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異動挨拶メールへ返信する際のポイントとは？相手別の文例と注意点を解説
目次
異動の挨拶メールへの返信は、相手に感謝が伝わるような内容にすることが大切です。
形式的なマナーに加え、相手に合わせた内容になるよう工夫することで、より感謝の気持ちを伝えることができます。
異動の挨拶メールへの返信で気をつけるべきポイントや構成について、例文を交えながら解説します。
異動の挨拶メールへ返信する際のポイントとは？
異動の挨拶メールへ返信する際には、ポジティブな言葉を用いるようにしましょう。
感謝を述べる際も、具体的なエピソードを交えることで、相手への気持ちをより伝えることができます。
異動する相手ならではのエピソードがあれば、ぜひ記載してください。
具体的なエピソードを交えて記載することで、異動する方も思い出を振り返りやすくなります。
また、宛名や返信先に注意する、返信は早めにおこなうなどの形式的なマナーは必須です。
異動の挨拶の返信で気を付けること
異動の挨拶メールへの返信で注意すべきことについて確認しておきましょう。
返信は早めにおこなう
異動の挨拶メールへの返信は、できるだけ早く返信するようにしましょう。
また、異動の挨拶メールを送るのは、異動日に対して余裕を持って送る場合と、異動日に近い日程で送る場合があります。
異動日が近い場合、業務の引継ぎなどで相手が忙しくしている場合も多いです。
処理しなくてはならないメールも多いことが予想できるため、なるべく早く返信することは相手のためにもなります。
宛名に注意する
異動の挨拶メールに返信する際は、宛名や返信先を間違えないように注意してください。
相手が、CC機能を使って複数人に同時にメールを送っている場合もあります。
その場合、そのまま返信をすると、CCの人も含め、異動者がメールを送った人全員にメールが届いてしまう可能性があります。
返信先を間違えないように、確認してから送るようにしましょう。
＞ビジネスメールの宛名の正しい書き方とは？に関する記事はこちら
タイトルは変えないようにする
異動の挨拶メールに返信する際は、メールのタイトルを変えないようにしましょう。
タイトルを変えて送ると、異動の挨拶メールへの返信なのか一目で判別できず、受け取った相手を混乱させてしまいます。
タイトルを変えずに返信することで、異動の挨拶メールへの返信だと一目でわかるため、相手がメールを確認する時間を削減することができます。
感謝したエピソードを送る
相手にお世話になったことなどの具体的なエピソードを交えて、感謝を伝えるようにしましょう。
業務中にお世話になったことや、相手の人柄・仕事ぶりなどを表す内容が適切です。
＞「お世話になりました」の正しい使い方と例文に関する記事はこちら
今後の活躍を願う言葉を送る
異動の挨拶メールに返信する際は、新しい部署での活躍を願う言葉を記載するようにしましょう。
相手は、新しい場所で新しい業務や人間関係の構築をはじめます。
異動の挨拶メールでは、相手をねぎらう言葉に加え、新天地での活躍を祈る言葉を添えるようにしてください。
異動の挨拶メールへの返信の構成例
異動の挨拶メールへ返信する際の、メールの構成例について見ていきましょう。
メッセージへの感謝
最初にメッセージを送ってもらったことへの感謝を述べるようにしましょう。
感謝を述べることで、相手も気持ちよくメールを読むことができます。
お世話になった具体的なエピソード
本文には、異動する相手に向けた感謝の気持ちを、具体的なエピソードなどを交えて伝えるようにしましょう。
具体的なエピソードを述べることで、より一層感謝の気持ちを伝えることができます。
相手もメッセージをもらった際に、嬉しく感じるでしょう。
今後の活躍を祈る
メッセージの最後は、新天地での活躍を祈る言葉で締めくくるようにしましょう。
相手が異動した場合、自分と関わりがなくなる場合や、働く場所自体が変わる場合もあります。
新天地での活躍を祈るような言葉を添えることで、気持ちよく異動をすることができるでしょう。
異動の挨拶メールへの返信の文例
異動の挨拶メールへの返信の文例を相手別に解説します。
- 上司への返信
- 部下への返信
- 同僚への返信
- 取引先への返信
相手別に適切な返信内容にできるように、それぞれの文例を確認していきましょう。
上司への返信の具体例
○○課長（役職がある場合は役職名、ない場合は○○さん）
この度は異動のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。
○○さんからは、多くのことを学ばせていただきました。
××の業務の際にいただいたアドバイスや助言を今でも鮮明に思い出します。
末筆となりましたが、新しい部署での益々のご活躍をお祈り申し上げます。
今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
部下への返信の具体例
業務の引継ぎ等でお忙しい中メッセージをいただき、ありがとうございます。
○○さんの真摯な姿勢や、丁寧な仕事ぶりに、何度も助けられました。
異動先でも○○さんの人柄を生かして、ますますご活躍をなさってください。
今後ともよろしくお願いいたします。
同僚への返信の具体例
業務の引継ぎ等でお忙しい中メッセージをいただき、ありがとうございます。
業務の合間に励ましの言葉をかけていただいたり、相談にのっていただいたり、大変感謝しております。
新天地でも○○様のお人柄を生かし、益々ご活躍されますようお祈り申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。
取引先への返信の具体例
△△株式会社 △△部 ○○様
平素より格別なご高配を賜りまして誠にありがとうございます。
▲▲株式会社、▲▲部の●●です。
この度は、お忙しい中メッセージをお送りいただきまして、誠にありがとうございます。
○○様には、日頃より細やかなお気遣いをいただき、ありがとうございました。
Aプロジェクトの際には、温かい言葉で励ましていただき、とても助けられました。
新天地でも○○様の一層のご活躍をお祈り申し上げます。
今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
異動の挨拶への返信は具体的な感謝を
異動の挨拶メールへの返信は、具体的なエピソードを交えて、感謝の気持ちを伝えましょう。
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