ビジネスチャットの導入効果とは？生産性を高める定量的・定性的メリットを解説

「ビジネスチャットを導入すれば、業務が効率化するらしい」。

そう聞いて導入を検討しているものの、「本当にコストに見合う効果があるのだろうか？」「上司や経営層をどう説得すれば良いのだろう？」といった疑問や不安を抱えている担当者の方は少なくありません。

ビジネスチャットの導入を成功させるためには、その「導入効果」を具体的かつ多角的に理解し、自社にとっての価値を明確にすることが不可欠です。

この記事では、ビジネスチャットがもたらす効果を数値で見える「定量的効果」と、数値化は難しいけれど重要な「定性的効果」に分け、その測定方法や効果を最大化する秘訣まで詳しく解説します。

「本当に効果ある？」ビジネスチャット導入前の疑問と不安

新しいツール、特に全社的なコミュニケーション基盤に関わるツールの導入には、期待とともに様々な疑問や不安がつきものです。

ビジネスチャットの導入検討段階で、多くの企業が直面する典型的な悩みを見ていきましょう。

投資対効果（ROI）が見えない...経営層をどう説得すれば？

ビジネスチャットの導入には、ライセンス費用や導入支援のコストがかかります。

経営層からは、「その投資に対して、どれだけの効果が見込めるのか？」という厳しい問いが投げかけられるでしょう。

コミュニケーションの円滑化といった曖昧な言葉だけでは、具体的な投資対効果（ROI）を示すことが難しく、稟議を通すための説得材料に欠ける、という悩みを抱える担当者は少なくありません。

導入したものの、効果が実感できず形骸化してしまわないか...

せっかく導入しても、一部の従業員しか使わなかったり、結局メールや電話中心のコミュニケーションから脱却できなかったりして、ツールが形骸化してしまうのではないかという不安です。

「導入した」という事実だけで満足してしまい、具体的な効果を実感できないまま時間だけが過ぎていくことを懸念する声も聞かれます。

「導入効果」を正しく理解し、成功への道筋を描きたい

このような疑問や不安を解消するためには、ビジネスチャットがもたらす「導入効果」を、具体的かつ構造的に理解することが不可欠です。

効果を正しく理解することで、経営層への説明責任を果たし、導入後の活用イメージを明確にし、成功への確かな道筋を描くことができるのです。

ビジネスチャット導入で期待できる「定量的効果」とは？

定量的効果とは、数値として測定・可視化できる具体的な効果のことです。

経営層への説明や投資対効果を算出する上で、非常に重要な指標となります。

効果1：時間的コストの大幅な削減

ビジネスチャット導入による最も分かりやすい効果の一つが、日々の業務にかかる「時間」の削減です。

従業員の時間は有限であり、その時間をいかに付加価値の高い業務に使えるかが生産性向上の鍵となります。

メール作成・処理時間の削減

メールで必須だった定型的な挨拶や署名が不要になり、要件を簡潔に伝えられます。

また、リアルタイムなやり取りで返信待ちの時間が減り、大量のメールを整理・検索する手間も大幅に削減されます。

ある調査では、ビジネスチャット導入により従業員一人あたりのメール作成・処理時間が大幅に削減されたというデータもあります。

会議時間（準備・移動・開催）の削減

情報共有や簡単な意思決定のための会議は、ビジネスチャットで代替可能です。

また、会議前にチャットでアジェンダや資料を共有し、事前議論を行えば、会議そのものの時間を短縮できます。

遠隔地のメンバーとの打ち合わせもオンラインで可能なため、移動時間も削減されます。

情報検索時間の削減

「あの資料、どこにあったっけ？」「過去の経緯を確認したい」といった場面で、メールやファイルサーバーを探し回る時間は大きな無駄です。

ビジネスチャットの強力な検索機能を使えば、必要な情報に迅速にアクセスでき、情報検索にかかる時間を劇的に短縮できます。

電話の取り次ぎ・確認時間の削減

不在の担当者への電話の取り次ぎや、伝言メモの作成、折り返し連絡の待ち時間なども、日々の業務時間を細かく奪っています。

ビジネスチャットなら、相手の状況を確認してからメッセージを送ったり、グループチャットで担当者が直接応答したりできるため、こうした非効率な時間が削減されます。

効果2：直接的なコストの削減

業務プロセスの変化は、直接的な経費の削減にも繋がります。

通信コスト（電話代・FAX代）の削減

社内外の連絡をビジネスチャットに移行することで、これまでかかっていた電話代や、FAXの通信費・リース代などを削減できる可能性があります。

特に拠点が多い企業や、外部とのやり取りが多い企業では効果が大きくなります。

ペーパーレス化による印刷・消耗品コストの削減

会議資料、社内回覧、各種報告書などをビジネスチャット上でファイル共有することにより、紙の使用量を大幅に削減できます。

これにより、印刷用紙、トナー、プリンターの維持費といった消耗品コストや、書類の保管スペースにかかるコストも削減できます。

出張交通費・宿泊費の削減

ビジネスチャットのビデオ通話機能を活用すれば、遠隔地の支社や取引先との打ち合わせもオンラインで可能になります。

これにより、これまで必要だった出張の回数を減らし、交通費や宿泊費といったコストを大幅に削減できる可能性があります。

効果3：生産性の向上

時間やコストの削減は、最終的に組織全体の生産性向上という形で現れます。

残業時間の削減

コミュニケーションの効率化や情報検索時間の短縮により、従業員は定時内に業務を終えやすくなります。

これにより、組織全体の残業時間が削減され、人件費の抑制と従業員のワークライフバランス向上に繋がります。

プロジェクト完了までの期間短縮

情報共有の迅速化、意思決定のスピードアップ、タスク管理の徹底により、プロジェクトの進行がスムーズになります。

手戻りや停滞が減ることで、プロジェクト全体の完了までの期間を短縮できる可能性があります。

これは、納期の短縮や、より多くのプロジェクトを遂行できるといった事業上のメリットに直結します。

タスク処理件数の増加

コミュニケーションや情報検索といった付帯業務にかかる時間が減ることで、従業員一人ひとりが本来のコア業務に集中できる時間が増えます。

結果として、一定期間内に処理できるタスクの件数が増加し、個人の生産性向上が期待できます。

数値だけでは測れない！ビジネスチャットの重要な「定性的効果」

定量的効果と同じくらい、あるいはそれ以上に重要なのが、数値としては測りにくい「定性的効果」です。

これらは組織文化や従業員の働きがいに直接影響を与え、中長期的な企業成長の基盤となります。

効果1：コミュニケーションの質の向上と円滑化

ビジネスチャットは、メールよりも気軽に、電話よりも相手の時間を尊重しながらコミュニケーションが取れるため、部署内やチーム内での対話の量が増えます。

ちょっとした相談や意見交換が活発に行われるようになり、コミュニケーション全体の質が向上します。

効果2：情報共有の迅速化と組織全体の透明性確保

グループチャットを通じて、情報が特定の個人に留まることなく、必要なメンバーに迅速かつオープンに共有されるようになります。

これにより、組織全体の透明性が高まり、従業員は自社の状況をより深く理解できるようになります。

風通しの良い組織文化の醸成にも繋がります。

効果3：意思決定のスピードアップ

定量的効果でも触れましたが、意思決定の「速さ」だけでなく、「質」にも良い影響を与えます。

関係者が迅速に情報を共有し、多角的な視点から意見を出し合うことで、より的確で質の高い意思決定が可能になります。

効果4：チームワークの強化と組織の一体感醸成

部門や役職の壁を越えたコミュニケーションが活発になることで、従業員同士の相互理解が深まります。

共同で課題解決に取り組む機会が増えることで、チームワークが強化され、組織としての一体感が醸成されます。

雑談チャネルなども、人間関係を円滑にする上で有効です。

効果5：従業員エンゲージメントと満足度の向上

コミュニケーションが円滑で、情報がオープンに共有され、自身の意見が尊重される職場環境は、従業員のエンゲージメント（仕事への熱意や貢献意欲）を高めます。

また、無駄な業務が削減され、効率的に働ける環境は、従業員の満足度向上にも直結します。

これは、優秀な人材の離職防止にも繋がる重要な効果です。

効果6：ナレッジの蓄積と属人化の解消

ビジネスチャット上での議論や質疑応答、共有された資料は、検索可能なナレッジとして組織内に蓄積されます。

これにより、特定の担当者しか知らないといった「業務の属人化」が解消され、組織全体の知識レベルが向上します。

新入社員の教育や、担当者変更時の引き継ぎもスムーズになります。

効果7：多様な働き方への対応力強化と事業継続性（BCP）の向上

ビジネスチャットは、テレワークや時差出勤といった多様な働き方を支えるコミュニケーション基盤となります。

これにより、企業は優秀な人材を確保しやすくなります。

また、災害時など、従業員が出社できない状況でも、ビジネスチャットを通じて事業を継続できるため、BCP（事業継続計画）の観点からも非常に有効です。

ビジネスチャットの導入効果を測定・可視化する方法

ビジネスチャットの導入効果を客観的に評価し、次の改善につなげるためには、効果測定が不可欠です。

ここでは、代表的な測定方法を紹介します。

方法1：従業員へのアンケート調査の実施

定性的な効果を測る上で非常に有効な方法です。

導入前と導入後に同じ内容のアンケートを実施し、変化を比較します。

満足度、業務効率化の実感度、コミュニケーションの変化など

質問項目例

• 「社内の情報共有はスムーズだと思いますか？」
• 「コミュニケーションにかかる時間が削減されたと感じますか？」
• 「ビジネスチャットの導入により、業務効率が向上したと思いますか？」
• 「チーム内の連携は取りやすくなりましたか？」
• これらの回答を5段階評価などで集計し、数値化します。

方法2：利用状況データの分析

多くのビジネスチャットツールには、管理者が利用状況を確認できる機能があります。

これらの客観的なデータを分析することで、活用の実態を把握できます。

アクティブユーザー率、メッセージ数、チャネル活用度など

分析指標例

• アクティブユーザー率：実際にツールを利用している従業員の割合。
• メッセージ送信数：コミュニケーションの活発度を示す指標。
• グループチャットとダイレクトメッセージの比率：オープンなコミュニケーションが行われているかどうかの参考。
• 利用されている機能の割合：タスク管理やビデオ通話などが活用されているか。

方法3：業務指標の導入前後比較

定量的効果を測る上で最も説得力のある方法です。

導入前後で、関連する業務指標がどのように変化したかを比較します。

残業時間、会議時間、プロジェクト完了期間、従業員離職率など

比較指標例

• 全社または特定部門の平均残業時間
• 一人あたりの平均会議時間
• 特定のプロジェクトにかかる平均完了日数
• 社内メールの送受信総数
• 従業員離職率（エンゲージメント向上の指標として）

効果測定におけるKPI（重要業績評価指標）設定のポイント

効果測定を行う際には、導入前に「何を達成するために導入するのか」という目的に基づき、測定すべきKPI（重要業績評価指標）を具体的に設定しておくことが重要です。

例えば、「会議時間の削減」が目的ならKPIは「平均会議時間」、「情報共有の円滑化」が目的ならKPIは「従業員の満足度アンケートのスコア」といった具合です。

明確なKPIがあることで、効果測定の精度が高まります。

ビジネスチャットの導入効果を最大化するための5つの成功法則

ビジネスチャットの導入効果は、ただ待っているだけでは得られません。

その効果を意図的に創出し、最大化するためには、いくつかの成功法則があります。

法則1：明確な導入目的と具体的なKPIを設定する

繰り返しになりますが、これが最も重要です。

「何のために導入するのか」という目的と、「何を達成すれば成功とするのか」という具体的なKPIを設定し、組織全体で共有することで、導入プロジェクト全体に一貫性が生まれます。

法則2：自社の課題解決に最適なツールを選定する

ビジネスチャットツールは多種多様です。

自社の導入目的、業務内容、従業員のITスキルなどを考慮し、最もフィットするツールを選定することが重要です。

操作性、機能、セキュリティ、サポート体制、コストなどを総合的に比較検討しましょう。

法則3：実践的な運用ルールを策定し、全社に浸透させる

ツールの効果を最大限に引き出すためには、その使い方に関する明確なガイドラインが必要です。

チャネルの作成基準、メッセージのマナー、通知設定の推奨など、実践的な運用ルールを策定し、研修などを通じて全従業員に浸透させます。

法則4：経営層やリーダーが積極的に活用し、効果を体現する

新しいツールの定着には、経営層や各部門のリーダーのコミットメントが不可欠です。

リーダーたちが自ら積極的にビジネスチャットを活用し、その便利さや効果を示すことで、他の従業員の利用意欲も高まります。

法則5：継続的に効果を測定し、改善サイクルを回し続ける

導入効果は一度測定して終わりではありません。

定期的に効果測定を行い、その結果を分析し、浮かび上がった課題に対して改善策を講じる、というPDCAサイクルを回し続けることが重要です。

これにより、ビジネスチャットの活用レベルを継続的に高めていくことができます。

なぜ？ビジネスチャットの導入効果が出ない場合の典型的な原因と対策

もしビジネスチャットを導入しても期待した効果が得られない場合、その背景にはいくつかの典型的な原因が考えられます。

原因1：導入目的が不明確・共有されていない

最も多い原因です。

導入することが目的化してしまい、従業員が「何のために使うのか」を理解していないため、活用が進みません。

対策：改めて導入目的を定義し、経営層から従業員まで、繰り返しその重要性を伝える必要があります。

原因2：自社に合わないツールを選んでしまった

機能が複雑すぎる、操作が難しい、必要な機能が足りないなど、自社のニーズや従業員のスキルレベルに合わないツールを選んでしまうと、利用のハードルが上がり、定着しません。

対策：導入前に無料トライアルなどを活用し、複数のツールを実際に試用して、現場の意見を取り入れながら選定することが重要です。

原因3：運用ルールが曖昧、または形骸化している

明確な運用ルールがないために情報が混乱したり、ルールが厳しすぎて誰も守らなくなったりすると、ツールの効果が損なわれます。

対策：シンプルで実践的なルールを作成し、その目的を丁寧に説明します。

また、定期的にルールを見直し、実情に合わせて改善していく柔軟性も必要です。

原因4：一部の従業員しか使っておらず、活用が定着していない

特定の部署や個人の利用に留まり、全社的なコミュニケーション基盤として機能していない状態です。

対策：経営層やリーダーが率先して利用する、勉強会や成功事例の共有会を開催するなど、組織全体で活用を促進する働きかけが必要です。

原因5：効果測定を行っておらず、課題が可視化されていない

「何となく効果がない気がする」という感覚的な問題提起に留まり、具体的な課題が何なのかを把握できていないケースです。

対策：本記事で紹介したような方法で効果測定を行い、客観的なデータに基づいて課題を特定し、的を射た改善策を実行します。

まとめ：ビジネスチャットの導入効果を創出し、組織の成長を加速させよう

ビジネスチャットの導入効果は、単にツールを導入すれば自動的に得られるものではなく、明確な目的意識のもと、戦略的に活用することで初めて「創出」できるものです。

時間やコストの削減といった目に見える「定量的効果」と、コミュニケーションの質の向上や従業員エンゲージメントの向上といった「定性的効果」の両面を正しく理解し、自社にとっての導入価値を明らかにすることが成功への第一歩です。

この記事で解説した導入効果の具体例、効果測定の方法、そして効果を最大化するための成功法則を参考に、ぜひあなたの組織でも、ビジネスチャット導入による成長戦略を描いてみてください。

その際、自社の目的を達成するために必要な機能を備え、かつ従業員がスムーズに利用を開始できるツールを選ぶことが重要です。

例えば、国産ビジネスチャットツールである「Chatwork」は、シンプルで直感的な操作性を持ちながら、本記事で解説したような導入効果に繋がるタスク管理、ファイル共有、ビデオ通話（Chatwork Live）といった機能を標準で備えています。

Chatworkは、特に多くの中小企業でコミュニケーションの効率化や生産性向上という目的で導入され、時間的コストの削減やチームワーク強化といった具体的な効果を上げてきました。

日本のビジネス環境にフィットするよう設計されており、導入や運用に関するサポート体制も充実しているため、初めてビジネスチャットの導入効果を本格的に追求する企業にとっても、安心して検討いただける選択肢の一つです。

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