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FAXをやめたい理由とは？FAXをやめたいのにやめられない原因とリスク
目次
FAXをやめたい理由として、仕事の作業効率化やコストカットにつながらず、使うことにメリットが感じられない状態があげられます。
FAXに限らず職場に合った適切なツールを導入できていなければ、作業確認や維持に手間がかかるなど負担の方が大きくなることもあるでしょう。
FAXをやめたいのにやめられない原因とリスクを始め、FAXの代わりになる方法を解説します。
FAXをやめたいと感じる理由
仕事の作業効率化につながらず、FAXに手間を感じてしまうと、メリットを感じられなくなります。
職場でFAXをやめたいと感じる理由を見ていきましょう。
連絡の二度手間になる
FAXの送信後は、相手が気づけるように再度メールを送る手間が発生する場合があります。
丁寧な対応はできるものの、本来は作業効率化の目的で使われているはずのFAXが作業工程を増やす原因につながるのです。
FAXの送信により何度も連絡する手間がかかると、使うのをやめたいと感じてしまう理由につながるため、仕事で使うときは効率化が図れる手順を再検討する必要があります。
メンテナンスが面倒
FAXの整備にかかる手間を考えると、コストパフォーマンスが悪いと感じる理由につながります。
FAXに使うインクの発注をしたり、故障したときに修理の手間がかかったりするなど、継続して調整するメリットが感じられなくなるのです。
FAXをやめたいと感じる理由には、維持にかかるメンテナンスが面倒で手間になることがあげられます。
FAXを使う機会が少ない
仕事の連絡手段はメールや電話など、FAX以外で便利に使えるツールが多くあります。
FAXの代わりにデータ化して情報共有ができると、一部の取引先だけにFAXを使う状態になるでしょう。
仕事のやりとりでFAXを使う回数が少ないと、必要性が感じられずにやめたい理由につながります。
FAXをやめたいのにやめられない原因
現状の状態を改善しないまま、従来のやり方で進めていると新しい方法を導入できなくなりがちです。
職場でFAXをやめたいのにやめられない原因を見ていきましょう。
取引先とのやりとりに使う
仕事の業界によっては、FAXのやりとりが中心で代わりになる手段に切り替えが難しい場合もあります。
従来の方法をやめるには、取引先と自社の両方から業務体制を変更する必要があるため、調整の時間や費用を考えると作業の手間が多少かかっても、従来の方法を採用するほうが労力がかからないのです。
取引先と仕事の情報共有でFAXを使う機会が多いと、連絡手段を変える手間がかかってやめられない原因につながります。
代わりの手段が導入できていない
FAX以外にも情報交換ができるツールは多くありますが、社内の業務体制が整っていないときは、代わりになるツールの導入ができなくなります。
仕事内容によっては、FAXよりも気軽に受信や送信がしやすくなる場合もあり、仕事の効率化にも新しい手段の検討は重要です。
FAXの代わりになるツールがないと、やめたいのにやめられない原因につながり作業が非効率化しやすくなります。
デジタル化が進んでいない
社内のやりとりを書類に頼ってしまうと保存する必要が出てしまい、デジタル化を推進できなくなります。
アナログの文化が残っていると書類で処理をする機会が減らせず、仕事の作業工程が増えてしまいやすくなるのです。
情報交換のやりとりがデータでなく書類を使ったアナログ中心だと、デジタル化が進まずにFAXをやめたいのにやめられない原因つながります。
FAXをやめたい状況を放置するリスクと課題
仕事に使うツールを見直すことは、職場の業務体制を整える上でも重要です。
職場でFAXをやめたい状況を放置するリスクと課題を見ていきましょう。
誤送信が起きる
FAXは機密情報を守りながら送信できるメリットがある一方、別の取引先に書類を送信してしまう誤送信が起きる課題が残ります。
登録ミスで名前と番号が間違っていたり、操作ミスで間違った取引先に送信したりする事例があると情報漏えいにつながるのです。
FAXをやめたい状況には、業務のやりとりで誤送信の課題があるため、情報共有のやり方を変えずに放置すると情報漏えいのリスクがあげられます。
維持にコストがかかる
FAXの維持には手間や費用がかかるため、あまり利用されないまま機材を置いていると、コストカットにつながらない課題が残ります。
どのくらいの利用頻度があるのか再検討し、年間にかかる費用を考えて別の手段に切り替えるほうが費用を抑えられるかもしれません。
FAXをやめたい状況を放置すると、維持にコストがかかる課題と無駄に経費がかかるリスクが考えられます。
ペーパーレス化が進まない
FAXを使うと重要な書類をファイリングで保存する必要が出てくるため、ペーパーレス化の移行が遅れがちになります。
アナログのやりとりからデジタル化に向けて準備が進まないと、保存した書類をシュレッダーにかける手間がかかるなど、余計な作業が増えやすくなるのです。
会社全体にとってFAXをやめたい状況を放置してしまうと、ペーパーレス化の課題を解消できず、作業効率化を図れないリスクを抱えがちになります。
テレワーク導入の妨げになる
仕事のやりとりでFAXを使う部署は出社の必要性が出てしまい、テレワークの導入が難しい原因につながります。
自宅にFAXを設置するのは、予算がかかるだけでなく機密情報の取り扱いや情報漏えいの観点から難しいと考えられるのです。
FAXをやめたい状況を放置すると完全にテレワークを導入できない課題が残り、時代の流れに合った働き方が取り入れられないリスクを抱えます。
＞テレワークができない会社の理由と解消方法に関する記事はこちら
FAXをやめたいときの代わりになる方法
インターネットから便利に使えるデジタルのツールは、場所を選ばずにいつでも送受信が可能になります。
職場でFAXをやめたいときの代わりになる方法を見ていきましょう。
インターネットFAX
機材を使わずに情報交換ができるインターネットFAXは、PCやスマートフォンからインターネット回線があれば、場所を問わずにいつでも送受信できます。
テレワーク導入時にも出社の必要性をなくして、セキュリティ面での安全性を確保しながら簡単にやりとりが進められるところが利点です。
FAXをやめたいときの代わりとして、コストカットにつながるインターネットFAXを使う方法があります。
データ共有サービス
容量の大きいデータや種類に対応しているデータ共有サービスは、オンライン上でURLを使って情報共有ができます。
FAXの機材が必要なく、PCやスマートフォンからデータをURLでやりとりができて、取引先との業務で便利に使える内容です。
セキュリティ面の対策で送信するときは閲覧制限がかけられるものもあります。
容量の大きいデータを安全にやりとりする方法には、FAXをやめたいときの代わりになるデータ共有サービスがあります。
ビジネスチャット
業務連絡でデータの共有とチャットの両方ができる内容には、ビジネスチャットがあります。
送受信できるデータの種類が多く、データの管理や保存が簡単にできるところも利点です。
FAXのように書類の送信後に連絡を入れる二度手間が発生せず、業務連絡の流れを効率化させたいときにも役立つため、FAXをやめたいときの代わりになる方法にビジネスチャットがあげられます。
FAXをやめたいなら「Chatwork」
FAXをやめられない原因には、取引先とやりとりに使う機会があり、デジタル化ができる代わりの手段が導入できていない点があげられます。
FAXをやめたい状況を放置するリスクには、誤送信や維持にコストがかかること、社内のペーパーレス化やテレワーク導入が進まなくなる点があるでしょう。
FAXの代わりになる方法には、インターネットFAXやデータ共有サービス、ビジネスチャットを取りあげました。
ビジネスチャット「Chatwork」は、業務に必要なデータの送受信やチャットを使ったやりとりができて効率的に作業が進められます。
テレワーク導入やペーパーレス化を助ける手段にもつながるため、FAXをやめたいときの代わりにできる手段としてChatworkの導入をご検討ください。
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