営業部の若手社員からの提案でチャットワークを導入

東洋アルミニウムの事業について教えてください。

西村:アルミニウムの特性を活かした製品を開発しています。箔事業、パウダーペースト事業、ソーラー事業、日用品事業という4つの事業を展開しており、今回チャットワークを導入したのは、箔事業のうち、食品メーカー、製薬メーカーなどに包装資材を納める加工品ビジネスの製造販売部門となります。

久保:群馬製造所では、主に食品や医薬品の包装資材の製造を行っています。ヨーグルトのふたや薬のパッケージを思い浮かべていただくとイメージしやすいかもしれません。

(左)東洋アルミの総合パッケージ化を担うアルミ箔加工工場。/(中央)医薬品や食品の包装資材製造を扱う同社。/(右)蓮の葉を研究し開発された撥水性包材『トーヤルロータス®』
チャットを使おうと思ったきっかけは何だったのでしょうか。

瀬戸川:営業の若手が集まり、業務上のさまざまな課題を話し合う会議をおこなっており、そこであがってきたのが「コミュニケーションの課題」です。彼らは代替案としてビジネスチャットのツールを調べて提案してきました。そこで、加工品ビジネスの主要な製造拠点である群馬製造所にも話をしました。

久保:当時、群馬製造所ではメールの洪水による業務圧迫が深刻化しており、時間外労働が大きな課題でした。群馬製造所と営業、あるいは群馬製造所の中でやり取りされるメールは、特殊な生産工程ゆえ煩雑な分業スタイルとなっており、関係者全員が宛先に指定される運用だったため、多い担当者では1日に300件ほどのメールが届き、その中からどれが自分に直接関係のある用件か、確認するだけで大変な状況でした。

そんなとき、ビジネスチャットを提案されたのです。私自身はそれまでビジネスチャットを知らなかったのですが、調べてみてこれはいけそうだと思いました。

瀬戸川:ちょうどITマネジメント部でも働き方改革の一つとしてビジネスチャットを研究していたときに、ビジネスチャットについて現場からの提案をもらったのです。

経営企画本部 ITマネジメント部 課長 瀬戸川聡様(左)、箔事業本部 箔営業ビジネスユニット 加工品営業部 担当部長 西村正次様(右)。

導入の決め手は充実のサポートと豊富な導入実績

現在は何人ほどで使っていらっしゃるのでしょうか。

瀬戸川:まずは加工品ビジネスに関連する群馬製造所、加工品営業部、ITマネジメント部を対象に使っています。今後は全社展開も計画しております。

久保:群馬製造所では最初、20人くらいで始めました。今は65人くらいが使っています。反対意見などもなく、老若男女問わず好評です。

導入の決め手は何だったのでしょうか。

瀬戸川:当然、他のサービスと比較検討しました。セキュリティやサポートなど複数の点を調査した結果、国内企業でサポートが充実しており、導入実績も豊富だったことからチャットワークを選択しました。

クレーム対応から趣味の同好会まで使い方は多岐にわたる

現場での使い方を教えていただけますか。

久保:所内のPC所有者全員と営業メンバーでやり取りしています。たとえば、1つの製品群につき1つのグループチャットを作成しており、お客様へのテクニカルサービスやクレーム対応に活用しています。生産管理課、営業課、出荷担当、技術課、製造責任者など様々なセクションの人間が関わっているので、一気に情報を共有できるチャットは便利です。

また、全員にお知らせを共有する総合掲示板、災害情報など製造所の安全に関わる情報を流すグループチャット、福利厚生や人事系のお知らせを出す業務管理グループ、技術系の話題を共有するテック系のグループチャットもあります。他にも歓送迎会連絡や趣味の同好会グループなどにも使っています。

チャットワーク運用相談所というグループチャットもあって、そこではチャットワークに関する話し合いをしています。運用方法の提案とか、こういうグループチャットを作りたいとかですね。現場にタブレットを導入しようという案は、ここから生まれたものです。

瀬戸川:ITマネジメント部では、部内コミュニケーションが主な使い方です。全員が入っているグループ、プロジェクトごとのグループ、管理職だけのグループなどを作成しています。

西村:タスク管理にも使っていますね。チャットワークですと第三者からもタスク内容が見えますし、メッセージの宛先指定(TOやRE)をつけることで自分にとって優先すべき発言がどれなのかがわかりやすいです。

(左・中央)チャットワークで部署をまたいだ情報共有が可能に。/(右)ビジネスチャットを社内に提案した営業担当 橘様。

時間外労働が減少し、会議時間も半分に短縮

チャットワーク導入の効果はいかがでしょうか。

久保:課題だった時間外労働が製造所全体で目に見えて減りました。私自身も残業時間がグッと減りましたね。ミーティングの時間も劇的に減りました。上層部が判断すべき案件については、これまでどうしても決裁まで時間がかかっていたのですが、チャットワーク上で決裁までおこなえるようになり意思決定の迅速化にもつながっていると感じています。

瀬戸川:ITマネジメント部でも会議の時間は短縮されましたね。今までは会議というと、とりあえず2時間はおさえておくかという感じだったのですが、チャットワーク導入後は実質1時間もあれば終わります。これは、会議前に資料をグループチャットにアップすることで、会議序盤の"資料の説明をする時間"をなくすことができたからなんです。

西村:いろいろな部署がからむ業務では、関係者を集めたグループチャットを作ることで、すり合わせの時間を減らすことができました。たとえば工場見学の希望が入ったとして、日時を決めるだけでも3つくらいの部署に確認する必要があるのです。これまでは関係部署すべてに電話で個別に確認して調整していたのですが、それはとにかく手間がかかります。チャットワークなら全員が現状を把握できるので、すり合わせが非常に楽なのです。

工場内でも情報共有にチャットワークが活用されている。

今後は「ChatWork Live」の活用にも期待

チャットワークの良いところを教えてください。

久保:情報共有の速度と精度が上がり、業務連絡や報連相が容易になるところです。ファイルストレージとしても優秀で、メールだとせいぜい4MBとかそれくらいなのに、チャットワークですと数GBあっても送れます。工場では技術系の案件を動画で共有することもあり、大容量ファイルがそのまま送れるのは非常に助かっています。

「ChatWork Live」も便利ですね。各事業所にはTV電話もあるのですが、予約が取り合いになっている状況ですし、お客様のところに伺ったときは使えません。「ChatWork Live」ならPCさえあればどこでも使えますからね。

西村:お客様を訪問したときに急遽何か確認しないといけないことができても、「ChatWork Live」を使えば工場の技術者と直接つなぐこともできます。これまでのように「一度持ち帰って、技術側に確認します」というワンステップが必要なくなり、顧客満足度の向上にもつながっています。

今後はもしかすると、技術部員が同行しなくてもよくなるかもしれませんね。同行すると一日つぶれてしまいますが、工場から「ChatWork Live」で参加できるならそれ以外の時間は通常業務ができますから、結果的に時間外労働の削減にもつながります。

瀬戸川:加工品ビジネスを対象としたシステム更新プロジェクトを進めているのですが、プロジェクトメンバー間のコミュニケーションには、履歴が残しておけるチャットが非常に便利だと感じています。管理部門は部門をまたいだ横のつながりが薄く、コミュニケーションの効率化が課題です。今後、チャットワークを全社で利用するようになれば、そこも改善して生産性向上に寄与できるのではないかと思っています。

部署限定でスモールスタートするのが導入のコツ

運用ルールなどがあれば教えてください。

瀬戸川:ITマネジメント部では、グループチャット名の付け方以外にはあまりルールは設けていません。セキュリティ上や労務上、困ることを除いて、特にルールを設ける必要ないと考えています。

久保:群馬製造所では、原則としてチャットワークは自由空間として捉え、グループチャットの立ち上げも自由にしています。命名規則を決めている他は、上長を含めること、管理者権限は2名以上に付与することなどをルールとしています。ルールというわけではないですが、上位者は発言に気をつけるようにしていますね。

最後にチャットワークをこれから導入する企業へメッセージをお願いします。

久保:まずは使ってみることが重要ですが、中規模以上の企業では導入を起案してもはじめから経営者や従業員全員の理解を得るのは困難だと思います。部署限定のスモールスタートで多少強引に推し進めるくらいがちょうどいいと思います。

瀬戸川:チャットワークは本当に手軽に始められるツールだと思います。当社では、まず無料版で使い始めてから、エンタープライズ版に移行するという形を取ったので、最初のサポート工数にあまり時間を取られることがありませんでした。管理者は"効果"だの"ルール"だの言いたくなりますが、その壁を取り除いて、軽い気持ちで導入することをオススメします。