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生産性向上とは？具体的な実現方法や注意点、目的を解説
目次
「生産性の向上」というキーワードを聞いたことがあるけれど、いまいち意味がわからないという方も多いのではないでしょうか。
また、単なる費用削減や、人的リソースを削減するというような認識では、生産性向上の正しい意味を理解をしていないともいえます。
生産性向上を実現するためには、生産性の意味をしっかりと理解し、生産性向上のために何をおこなうべきか目的を考えることが大切です。
業務効率化との意味を区別しながら、正しい方法で自社の生産性を向上させましょう。
生産性向上が意味するものとは
生産性向上とは、自社が保有する人材や有形資産などの資源を活用し、最大限の効果を発揮することです。
アウトプットである売上・利益・生産数を、インプットである従業員数や労働時間で割った数字を指し、数値が大きいほど生産性が向上していると言えます。
つまり、生産性の向上は、限られたリソースで成果を得るという意味であり、コストカットや人的を削減するという意味ではありません。
一方、生産性向上と混同しやすい「業務効率化」ですが、現状非効率とされていることに関して、無駄な作業をなくしたり、スピーディに取り組んだりすることです。
業務内容や、その時々の状況に応じて、適切な施策を講じる必要があります。
生産性向上が求められる背景
生産性向上は、企業が抱える課題を解決するのに必要な施策です。
生産性向上が求められる背景としてどのようなものがあるのか見ていきましょう。
人手不足への対応
人手不足に対応する必要が出ていることから、各企業は生産性向上が急務となっています。
少子高齢化など深刻な人手不足が続いているなかで、既存の人材リソースで業務を取り組まなければなりません。
解決案として、外国人人材や高齢者の採用も進んでいますが、それ以上にひとりあたりの生産性向上が必要です。
生産性を向上させることで、限られた人的資源を活用し、成果を得られるようになります。
競争力の強化
インターネット技術の発展や、グローバルなビジネス展開が当たり前となった現代では、企業間の競争が激しくなっています。
国内外でのビジネスが容易になる一方で、海外企業の進出や国内の新興企業に勝るためには、自社の生産性向上が求められます。
一方で、内閣府が発表した「国民経済計算年次推計」によると、2018年度における日本の労働生産性は、OECD加盟国37位中の21位と、生産性に課題を抱えているのが現状です。
今後も激化する競争に対応するためにも、各企業では生産性向上に注力しなければなりません。[注1]
ワークライフバランスの改善
生産性向上が求められる背景には、ワークライフバランスを改善する目的もあります。
より高い成果を得ることで、従業員の残業時間が減少し、仕事以外に充てられる時間を増やせるためです。
とくに、働き方改革へ各企業は対応する必要があるので、限られた時間内でパフォーマンスを最大限に発揮させなければいけません。
生産性の向上が達成できれば、ワークライフバランスの実現によって従業員のモチベーション向上や企業の業績アップにもつながります。
生産性向上で注意すること
生産性向上は、企業にとって欠かせない取り組みですが、効果的に実現するためには、いくつかの点に注意すべきです。
自社全体で生産性を向上させる際に、気をつけておきたいポイントを、3つ解説します。
- マルチタスクを控える
- 長時間労働を防ぐ
- ITツールの導入を検討する
生産性向上に取り組む際は、3つの注意点をよく確認しておきましょう。
マルチタスクを控える
生産性向上に取り組むなかで、従業員がマルチタスクにならないように注意が必要です。
マルチタスクを抱えてしまうと、それぞれの仕事に集中が分散し、生産性が低下する可能性があります。
仕事に集中できるようにするためにも、業務に優先順位を付け、ひとつの仕事に意識を向けられるように改善します。
ひとつずつ確実に仕事をこなしていくことで、従業員の生産性向上につながります。
長時間労働にならないようにする
生産性向上のためには、従業員が長時間労働にならないように気をつけます。
一見、長時間労働を推進することで、その分生産性が向上するように思えますが、従業員のモチベーションやワークライフバランスが低下し、生産性にも悪影響を及ぼします。
時間外労働や休日出勤を控えるようにし、勤務時間内で集中することが生産性向上に必要な考え方です。
必要であればITツールを導入
ITツールを導入することで、生産性向上に役立ちます。
たとえば、チャットツールでは、従業員同士の情報共有をスムーズにするほか、伝達ミスの防止も可能です。
結果として、仕事に取り組める時間の増加や、集中力も高まり、生産性の向上に期待できます。
しかし、ITツールを導入する際には、従業員が使いこなせるような環境を整備しましょう。
生産性向上のために企業が実施できること
生産性向上は、企業価値の向上や従業員のライフワークバランス改善に欠かせない要素です。
自社に合った方法で、生産性向上を目指しましょう。
今回は、生産性向上のためにできる具体施策を3つ紹介します。
- 各業務の見える化
- 適切な人材配置
- 情報共有の徹底
ぜひ社内で検討してみてください。
各業務の見える化
生産性向上では、各従業員がおこなっている業務を可視化するようにします。
業務が見えていない状態のままだと、同じチームのメンバーや上司によって把握が難しくなり、業務に支障が出る可能性があるためです。
また、業務に支障が出ることで、自社だけでなく取引先にも影響し、経営的にも課題が発生します。
各業務の見える化を進めるためにも、定期的なミーティングの実施や専用ツールを活用して、フォローできるような環境にしましょう。
適切な人材配置
人材を適切に配置することも、生産性向上に欠かせない要素です。
たとえば、コミュニケーションが得意な従業員を営業に配置したり、数字に強い従業員を経理やマーケティングに配置するなど、得意分野で活用できるようにします。
従業員が苦手な分野に配置をすると、本来の能力を発揮できず、生産性低下につながる危険性があります。
採用時はもちろんのこと、定期的に従業員と面談を実施し、本人の希望を参考にしながら配置転換をおこないましょう。
情報共有の徹底
生産性向上には、情報共有の徹底が求められます。
とくに働き方改革やテレワークの導入が進むなかで、リモートでのコミュニケーション環境が必要となりました。
これまでオフィスで気軽に相談できていた一方で、テレワークでは情報共有に工夫を持たせなければなりません。
チャットツール、Web会議システムといったITツールを導入し、コミュニケーションをスムーズにおこないましょう。
生産性向上にはChatworkを役立てよう
人手不足や従業員のモチベーションを高めるためにも、全社として生産性向上への取り組みが必要です。
ビジネスチャットの「Chatwork」は、従業員同士のコミュニケーションを活性化し、スムーズな情報共有を実現できます。
また、Chatworkのタスク機能を利用することで、各業務の可視化にも効果的です。
生産性向上としての目的はもちろん、日々の業務にChatworkをご活用ください。
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[注1]出典：公益財団法人日本生産性本部「労働生産性の国際比較 ２０２０」
https://www.jpc-net.jp/research/assets/pdf/report_2020.pdf
※本記事は、2021年9月時点の情報をもとに作成しています。
