「ビジネスチャットが苦手...」は克服できる！原因と今すぐできる対処法を徹底解説

社内でビジネスチャットが導入され、便利になったと感じる人がいる一方で、「なんだか疲れる」「使うのが苦手だ...」と感じている方も少なくないのではないでしょうか。

リアルタイムなコミュニケーションが求められる環境に、戸惑いやストレスを感じてしまうのは、決して珍しいことではありません。

その「苦手」という感情には、必ず原因があります。

この記事では、なぜビジネスチャットを苦手と感じてしまうのか、その原因を深掘りし、今日からすぐに実践できる具体的な対処法や考え方のヒントを、分かりやすく解説していきます。

ビジネスチャットとの上手な付き合い方を見つけ、ストレスを軽減するための一助となれば幸いです。

もしかして「ビジネスチャット疲れ」？あなたの「苦手」は、あなただけじゃない

業務効率化や情報共有の迅速化を目的に導入されるビジネスチャット。

しかし、その特性が、人によっては新たなストレスの原因となってしまうことがあります。

もしあなたがビジネスチャットに対して苦手意識を感じているなら、それは決して特別なことではありません。

チャットが鳴るとドキッとする...コミュニケーションの変化への戸惑い

これまでメールや電話でのコミュニケーションに慣れてきた人にとって、ビジネスチャットのスピード感や常に接続されている感覚は、大きな戸惑いを生むことがあります。

デスクトップやスマートフォンにひっきりなしに届く通知音に、思わずドキッとしてしまう。

自分の業務に集中したいのに、次々と流れてくるメッセージに気を取られてしまう。

このような経験は、多くの人が共有している「ビジネスチャットあるある」の一つです。

「便利」なはずが「負担」に感じるのはなぜ？

ビジネスチャットは、本来、業務を円滑にし、私たちの負担を軽減するためのツールのはずです。

それにもかかわらず「負担」に感じてしまうのは、ツールの特性と、私たちの働き方やコミュニケーションの取り方がまだ完全にはマッチしていないからです。

あるいは、利用しているツール自体が、あなたの働き方に合っていない可能性もあります。

重要なのは、なぜ負担に感じるのか、その原因を正しく理解し、適切な対処法を見つけることです。

なぜあなたはビジネスチャットが苦手なのか？【6つの原因分析】

ビジネスチャットへの苦手意識は、いくつかの共通した原因から生じていることがほとんどです。

自分はどのタイプに当てはまるか、チェックしながら読み進めてみてください。

原因1：絶え間ない通知と割り込みによる「通知疲れ」

ビジネスチャットの最大の特徴であるリアルタイム性は、同時に「絶え間ない通知」というストレスを生み出します。

多数のグループチャットに参加していると、自分に直接関係のない会話の通知も次々と届き、そのたびに集中力が途切れてしまいます。

これが積み重なり、常に監視されているような気分になって精神的に疲弊してしまうのが「通知疲れ」です。

原因2：「すぐに返信しないと」という暗黙の即レス圧力

相手がメッセージを読んだかどうかが分かる「既読機能」や、相手のオンライン状態が分かるステータス表示などが、「すぐに返信しなければ失礼にあたるのではないか」という無言のプレッシャー（即レス圧力）を生み出すことがあります。

この圧力から、常にチャット画面を気にしなくてはならず、一つの業務にじっくり取り組めなくなってしまいます。

原因3：意図が伝わりにくいテキストコミュニケーションへの不安

メールよりも短文でカジュアルなやり取りが増えるため、「この表現で正しく意図が伝わっているだろうか」「冷たい印象を与えていないだろうか」といった不安を感じることがあります。

対面や電話と違い、表情や声のトーンといった非言語情報がないため、相手の反応が分かりにくく、ミスコミュニケーションを恐れてメッセージの作成に時間がかかってしまう人も少なくありません。

原因4：多すぎる情報と見逃しの恐怖による「情報洪水」

複数のプロジェクトやチームのチャネルに参加していると、一日に数百、数千のメッセージが飛び交うことも珍しくありません。

この大量の情報の中から、自分に関係のある重要な情報を見つけ出すのは至難の業です。

重要な指示や連絡事項を見逃してしまい、後で問題になることを恐れるあまり、すべてのメッセージを追いかけようとして疲弊してしまいます。

原因5：業務時間外の連絡による公私の境界線の曖昧化

スマートフォンからも手軽にアクセスできるため、業務時間外や休日にも仕事の連絡が届いてしまうことがあります。

これにより、仕事とプライベートの境界線が曖昧になり、しっかりと休息を取ることができず、慢性的な疲労感につながります。

常に仕事のことを考えてしまい、気が休まらない状態です。

原因6：メール文化とのギャップやツールの複雑さへの戸惑い

長年、丁寧な挨拶や署名を含むメール文化に慣れ親しんできた人にとって、ビジネスチャットの簡潔でスピーディなやり取りは、どこか礼儀を欠いているように感じられ、馴染めないことがあります。

また、導入されたツールの機能が多すぎたり、インターフェースが複雑だったりすると、覚えること自体が負担になり、使うのが億劫になってしまうケースもあります。

今日から実践できる！ビジネスチャットの苦手意識を克服する7つの対処法

苦手意識の原因が分かったら、次は具体的な対処法です。

ツールの設定や考え方を少し変えるだけで、ストレスは大幅に軽減できます。

今日からすぐに実践できる方法を紹介します。

対処法1：「通知」を制して、自分の時間を取り戻す

通知に振り回されるのではなく、自分自身が通知をコントロールする意識を持ちましょう。

通知設定をパーソナライズする（チャネル別、キーワード別など）

ほとんどのビジネスチャットツールでは、通知設定を細かくカスタマイズできます。

特に重要なチャネル以外は通知をオフにする、自分宛のメンションがあった時だけ通知をオンにする、特定のキーワード（自分の名前や担当案件名など）が含まれる時だけ通知するなど、自分にとって最適な設定を見つけましょう。

集中したい時間帯は「通知オフ」を徹底する

資料作成や企画立案など、まとまった集中時間が必要な業務に取り組む際は、思い切ってビジネスチャットの通知を一時的にオフにしましょう。

多くのツールには、一定時間通知を停止する「集中モード」のような機能があります。

30分や1時間でも、通知のない環境を作るだけで、驚くほど業務がはかどります。

ステータス表示機能を活用して「今は集中している」ことを伝える

「取り込み中」「集中モード」といったステータス表示機能を活用し、周囲に「今はすぐに返信できない」という状況を知らせておくのも有効な方法です。

これにより、相手もそれを理解した上で連絡してくれるようになり、即レスへの期待値をコントロールできます。

対処法2：「即レス」の呪縛から解放されるための考え方と行動

「即レス＝仕事ができる」という考え方は、必ずしも正しくありません。

重要なのは、レスポンスの速さよりも、確実な対応と業務の成果です。

「確認したらリアクション」を基本ルールにする

メッセージを確認したことを示すために、まずは「いいね」や「確認しました」といったリアクション（スタンプや絵文字）を送る習慣をつけましょう。

これだけで、相手は「メッセージが伝わった」と安心でき、即座に詳細な返信をする必要性が低減します。

チーム内でこのルールを共有するのも効果的です。

すぐに返信できない場合は「後ほど確認します」と一報入れる

返信に時間が必要な内容の場合は、「ありがとうございます。〇時頃に改めてお返事いたします」のように、簡単な一報を入れておきましょう。

これにより、相手はいつ頃返信がもらえるか見通しが立ち、安心して待つことができます。

「即レス＝仕事ができる」ではないと認識を改める

即座に反応することよりも、目の前の業務に集中し、質の高い成果を出すことの方が重要であると、自分自身の認識を改めることが大切です。

ビジネスチャットは、あくまで業務を円滑に進めるための「道具」であり、それに支配される必要はありません。

対処法3：誤解を防ぎ、円滑に進めるテキストコミュニケーション術

テキストでのコミュニケーション不安を和らげるための、簡単なコツを紹介します。

結論ファーストと箇条書きで分かりやすく

伝えたいことの結論や要点を最初に書き、その後に詳細を説明する「結論ファースト」を心がけましょう。

また、複数の項目を伝える場合は、箇条書きを使うと情報が整理され、相手に伝わりやすくなります。

相手への配慮を示す「クッション言葉」を使う

何かを依頼する際には「お忙しいところ恐れ入りますが」、意見を言う際には「恐縮ですが、一点よろしいでしょうか」といったクッション言葉を添えるだけで、文章の印象はぐっと柔らかくなります。

リアクション（絵文字・スタンプ）を効果的に使い、感情を補う

感謝の気持ちを伝える時や、ポジティブなフィードバックをする時などに、積極的にリアクションを活用しましょう。

テキストだけでは伝わりにくい温かみや親しみを補い、円滑な人間関係の構築に役立ちます。

対処法4：情報洪水の中でも溺れないための情報整理術

すべての情報を追いかけるのは不可能です。

情報を取捨選択し、整理する技術を身につけましょう。

不要なチャネルからは退出・ミュートする

自分が直接関係していないプロジェクトや、すでに終了した案件のチャネルには、いつまでも参加し続ける必要はありません。

定期的に参加チャネルを見直し、不要なものは思い切って退出するか、通知をミュートしましょう。

重要な情報は「ピン留め」や「ノート機能」でストックする

チーム全体のルールや、頻繁に参照する資料など、重要な情報は「ピン留め」機能でチャネル上部に固定したり、情報ストック用の「ノート機能」などにまとめておきましょう。

これにより、重要な情報が流れてしまうのを防ぎ、後から探しやすくなります。

やるべきことは「タスク管理機能」に登録する

チャットで発生した「やること」は、その場でタスク管理機能に登録する習慣をつけましょう。

これにより、対応漏れを防ぎ、チャットログを遡って確認する手間を省けます。

自分の頭の中だけで覚えておくのではなく、ツールに記録することが重要です。

自分専用のチャット（マイチャット）をメモ帳・情報整理ハブとして活用する

自分専用のチャットスペースを、一時的なメモ、後で読む記事のリンク保存、メッセージの下書きなどに活用します。

散らばりがちな情報を一時的に集約するハブとして使うことで、思考の整理にも役立ちます。

対処法5：オンとオフを切り分けるセルフマネジメント

仕事とプライベートを明確に区別し、心身を休める時間を確保することが、長期的に高いパフォーマンスを維持する上で不可欠です。

業務終了後はPCやスマホの通知をオフにする

退勤時間になったら、PCのビジネスチャットアプリを閉じ、スマートフォンの通知もオフにしましょう。

物理的・デジタル的に仕事から距離を置くことで、オンとオフの切り替えがしやすくなります。

「業務時間外は返信しない」という自分ルールを周囲に伝えておく

チーム内で、「業務時間外の連絡には、緊急時を除き翌営業日に対応します」といった方針を伝えておくのも一つの手です。

お互いのプライベートな時間を尊重する文化を育むことが大切です。

対処法6：苦手意識を前提としたコミュニケーションマナーを身につける

自分が苦手だと感じることは、相手も同じように感じている可能性があります。

お互いが気持ちよく使えるようなマナーを心がけましょう。

長文になりそうな場合は「長文失礼します」と前置きする

どうしても長文になってしまう場合は、最初に「長文失礼します。〇〇の件で3点ご報告です」のように前置きを入れると、相手は心構えができます。

複雑な話はビデオ通話への切り替えを提案する

テキストでのやり取りが複雑化し、誤解が生じそうだと感じたら、「テキストでは分かりにくいので、5分ほどお電話（ビデオ通話）よろしいでしょうか？」と切り替えを提案する勇気を持ちましょう。

適切な手段を選ぶことも、コミュニケーションスキルの一つです。

対処法7：ツールの「使いにくさ」が原因なら、見直しも視野に入れる

様々な対処法を試しても、どうしてもツールが合わない、使いにくいと感じる場合、それは個人の問題ではなく、ツールそのものが組織の文化や従業員のスキルレベルに合っていない可能性も考えられます。

多機能すぎて複雑、操作が直感的でない、といった「使いにくさ」は、それ自体が大きなストレスの原因となります。

組織（会社側）ができる「ビジネスチャットが苦手な人」への配慮と環境づくり

ビジネスチャットへの苦手意識は、個人の努力だけで解決するものではありません。

組織や管理者側が、誰もが使いやすい環境を整えることも非常に重要です。

明確で現実的な運用ルールの策定と共有

即レスを強要しない、業務時間外の連絡は控える、メンションの使い分けを徹底するなど、従業員の負担を軽減するための明確な運用ルールを策定し、組織全体で共有・遵守することが求められます。

これにより、従業員は安心してツールを利用できるようになります。

従業員のITリテラシーに合わせたツールの選定と研修

ツールを選定する際には、一部のITスキルが高い人だけでなく、組織全体の平均的なITリテラシーを考慮し、誰でも直感的に使えるシンプルなツールを選ぶことが重要です。

また、導入時には、基本的な使い方から便利な活用法まで、丁寧な研修を実施し、従業員の不安を取り除く努力が必要です。

心理的安全性を高めるコミュニケーション文化の醸成

「こんなことを聞いたら迷惑かな」「間違えたらどうしよう」といった不安を感じさせない、心理的安全性の高い職場環境を作ることが大切です。

失敗を許容し、気軽に質問や相談ができるようなコミュニケーション文化を、リーダー層が率先して醸成していくことが求められます。

まとめ：苦手意識を理解し、上手な付き合い方を見つけることが第一歩

ビジネスチャットへの苦手意識は、その原因を正しく理解し、一つ一つ対処していくことで、必ず和らげることができます。

通知設定の最適化、コミュニケーションの工夫、情報整理術など、本記事で紹介した対処法をぜひ今日から試してみてください。

重要なのは、ツールに振り回されるのではなく、自分が主体となってツールをコントロールするという意識を持つことです。

また、個人の努力や工夫だけでなく、組織全体の運用ルールや、利用するツールそのものを見直すことも、苦手意識を克服するための重要な視点です。

もし、現在お使いのツールが「複雑で使いにくい」「機能が多すぎて分かりにくい」と感じているのであれば、それが苦手意識の根本的な原因かもしれません。

例えば、国産のビジネスチャットツールである「Chatwork」は、ITツールに不慣れな方でも直感的に使えるシンプルな操作性を重視して設計されています。

本記事で解説したような「通知疲れ」や「情報洪水」といった課題に対応するため、柔軟な通知設定や、チャットからシームレスに使えるタスク管理機能、情報を整理しやすいノート機能などを備えており、多くの企業でコミュニケーションのストレス軽減と生産性向上に貢献しています。

苦手意識は、無理に克服しようとするのではなく、まずは自分に合った方法やツールを見つけることから始めるのが良いでしょう。

Chatworkは無料プランから利用を開始できますので、まずはその使いやすさや、自分のペースでコミュニケーションが取れる環境を実際に体験してみてはいかがでしょうか。

ビジネスチャットとの上手な付き合い方を見つけることで、日々の業務はきっと快適になるはずです。