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ビジネスチャットはリモートワークの必需品｜課題解決と生産性向上の活用術
目次
リモートワーク（テレワーク）が働き方の選択肢として定着する一方で、「コミュニケーションが取りにくい」「チームの状況が分からず不安」といった課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
離れた場所で働くメンバーが円滑に連携し、生産性を維持・向上させるためには、オフィスにいた時とは異なるコミュニケーションの工夫が不可欠です。
その鍵を握るのが、ビジネスチャットです。
この記事では、リモートワーク特有の課題をビジネスチャットがどのように解決するのか、そして生産性を高めるための具体的な活用術や運用ルールまで、詳しく解説していきます。
「リモートワーク、やりにくい...」その原因はコミュニケーション不足かも？
通勤時間がなくなり、自分のペースで仕事ができるなど、多くのメリットがあるリモートワーク。
しかし、その一方で、オフィス勤務では感じなかった「やりにくさ」に直面している人も少なくありません。
その原因の多くは、コミュニケーションの変化にあります。
リモートワークで直面する「見えない」ことへの不安と課題
リモートワークでは、同僚や上司の姿が物理的に「見えない」状態になります。
これにより、「今、誰がどんな仕事をしているのか」「忙しいのか、手が空いているのか」「困っている人はいないか」といった状況が分かりにくくなります。
また、自分の仕事ぶりが見られていないことへの不安や、正当に評価されているのかという疑念、そして社会から孤立しているような孤独感など、様々な心理的な不安が生じやすくなります。
これらの「見えない」ことからくる不安や課題が、業務の非効率や生産性の低下につながってしまうのです。
なぜオフィスと同じように仕事が進まないのか？
オフィスでは、隣の席の同僚に気軽に声をかけて質問したり、休憩中の雑談から新しいアイデアが生まれたり、上司の表情から状況を察したりと、意識せずとも多くの「偶発的なコミュニケーション」が発生していました。
リモートワークでは、こうした自然な情報交換の機会が激減します。
コミュニケーションを取るためには、メールを送ったり、電話をかけたり、チャットでメッセージを送ったりと、常に「意図的なアクション」が必要になります。
このコミュニケーションの質と量の変化が、「オフィスと同じように仕事が進まない」と感じる大きな理由なのです。
なぜリモートワークにビジネスチャットが不可欠なのか？
リモートワークにおけるコミュニケーション課題を解決し、円滑な業務遂行を実現するために、ビジネスチャットは今や不可欠なツールとなっています。
オフィスワークとリモートワークのコミュニケーションの違い
オフィスワークでは、フォーマルな会議やメールだけでなく、廊下での立ち話やランチタイムの雑談といったインフォーマルなコミュニケーションも重要な役割を果たしていました。
リモートワークでは、このインフォーマルなコミュニケーションが失われがちです。
メールや電話は、用件を伝えるフォーマルな手段としては有効ですが、気軽な相談や雑談には向きません。
この失われたコミュニケーションの隙間を埋めるのが、ビジネスチャットの役割です。
ビジネスチャットが「仮想オフィス」としての役割を果たす
ビジネスチャットは、テキストベースの気軽なやり取りを可能にし、まるでオフィスの同じフロアにいるかのようなコミュニケーション環境をオンライン上に再現します。
部署やチームごとのグループチャットは「部署の島」となり、雑談チャネルは「休憩室」となります。
ビデオ通話機能を使えば、すぐに「ミーティングスペース」で顔を合わせて話すことも可能です。
このように、ビジネスチャットは離れた場所で働く従業員をつなぐ「仮想オフィス」として機能し、リモートワークの課題を解決する上で中心的な役割を担うのです。
リモートワークの5大課題とビジネスチャットによる具体的な解決策
リモートワークで発生しがちな代表的な課題と、それらをビジネスチャットがどのように解決できるのかを具体的に見ていきましょう。
課題1：コミュニケーション不足による孤独感と連携ミス
一人で作業することが多くなるリモートワークでは、孤独感や疎外感を抱きやすく、チームの一員としての意識が薄れがちです。
また、気軽な相談ができないため、小さな疑問を解消できないまま作業を進めてしまい、後で大きな手戻りや連携ミスにつながることもあります。
解決策：リアルタイムな対話と意図的なコミュニケーション機会の創出
ビジネスチャットを使えば、ちょっとした質問や確認事項をリアルタイムにやり取りできます。
また、雑談チャネルを設けて業務以外の会話を促進したり、ビデオ通話機能でオンラインランチ会を開いたりするなど、意図的にコミュニケーションの機会を創出することで、孤独感の解消とチームの心理的つながりを強化できます。
リアクション機能も、相手への共感や感謝を手軽に伝えられ、温かみのあるコミュニケーションに役立ちます。
課題2：業務の進捗状況の不透明化と管理の難しさ
部下や同僚が隣にいないため、「誰が、どの業務を、どこまで進めているのか」といった進捗状況が非常に分かりにくくなります。
これにより、業務の重複や抜け漏れが発生したり、マネージャーが適切なサポートや評価を行えなくなったりします。
解決策：タスク管理機能による業務の「見える化」と進捗共有
ビジネスチャットに搭載されているタスク管理機能を活用することで、業務の依頼内容、担当者、期限を明確にし、進捗状況をチーム全体で共有できます。
各メンバーは自分のタスクを一覧で確認でき、マネージャーはチーム全体のタスク状況を把握して、業務負荷の調整やフォローアップを行うことができます。
これにより、業務の「見える化」が実現します。
課題3：チームの一体感・帰属意識の希薄化
物理的に離れていることで、チームの一員であるという感覚や、会社に所属しているという帰属意識が薄れやすくなります。
これは、従業員のモチベーション低下や離職につながる可能性もあります。
解決策：雑談や情報共有による「心理的つながり」の維持・強化
前述の雑談チャネルに加え、経営層からのメッセージを共有する「全社アナウンスチャネル」や、各部署の取り組みを紹介するチャネルなどを設けることで、組織全体の動きやビジョンを共有し、帰属意識を高めることができます。
成功事例を共有し、リアクション機能で称賛し合う文化も、一体感の醸成に効果的です。
課題4：オフィス勤務者との情報格差の発生
一部の従業員がオフィスに出社し、他の従業員がリモートで働くハイブリッドワークの環境では、オフィスでのみ交わされる口頭での会話などにより、リモートワーカーが必要な情報から取り残されてしまう「情報格差」が生じやすいという課題があります。
解決策：オープンなグループチャットによる情報共有の民主化
業務に関するやり取りは、原則としてオープンなグループチャットで行うというルールを徹底します。
ダイレクトメッセージでの個人的なやり取りを避け、関係者全員が閲覧できる場所で議論や情報共有を行うことで、働く場所による情報格差をなくし、情報の民主化を図ることができます。
課題5：セキュリティと労務管理への懸念
リモートワークでは、従業員が自宅のネットワークなど、必ずしも安全とは言えない環境から会社の情報にアクセスします。
そのため、情報漏えいなどのセキュリティリスクが高まります。
また、従業員の労働時間を正確に把握し、適切に管理することも課題となります。
解決策：セキュアなプラットフォームとステータス機能の活用
セキュリティ機能が充実したビジネスチャットツールを選定することが大前提です。
暗号化通信やアクセス制限、監査ログといった機能を備えたツールを利用することで、セキュリティリスクを低減できます。
労務管理については、多くのツールに搭載されているステータス表示機能（オンライン、離席中、取り込み中など）を活用したり、始業・終業の挨拶を特定のチャネルで行うルールを設けたりすることで、勤務状況を把握しやすくなります。
リモートワークの生産性を飛躍させる！ビジネスチャットの具体的な活用術
リモートワークの課題を解決し、さらに生産性を高めるための、具体的なビジネスチャット活用術を紹介します。
活用術1：オンラインでの朝礼・終礼による業務のメリハリ作り
毎朝、決まった時間にビデオ通話機能を使ってチームでオンライン朝礼を実施します。
各自がその日のタスクや予定を共有することで、業務開始のスイッチを入れることができます。
同様に、終業時にはオンライン終礼を行い、その日の進捗や課題を報告し合うことで、業務にメリハリが生まれます。
テキストベースで報告チャネルを設けるのも手軽で有効です。
活用術2：「分報」チャネルによる個人の業務実況と相互理解の促進
「分報」とは、日報よりも細かい単位で、自分が今取り組んでいる業務内容や考えていること、困っていることなどを、自分専用のチャネル（または特定のチャネル）でつぶやくように報告する手法です。
これにより、他のメンバーは「〇〇さんは今、この作業をしているんだな」と状況を把握でき、必要に応じてアドバイスを送ったり、協力したりしやすくなります。
オフィスの「独り言」のような効果があり、相互理解を深めます。
活用術3：雑談・趣味チャネルによる偶発的なコミュニケーションの創出
業務とは直接関係のない、雑談専用のチャネルや、共通の趣味（例：ランチ、読書、ペットなど）に関するチャネルを作成します。
こうした場があることで、オフィスでの雑談のような偶発的なコミュニケーションが生まれ、人間関係の構築や、リフレッシュ、新たなアイデアの創出につながります。
活用術4：ビデオ通話を活用した1on1ミーティングと信頼関係構築
リモートワークでは、部下の細かな変化に気づきにくいため、定期的な1on1ミーティングがより重要になります。
ビジネスチャットのビデオ通話機能を活用し、顔を見ながら業務の進捗確認だけでなく、キャリアに関する相談や心身のコンディションに関する対話を行うことで、信頼関係を構築し、適切なマネジメントを実現します。
活用術5：タスク管理機能を使った明確な業務依頼と進捗報告
リモートワークでは、「言った・言わない」のトラブルが起きやすいため、業務依頼は必ずタスク管理機能を使って行います。
依頼内容、担当者、期限を明確に記録することで、依頼された側も業務の優先順位をつけやすくなります。
完了報告もタスク上で行うことで、依頼者はリアルタイムに進捗を把握できます。
活用術6：ステータス表示機能を活用した業務状況の共有
「会議中」「離席中」「集中作業中」など、自身の状況をステータス表示機能でこまめに更新します。
これにより、他のメンバーは連絡を取るタイミングを計りやすくなり、無駄な割り込みを防ぐことができます。
お互いの働き方を尊重し合う文化の醸成にも繋がります。
リモートワークを成功に導くビジネスチャット運用ルールのポイント
リモートワークでビジネスチャットを効果的に運用するためには、オフィスワーク以上に明確なルール設定が重要になります。
ルール1：レスポンスに関するルール（即レスを求めない文化の醸成）
リモートワークでは相手の状況が見えにくいため、「即レス」へのプレッシャーが高まりがちです。
「緊急時以外は即レスを求めない」「確認したらリアクションでOK」「〇時間以内に返信がなければ再度連絡する」など、レスポンスに関する共通認識をチームで作りましょう。
ルール2：業務時間と休憩時間に関するルール
コアタイムや標準的な業務時間を定め、その時間内でのコミュニケーションを基本とします。
また、業務時間外の連絡は原則控える、返信は翌営業日で良い、といったルールを明確にし、従業員のプライベートな時間を確保します。
休憩時間をステータス表示することも有効です。
ルール3：ステータス表示の活用ルール
どのような状況の時にどのステータスを使うのか、基本的なルールを設けておくと、より円滑なコミュニケーションにつながります。
例えば、「〇分以上の離席時は『離席中』にする」「集中したい時は『取り込み中』にする」といった具体的な基準を共有します。
ルール4：チャネル設計と情報共有のルール
どのような情報をどのチャネルで共有するのかを明確にします。
特に、重要な決定事項や全社的な連絡事項は、必ず特定のチャネルに集約するルールを設けることで、情報格差を防ぎます。
リモートワークでは、基本的にオープンなチャネルでの情報共有を推奨します。
ルール5：テキストコミュニケーションのマナー
表情が見えないテキストコミュニケーションでは、普段以上に丁寧で分かりやすい表現を心がける必要があります。
結論から書く、箇条書きを活用する、相手への配慮を示すクッション言葉を使う、ポジティブなリアクションを積極的に活用するなど、チーム全体でマナー意識を高めましょう。
リモートワークで使うビジネスチャット選びで特に重視すべきポイント
リモートワークを前提としてビジネスチャットツールを選ぶ際には、特に以下のポイントを重視すると良いでしょう。
選び方1：誰でも直感的に使えるシンプルな操作性
従業員のITリテラシーに差がある場合でも、誰もが迷わずに使えるシンプルなインターフェースであることが重要です。
操作が複雑だと、それだけで利用のハードルが上がり、定着を妨げる原因となります。
選び方2：安定した高品質なビデオ通話機能
リモートワークでは、ビデオ通話が重要なコミュニケーション手段となります。
音声や映像が途切れにくく、安定して利用できること、また、特別な設定なしに誰でも簡単に開始できることが求められます。
選び方3：業務の抜け漏れを防ぐタスク管理機能
対面での確認が難しいリモートワークにおいて、業務の依頼と進捗を可視化できるタスク管理機能は非常に重要です。
チャットからシームレスにタスクを作成・管理できるツールを選ぶと、業務効率が格段に向上します。
選び方4：モバイルデバイスでの快適な利用
PCだけでなく、スマートフォンやタブレットからでも快適に全ての機能が利用できることが重要です。
これにより、場所を選ばない柔軟な働き方が可能になります。
選び方5：堅牢なセキュリティと管理機能
社外の様々なネットワーク環境からアクセスされることを前提に、堅牢なセキュリティ機能を備えていることが不可欠です。
アクセス制限、IPアドレス制限、監査ログといった管理機能が充実しているツールを選びましょう。
まとめ：ビジネスチャットを使いこなし、リモートワークを成功させよう
リモートワークの成否は、コミュニケーション基盤の質にかかっていると言っても過言ではありません。
ビジネスチャットは、単なる連絡ツールではなく、離れた場所で働く従業員同士をつなぎ、チームとしての一体感を醸成し、生産性を高めるための「仮想オフィス」そのものです。
本記事で紹介した、リモートワーク特有の課題に対するビジネスチャットでの解決策や、具体的な活用術、そして運用ルールのポイントを参考に、ぜひあなたの組織でも、より効果的なリモートワーク環境の構築を目指してください。
その際、ツールの選定は非常に重要な要素となります。
リモートワークを成功させるためには、本記事で挙げたような活用法を実践しやすく、かつ日本のビジネス環境に適したツールを選ぶことが推奨されます。
例えば、国産ビジネスチャットツールである「Chatwork」は、シンプルで直感的な操作性が特徴で、ITツールに不慣れな方でも安心して利用を開始できます。
また、リモートワークでの課題解決に直結する「タスク管理機能」や、安定した品質のビデオ通話機能「Chatwork Live」、社内外の連絡先を一元管理できる「コンタクト管理機能」などが標準で搭載されており、一つのプラットフォームで円滑なリモートワーク環境を構築するのに役立ちます。
多くの企業がリモートワークを導入する中で、Chatworkは情報共有の迅速化、業務の可視化、そしてチームの一体感醸成といった面で、その導入効果を発揮してきました。
これからリモートワークを本格化させる企業や、現在のリモートワーク環境に課題を感じている企業は、ぜひ一度Chatworkの無料プランから、その使いやすさと機能性を体験してみてはいかがでしょうか。
適切なツールを効果的に活用し、リモートワークを組織の新たな強みに変えていきましょう。
リモートワーク（テレワーク）が働き方の選択肢として定着する一方で、「コミュニケーションが取りにくい」「チームの状況が分からず不安」といった課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
離れた場所で働くメンバーが円滑に連携し、生産性を維持・向上させるためには、オフィスにいた時とは異なるコミュニケーションの工夫が不可欠です。
その鍵を握るのが、ビジネスチャットです。
この記事では、リモートワーク特有の課題をビジネスチャットがどのように解決するのか、そして生産性を高めるための具体的な活用術や運用ルールまで、詳しく解説していきます。
「リモートワーク、やりにくい...」その原因はコミュニケーション不足かも？
通勤時間がなくなり、自分のペースで仕事ができるなど、多くのメリットがあるリモートワーク。
しかし、その一方で、オフィス勤務では感じなかった「やりにくさ」に直面している人も少なくありません。
その原因の多くは、コミュニケーションの変化にあります。
リモートワークで直面する「見えない」ことへの不安と課題
リモートワークでは、同僚や上司の姿が物理的に「見えない」状態になります。
これにより、「今、誰がどんな仕事をしているのか」「忙しいのか、手が空いているのか」「困っている人はいないか」といった状況が分かりにくくなります。
また、自分の仕事ぶりが見られていないことへの不安や、正当に評価されているのかという疑念、そして社会から孤立しているような孤独感など、様々な心理的な不安が生じやすくなります。
これらの「見えない」ことからくる不安や課題が、業務の非効率や生産性の低下につながってしまうのです。
なぜオフィスと同じように仕事が進まないのか？
オフィスでは、隣の席の同僚に気軽に声をかけて質問したり、休憩中の雑談から新しいアイデアが生まれたり、上司の表情から状況を察したりと、意識せずとも多くの「偶発的なコミュニケーション」が発生していました。
リモートワークでは、こうした自然な情報交換の機会が激減します。
コミュニケーションを取るためには、メールを送ったり、電話をかけたり、チャットでメッセージを送ったりと、常に「意図的なアクション」が必要になります。
このコミュニケーションの質と量の変化が、「オフィスと同じように仕事が進まない」と感じる大きな理由なのです。
なぜリモートワークにビジネスチャットが不可欠なのか？
リモートワークにおけるコミュニケーション課題を解決し、円滑な業務遂行を実現するために、ビジネスチャットは今や不可欠なツールとなっています。
オフィスワークとリモートワークのコミュニケーションの違い
オフィスワークでは、フォーマルな会議やメールだけでなく、廊下での立ち話やランチタイムの雑談といったインフォーマルなコミュニケーションも重要な役割を果たしていました。
リモートワークでは、このインフォーマルなコミュニケーションが失われがちです。
メールや電話は、用件を伝えるフォーマルな手段としては有効ですが、気軽な相談や雑談には向きません。
この失われたコミュニケーションの隙間を埋めるのが、ビジネスチャットの役割です。
ビジネスチャットが「仮想オフィス」としての役割を果たす
ビジネスチャットは、テキストベースの気軽なやり取りを可能にし、まるでオフィスの同じフロアにいるかのようなコミュニケーション環境をオンライン上に再現します。
部署やチームごとのグループチャットは「部署の島」となり、雑談チャネルは「休憩室」となります。
ビデオ通話機能を使えば、すぐに「ミーティングスペース」で顔を合わせて話すことも可能です。
このように、ビジネスチャットは離れた場所で働く従業員をつなぐ「仮想オフィス」として機能し、リモートワークの課題を解決する上で中心的な役割を担うのです。
リモートワークの5大課題とビジネスチャットによる具体的な解決策
リモートワークで発生しがちな代表的な課題と、それらをビジネスチャットがどのように解決できるのかを具体的に見ていきましょう。
課題1：コミュニケーション不足による孤独感と連携ミス
一人で作業することが多くなるリモートワークでは、孤独感や疎外感を抱きやすく、チームの一員としての意識が薄れがちです。
また、気軽な相談ができないため、小さな疑問を解消できないまま作業を進めてしまい、後で大きな手戻りや連携ミスにつながることもあります。
解決策：リアルタイムな対話と意図的なコミュニケーション機会の創出
ビジネスチャットを使えば、ちょっとした質問や確認事項をリアルタイムにやり取りできます。
また、雑談チャネルを設けて業務以外の会話を促進したり、ビデオ通話機能でオンラインランチ会を開いたりするなど、意図的にコミュニケーションの機会を創出することで、孤独感の解消とチームの心理的つながりを強化できます。
リアクション機能も、相手への共感や感謝を手軽に伝えられ、温かみのあるコミュニケーションに役立ちます。
課題2：業務の進捗状況の不透明化と管理の難しさ
部下や同僚が隣にいないため、「誰が、どの業務を、どこまで進めているのか」といった進捗状況が非常に分かりにくくなります。
これにより、業務の重複や抜け漏れが発生したり、マネージャーが適切なサポートや評価を行えなくなったりします。
解決策：タスク管理機能による業務の「見える化」と進捗共有
ビジネスチャットに搭載されているタスク管理機能を活用することで、業務の依頼内容、担当者、期限を明確にし、進捗状況をチーム全体で共有できます。
各メンバーは自分のタスクを一覧で確認でき、マネージャーはチーム全体のタスク状況を把握して、業務負荷の調整やフォローアップを行うことができます。
これにより、業務の「見える化」が実現します。
課題3：チームの一体感・帰属意識の希薄化
物理的に離れていることで、チームの一員であるという感覚や、会社に所属しているという帰属意識が薄れやすくなります。
これは、従業員のモチベーション低下や離職につながる可能性もあります。
解決策：雑談や情報共有による「心理的つながり」の維持・強化
前述の雑談チャネルに加え、経営層からのメッセージを共有する「全社アナウンスチャネル」や、各部署の取り組みを紹介するチャネルなどを設けることで、組織全体の動きやビジョンを共有し、帰属意識を高めることができます。
成功事例を共有し、リアクション機能で称賛し合う文化も、一体感の醸成に効果的です。
課題4：オフィス勤務者との情報格差の発生
一部の従業員がオフィスに出社し、他の従業員がリモートで働くハイブリッドワークの環境では、オフィスでのみ交わされる口頭での会話などにより、リモートワーカーが必要な情報から取り残されてしまう「情報格差」が生じやすいという課題があります。
解決策：オープンなグループチャットによる情報共有の民主化
業務に関するやり取りは、原則としてオープンなグループチャットで行うというルールを徹底します。
ダイレクトメッセージでの個人的なやり取りを避け、関係者全員が閲覧できる場所で議論や情報共有を行うことで、働く場所による情報格差をなくし、情報の民主化を図ることができます。
課題5：セキュリティと労務管理への懸念
リモートワークでは、従業員が自宅のネットワークなど、必ずしも安全とは言えない環境から会社の情報にアクセスします。
そのため、情報漏えいなどのセキュリティリスクが高まります。
また、従業員の労働時間を正確に把握し、適切に管理することも課題となります。
解決策：セキュアなプラットフォームとステータス機能の活用
セキュリティ機能が充実したビジネスチャットツールを選定することが大前提です。
暗号化通信やアクセス制限、監査ログといった機能を備えたツールを利用することで、セキュリティリスクを低減できます。
労務管理については、多くのツールに搭載されているステータス表示機能（オンライン、離席中、取り込み中など）を活用したり、始業・終業の挨拶を特定のチャネルで行うルールを設けたりすることで、勤務状況を把握しやすくなります。
リモートワークの生産性を飛躍させる！ビジネスチャットの具体的な活用術
リモートワークの課題を解決し、さらに生産性を高めるための、具体的なビジネスチャット活用術を紹介します。
活用術1：オンラインでの朝礼・終礼による業務のメリハリ作り
毎朝、決まった時間にビデオ通話機能を使ってチームでオンライン朝礼を実施します。
各自がその日のタスクや予定を共有することで、業務開始のスイッチを入れることができます。
同様に、終業時にはオンライン終礼を行い、その日の進捗や課題を報告し合うことで、業務にメリハリが生まれます。
テキストベースで報告チャネルを設けるのも手軽で有効です。
活用術2：「分報」チャネルによる個人の業務実況と相互理解の促進
「分報」とは、日報よりも細かい単位で、自分が今取り組んでいる業務内容や考えていること、困っていることなどを、自分専用のチャネル（または特定のチャネル）でつぶやくように報告する手法です。
これにより、他のメンバーは「〇〇さんは今、この作業をしているんだな」と状況を把握でき、必要に応じてアドバイスを送ったり、協力したりしやすくなります。
オフィスの「独り言」のような効果があり、相互理解を深めます。
活用術3：雑談・趣味チャネルによる偶発的なコミュニケーションの創出
業務とは直接関係のない、雑談専用のチャネルや、共通の趣味（例：ランチ、読書、ペットなど）に関するチャネルを作成します。
こうした場があることで、オフィスでの雑談のような偶発的なコミュニケーションが生まれ、人間関係の構築や、リフレッシュ、新たなアイデアの創出につながります。
活用術4：ビデオ通話を活用した1on1ミーティングと信頼関係構築
リモートワークでは、部下の細かな変化に気づきにくいため、定期的な1on1ミーティングがより重要になります。
ビジネスチャットのビデオ通話機能を活用し、顔を見ながら業務の進捗確認だけでなく、キャリアに関する相談や心身のコンディションに関する対話を行うことで、信頼関係を構築し、適切なマネジメントを実現します。
活用術5：タスク管理機能を使った明確な業務依頼と進捗報告
リモートワークでは、「言った・言わない」のトラブルが起きやすいため、業務依頼は必ずタスク管理機能を使って行います。
依頼内容、担当者、期限を明確に記録することで、依頼された側も業務の優先順位をつけやすくなります。
完了報告もタスク上で行うことで、依頼者はリアルタイムに進捗を把握できます。
活用術6：ステータス表示機能を活用した業務状況の共有
「会議中」「離席中」「集中作業中」など、自身の状況をステータス表示機能でこまめに更新します。
これにより、他のメンバーは連絡を取るタイミングを計りやすくなり、無駄な割り込みを防ぐことができます。
お互いの働き方を尊重し合う文化の醸成にも繋がります。
リモートワークを成功に導くビジネスチャット運用ルールのポイント
リモートワークでビジネスチャットを効果的に運用するためには、オフィスワーク以上に明確なルール設定が重要になります。
ルール1：レスポンスに関するルール（即レスを求めない文化の醸成）
リモートワークでは相手の状況が見えにくいため、「即レス」へのプレッシャーが高まりがちです。
「緊急時以外は即レスを求めない」「確認したらリアクションでOK」「〇時間以内に返信がなければ再度連絡する」など、レスポンスに関する共通認識をチームで作りましょう。
ルール2：業務時間と休憩時間に関するルール
コアタイムや標準的な業務時間を定め、その時間内でのコミュニケーションを基本とします。
また、業務時間外の連絡は原則控える、返信は翌営業日で良い、といったルールを明確にし、従業員のプライベートな時間を確保します。
休憩時間をステータス表示することも有効です。
ルール3：ステータス表示の活用ルール
どのような状況の時にどのステータスを使うのか、基本的なルールを設けておくと、より円滑なコミュニケーションにつながります。
例えば、「〇分以上の離席時は『離席中』にする」「集中したい時は『取り込み中』にする」といった具体的な基準を共有します。
ルール4：チャネル設計と情報共有のルール
どのような情報をどのチャネルで共有するのかを明確にします。
特に、重要な決定事項や全社的な連絡事項は、必ず特定のチャネルに集約するルールを設けることで、情報格差を防ぎます。
リモートワークでは、基本的にオープンなチャネルでの情報共有を推奨します。
ルール5：テキストコミュニケーションのマナー
表情が見えないテキストコミュニケーションでは、普段以上に丁寧で分かりやすい表現を心がける必要があります。
結論から書く、箇条書きを活用する、相手への配慮を示すクッション言葉を使う、ポジティブなリアクションを積極的に活用するなど、チーム全体でマナー意識を高めましょう。
リモートワークで使うビジネスチャット選びで特に重視すべきポイント
リモートワークを前提としてビジネスチャットツールを選ぶ際には、特に以下のポイントを重視すると良いでしょう。
選び方1：誰でも直感的に使えるシンプルな操作性
従業員のITリテラシーに差がある場合でも、誰もが迷わずに使えるシンプルなインターフェースであることが重要です。
操作が複雑だと、それだけで利用のハードルが上がり、定着を妨げる原因となります。
選び方2：安定した高品質なビデオ通話機能
リモートワークでは、ビデオ通話が重要なコミュニケーション手段となります。
音声や映像が途切れにくく、安定して利用できること、また、特別な設定なしに誰でも簡単に開始できることが求められます。
選び方3：業務の抜け漏れを防ぐタスク管理機能
対面での確認が難しいリモートワークにおいて、業務の依頼と進捗を可視化できるタスク管理機能は非常に重要です。
チャットからシームレスにタスクを作成・管理できるツールを選ぶと、業務効率が格段に向上します。
選び方4：モバイルデバイスでの快適な利用
PCだけでなく、スマートフォンやタブレットからでも快適に全ての機能が利用できることが重要です。
これにより、場所を選ばない柔軟な働き方が可能になります。
選び方5：堅牢なセキュリティと管理機能
社外の様々なネットワーク環境からアクセスされることを前提に、堅牢なセキュリティ機能を備えていることが不可欠です。
アクセス制限、IPアドレス制限、監査ログといった管理機能が充実しているツールを選びましょう。
まとめ：ビジネスチャットを使いこなし、リモートワークを成功させよう
リモートワークの成否は、コミュニケーション基盤の質にかかっていると言っても過言ではありません。
ビジネスチャットは、単なる連絡ツールではなく、離れた場所で働く従業員同士をつなぎ、チームとしての一体感を醸成し、生産性を高めるための「仮想オフィス」そのものです。
本記事で紹介した、リモートワーク特有の課題に対するビジネスチャットでの解決策や、具体的な活用術、そして運用ルールのポイントを参考に、ぜひあなたの組織でも、より効果的なリモートワーク環境の構築を目指してください。
その際、ツールの選定は非常に重要な要素となります。
リモートワークを成功させるためには、本記事で挙げたような活用法を実践しやすく、かつ日本のビジネス環境に適したツールを選ぶことが推奨されます。
例えば、国産ビジネスチャットツールである「Chatwork」は、シンプルで直感的な操作性が特徴で、ITツールに不慣れな方でも安心して利用を開始できます。
また、リモートワークでの課題解決に直結する「タスク管理機能」や、安定した品質のビデオ通話機能「Chatwork Live」、社内外の連絡先を一元管理できる「コンタクト管理機能」などが標準で搭載されており、一つのプラットフォームで円滑なリモートワーク環境を構築するのに役立ちます。
多くの企業がリモートワークを導入する中で、Chatworkは情報共有の迅速化、業務の可視化、そしてチームの一体感醸成といった面で、その導入効果を発揮してきました。
これからリモートワークを本格化させる企業や、現在のリモートワーク環境に課題を感じている企業は、ぜひ一度Chatworkの無料プランから、その使いやすさと機能性を体験してみてはいかがでしょうか。
適切なツールを効果的に活用し、リモートワークを組織の新たな強みに変えていきましょう。
