BPOとは？アウトソーシングとの違いやメリット・デメリットを解説

BPOとは、企業の業務プロセスを一括して外部の専門業者に委託することです。

主に経理や人事などのバックオフィス系の業務を委託するケースが多く、近年はそれらを中心とした企業も多く存在します。

BPOには生産性向上やコスト削減というメリットがありますが、デメリットや注意点もあるため、導入を検討している企業は事前に確認しておくことをおすすめします。

BPOの意味とアウトソーシングとの違い、メリット・デメリットと導入の注意点を解説します。

BPOとは？

BPOとは「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」の略語で、企業の業務プロセスを一括して外部の専門業者に委託することです。

経理や人事など、企業の利益に直接結びつかないノンコア業務をBPOすることにより、企業の利益に直結するコア業務に注力できます。

BPOの対象となる業務とは

定型化しやすいノンコア業務がBPOの対象となりやすいですが、コア業務が委託されるケースもあります。

BPOの対象となる業務の例を表にまとめました。

BPOの対象	具体的な業務
人事	・採用計画の策定 ・応募者管理 ・社員教育のサポート ・社会保険の手続きのサポート　等
経理	・伝票入力 ・請求書の作成 ・債権等の管理 ・決算業務　等
総務	・受付 ・備品の管理 ・社内イベントのサポート ・郵送物対応　等
法務	・法律関連の相談対応 ・登記業務 ・知財関連の対応 ・株主総会の対応　等
営業	・顧客管理 ・営業資料作成 ・データ入力 ・戦略立案　等
コールセンター	・ヘルプデスク ・問い合わせ対応 ・テレアポ ・既存顧客のフォロー　等
IT	・デバイス管理 ・セキュリティ対策のサポート ・システムの保守、運用 ・システムの開発　等

BPOとアウトソーシングとの違い

アウトソーシングとは、自社の業務の一部を外部委託することです。

BPOとアウトソーシングは、いずれも業務を外部委託することですが、BPOは業務プロセスを一括して外部委託するのに対し、アウトソーシングは一部を外部委託するという点に違いがあります。

また、一括して外部委託するBPOは、対応業務が幅広いため、専門性が求められたり、委託期間が長期にわたったりします。

一方のアウトソーシングは、企業の繁忙期などの状況によって、短期的におこなわれるのが特徴です。

アウトソーシングの具体的な業務例は、下記のとおりです。

アウトソーシングの対象	具体的な業務
人事	・一時的な面接代行 ・期間限定の企業説明会の催行　等
総務	・短期イベントの運営 ・一時的な問い合わせ対応　等
事務	・短期の備品管理 ・一時的なデータ入力　等
IT	・一時的なWebデザイン ・短期間のコーディング　等

＞アウトソーシングのメリットに関する記事はこちら

BPOとBPRとの違い

BPRとは「ビジネス・プロセス・リエンジニアリング」の略語で、自社の業務プロセスを根本的に見直し、業務効率化や改善をはかることです。

BPOは主にノンコア業務が対象となりますが、BPRはコア業務やノンコア業務といった分け方をせず、業務効率化をはかっていく点に違いがあります。

＞BPRの進め方に関する記事はこちら

BPO需要が高まっている理由

本来であれば自社内ですべて完結させるべき業務なのかもしれませんが、それらを社外に委託する需要が高まっているのは、なぜなのでしょうか。

そこには企業の将来を見据えた業務効率化やクラウドサービスの普及といった時代背景も影響していると考えられるでしょう。

BPO需要が高まっている主な理由を解説します。

人手不足の深刻化の影響

少子化が深刻化している日本において、人手不足によって事業を継続するのがやっとの状態であったり、採用に難しさを感じていたりする企業も多いです。

専門的な業務を外部委託できるBPOを活用すれば、自社で人材を採用、育成しなくても人手不足が解消され、業務効率化をはかれるため、BPOの需要が高まっています。

VUCA時代の到来の影響

将来の予測が困難な状態を意味するVUCA（ブーカ）時代の到来によって、ビジネス環境に変化が生じやすくなっています。

ビジネス環境が変化するたびに必要な人材を採用、育成していては、変化の流れについていけなかったり、費用がかさんだりする恐れがあるため、変化に応じて必要なリソースを外部に求められるBPOが注目されています。

＞VUCA時代に関する記事はこちら

BPOを導入するメリット

BPOを導入することで、以下のようなメリットがあります。

それぞれについてくわしく解説します。

コア業務に集中できる

BPOを導入してノンコア業務を外部委託すると、資金や時間、人材といった経営資源をコア業務に投入しやすくなります。

ノンコア業務に時間をとられていると、企業の利益に直結するコア業務に集中できなくなる恐れがありますが、BPOの導入によってコア業務のみに集中できれば、優先すべき事柄に全力で取り組めるでしょう。

業務効率化・生産性向上が期待できる

BPOは専門性の高い外部企業に業務を委託するため、外部企業によって現在の業務が見直され、効率化されるメリットがあります。

また、自社がコア業務に専念できることで、生産性向上も期待でき、さらなる企業成長につながると考えられます。

品質向上が期待できる

BPOによって、外部企業の専門的なノウハウが自社の業務に活かされるため、品質向上が期待できるでしょう。

リソースが足りないなか、自社で場当たり的に業務を進めても品質向上は難しいかもしれませんが、外部企業に専門スキルを活かして取り組んでもらえれば品質がよくなり、企業の評価が上がる可能性があります。

業務の標準化がはかれる

業務が属人化している場合、退職や異動などによって業務を対応する人が変わると、スムーズに業務を遂行することが難しくなる恐れがあります。

BPOを導入すると、外部企業によって属人化している業務フローが最適化され、誰もが対応できるように標準化されるため、業務の停滞を防げます。

さまざまなコスト削減につながる

新たな人材の採用や育成をしようとすると、採用コストや育成コストのほか、戦力となるまでの時間もかかります。

BPOを導入すれば、人材採用や育成をしなくても必要なリソースを早期に確保できるため、さまざまなコスト削減につながるでしょう。

BPOを導入するデメリット・注意点

便利に感じるBPOですが、導入する際にはしっかりとデメリットがあることも把握しておく必要があります。

BPOには、以下のようなデメリットがあります。

BPOの導入を検討している場合は、事前に確認しておきましょう。

初期費用・保守運用費がかかる

BPOの導入には、外部委託する企業と委託する業務の内容を明確に定義したり、運用のマニュアルを作ったりなど、手間やコストがかかります。

また、外部委託したあとの保守運用費もかかるため、BPO導入に関するコストと得られるメリットを把握したうえで導入を検討しましょう。

ノウハウの蓄積や内製化が難しくなる

BPOの導入によって自社の業務が外部企業に委託されてしまうと、当該業務に関するノウハウの蓄積が難しくなります。

また、のちに内製化しようと思っても、自社で運用してこなかったため、体制を整備するまでに時間がかかったり、適切に運用できなかったりする恐れがあります。

自社の体制が変化しても問題ないように、委託先企業との情報共有を密におこなうなどして、ノウハウを蓄積していくことが大切です。

＞ノウハウに関する記事はこちら

情報漏洩のリスクが発生する

自社の機密情報や顧客情報などの重要な情報を外部企業に提供するBPOは、情報漏洩のリスクがある点に注意が必要です。

委託先企業で情報漏洩が起きた場合、委託元である自社の社会的評価や信頼も下がってしまう恐れがあります。

＞情報漏洩の原因と対策に関する記事はこちら

BPOを導入する手順・流れ

BPOを導入する手順・流れを紹介します。

手順をくわしく解説します。

手順（1）：BPOの目的を整理する

BPOを導入することで、自社がどうなりたいか、改善したいことはなにかなど、目的を整理しましょう。

たとえば、「業務効率化したい」「コスト削減したい」「コア業務に注力したい」などがあげられます。

手順（2）：BPOの対象業務を明確にする

BPOを導入する目的が整理できたら、次にBPOの対象業務を明確にします。

対象業務を明確にする際には、現在の担当者に具体的な業務フローをヒアリングして、詳細に可視化することが大切です。

可視化した内容をそのまま委託するのではなく、内容を吟味し、不要な作業を省いたり、効率化したりして、無駄がなく管理しやすいフローにします。

手順（3）：BPOの委託先を選定する

BPOの委託先の選定は、自社の目的達成を左右する工程のため、重要です。

BPOの委託先企業は、実績やセキュリティレベルの高さ、業務範囲の限度を確認して選定しましょう。

実績においては、自社が委託したい業務の実績があるか、専門性やスキルが高いかを見極めます。

自社の機密情報を提供するため、情報漏洩がおこらないようなセキュリティ対策をしていることや、セキュリティに対する意識が高いことも大切です。

また、BPOは導入後に、徐々に委託する業務範囲を拡大していくことが一般的なため、委託先企業が業務範囲の拡大に対応できることも確認すべき点です。

委託先企業と円滑にコミュニケーションがとれること、誠実に対応してくれることなどもチェックすべきポイントとしてあげられます。

手順（4）：定期的に振り返りを実施する

BPOの導入後は、定期的に振り返りを実施します。

自社のBPO導入の目的と照らして、効果が出ているかを定量的に分析することが大切です。

BPOを導入したばかりの時期は、委託先と業務に関する認識のすり合わせなどのコストが生じるため、中長期的に振り返りをおこない、効果の判断を下すことが求められます。

手順（5）：ノウハウやナレッジを社内に展開する

委託先企業の業務に対するノウハウやナレッジを自社にとりいれ、自社業務の効率化や改善をはかっていきます。

他社の業務方法を見ることで、新たな気づきを得られる可能性があるため、委託先企業と積極的にノウハウなどの共有をおこない、社内に展開して全社的に業務の質を高めていきましょう。

＞ノウハウ共有に関する記事はこちら

BPOを成功させるためのポイント

BPOを検討する際には、注意しておきたいポイントがいくつかあります。

BPOを成功させるためにも、十分に把握しておきましょう。

セキュリティやコンプライアンス体制を確認する

委託先企業を選定する際には、委託先企業のセキュリティやコンプライアンス体制の確認が必須です。

情報漏洩リスクを少しでも減らすために、たとえば、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）に関する国際規格である「ISO27001」や、個人情報を適切にとりあつかっていることを認証する「プライバシーマーク」を取得しているかを確認するといいでしょう。

客観的な評価だけでなく、委託先企業のコンプライアンス体制もチェックし、機密情報を提供しても問題ないかを総合的に判断することが大切です。

対象業務はあらかじめ明確にする

BPOを導入すると、委託する業務は委託先企業に一括して任せることになり、ノウハウなどが自社に蓄積されづらくなるため、コア業務に関するものや、のちにコア業務となりえるもの、ノウハウを蓄積したいものを委託すると、自社にとってマイナスな影響が出る恐れがあります。

一方で、委託業務を曖昧なままにしていると、委託先企業で対応できなかったり、トラブルが生じたりすることも考えられます。

そのため、委託業務をよく選定し、明確にしたうえで委託先に任せることが重要です。

費用対効果が適正か確認する

BPOの導入はコストがかかるため、費用対効果が適正となる委託先企業を選ぶことが求められます。

コストが安くても実績がない、セキュリティレベルが低いという企業は、効果がでなかったり、情報漏洩のリスクがあったりするため注意が必要です。

BPO導入の費用対効果を高められるように、複数の企業から見積りをとり、サービスの内容の説明を受けたうえで、信頼できる企業を見極めましょう。

円滑なコミュニケーションに「Chatwork」

BPOを導入すると、ノンコア業務に割いていたリソースをコア業務に集中できるため、生産性向上が期待できます。

一方で、ノウハウが自社に蓄積されづらいデメリットもあるため、BPO導入の際には、委託先企業と密なコミュニケーションがとれるように、ビジネスチャット「Chatwork」の活用をおすすめします。

ビジネスチャット「Chatwork」は、社内外問わず、無料でチャットコミュニケーションがとれるため、委託先企業の担当者とも気軽に情報共有や状況確認ができます。

ビデオ通話も可能なため、定期的にノウハウやナレッジを共有してもらえれば、自社の業務に活かすことができるでしょう。

＞Chatworkの通話機能（ビデオ/音声通話機能）に関する記事はこちら

BPO導入後の円滑なコミュニケーションのために、ビジネスチャット「Chatwork」の導入をぜひご検討ください。

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