アウトソーシングのメリットとは?人材派遣との違いもわかりやすく解説

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業務効率化
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アウトソーシングのメリットとは?人材派遣との違いもわかりやすく解説

目次

アウトソーシングは、業務の一部を外部に委託することで、企業の人手不足の解決や競争力の強化ができるとして、注目を集めています。

アウトソーシングを成功させるポイントを知り、効果的な運用を目指しましょう。

アウトソーシングの概要や、メリット・デメリット、成功させるポイントについて解説します。

アウトソーシングとは

「アウトソーシング」とは、企業内でおこなう業務の一部を外部に委託することです。

企業内で補えない高度な技術をもつ人材が欲しいときや、専門性の高い知識が欲しいときなどに、一時的に外部の力を利用することも可能で、必要な時に必要な分だけ委託することができるので、コストの適正化をはかることもできます。

また、アウトソーシングを活用することで、従業員が、本業やコア業務に集中できるため、結果として、品質向上につながるなどのメリットもあるとされています。

アウトソーシングできる業務とは

アウトソーシングできる業務はさまざま存在し、以下のものなどが例としてあげられます。

  • 受付業務
  • 採用業務
  • 営業業務
  • コールセンター
  • 事務業務(営業、経理、総務、庶務)

アウトソーシングが注目される背景

労働人口の不足により、企業は慢性的な人材不足に悩まされており、一時的に人材不足を解消できる「アウトソーシング」が注目を集めています。

慢性的な人手不足の企業が、自社の従業員のみで全業務をこなそうとすると、ひとりあたりの生産性をあげ続ける必要がありますが、この方法には限界があります。

このような場面で、外部の力をスポットで利用できるアウトソーシングを活用できると、社員を雇わなくても、作業を進めることができるようになります。

必要なときに、必要な技術や知識をもった人材を活用できるので、本来集中したい業務に時間をかけて励むことができます。

このような労働市場の変化から、アウトソーシングという業務委託の形が注目を集めるようになりました。

アウトソーシングの形態とは

ひとくちに「アウトソーシング」といっても、さまざまな形態が存在しています。

アウトソーシングの形態をしり、自社に最適な委託方法を探していきましょう。

BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)

業務プロセスを一括で外部に委託するアウトソーシングのことを「BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)」といいます。

BPOは、人事・総務・受付などのバックオフィス部門や、コールセンターやヘルプデスクなどの部門を委託することが一般的です。

委託する業務の範囲が広いことが特徴の形態で、BPOの導入により、注力したい業務や事業に人件費やリソースを割けるようになることがメリットです。

>バックオフィス業務の効率化の方法に関する記事はこちら

ITアウトソーシング

企業のIT(情報技術)に関する業務を委託するアウトソーシングの形態を「ITアウトソーシング」といいます。

IT分野は、専門的で高度な技術が必要となる業務のため、社内で育成しようとすると教育費やノウハウの取得に一定の時間がかかるため、さまざまな面でコストがかかってしまいます。

この部分を外部委託すれば、育成の時間や費用を必要とせず、すぐに高いスキルをもつ人材をそろえることが可能になります。

ITアウトソーシングには、DX推進や、IT化による業務効率・生産性向上のためのシステムの構築や保守、運用などの業務が該当します。

>ITリテラシーが低い原因と改善方法に関する記事はこちら

KPO(ナレッジ・プロセス・アウトソーシング)

データの収集や、加工・分析などの付加価値の高い業務を外部委託することを「KPO(ナレッジ・プロセス・アウトソーシング)」といいます。

近年のマーケティング市場において、顧客の購買データや行動データなどのビッグデータを用いて、顧客にアプローチする手法が注目を集めています。

しかし、このようなビックデータを取り扱うためには、高度で専門的なスキルが求められるため、人材獲得も難しいことが現実です。

このような課題を解決することができるのが、KPOです。

高度な技術をもつ人材に、専門性の高い業務を委託することで、新たな切り口からのマーケティング戦略を描くことができるでしょう。

アウトソーシングと人材派遣の違いとは

アウトソーシングとよく比較されるサービスに「人材派遣」がありますが、それぞれのサービスは、仕組みに大きな違いがあります。

人材派遣は、人材派遣会社から、業務に適した人材を紹介してもらうサービスで、業務内容の共有や指示は、人材派遣会社の担当社員からおこなわれます。

一方で、アウトソーシングは、直接アウトソーサーの企業もしくは個人事業主に依頼をおこなう形式で、業務内容の共有や指示は依頼元から直接おこなわれます。

業務の依頼方法や進め方に違いがあるため、自社の業務形態に適したサービスを選択するようにしましょう。

アウトソーシングを導入するメリット

アウトソーシングが注目される背景や形態について確認してきましたが、実際にアウトソーシングを導入することには、どのようなメリットがあるのでしょうか。

アウトソーシングを導入するメリットについて、詳しくみていきましょう。

本業やコア業務に集中できる

特定の業務を外部にアウトソースすることで、本業やコア業務に集中することができるようになります。

アウトソーシングを導入していないと、本来従業員がコミットしたい業務とは異なるノンコア業務も、従業員が担当しなくてはいけなくなり、コア業務にとり掛かる時間が圧迫されることがあるでしょう。

ノンコア業務に時間がとられてしまうと、重要な業務に集中できず、成果の質も下がりやすくなってしまいます。

アウトソーシングで、業務量を減らすことで、リソースの最適化がはかれるようになるため、結果として業務の質向上も期待することができます。

>リソース管理の重要性に関する記事はこちら

外部の知見やノウハウを活用できる

アウトソーシングを導入することで、専門性の高い外部の知見やノウハウを活用することができることもメリットのひとつです。

外部の知見やノウハウを自社の業務に活用できると、従業員の新たな学びとなったり、業務に活かせたりなどのメリットや、新しい考え方を得ることで、従業員の仕事に対するモチベーション向上などのメリットも期待できます。

アウトソーシングを導入する際は、ただ委託するのではなく、自社の学びとして蓄積できるような体制を整えるようにしましょう。

>ノウハウ共有を適切にする方法に関する記事はこちら

コスト削減につながる

アウトソーシングは、人件費や採用・宣伝にかかるコストの適正化も期待できます。

アウトソーシングを導入すると、必要な時期に必要な分だけ、業務委託をおこなえたり、人手を増やせたりできるため、コストの無駄を省くことができます。

人手が必要な場面で都度採用をおこなっていると、人件費が高騰してしまう可能性もありますが、アウトソーシングは、必要な分のみ活用することができる点がメリットです。

処理速度や品質向上につながる

専門性が高い人材にアウトソースすることで、処理速度や品質の向上を期待できます。

成果物の品質が向上すると、関連業務をスムーズに進めることができたり、間接的に業績アップに寄与したりすることもあるでしょう。

アウトソーシングのデメリット

ここまでアウトソーシングのメリットについて確認してきましたが、導入する際は、デメリットにも注意すべきです。

アウトソーシングのデメリットについてみていきましょう。

社内にノウハウが蓄積されない

業務を委託することによって、社内にノウハウが蓄積されず、業務効率の最適化や、社内独自の知識を積みあげることが困難になる可能性があります。

ノウハウ蓄積の体制が構築できないと、アウトソーシングがないと社内業務が成りたたない状況になってしまうでしょう。

外部委託に依存してしまう体制を避けるためにも、アウトソーシングを導入する際は、ノウハウ蓄積の体制を整備するようにしましょう。

情報漏洩リスクがある

従業員や取引先の個人情報や機密情報などを扱う業務を委託する場合は、情報漏洩のリスクが発生します。

重要な書類や機密文書が、誤ってほかの企業に漏れる危険性を回避するためにも、セキュリティの重要性や、企業のルールは、事前に詳細に共有するなどで、リスクヘッジをおこないましょう。

リスクヘッジのためにも、機密情報に関わる業務は委託しない、共有する情報に制限をかけるなどの規定をつくることも大切です。

>情報漏洩がもたらすリスクと影響に関する記事はこちら

ガバナンス弱体化の恐れがある

業務委託をおこなうことによりガバナンスが弱体化し、管理の目が行き届かなくなる可能性も出てきます。

たとえば、作業をおこなううえで、どのようなツールを使用しているかがわからず、安全性の保障がないツールを使用してしまう危険性や、新規ツールを導入しすぎてフローが煩雑化してしまう恐れなども想定されます。

どのように業務を進めているかが把握できなくなってしまうと、コントロールが難しくなり、かえって生産性が下がることもあるでしょう。

業務を可視化する、報連相を密におこなうなどのルールをつくり、ガバナンスの弱体化を防げるようにしましょう。

>ガバナンスを強化する方法に関する記事はこちら

>業務を見える化することのメリットに関する記事はこちら

アウトソーシングを成功させるポイント

アウトソーシングを成功させるためには、いくつかのポイントをおさえておくことが重要です。

業務効率化や生産性向上などのメリットを享受するためにも、アウトソーシングを成功させるポイントについて確認していきましょう。

現状の課題を把握する

社内で解決したい課題をリストアップし、見える化することで、アウトソーシングで解決できる課題・社内で解決すべき課題を整理することができます。

たとえば、「社内システムを構築するにあたって、人手が足りない」ことが課題となった場合、構成する要素は下記のように分解することができるでしょう。

・専門性が高い人が社内に足りていない
・社内教育をする必要があるが、できていない
・自動化できる作業に多くの時間がかかっている

この場合、専門性が高い人に業務のアウトソースをおこない、従業員は社内教育に集中する判断や、自動化の仕組みをつくる作業をアウトソースし、専門性が高い人材を採用することに集中するなどの判断ができるようになるでしょう。

社内で優先的に解決すべき課題を見極めることで、集中すべき業務・委託すべき業務に分別することができ、効率的にアウトソーシングを活用することができます。

課題の洗い出しができていないと、すべての業務をアウトソーシングしてしまい、外部に依存する体制になってしまう可能性もあります。

中長期的に企業が成長していける体制を整えるという目線をもって、アウトソーシングを活用するようにしましょう。

アウトソーシングの範囲を明確にする

コア業務とノンコア業務を明確にして、アウトソーシングをおこなう範囲を明確にすることも大切です。

コア業務は、専門性や高い技術を必要とする業務のことが多いですが、ノンコア業務は、マニュアルを作成すれば、だれでもおこなうことができる業務のことが多いです。

アウトソーシングに適している業務は、ノンコア業務です。

自社の業務をコア業務とノンコア業務に振りわけることによって、アウトソーシングすべき業務を明確にすることができるでしょう。

マニュアル作成などに一時的に負荷がかかる可能性はありますが、中長期的な目線をもって、どちらの方がメリットが大きいかを判断するようにしましょう。

アウトソーシングの活用で、業務効率化をはかりましょう

アウトソーシングとは、業務の一部を外部に委託することで、本業に集中できる、コスト削減につながるなどのメリットがある仕組みのことです。

導入する際はメリット・デメリットや、成功させるポイントをおさえたうえで、実施するようにしましょう。

アウトソーシングには上述のデメリットもありますが、業務委託先とのコミュニケーションを工夫することで、デメリットの軽減が期待できます。

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タスク機能を活用して割り振りタスクを明確にすることや、必要に応じて音声通話やビデオ通話も活用できるので、テレワークでアウトソーシングをおこなう際の、連絡手段としても活用できます。

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また、密な業務報告にも活用することができるので、ガバナンス強化のツールとしても効果的です。

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