業務連絡とは?業務連絡をプライベートSNSやメールでするリスク

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業務連絡とは?業務連絡をプライベートSNSやメールでするリスク

目次

業務連絡の手段として、メール以外にもさまざまな種類のSNS・メッセンジャーアプリやツールが存在します。

便利なアプリやツールで業務連絡がスムーズにおこなえる半面、適切な業務連絡ツールを利用しなければ、情報漏えいや誤送信のリスクが高まってしまいます。

業務連絡の手段やツールとしてSNSやメールを利用している場合に潜む、セキュリティ上のリスクについてご説明します。

セキュリティリスクを軽減するためにも、業務連絡の手段によるリスクを把握し、業務連絡に適したツールを選べるようにしておきましょう。

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業務連絡とは

業務連絡には、さまざまな連絡事項があります。

企業活動や業務を通じて、どのような業務連絡が必要になるのかを見てみましょう。

報告・連絡・相談

部下は上司や先輩社員に「ほうれんそう」、つまり、報告・連絡・相談を欠かさないというのは、社会人の常識です。

もちろん、部下からの連絡ではなくても、誰に対しても報告・連絡・相談は必要です。

たとえば、「今夜0時から社内システムのメンテナンスが入るので、社内システムは使えなくなります」という連絡や、部下から上司へ「顧客への納品が完了しました」といった報告があります。

「資料ができましたので、確認をお願いします」と、作成した資料を上司に確認してもらうこともあるでしょう。

「この資料のとおり業務を実行してください」という仕事の指示や、「明日○○社を訪問してほしい」という上司からの命令も、業務連絡に含まれます。

休暇や遅刻の連絡

「明日は仕事を休みます」、「遅刻します」などの勤怠についての連絡も、仕事に関係するため業務連絡です。

誰かが休むと社内でフォローをしたり、担当の顧客から連絡があった場合にその旨を伝える必要があるため、休暇や遅刻の連絡は社内で共有する必要があります。

このように、社員同士の業務連絡にはさまざまなものがあり、業務連絡が滞らないように、社員同士の情報共有をスムーズにおこなうことは重要です。

業務連絡にメールやSNSは多く使われている

メールやSNS、メッセンジャーなどが業務連絡用のツールとして多く利用されています。

メールは社内の連絡にも外部の取引先や客先への連絡にも使われていますし、業務に必要な資料や文書の周知や確認依頼をする際にも利用されています。

また、SNSやメッセンジャーを使えば、メールよりも簡単に利用できるということで利用されるようになっていました。

スマートフォンやタブレットの普及によって、外出先からもSNSやメッセンジャーなどを使って簡単に情報共有ができるようになりましたが、ビジネス用のツールやサービスではないものを利用していると、大きなリスクを生み出す可能性も考慮しなければいけません。

業務連絡にプライベートSNSやメールを使うリスク

SNSやメッセンジャー、メールなどは業務連絡をおこなう際に多く利用されているツールです。

しかし、業務連絡にプライベートSNSやメールを使うことのリスクについて、正しく理解しておく必要があります。

リスクを理解することで、業務連絡にはビジネスチャットなどのビジネス用のコミュニケーションツールが必要になることが理解できるはずです。

プライベート用SNS・メッセンジャーを業務連絡に利用するリスク

プライベート用のSNSやメッセンジャーは個人利用を前提にした無料のツールが多く、さまざまなセキュリティリスクが潜んでいます。

プライベート用SNS・メッセンジャーに潜むリスクについて、具体的に説明します。

アカウント乗っ取り

無料のプライベート用SNSやメッセンジャーでは、アカウントの乗っ取りが起こることがあるのをご存じでしょうか。

たとえば、ログインに必要なのがメールアドレスとパスワードだけだと、不正ツールなどでログイン情報が割り出されてしまう可能性があります。

アカウントが乗っ取られれば、それまでやりとりしていた業務内容や社外秘の情報、顧客情報や社員情報などの個人情報が抜き取られてしまうでしょう。

有料でビジネス向けのツールなら、ログイン時にワンタイムパスワードをスマートフォンに送るなど、セキュリティが強固な作りになっています。

しかし、プライベート用の無料ツールは企業として管理がしづらく、アカウント乗っ取りが発生することもありますので注意しましょう。

誤送信

プライベート用のツールで仕事の業務連絡をすると、間違えて友人や家族などに送ってしまう可能性があります。

業務上の重要な連絡事項やファイルを誤送信してしまうと、情報漏えいになります。

そのため、プライベート用のツールを業務で使用するべきでありません。

退職後のアカウント持ち出しによる情報漏えい

プライベートのツールを業務に使用していると、社員や取引先の氏名やメールアドレスなどの個人情報、社外秘の情報などが、そのまま個人用のツールに残ります。

そのツールのアカウントを持ったまま社員が退職すれば、情報の漏えいにつながる恐れがあるので注意しましょう。

業務用とプライベート用にツールやデバイスを分けていれば、退職後の情報漏えいはある程度防ぐことができる仕組みになっていますが、業務とプライベートの区別があいまいだと情報が漏れる可能性が高くなります。

メールを業務連絡に利用するリスク

メールはビジネスに欠かせないツールですが、実はセキュリティリスクが高いツールでもあります。

メールの使用に伴うセキュリティリスクについて、ご説明します。

スパムメールによるウィルス感染

メールの受信トレイを開くと、身に覚えのない宛先からのスパムメールが届いていることがよくあります。

無作為に送られてくる広告メール、ウィルスが仕込まれた添付ファイルがついているメール、クリックするとマルウェアに感染するURLがあるメールなどさまざまです。

中には、それらしい文面のメールマガジンの下のほうに「配信停止」のURLが記載されており、クリックするとウィルス感染するなどというものもあります。

「【重要】必ずお読みください」などと件名に書かれていると、ついメールを開いてしまうこともあるかもしれません。

メールを使っていると、あの手この手を使って情報を引き出そうとする、悪質なスパムメールが次々に送られてきます。

実際に、スパムメールの被害にあってしまう企業は多く、油断はできません。

誤送信による情報漏えい

メールの場合、メールアドレスの指定を間違えて、無関係の人に社内の重要な情報を漏えいさせてしまう危険があります。

メールグループを作る際に違う部署の担当者のアドレスを入れてしまう、退職した人のアドレスがメールグループに入ったままだった、という場合もあります。

メールは常に誤送信による情報漏えいリスクがつきまとうので、注意が必要です。

形式やマナーが多い・メールが読まれない可能性

ビジネスでメールを利用する場合は、形式やマナーを求められることが多く、伝えたい情報を端的に伝えることに適していません。

挨拶や定型文などを記載する必要があるなどで、内容を確認する側も送る側も手間が多くなります。

また、メールは送信したからといって必ず読まれるとは限りませんし、多くのメールを受信する場合はメールが埋もれてしまう、見落としが起きてしまう、なども発生しやすく、業務連絡に適していない場合もあります。

業務連絡に適したツールを選ぶならChatwork

プライベート用のSNSやメッセンジャー、メールなどの使用には、多くのリスクが潜んでいることがわかっていただけたでしょう。

セキュリティリスクを回避するためには、企業内でアカウント管理が可能なビジネスチャットなどの業務連絡ツールを選択することが大切です。

業務連絡ツールとしては、ビジネスチャットである「Chatwork」が効果的です。

Chatworkはセキュリティも高水準であり、チャット機能だけでなく、タスク管理機能、Web会議機能、ファイル共有機能など業務連絡だけでなく業務効率化につながる機能も備わっています。

業務連絡に適したツールをお探しであれば、Chatworkの導入をご検討ください。


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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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