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捺印と押印の違いとは？法的効力の違いや使い分け方を解説
目次
捺印（なついん）と押印（おういん）は、いずれもハンコ（判子）を押す行為を指しますが、意味や使い方、法的効力に違いがあります。
捺印と押印はビジネスシーンで多く使われる言葉のため、意味や使い分け方を把握しておくことが大切です。
また、リモートワークにより契約書等の電子化が進み、電子印鑑も普及しております。
捺印と押印の違いや必要性、脱ハンコの推進方法を解説します。
捺印と押印の違いとは
捺印と押印はいずれも「ハンコを押す」という行為を表現する言葉ですが、その二つには明確な違いがあります。
また、捺印と押印に似た言葉として調印という表現もあります。
- 捺印
- 押印
- 調印
なお、ハンコと同じ意味合いで使われているケースが散見される「印鑑」は、ハンコを押した際に紙や書類などに残る文字や絵を表すため、本来は「ハンコ」と「印鑑」は別の意味をもつ言葉です。
ここからは、捺印・押印・調印それぞれの意味をみていきましょう。
捺印
捺印とは、「署名捺印」を省略した言葉であり、自分の名前を自書する「署名」をしたうえでハンコを押すことを意味します。
捺印は、ただハンコを押すだけでなく、同時に署名もおこなわれる点で、後述の押印との違いがあります。
押印
押印とは、「記名押印」を省略した言葉であり、自筆ではない方法で、すでに名前が記載されている書類等にハンコを押すことや、ハンコを押す行為そのものを意味します。
書類等に印刷されている名前やゴム印等で示された名前など、自筆ではない方法で名前を示す場合を「記名」といいます。
つまり、前述で紹介している自書した「署名」に添える捺印と、自筆ではない「記名」に添える押印は、異なる意味合いをもつ言葉です。
調印
捺印、押印と混同しやすい言葉として、「調印」も挙げられます。
調印とは、条約や協定を結ぶ際に、それぞれの代表者が署名捺印することです。
調印は、国同士や企業同士の重要なやりとりの際に使われる点で捺印とは異なる表現ですので、日常のビジネスシーンでの使用は少ないかもしれませんが、覚えておくとよいでしょう。
捺印と押印の法的効力の違い
捺印と押印では、署名を同時におこなう捺印のほうが法的効力が高いです。
しかし、民事訴訟法第228条4項では、「私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。」とされています。
「押印」のみでも法的効力は生じますが、捺印の場合は「署名」と「押印」の両方がおこなわれ、筆跡鑑定で本人によって書かれた証明ができるため、押印よりも法的効力が高いでしょう。
捺印と押印の使い分け方
捺印と押印の違いは「署名」をするか否かであり、より法的効力の高い捺印は、契約の際など本人の意思が重視されるシーンで使われます。
一方、押印は書類の確認や承認をする際などに使われるため、捺印よりも押印のほうが多くのビジネスシーンで使われます。
ビジネスシーンで押印が求められる場面
会社ではさまざまな場面で押印が求められます。
担当者レベルのものから承認者や決裁者など、書面の種類によって変わっていきます。
押印する目的は、誰がその書面の内容を確認し、承認したという証拠を残すためです。
ビジネスシーンで押印が求められる場面を紹介します。
- 稟議書・決裁書
- 請求書・見積書
- 休暇申請
- 勤怠管理表
それぞれの目的や注意点などを見ていきましょう。
稟議書・決裁書
稟議書とは、上司や関係する上位者、決裁者から契約や物品の購入等の承認を得るために作成する書類のことで、押印の有無によって承認者を把握できます。
決裁書とは、決裁者から直接承認を得るために作成する書類をいい、決裁者の押印のみで可否が決まるため、迅速な意思決定が可能です。
請求書・見積書
請求書は、販売した商品や提供したサービスの支払いを求める書類です。
見積書は、商品やサービスの金額を相手に提示し、発注の判断材料にしてもらう書類のことです。
請求書や見積書には、担当者印欄や検印欄がある場合もあります。
休暇申請
有給休暇や特別休暇などの休暇申請をする際に、上司の押印によって承認を求めるケースがあります。
休暇を承認する際に、上司は提出された休暇申請書に押印をします。
また、休暇の種類やタイミングによっては、通常の承認者以外の確認が必要となる場合があるため、社内規定を確認しておきましょう。
勤怠管理表
勤怠管理表に押印をするケースもあります。
勤怠管理表に社員と上司がそれぞれ押印し、内容に間違いがないかを承認します。
遅刻や早退といった、通常の勤務時間外での打刻があった場合にも、上長の確認や押印が必要となるケースもあります。
捺印・押印の必要性とは
「契約書にハンコを押して、契約成立」といったシーンをドラマなどでよく見かけますが、実は契約書への捺印・押印がなくても、契約の効力は生じます。
令和2年6月に内閣府・法務省・経済産業省が連名で公表した文書によると、以下のように発表されています。
私法上、契約は当事者の意思の合致により、成立するものであり、書面の作成及びその書面への押印は、特段の定めがある場合を除き、必要な要件とはされていない。 特段の定めがある場合を除き、契約に当たり、押印をしなくても、契約の効力に影響は生じない。[注]
このように定義されているため、捺印や押印がなくても契約は成立するといえるでしょう。
つまり、口約束でも契約は効力が生じます。
前述のとおり民事訴訟法第228条4項では、「私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。」とされるため、「署名又は押印」によって文書での真正を証明できます。
書類に捺印や押印がなくても契約は成立しますが、トラブルが生じた際には実際に契約に関するやりとりがおこなわれていたかなど、事実証明の負担が生じる恐れがあります。
そのため、署名捺印は必要ではないからとすべて廃止するのではなく、押印が必要な書類を選別したり、電子署名や電子印鑑を活用したりして、押印の負担の軽減が大切です。
脱ハンコの必要性が高まっている理由
捺印・押印の必要性を考えるなど、「ハンコ」について注目が集まっている理由には、近年、働き方の変化で「脱ハンコ」を推進する企業が増えている背景があります。
脱ハンコの必要性が高まっている理由を解説します。
働き方の多様化
新型コロナウイルス感染症の蔓延により、多くの企業がテレワークを導入し、出社しない働き方を実現しました。
一方で、捺印や押印のために出社した、そもそも紙ベースの業務でテレワークを実施できなかったという企業も多くありました。
変化の激しい現代において、多様な働き方に対応するための第一歩として、脱ハンコが必要であると考える企業が増えています。
DXの推進
DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進するには、捺印・押印といった紙ベースの業務ではなく、ペーパーレス化してデジタルへの移行が重要です。
捺印・押印が必要とされる紙ベースの業務を続けていると、書類を探したり押印したりする手間が発生し、業務効率があがりません。
組織やビジネスモデルを変革するには業務の改善が求められるため、DXの推進にともなって脱ハンコの必要性が高まっています。
脱ハンコの推進方法
多様な働き方をとりいれたり、DXを推進したりするために、脱ハンコが求められます。
しかし、これまでずっと紙文化、ハンコ文化を続けてきたから何から始めていいのかわからない、という企業も多いのではないでしょうか。
ここでは、脱ハンコの推進方法を具体的に解説します。
- 脱ハンコの目的を明確にする
- 電子化の対象を決める
- 導入するシステムを決める
- ワークフローを整備する
- 社内外へ周知をおこなう
それぞれのステップについて、詳しく見ていきましょう。
ステップ（1）：脱ハンコの目的を明確にする
まずは、脱ハンコをする目的を明確にします。
たとえば、「テレワークをとりいれたい」「DXを推進していきたい」「ペーパーレス化したい」などがあげられるでしょう。
業務フローが大きく変わり、組織全体に関わる内容なので、その必要性を十分に従業員に理解してもらう必要があります。
そのためにも、何のために脱ハンコをするのか、メリットはあるかなど整理しておきましょう。
ステップ（2）：電子化の対象を決める
脱ハンコにあたり、電子化する対象を決めます。
ビジネスシーンでは稟議書、請求書、勤怠管理表など、さまざまな書類がありますが、最初からすべて電子化すると社員に混乱が生じる恐れがあります。
まずは社内で使用する一部の書類を電子化するなど、段階的な電子化をおすすめします。
ステップ（3）：導入するシステムを決める
次に、脱ハンコの目的に応じて、導入するシステムを決めます。
ワークフローシステムを導入すれば、紙ベースで申請や承認をしていたフローを電子化できるため、捺印や押印のために出社する手間がなくなります。
電子契約システムを導入すると、紙ベースの契約書が不要です。
無料トライアルを設けているシステムもあるため、トライアルを実施し、自社の目的を達成できるか、使いやすいかなどを見極めましょう。
ステップ（4）：ワークフローを整備する
システムの導入にあたり、ワークフローの整備が大切です。
ワークフローを整備し、社内規定などに明示することで、システム導入後もスムーズな業務を実現できる可能性があります。
ステップ（5）：社内外へ周知をおこなう
ワークフローを整備したあとは、社内外へ周知をおこない、理解を得ます。
社員に対しては、脱ハンコの目的や導入システムに関する研修を実施し、使い方やワークフローを理解してもらいます。
社員の理解が得られないと、導入システムの定着率が悪くなるため、丁寧な研修や説明が重要です。
社外の関係者に対しては、脱ハンコを目指してデジタル化を進めている旨を伝え、書類の授受のやり方などが変わることを理解してもらいましょう。
多様な働き方の実現に「Chatwork」
捺印は署名捺印、押印は記名押印を意味し、ハンコを押すだけでなく署名もする「捺印」のほうが法的効力が高いです。
一方で、捺印・押印がなくても契約は成立するため、働き方の多様化やDX化といった観点からも、現在、脱ハンコの必要性が高まっています。
脱ハンコをしてテレワークなどの多様な働き方を実現したい場合は、ビジネスチャット「Chatwork」の導入をおすすめします。
ビジネスチャット「Chatwork」は、チャット形式でメッセージのやりとりができるコミュニケーションツールです。
ファイル添付機能によって電子化した書類のやりとりができるため、スムーズに承認を得たり、情報を共有できたりします。
ビジネスチャット「Chatwork」を導入して、脱ハンコの多様な働き方を実現しましょう。
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Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。
[注]：押印についてのＱ＆Ａ
https://www.moj.go.jp/content/001322410.pdf
