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業務連絡とは？プライベートSNSやメールで業務連絡をするリスクや適切なツールを解説
目次
業務連絡とは、仕事に関しておこなわれる報告や連絡、相談などのコミュニケーションのことです。
昨今は、業務連絡の手段として、メール以外にもさまざまな種類のSNS・メッセンジャーアプリやツールが使われるようになりました。
便利なアプリやツールで業務連絡がスムーズにおこなえるようになった一方で、プライベートとビジネスのコミュニケーションツールを適切に使い分けないと、情報漏洩や誤送信のリスクが高まるリスクもあります。
今回は、業務連絡にプライベートで使用しているSNSやメールを使う場合のリスクについて解説します。
セキュリティリスクを回避するためにも、業務連絡の手段によるリスクを把握し、業務連絡に適したツールを選べるようにしましょう。
業務連絡とは
業務連絡とは、仕事に関しておこなわれる報告や連絡、相談などのコミュニケーションのことです。
報告・連絡・相談のほかにも、お礼やお詫び、確認や催促など、業務を円滑に進めるためのコミュニケーション全般が業務連絡と呼ばれます。
業務連絡を抜け漏れなく円滑に実施できると、業務効率化や生産性向上を目指すことができるようになるでしょう。
業務連絡と事務連絡の違い
業務連絡と似た言葉として、「事務連絡」という言葉があります。
事務連絡は、言葉の通り「事務的な連絡」をおこなうことで、必要最低限の連絡事項を指すことが多いです。
たとえば、「x月x日に休暇予定」「x月x日x時から避難訓練」など、詳しい内容や目的などは伝えず、最低限の事項のみを共有・周知することが、事務連絡と呼ばれます。
一方で業務連絡は、業務を円滑に進めたり、業務を滞りなく進めるための意思疎通のことなので、事務連絡よりも詳細な内容を共有・周知するケースが多いでしょう。
業務連絡の主な種類
業務連絡の主な種類を2つ紹介します。
- 報告・連絡・相談
- 休暇・遅刻の連絡
具体的にどのようなコミュニケーションが業務連絡に該当するのか確認していきましょう。
報告・連絡・相談
「報告・連絡・相談」、いわゆる「ほうれんそう」の実施は、基本的なビジネスマナーで社会人の常識です。
「ほうれんそう」は、基本的に部下から上司に向けておこなわれることが多いですが、部下から上司に限らず、「この資料のとおり業務を実行してください」という仕事の指示や、「明日A社を訪問してほしい」という上司からの命令も、業務連絡に含まれます。
また、「今夜0時から社内システムのメンテナンスがはいるので、社内システムは使えなくなります」という連絡や、部下から上司へ「顧客への納品が完了しました」といった報告も業務報告の例としてあげられます。
報告・連絡・相談をこまめにおこなうことで、認識のズレや言った言わない問題の発生を減らすことができ、スムーズに業務をおこなうことができるでしょう。
休暇・遅刻の連絡
「明日は有給をいただきます」や「電車が遅延しているため、遅刻します」などの勤怠についての連絡も、仕事に関係するコミュニケーションのため、業務連絡のひとつです。
だれかが休んだり、遅刻したりすると、別の人は業務を巻き取ったり、担当の顧客から連絡があった場合にその旨を伝えるなどのフォローが必要になったりするため、休暇や遅刻の連絡は社内やチーム内で共有する必要があります。
業務連絡の手段・方法とは
以前は電話やメール、FAXが業務連絡の主流でしたが、近年の働き方の変化で、SNSやメッセンジャーなどのツールを業務連絡に利用する企業が増えています。
メールは、社内連絡や外部の取引先・客先への連絡にはもちろん、業務に必要な資料や文書の周知や確認依頼をする際にも利用されています。
また、SNSやメッセンジャーなどのツールは、メールやFAXよりも手軽に簡単にコミュニケーションがとれるため、導入する企業が増えています。
スマートフォンやタブレットが普及したことで、オフィス以外の外出先でも簡単に情報共有ができるようになりましたが、ビジネス専用のツールやサービスではないものを利用してしまうと、誤送信や情報漏洩などの大きなリスクが発生する可能性もあるため、ツール選びには細心の注意が必要です。
ツールを選ぶ前に、業務連絡にプライベートSNSやメールを利用するリスクを確認していきましょう。
＞オンラインコミュニケーションの種類と課題に関する記事はこちら
業務連絡にプライベートSNSやメールを使うリスク
SNSやメッセンジャー、メールなどは業務連絡に利用されるケースが多いツールです。
しかし、プライベート用のSNSやメッセンジャーは個人利用を前提にした無料のツールが多く、さまざまなセキュリティリスクが潜んでいます。
- アカウントの乗っ取り
- 誤送信
- 情報漏洩
- ウイルス感染
- 見落としや未読
プライベートSNSやメールを利用することで、具体的にどのようなリスクが発生する可能性があるのかを確認していきましょう。
アカウント乗っ取り
無料のプライベート用SNSやメッセンジャーには、アカウントの乗っ取りが起こるリスクがあります。
たとえば、ログインにメールアドレスとパスワードだけを用いるツールの場合、不正ツールなどで簡単にログイン情報が割り出されてしまう可能性があります。
アカウントが乗っ取られてしまうと、やりとりしていた業務内容や社外秘の情報、顧客情報や社員情報などの個人情報が抜き取られてしまうでしょう。
ビジネス専用のツールの場合は、ログイン時にワンタイムパスワードが必要になるなど、セキュリティが強固な作りになっています。
しかし、プライベート用のツールは、ビジネスで使用する前提がないため、セキュリティが脆弱なケースがあったり、企業として管理がしづらいつくりになっていたりなどで、アカウントが乗っ取られてしまうリスクがあることを知っておきましょう。
＞ビジネスチャットのセキュリティ・安全性に関する記事はこちら
誤送信
プライベート用のSNSで、別の人に送る内容を送ってしまい、送信取り消しをしたことがある方は多いのではないでしょうか。
また、メールアドレスの指定を間違えて、メールを送ってしまったことがある方も多いでしょう。
業務で使用している情報やファイルを誤送信してしまうことは、情報漏洩で、重大なインシデントです。
情報漏洩につながる誤送信のリスクを減らすためにも、プライベート用のSNSやメールを業務で利用することは避けるようにしましょう。
退職後のアカウント持ち出しによる情報漏洩
プライベート用のツールと業務で利用するツールを分けていないと、従業員や取引先の氏名やメールアドレスなどの個人情報、社外秘の情報などが、そのまま個人用のツールに残ることになります。
業務で利用していたツールのアカウントをもったまま従業員が退職すれば、情報漏洩のリスクが高まってしまうでしょう。
スパムメールによるウィルス感染
メールの受信トレイを開くと、身に覚えのない宛先からのメールが届いていることがあるでしょう。
無作為に送られてくる広告メールや、ウイルスが仕込まれた添付ファイルがついているメールなど、ウイルス感染するケースはさまざまです。
なかには、それらしい文面のメールマガジンの下のほうに「配信停止」のURLが記載されており、クリックするとウイルス感染するなどというものもあります。
「【重要】必ずお読みください」などと件名に書かれていると、ついメールを開いてしまうこともあるかもしれません。
メールを使っていると、あの手この手を使って情報を引き出そうとする、悪質なスパムメールが次々に送られてきます。
実際に、従業員がスパムメールをクリックしてしまい、マルウェア感染などの被害にあってしまう企業は多いです。
企業は従業員のセキュリティ意識やリテラシー向上などに取り組むことにくわえ、ウイルス感染を防ぐビジネスコミュニケーションの手段を検討する必要があるでしょう。
＞メールのセキュリティ対策の方法と必要性に関する記事はこちら
メールの見落としや未読
ビジネスでメールを利用する場合は、形式やマナーを求められることも多く、伝えたい情報を端的に伝えることができないことも多いでしょう。
挨拶や定型文などを記載すると、本題に辿り着くまでが長く、内容を確認する側も送る側も手間が多くなります。
また、1日に受信するメールが多い人だと、メールを見落としてしまったり、後で確認しようとして忘れてしまったりなど、重要なメールを見落としてしまうリスクもあります。
確実にメールを読んでもらうためには、件名を工夫する、電話でプッシュするなどの手間が追加で必要になるケースもあります。
業務連絡に適したツールとは
ここまでプライベートSNSやメールを業務連絡に利用するリスクを解説してきました。
では、業務連絡に適したツールとは、どんなツールでしょうか。
今回は、業務連絡に適切なツールとして、「ビジネスチャット」を紹介します。
ビジネスチャットとは、ビジネス専用のコミュニケーションツールのことで、チャット機能にくわえて、Web会議機能やタスク管理機能、ファイル管理機能などが搭載されているものが多いです。
チャット形式でコミュニケーションがとれるため、メールや電話よりも気軽に簡単にやり取りをすることができ、さらにビジネス専用のツールのため、セキュリティ水準が高い特徴もあります。
機能制限は一部ありつつも、無料で使えるツールも多いため、まずは無料で利用してみて、自社と相性が良いか確認することもできます。
業務連絡に適したツールを選ぶなら「Chatwork」
業務連絡にプライベート用のSNSやメッセンジャー、メールなどを使用することには、多くのリスクが潜んでいることを解説しました。
セキュリティリスクを回避するためには、企業内でアカウント管理が可能なビジネスチャットなどの業務連絡ツールを選択することが大切です。
業務連絡ツールとしては、ビジネスチャットである「Chatwork」が効果的です。
Chatworkはセキュリティも高水準であり、チャット機能だけでなく、タスク管理機能、Web会議機能、ファイル共有機能など業務連絡だけでなく業務効率化につながる機能も備わっています。
業務連絡に適したツールをお探しであれば、「Chatwork」の導入をぜひご検討ください。
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