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出勤簿の役割とは？項目や保存期間、書き方を解説
目次
出勤簿とは、従業員の労働時間の管理のために企業が作成するもので、労務管理をするうえで重要なものです。
企業にとっては必ず作成しなければならないものであり、出勤簿の役割を十分に理解したうえで、適切に運用することが大切です。
この記事では、出勤簿とはなにか、記載項目、出勤簿の目的や管理方法、作成する際の注意点などについて解説します。
出勤簿の役割とは
出勤簿は、従業員の出勤日、労働日数、出勤や退勤の時刻を記したもので、従業員の労働時間を管理するために作成するものです。
近年では、コアタイムの導入やフレックスタイム制度、裁量労働制など、働き方も多様化しており、出勤簿の管理も複雑になっています。
従業員が健康に生き生きと働ける企業にするためにも、改めて、出勤簿の重要性や目的を確認しておきましょう。
法定三帳簿とは
出勤簿は、「法定三帳簿」と呼ばれるもののひとつで、労働基準法などを根拠として事業場に必ず必要な帳簿です。
法定三帳簿には、出勤簿のほかに、労働者名簿、賃金台帳があります。
企業はこの三帳簿をつける義務が労働基準法で定められています。
出勤簿とタイムカードの違い
タイムカードで、出勤・退勤の記録をとっている企業もあると思いますが、タイムカードと出勤簿には、明確な違いがあります。
出勤簿は、労働時間を示すうえで、証拠書類として使えますが、タイムカードは出勤簿のかわりとして使うことができません。
なぜならタイムカードは、従業員が各自で出勤・退勤の際に使用するものであり、正確な出勤・退勤時間を反映していないことがあるためです。
出勤簿もタイムカードも出勤・退勤の記録をつけるものであるという点は同じですが、ふたつは異なるものです。
タイムカードを出勤簿の作成に用いる場合は、残業許可証などほかの資料と照らし合わせる作業が必要です。
出勤簿の目的
出勤簿は、従業員の労働日数、労働時間を正確に把握する目的で作成するものです。
従業員が働ける日数や時間は労働基準法で定められているため、出勤簿の管理は、労務トラブルを引き起こさないためにも重要です。
労働基準法に違反する長時間労働を従業員にさせてしまった場合、企業には罰則が科せられるため、しっかりと出勤簿を管理するようにしましょう。
従業員の労働時間・日数の正確な把握
出勤簿の目的のひとつとして、従業員の労働時間・日数の正確な把握があります。
従業員それぞれが、いつに何時間働いたのかを明確にすることが重要です。
何時間働いたかだけではなく、休憩は何時間だったか、時間外労働は何時間だったかなどを、細かく記入する必要があります。
また、出勤した日が休日出勤に当たるのかなどの情報も、細かく入力しなければなりません。
＞【社労士監修】労働時間で定められた休憩時間とは？に関する記事はこちら
時間外労働時間などの正確な把握
出勤簿の重要なもうひとつの目的には、時間外労働などの正確な把握があります。
労働基準法で原則として定められている労働時間は、1日8時間、または週に40時間までとされています。
この労働時間を超過する場合には、その時間に対する割増賃金を支払わなければなりません。
時間外労働のほか、休日や深夜の労働に対しても、割増賃金が適用されます。
時間外労働が深夜労働の時間にも当たるなど、給与計算が複雑になるケースもあるでしょう。
出勤簿で時間外労働などを適切に把握することは、適切な給与の支給という観点からも重要です。
＞【社労士監修】割増賃金の引き上げとは？に関する記事はこちら
出勤簿に記載すべき従業員とは
出勤簿に記載すべき従業員は、企業に勤めている従業員全員です。
正社員、パートタイム、アルバイトなどの雇用形態に関係なく、すべての従業員について、出勤簿に記載する必要があります。
ただし、労働基準法の中で規定されている管理監督者については、必ずしも出勤簿に記載する必要はないとされています。
出勤簿に記載すべき項目
出勤簿には必ず記載しなければならない項目があります。
具体的には以下のとおりです。
- 出勤日・労働日数
- 出勤・退勤時刻
- 時間外労働時間
- 休日労働時間
- 深夜労働時間
それぞれくわしく解説します。
出勤日・労働日数
出勤簿には、何月何日に出勤したのか、労働日数は何日なのかなど、出勤日と労働日数を記載する必要があります。
会社に出社している場合以外にも、リモートワークやテレワークなど、労働している場合には、出勤日として判断します。
出勤・退勤時刻
各出勤日ごとに、業務を始めた時間と業務を終えた時間を記録する必要もあります。
また、労働時間を正確に計算するために、休憩時間の記録も必須です。
勤務時間から休憩時間をのぞいた時間で、労働時間（実働時間）を計算します。
デジタル端末などの正確に労働時間を記録するツールを活用することで、客観的な労働時間の把握がしやすくなるでしょう。
時間外労働時間
原則として、1日8時間以上、週に40時間以上働いた場合の時間が、時間外労働に該当します。
給与計算にもかかわってくる項目のため、正確な記録が必要です。
休日労働時間
企業が休日と定めている日に出勤した場合は、休日労働に該当します。
休日出勤をした日付や、何日休日出勤をしたのか、また、何時から何時まで、何時間労働したのかなどを記録する必要があります。
深夜労働時間
夜22時から翌5時までは深夜労働時間に該当します。
深夜労働をおこなった日付、何時から何時まで深夜労働したのか、合計で何時間だったのか記録します。
出勤簿を作成する際の注意点
出勤簿には、法的に決められた形式があるわけではありません。
そのため、自作することも可能です。
自作する際は、手書きで出勤簿をつけるケースやエクセルなどの表計算ソフトを使用するケースがあります。
ただし、自作した出勤簿の場合、管理が行き届かなくなってしまい、「時間外労働が上限の時間を超えていた」などの問題に、翌月の集計時になってようやく気付くことがあります。
出勤簿を自作する場合には、月内で定期的に上限を超えないかチェックする必要があるでしょう。
また、表計算ソフトを使う場合は、一定時間数に達した場合にアラートが出るようにするのも効果的です。
出勤簿の保管期間とは
出勤簿は、原則5年間の保存義務があります。
5年とは、従業員が働き始めた日から5年ではなく、出勤簿に最後に記載がされた日から5年間のことです。
5年間保管しなければいけないのは、退職後に残業代や給与などになにかしらの問題があった場合に、出勤簿が必要となるためです。
また、賃金請求権の時効が5年であることも関係しています。
出勤簿保管に関する罰金
出勤簿の保管は、労働基準法で定められており、違反すると罰則措置もあります。
保存義務の期間中に出勤簿を廃棄・紛失してしまった場合、労働基準法で30万円以下の罰金が科されるおそれがあります。
出勤簿の保管、管理にも十分注意しましょう。
退職者の出勤簿保管とは
雇用中の従業員はもちろんのこと、退職者の出勤簿保管も重要です。
なにかしらのトラブルがあった際に、退職者の出勤簿が必要になるケースもあるため、労働基準法で、退職金の請求権の時効は5年と定められています。
退職者の出勤簿も、5年間はしっかりと保存しておくようにしましょう。
スムーズな出勤簿管理の方法とは
従業員それぞれの始業・終業時刻の把握や労働日数を管理するためには、勤怠管理システムの導入が有効です。
各従業員が、パソコンやスマホなどの端末から、出勤・退勤の時間を打刻できます。
システムで管理していれば、労働時間、時間外労働、休日労働、深夜労働の状況をすばやく確認できるでしょう。
また、給与計算も自動でおこなってくれるシステムを使えば、ミスを防いで、すばやく給与計算することが可能です。
勤怠管理システムにはさまざまな種類があり、料金や提供されているサービスも異なります。
複数の勤怠管理システムを比較し、自社に合ったシステムの導入を検討するようにしましょう。
社内コミュニケーション活性化に「Chatwork」
出勤簿は、労働基準法によって作成、保管が定められているものであり、従業員が健康的に働くうえでも重要な書類です。
役割と目的をしっかりと理解して、適切な管理・運用を目指しましょう。
従業員数が増えてきたり、働き方が多様化したりすると、労働日数や残業時間を把握するのが困難なケースもあるでしょう。
従業員の勤怠管理を適切に円滑におこなうためには、勤怠管理システムや給与計算システムなどのツールを活用する方法がおすすめです。
自社にあったツールを選び、効率的な管理・運用を実現してはいかがでしょうか。
また、ビジネスシーンでは、チャットツールの活用も業務の効率化に役立ちます。
ビジネスチャット「Chatwork」は、チャットでのやりとりのほか、音声通話やビデオ通話で、社内はもちろんリモートワークにおいてもすばやくコミュニケーションをとるのに役立ちます。
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