社用携帯を導入するメリットとは?円滑に導入するポイントや注意点を解説

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業務効率化
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社用携帯を導入するメリットとは?円滑に導入するポイントや注意点を解説

目次

社用携帯とは、企業や法人が、社員同士の連絡などを目的に、仕事専用として導入する携帯電話のことです。

社内と社外を繋ぎ、業務の効率化や生産性の向上などのメリットがあるため、導入を検討する企業も多いでしょう。

ポイントを押さえることで、円滑に導入することができる社用携帯の、メリットや導入のポイント、注意点について見ていきましょう。

社用携帯とは

社用携帯とは、企業や法人が契約する仕事専用の携帯電話で、社員同士の連絡や情報共有、顧客とのやりとりを目的に活用するものです。

なお、社用携帯は、用途や目的に合わせて、フィーチャーフォンやスマートフォンから選びます。

社用携帯は、社内と社外をつなぎ、業務の効率化などに役立つなどのメリットがあるため、導入する企業が増えています。

社用携帯の導入が増えている理由

社用携帯は、社内と社外を繋ぐツールとして、ビジネスで欠かせないものです。

たとえば、外出先で社内の情報共有をおこなう際や、緊急で対応が必要なときの連絡手段などで役立ちます。

また、スマートフォンの普及によって、顧客や取引先の要求には、迅速に対応することがスタンダードになっているため、それに対応するために、社用携帯を導入する企業が増えています。

社用携帯の活用方法

社用携帯を導入した場合、情報共有などさまざまな活用方法があります。

社用携帯の活用方法を具体的に見ていきましょう。

社内情報の共有

社用携帯は、スケジュールやファイルの共有ができるため、社内にいなくても、情報共有ができるようになります。

また、メールやチャットを活用すれば、電話の対応が難しい場合でも、円滑な情報共有や連絡が可能になります。

タスクやスケジュールの共有・管理

社用携帯で、アプリやグループウェアソフトを活用すれば、タスクやスケジュールの共有もできるようになります。

タスクやスケジュールの状況が可視化されるため、上司やチームのリーダーが、部下のタスクやスケジュールの進捗状況を把握したいときにも役立ちます。

また、口頭や伝言板とは異なり、場所や時間を選ばずに、共有や管理も可能になります。

連絡ツールとして活用

社用携帯は、社内と社外をつなぐ連絡ツールになります。

スマートフォンの普及により、ビジネスの連絡手段は、電話、メール、チャットなど多様化しています。

目的にあわせて、連絡手段を使いわけることで、業務の効率化にもつながるでしょう。

>連絡ツールの種類に関する記事はこちら

企業や法人で社用携帯を導入するメリット

社用携帯を導入することで、情報共有がしやすくなるなどのメリットがあります。

社用携帯を導入するメリットを見ていきましょう。

情報の共有がしやすい

社用携帯で、アプリやソフトを活用すれば、場所を選ばずに情報の確認や共有ができるため、社内にいる社員と外出先にいる社員のスムーズな情報共有が可能になります。

社外にいる際に、緊急で社内の情報が必要になった場合でも、すぐに対応ができるため、迅速な意思決定や生産性の向上につながるでしょう。

効率よく顧客とのやりとりができる

やりとりの手段が固定電話に限られる場合、社外にいる場合や、席を外している場合に対応ができず、やりとりの効率が下がってしまうでしょう。

しかし、社用携帯を導入することで、顧客や取引先の社員と、場所を選ばずにやりとりが可能になるため、やりとりの効率化が期待できます。

また、電話の取り次ぎが不要になるため、伝言による伝達ミスの防止にもつながるでしょう。

>伝言ゲームの課題に関する記事はこちら

セキュリティ対策ができる

社用携帯は、セキュリティソフトの導入などを、企業や法人側でおこなえます。

たとえば、セキュリティサービスの活用や、使い方の制限・監視ができるため、セキュリティの強化と情報漏えいの防止につながります。

個人携帯はプライバシーの観点から、管理が難しい場合もありますが、社用携帯であれば管理がしやすいという点がメリットです。

>セキュリティ意識に関する記事はこちら

コンプライアンスの強化につながる

社員が業務で使用する携帯を管理し、セキュリティ対策や情報漏えいの防止に努めることは、コンプライアンスの強化につながります。 

つまり社用携帯を管理することは、取引先や顧客にコンプライアンスを遵守する印象を与えることになるため、企業の信頼や評価の向上にもつながるでしょう。

>コンプライアンスに関する記事はこちら

個人携帯の番号を伝える必要がない

個人携帯を業務に使用する場合は、顧客や取引先の相手に、個人携帯の番号を伝える必要があります。

個人携帯の番号を伝えることに、プライバシーの面で抵抗を感じる人や、休日の電話対応を求められてストレスを感じる人もいるでしょう。

社用携帯を導入することは、個人携帯の番号を伝える必要をなくし、社員のストレス軽減やプライバシー保護にもつながります。

仕事とプライベートの区別がしやすくなる

仕事で個人携帯を使用していると、業務時間外や休日に仕事の電話が鳴ったり、対応を求められたりすることがあるかもしれません。

携帯の電源をオフにすれば解決できますが、私生活で個人携帯の電源を落とすのは不便が多く、プライベートとの区別が曖昧になる状況を受けいれざるを得ない人もいるでしょう。

社用携帯であれば、業務時間外は電源を落とすことができるため、プライベートへの介入を防ぎ、仕事とプライベートの区別をしっかりと設けることができます。

企業や法人で社用携帯を導入するデメリット

社用携帯を導入することで、導入コストが必要になるなどのデメリットがあります。

社用携帯を導入するデメリットについて見ていきましょう。

情報漏えいのリスクがある

社用携帯は、社内の情報を社外に持ち出せるツールです。

そのため、外出先に置き忘れた場合などは、社内の情報だけでなく、取引先や顧客の情報を紛失・漏えいしてしまうことになります。

備えとして、社用携帯にセキュリティロックを設定したり、情報へのアクセスに指紋認証を設定したりするなど、セキュリティ対策をおこなうことで、情報の紛失や漏えいのリスクを下げられます。

社員が私的利用する可能性がある

社用携帯をプライベートでも使う社員がいるかもしれません。

たとえば、動画やゲームのアプリの利用、SNSの利用、インターネット検索など、個人携帯と同じ使い方をする社員もいるようです。

私的な利用は、携帯電話の紛失や情報漏えいのリスクを高め、通話料金や通信費用を増大させる可能性もあります。

そのため、業務時間外は社内で保管する、機能やプランに制限を設けるなどの、防止対策をとりましょう。

導入コストが必要になる

社用携帯を導入する際、必要な台数分の端末代金や契約料が必要になるため、従業員数が多い会社ほど、コストがかかります。

不必要なスペックをもつ携帯電話を選んでしまうと、コストを増やす要因になるため、利用目的にあわせて、適切なスペックの携帯電話を検討するようにしましょう。

   

また、予算や利用シーンに合わせて、契約プランも十分に検討する必要があります。

運用コストが必要になる

通話料や通信費用は、契約が続く限り、継続して発生するコストのため、注意しましょう。

運用コストは、サービスを提供する会社やプランによって変動するため、自社が想定する用途を明確にしたうえで、適した会社やプランを検討する必要があります。

  

また、契約後も適切な料金かどうか、定期的に見直すことが重要です。

社用携帯を円滑に導入するためのポイント

社用携帯を円滑に導入するためには、目的の明確化など、複数のポイントがあります。

社用携帯を円滑に導入するためのポイントについて、詳しく見ていきましょう。

導入の目的を明確にする

なぜ社用携帯を導入する必要があるのか、目的を明確にしましょう。

目的が明確になっていない場合は、適切なデバイスや契約プランが分からず、導入しても活用できない可能性があります。

たとえば、「社員同士で連絡する手段として使いたい」「顧客と場所を選ばずにやりとりがしたい」など、必ず導入の目的を明確にしましょう。

契約するサービス会社や内容を比較する

 

円滑に導入するためには、サービス会社や内容の比較も重要です。

サービス会社によって、提供するプランやサポートの内容、料金などが異なるため、導入後のランニングコストや保守運用の内容などに差が生じてきます。

自社の予算や、求めるサービスにあったサービス会社を選べるように、以下の内容に焦点を当てて比較しましょう。

  • プラン内容
  • サポート内容(保守運用)
  • 料金(ランニングコスト)

なお、重視するポイントは、企業によって異なるため、あらかじめ重視するポイントを明確にしておくと、スムーズに比較できます。 

社員のニーズを把握する

社用携帯を実際に使用する社員のニーズを把握することも重要です。

たとえば、「スマートフォンで業務を効率化したい」など、ニーズの把握は現場の改善に役立ち、生産性の向上につながる場合もあります。

なお、社員のニーズを聞き取る際は、アンケートなどを活用することで効率よく進められるでしょう。

ルールを設ける

社用携帯を導入する際は、以下のようなルールを事前に設定することも重要です。

  • 私的な利用はしない
  • 業務時間外は電源を切る
  • 社用携帯は自宅に持ち帰らない
  • ブラウザ機能に使用制限を設ける

また、紛失した際の対応などを記載したマニュアルを用意しておくことで、トラブルが起こった際も、迅速に対応でき、被害を最小限に抑えられるでしょう。

>マニュアルの作り方に関する記事はこちら

見直しをくり返す

導入後は、目的に合った使い方ができているかなど、定期的に見直すようにしましょう。

また、機種やプランなども、新しいものが随時出るため、自社に適切なものになっているかを、定期的に見直し、必要に応じて変更しましょう。

社用携帯について、改善して欲しいポイントを、定期的に社員にヒアリングする方法も効果的です。

社用携帯の導入方法

社用携帯の導入方法は、4つの手順にわけられます。

社用携帯の導入方法を順に見ていきましょう。

導入する携帯の台数を明確にする

まずは、自社で必要な携帯電話の台数を明確にします。

必要な携帯電話の台数が明確になっていると、見積りを依頼する際も、スムーズにやりとりできるでしょう。

スマートフォンとフィーチャーフォンから選ぶ

利用目的に合わせて、スマートフォンとフィーチャーフォンから、契約する携帯電話のデバイスを選びます。

アプリなどを使って業務を効率化したい場合は、スマートフォンが適しているでしょう。

一方、電話やメールをメインにする場合は、フィーチャーフォンで十分といえます。

ただし、フィーチャーフォンの場合、大手キャリアが電波供給停止を予定しているため、乗り換えや機種変更を念頭に置いて検討する必要があります。

見積もりを依頼する

複数のサービス会社に見積もりを依頼することで、自社のニーズに最適な、料金やプランを提供している会社を見極めることができます。

大手キャリアが提供する法人契約プランや、法人契約のみを扱っている会社などがあり、納品までの日数やサポート内容が異なるため、比較して、自社のニーズに沿った会社を見つけましょう。

サービス会社と契約する

契約するサービス会社を決めたら、案内にしたがって申し込みと契約手続きをおこないましょう。

なお、契約するサービス会社を決めるときは、契約後のサポートや、やりとりを考慮して、スタッフの対応に満足できる会社を選ぶことも重要です。

社用携帯を導入する際の注意点

社用携帯を導入する際の注意点が3つあります。

社用携帯を導入する際の注意点について、詳しく見ていきましょう。

データのバックアップをとる

社用携帯は、持ち歩ける情報資産といえるため、こまめにデータのバックアップをとりましょう。

データのバックアップをとることで、紛失などのトラブルがおこっても、被害を最小限にできます。

また、自動でバックアップしてくれるソフトなどを活用すれば、手間の削減や忘れ防止になります。

セキュリティ対策を強化する

社用携帯を持ち歩く以上、紛失などのリスクを完全になくすことはできません。

万が一に備えて、セキュリティ対策を徹底しておきましょう。

  • パスワードを設定する
  • 指紋認証システムを活用する
  • システムを最新にアップデートする
  • 業務利用アプリ以外のインストールを制限する
  • セキュリティソフトを活用する

また、上記の対策に加えて、セキュリティリスクを高める使い方を禁止するルールをつくることで、セキュリティリスクを、より低減させることができるでしょう。

休日の利用についてルールを設ける

休日に電話対応などをおこなうと、プライベートとの区別がつきにくくなり、場合によっては、労働基準法に違反する可能性もあります。

社用携帯を導入する際は、社内で休日の利用ルールを設けるほか、社外にも休日の社用携帯の利用状況について周知する必要があります。

>労働基準法違反になるケースに関する記事はこちら

社用携帯で業務を効率化しよう

社用携帯は、社内と社外をつなぐ連絡ツールとして役立ち、顧客や取引先とのやりとりの効率化にも貢献します。

なお、社用携帯を導入する際は、連絡ツールとして「Chatwork」の導入もご検討ください。

ビジネスチャット「Chatwork」は、チャット形式で、メッセージのやりとりができるビジネスツールです。

社内だけではなく、社外とのやりとりにも活用できるため、ビジネスコミュニケーションの円滑化に役立ちます。

また、タスク機能を活用することで、タスクの共有や進捗状況の管理もおこなえるため、業務の効率化につながります。

なお、タスク管理などの機能の詳細は「機能一覧」から、Chatworkがどのように活用されているのかは、「導入事例」でぜひご確認ください。

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