営業もテレワークは可能?必要な準備とおすすめツール

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昨今は感染症の懸念もあり、都市部に限らず多くの県でテレワークが推奨されています。

しかし、「業務内容的にテレワークの導入自体が難しい」と考える職種の方も多いのではないでしょうか。

ここでは顧客訪問のために外回りの多い職種、営業職を例に挙げ、テレワークの導入は可能かどうかをご紹介します。

▶︎お役立ち資料:テレワーク導入のために企業がするべき準備とは

営業職でもテレワークは可能?

世界レベルで感染症予防を目的とする外出自粛の影響もあり、営業活動そのものに変化が求められています。日本のビジネスシーンでおなじみの飛び込み営業や契約先への訪問など、従来の営業方法が難しい状況です。

非訪問型の営業が、業種や地域を問わず求められています。

営業職でもテレワークは可能である

営業職も、そのほかの職種と同様にテレワークを導入することは可能です。2019年10月に行われたザイマックス不動産総合研究所による調査[※1]では、首都圏勤務者の職種別テレワーク実施率で、テレワーク勤務していると答えた営業担当者は50.5%でした。

取引先企業への挨拶周りなどを必要とする営業職がテレワークを導入できる理由は、以下のような業務環境の改革が挙げられます。

  • 電子契約などによるペーパーレス化
  • クラウドなどネットワーク上での情報共有
  • 多様なWebツールでのオンライン商談

環境保護の観点から、近年は多くの企業がペーパーレス化に力を入れています。PC・タブレットでの資料閲覧はもちろん、契約書など押印を必要とする書類も電子印鑑によって対応可能です。

契約書のほか、通常の営業活動では直接持参していた資料も、ネットワーク上で即座に共有が可能です。顔を合わせたときのフィーリングを重視するタイプの取引先に対しても、Web会議などさまざまなツールを活用することでオンライン商談が実現します。

営業職でテレワークを導入するメリット

外出自粛要請の影響もあり、以下のような従来の営業方法が難しくなっています。

  • 取引先への訪問(挨拶周り・飛び込み営業など)
  • 出張による見積りやアフターサポート
  • 電話での新規開拓

時期的に他社従業員の訪問を好ましく思わない企業や、テレワークにより従業員の大半が出勤していない企業もあります。そのため訪問や電話をおこなっても断られたり、担当者が不在だったりとスムーズに営業できません。

一見デメリットが多いように思える現状も、見方を変えると以下のようなメリットが挙げられます。

  • 移動時間や移動コストの削減
  • 他社からの営業電話への対応が減る
  • 事務作業に集中できる

訪問や出張にかかるコストはもちろん、移動時間も削減できます。取引先が隣県や遠方に多い営業担当者ほど、メリットを得られる点です。

オフィスで仕事をしていると、他社からの営業電話や、ほかの担当者あての電話をとる場合もあるでしょう。限られた相手のみに連絡先を伝えるテレワークは、自分あて以外の電話に出る必要がありません。

自宅やサテライトオフィスなど落ち着ける環境で作業に没頭できるため、移動中は難しい事務作業もはかどるでしょう。

営業職でテレワークを導入する際の準備や注意点

顧客情報と商品・サービス情報の両方を日常的に取り扱う営業職は、即日でテレワークを実現することは困難です。セキュリティ対策に加え、通常業務と同程度の作業環境を用意する必要があります。

テレワークのためにまずは環境を整える

業務をスムーズにおこなえるよう、環境を整えましょう。日常的に使用しているPC・タブレットに加え、テレワークには以下のアイテムや設備が必要です。

  • 電話
  • インターネット環境
  • Webカメラ
  • マイクつきヘッドセット
  • ペーパーレス化できる環境
  • 情報共有のためのツール

インターネット環境は会社がモバイルWi-Fiを用意してくれる場合もありますが、各自で用意しなければならない方は、セキュリティ対策がおこなわれたサービスを利用しましょう。

近年のノートPCにはWebカメラが標準搭載されていますが、搭載されていないデバイスを使用している場合は、外付けタイプを用意します。

注意点は、Web会議や商談で利用することの多いマイク類です。デバイスにあらかじめ搭載されているマイクではなく、声をきちんと拾ってくれるマイクつきヘッドセットの利用がおすすめです。

オンライン上で情報共有や契約締結ができるよう、ペーパーレス化のための環境とツールも必要です。普段、紙の契約書や資料を利用している場合は、事前に上司や会社からペーパーレス化の許可を得ましょう。

顧客とのコミュニケーションツールを整える

顧客とのスムーズな商談を実現するために、ツール選びも重要です。簡単な確認であれば電話で十分ですが、新商品・サービスの紹介や提案は、電話のみでは伝わりません。

人は情報の大半を視覚によって得ています。そのため複雑な情報は図や動画など視覚的なアプローチを加えることで認識されやすくなります。

対面による営業ができないテレワーク環境でも、以下のコミュニケーションツールで視覚的なアプローチを加えることが可能です。

  • Web会議ツール
  • ビジネスチャット

オンライン環境での商談を訪問時と同程度のレベルで進めるためには、最低限必要なツールです。

Web会議ツールは、相手の顔が見える安心感と利便性があります。手元を映すことで図を書いたり資料に書き加えたりと、対面時と同じく情報を丁寧に伝えられる点が最大のメリットです。

ビジネスチャットは、選び方次第で情報共有を効率よくしてくれます。たとえばファイル共有機能のあるチャットツールを使用すると、契約書や資料をメッセージとともに送信できます。

また、相手もテレワーク勤務中の場合、直通の電話番号を知っていても即座につながるとは限りません。チャットであれば都合のよいときに確認してもらえるため、スムーズなコミュニケーションが可能です。

チームとしてのナレッジシェアの方法を用意する

社内での情報共有も、スムーズである必要があります。たとえば顧客管理や営業の進捗は、以下のようなマーケティング支援ツールを活用してはいかがでしょうか。

  • SFA(営業活動の管理)
  • CRM(顧客情報の管理)

SFAは特定の顧客に対し、どのようなアプローチをおこなったのか、成約の可能性はどの程度あるか営業活動を「見える化」することが可能です。CRMは実際の購買履歴や反応(要望・苦情など)を顧客単位で管理できるため、次の営業計画を立てるときに役立ちます。

チームでプロジェクトを進めるために、ナレッジシェア(知識・情報の共有)は欠かせません。リアルタイムの動きをチーム全体で把握するには、チャットツールと連動させた情報共有もおすすめです。

Chatwork株式会社でもテレワークを導入していますが、問題なく営業活動を継続できています。ビジネスチャット「Chatwork」の機能を活用し、チーム内でのスムーズな商談内容や情報の共有を実現しています。
▶︎Chatwork株式会社のテレワークでの営業スタイル

オンライン営業で使える便利なツール

最後にオンライン営業で役立つおすすめのツールをご紹介します。

リモートでスムーズな商談ができるオンライン商談システム

オンライン商談に特化したサービスもあります。たとえば「Bellface」は商談しやすさを重視して開発されており、営業担当者のサポート機能が充実したツールです。

商談相手となるお客様はアプリのインストールなど事前準備が不要で、インターネットに繋がるPCから、特定のサイトへアクセスすることで、営業担当と簡単につながることができます。音声は電話を使います。

営業資料も画面上で共有でき、さらにマウスの位置も共有できるため、対面での商談と同じように重要事項の「指差し確認」ができます。営業担当者側にしか表示されないメモ機能を利用すると、商談の進め方や伝えたいことをチェックしながら交渉を進められます。
ほかにも、ひとつのメモ帳を同時編集できる機能や、商談内容を録画保存できる機能など、営業担当者の利便性を追求したサービスが特徴です。

顧客情報や営業進捗を管理するSFAやCRM

テレワークはメンバーの顔が見えないため、情報共有不足に伴う業務効率の低下を懸念する経営者や管理者も少なくありません。SFAやCRMで顧客情報とともに営業進捗も共有することで、テレワーク中でもメンバーと自分自身の進捗に合わせた業務がおこなえます。

Salesforceの 「Sales Cloud」は、SFAとCRM両方の機能を兼ね備えたツールで、多くの企業が営業業務の効率化のために導入しています。顧客情報や、案件の進捗状況などの一元管理が可能で、クラウドで情報を共有するため、チーム全員で即座に同一の情報を得ることができます。マルチデバイスに対応しているため、移動中の隙間時間を有効活用して顧客情報の確認が可能です。

社外の人とつながりやすいビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは社内での活用イメージがありますが、取引先とのやり取りに活用されているケースも多いです。

▶︎社外とのコミュニケーション円滑化のためのビジネスチャット活用術

そのため、セキュリティ面と使い勝手のよさが両立されたものを選びましょう。ビジネスチャット「Chatwork」は個人間のチャット機能はもちろん、任意のメンバーのみに限定したグループチャットも利用できます。取引先企業とのやり取り専用のグループチャットを作り、その中で会話することで円滑なコミュニケーションを実現します。また、タスク機能を活用することで、重要なタスクの内容や期限を忘れる心配もありません。

ファイルのアップロードや管理ができる機能、ビデオ・音声通話機能、画面を共有できる機能など、オンライン商談で必要なツールすべてが揃っています。
ビジネス利用を目的としているため、セキュリティ面も安心して利用可能です。

さらに、設定次第では、すでに社内で活用しているSFAやCRMとの連携も可能です。商談内容をチャットで通知することで、営業進捗を社内のメンバーに簡単に共有することも可能となります。

「Chatwork」のサービス詳細は、公式サイトでご紹介しています。無料で利用できるプランもあるため、ぜひ一度お試しください。

まとめ

設備や環境を整えることで、営業職でもテレワーク化は不可能ではありません。事前の準備にコストや時間を要しますが、それらを支援するツールやサービスは年々充実してきています。
顧客情報を取り扱い、契約書を作成する必要がある以上、セキュリティ面での配慮が必要ですが、ツールを上手に使うことで、きめ細かな顧客対応や、顧客対応のスピードアップを実現することも可能となるでしょう。

[※1]出典:2019年10月 ザイマックス不動産総合研究所
 首都圏オフィスワーカー調査
https://soken.xymax.co.jp/2019/12/19/1912-worker_survey_2019/

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感染症の予防の観点から、テレワークを推奨する動きが広がっている一方で、「まだ何も準備ができていない」、「どうやってはじめれば良いかわからない」などという声も聞かれます。

  • なぜ今テレワークが必要なのか
  • テレワーク導入のために企業がするべき準備は何なのか
  • Chatworkがテレワーク企業に選ばれる理由

などを解説します。貴社のテレワーク導入にあたっての情報収集の一助になれば幸いです。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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