業績を評価できるフレームワークで、「財務」「顧客」「業務プロセス」「学習と育成」という4つの観点から現状を評価できます。

ステップ（3）：設計

課題や現状を分析し、改善するための戦略や方針を設計できたら、ビジネスプロセスを標準化していきます。

ノンコア業務でアウトソースできる業務は、社外人材への委託も検討しましょう。

また、改善していく課題に優先順位をつけて、課題改善のためのメンバー構成やコストの設計など、プロセスを具体的に決めていきます。

ステップ（4）：実施

BPRの実施にあたり、経営者は、BPRの必要性や目的を全社に周知し、社員と共有すると、目標の達成度合いや取り組みにズレがないかの確認をしやすくなります。

ビジネスプロセスの改善は、短期的に実現できるものではなく、時間がかかるもののため、最終目標だけでなく短期目標も立てると、進捗を把握しやすいでしょう。

ステップ（5）：モニタリング・評価

BPRの取り組みを開始したら、成果や状況に関するモニタリング・評価の実施も重要です。

業務のモニタリングをおこない、問題があれば検討ステップに戻って修正をおこないます。

ビジネスプロセスの進捗やBPRの効果を評価するために、業務担当者に対して、業務時間や工数などの数値だけでなく、定性的な面でのヒアリングもおこなうとよいでしょう。

BPRを成功させるポイント

BPRは、実施してすぐに成果がでるものではなく、長期的な視点で見て、適宜修正をくわえていくものです。

成功に導くためにも、BPRを成功させるポイントを確認しておきましょう。

ERPを活用する

「ERP（Enterprise Resources Planning）」とは、「企業資源計画」と呼ばれ、ヒト・モノ・カネ・情報という経営資源を有効活用する考え方を意味したり、「基幹系情報システム」を指したりする言葉です。

ERPを活用すると、情報を一元管理でき、業務効率化をはかれるため、BPRへの取り組みとともに導入を検討するといいでしょう。

BPOを活用する

「BPO（Business Process Outsourcing）」とは、自社の業務を社外に委託することです。

ノンコア業務や、コア業務であっても社内でリソースが割けない場合などは、従業員の負担軽減や社内業務の効率化の観点から、BPOを利用するといいかもしれません。

社内周知・浸透を徹底する

BPRの社内周知と浸透を徹底すると、全社的に取り組めるため、従業員一人ひとりが自社の課題の発見や業務改善に積極的になるなど、意欲的な行動が期待できるようになります。

また、従業員の理解を得られるように、BPRをおこなう目的や方針について、経営者からの発信も大切です。

明確なビジョン・目標をもつ

明確なビジョンや目標をもってBPRに取り組むと、目指すべき姿ややるべきことを把握できるため、取り組みにブレが生じないでしょう。

ビジョンや目標が曖昧な場合、進捗の把握が難しくなったり、不必要な作業に取り組んだりして、BPRの達成が困難になるケースも考えられるため、見切り発車をしないように注意が必要です。

継続的に取り組む

BPRは、継続的な取り組みにより、新たな業務フローなどが組織に浸透するため、発生した問題を見直し、修正しつつ、長期的に取り組んでいく姿勢が大切です。

BPRに活用できるツールやフレームワークは、今後も新たに出てくる可能性があるため、状況にあわせて最適なツールなどをとりいれていくようにしましょう。

BPRの導入事例

最後に、BPRの取り組みを実施し、コスト削減などのメリットを得た企業の事例を紹介します。

実際の取り組みを参考に、自社への導入を検討しましょう。[注]

固定コストを90億円削減した企業

ある製造業の企業は、資金が潤沢なときこそ本質的な改革をおこなうべきとの考えで、BPRに取り組みました。

BPRの実施期間は3年ごとの3ステージにわけ、それぞれで「収益体質づくり」などのやることを明確にしたり、約100億円の投資を3年で回収するという目標を立てたり、従業員の理解を得るために対話や教育・研修を充実させたりしました。

そして、BPRの取り組みの結果、製造固定費の90億円超の削減や、投資額を3年で回収するという目標の達成に成功しています。

この企業は、BPRの成功要因として、従業員にBPRをおこなわない場合の危機意識を醸成したり、従業員に責任感を芽生えさせ、モチベーションを向上させたりした取り組みをあげています。

作業時間の短縮など業務効率化を実現した企業

あるサービス業の企業は、もともと業務効率化に向けた活動をしていたため、BPRへの取り組みも開始しました。

この企業では、小集団活動による業務改革の展開を計画し、小集団サークルを作って業務改善を検討したり、コンサルタントからの指導を受けたりしてBPRを実施していきました。

そして、BPRに取り組んだ結果、一部の業務で作業時間の短縮化や人件費の削減がはかれ、業務効率化を実現できました。

企業は、トップが業務改革をおこなう必要性について従業員へ継続的に訴えかけた取り組みや、部門のトップが常に現場にいたことなどを、BPRの成功要因としてあげています。

スピーディな情報共有に「Chatwork」

BPRとは、プロセスの視点から、既存の組織や制度を根本から見直し、業務フローや情報システムなどを再構築する取り組みを指し、近年の労働人口の減少問題を解消する取り組みとして、注目を集めています。

BPRに取り組むと、生産性の向上や従業員満足度の向上などのメリットがありますが、成功させるためにはトップと従業員が課題や目標を共有し、方針を統一するなど、ブレを生じさせないことが大切です。

このような社内の情報共有には、ビジネスチャット「Chatwork」の活用がおすすめです。

ビジネスチャット「Chatwork」は、チャット形式でメッセージを送れるコミュニケーションツールで、1対1はもちろん、部署やプロジェクトなどの複数人や、全社員とも円滑なやりとりを実現できます。

グループチャットを作成すれば、全社員に一斉にメッセージを送れるため、たとえば、BRPの取り組みの目標や方針などを、スピーディに共有することができます。

効率的な情報共有を実現しながら、BPRの取り組みを成功させるためにも、ビジネスチャット「Chatwork」の導入をぜひご検討ください。

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[注]出典：総務省「民間企業等における効率化方策等（業務改革（BPR））の国の行政組織への導入に関する調査研究」
https://www.soumu.go.jp/main_content/000078231.pdf
※本記事は、2023年7月時点の情報をもとに作成しています。