ToDoリストとは？タスクリストとの違いと作り方、活用の4つのメリットを解説

ToDoリストとは、やるべきタスクや予定をリスト形式で整理し、管理するためのツールのことです。

期限の決まりはないものの、やる必要がある作業をまとめたリストを指します。

一方でタスクリストとは、期限に決まりがあり、今すぐやるべき作業をまとめたリストのことです。

ToDoリストやタスクリストを上手に活用すると、やるべき作業を見える化し、抜け漏れを防止することが可能となります。

本記事では、ToDoリストについて、タスクリストとの違い、活用のメリットを解説します。

ToDoリストとは？

ToDo（トゥードゥー）リストとは、期限の決まりはないものの、やる必要がある作業をまとめたリストを指します。

自分がやるべきことや予定を箇条書きで記載し、視覚的に確認しやすくします。

ToDoリストを作成することで、作業内容を見える化できるため、抜け漏れによるミスを予防することが可能です。

たとえば「PCのファイルを整理する」や「不要な書類をシュレッダーにかける」といった内容をToDoリストに記載します。

ToDoリストは「いつかは作業したほうがよい内容」なので、緊急性や重要性が低い内容が当てはまります。

タスクリストとは？

「ToDo」と似た言葉に「タスク」がありますが、「課せられた課題」や「仕事」という意味があります。

タスクリストとは、期限に決まりがあり、今すぐやるべき作業をまとめたリストのことです。

タスクリストはプロジェクトの管理に使うなど、具体的な作業内容を書き出すことで、やるべき仕事を忘れないための工夫につながります。

たとえば、タスクリストに書き出す内容として「A社にファイルを送信する」や「取引先に企画案を提出する」などがあげられます。

タスクリストは、緊急性や重要度が高い内容が多く、優先順位を決めて順番に処理していくことが大切です。

＞タスク管理に関する記事はこちら

ToDoリストとタスクリストとの違い

前述したとおり、ToDoとは「期限の決まりはないものの、やる必要がある作業」を指します。

一方でタスクとは「期限に決まりがあり、今すぐやるべき作業」のことです。

つまり、ToDoリストとタスクリストには、作業を今すぐすべきなのか、期限があるかどうかの違いがあります。

ToDoリストとタスクリストの役割や、管理するものの違いについては、以下の表でまとめています。

	ToDoリスト	タスクリスト
役割	・やる必要がある作業、やる必要がない作業を整理する	・やるべき作業を整理する ・作業の優先順位を決める
管理する内容の違い	・期限がない作業の管理	・期限がある作業の管理

ただし、職場によってはToDoリストとタスクリストに明確な違いがなく、同じものとして扱っている場合もあります。

ToDoリストに似ている言葉・類語

ToDoリストと似ていて意味が混同されやすい言葉として、以下があげられます。

それぞれの意味と特徴を解説します。

スケジュール

スケジュールは「日程」や「予定」という意味で、今後の仕事に関する流れをまとめたものを指します。

ビジネスにおいては、プロジェクトの開始から納品まで流れなどを表現する際に使う場合が多いです。

スケジュールに沿った作業進行は全体の流れを把握しやすくなり、ある程度の目途をつけられるので、予定どおりに物事を進めやすくなります。

ToDoリストやタスクリストなどと一緒にうまく活用できれば、作業の抜け漏れを防げるので、スケジュールの流れを止めずに作業を進行できます。

プロジェクト

プロジェクトとは「研究課題」や「計画」という意味です。

ビジネスにおいては目標達成に向けて、チームを組んで仕事をおこなうことを指します。

プロジェクトを成功に導くためには、日々やるべき内容をまとめたタスクリスト、ToDoリストの存在が欠かせません。

メンバー同士でやるべきタスクやToDoなどを共有できると、チーム全体で作業の進捗度合いを確認できます。

アクションアイテム

アクションアイテムとは「自分のタスクに加えて、チーム全体がやるべきタスク」を含めたものを指します。

チーム全体でタスクを共有できるため、ツールなどを活用すると進捗状況の追跡がしやすくなり、管理側の負担を減らせるメリットがあるでしょう。

また、ToDoは「自分のみの作業」を指す一方、アクションアイテムは「チーム全体のタスク」が含まれるという違いがあります。

ToDoリストを活用すべき理由と4つのメリット

仕事全体の業務効率化を図るには、ToDoリストやタスクリストの活用が重要です。

作業の優先順位を見える化できると、仕事の抜け漏れによるミスを予防できて、生産性向上にも役立ちます。

ToDoリストやタスクリストを活用することで、以下の4つのメリットがあります。

それぞれの詳細を見ていきましょう。

メリット（1）：優先すべき作業を見える化できる

ToDoリストやタスクリストの活用は、どの作業を優先すべきなのかを見える化できます。

それぞれ緊急度や重要度が高いもの、低いもので作業内容を分けると、今やるべきことを明確にできるのです。

たとえば、PCのメモ帳などに作業を書き出して、優先順位が高い順番に番号を振っていきます。

今日中に終わらせるべき作業、来週までに終わらせるべき作業が明確になり、優先度が高い順番に作業へ取りかかれます。

メリット（2）：予定を管理できる

ToDoリストやタスクリストで作業を整理できると、全体の予定を管理する際に役立ちます。

それぞれの作業にかかる工数や時間も整理できるため、今日一日でどのくらいの作業を進められそうかを把握が可能です。

もしも、途中で何かトラブルがあったときも、都度修正をかけて予定や作業内容を調整しやすくなります。

メリット（3）：抜け漏れの予防でミスを減らせる

ToDoリストやタスクリストで作業の整理ができると、抜け漏れによるミスを減らせる効果が期待できます。

日々の仕事をおこなう上では、さまざまな細かい業務が発生するものです。

頭では覚えていたとしても、忙しい状況が続き失念してしまうというシーンも珍しくありません。

そういった場合もToDoリストやタスクリストを活用すれば、日々の作業を確認しながら進められます。

また、ToDoやタスクを整理する際は、ジャンルやカテゴリー別に作業内容を整理する方法もおすすめです。

内容ごとにToDoやタスクを把握しやすくなり、進行しやすくなるでしょう。

頭のなかを整理できるので、目の前の作業に集中しやすくなり、全体のミスなどを減らせる効果も期待できます。

メリット（4）：メンバーに情報共有できる

ToDoリストやタスクリストを作成すると、チームのメンバーに作業の情報を共有できます。

メンバーが日々どのような作業に取り組んでいるのかを把握できるので、ほかのメンバーが何をしているのかわからないという状況を避けられます。

また、仕事のタイミングを見て声をかけやすくなるメリットもあるため、状況を見て手が空いていそうな人に作業を頼めるというメリットもあるでしょう。

ToDoやタスクを共有できると、日ごろからコミュニケーションを図る習慣が生まれるなど、情報共有に関わる流れを円滑化できる効果も期待できます。

＞声かけに関する記事はこちら

ToDoリストを有効に使うための作り方

ToDoリストを有効活用するためには、やりたいことを書き出したり、目的別に整理したりするなどいくつかのポイントがあります。

ToDoリストを有効に活用するためのポイントや作り方を見ていきましょう。

作業内容をメモする

まずは作業内容を整理するために、メモなどに書き出すところから始めましょう。

抜け漏れがないように、思い出したタスクがあれば追加します。

作業内容を細分化して整理することで、ひとつひとつの工程を飛ばさず丁寧に作業を進められます。

また、どのような作業なのかを明確化するために、内容はわかりやすい形でメモしておきましょう。

種類別にまとめる

ToDoリストを作成する際は、種類やジャンル別にまとめて整理しておくとよいでしょう。

たとえば、プロジェクトごとに管理場所やシートを変えておくと、作業内容が混ざってしまう状況を防げます。

また、チームメンバー全体のToDoリストやタスク管理、個人用の管理など、作業する人別に分けておくのも効果的です。

ToDoリストを管理できるツールなどを上手に活用し、視覚的にわかりやすく整理できるように工夫してみてください。

優先順位ごとに分ける

ToDoリストを洗い出したあとは、以下の4つに分類し、優先順位を決めましょう。

	緊急である	緊急でない
重要である	①緊急かつ重要なこと	②緊急でなく重要なこと
重要でない	③緊急かつ重要でないこと	④緊急でなく重要でないこと

仕事を進める際は、まずは「①緊急かつ重要なこと」を先に終わらせるようにします。

次に「②緊急でなく重要なこと」「③緊急かつ重要でないこと」「④緊急でなく重要でないこと」の順番に作業を進めましょう。

上記4つの優先順位に分けることは、別名アイゼンハワー・マトリクスとも呼ばれています。

アメリカの軍人であったアイゼンハワーが由来になっており、目標達成や時間管理をおこなう上で役立つといわれています。

作業を4つに分類することで、今自分が優先すべき作業を整理することが可能です。

＞優先順位のつけ方に関する記事はこちら

締め切りを設定する

ToDoやタスクを確実に完了させるために、作業ごとに締め切りを設定しましょう。

いつまでに作業を終えるべきなのかが明確になり、締め切りを考えながら順番に作業を進められます。

また、仕事のタイムマネジメントにもつながるため、限られた時間で作業に集中しやすくなり、全体の生産性向上にもつながります。

＞タイムマネジメントに関する記事はこちら

ToDoリストを作る際の注意点とポイント

ToDoリストを作る際には、以下のような点に注意しましょう。

それぞれの詳細について紹介します。

メモを書き出せるように準備する

ToDoリストを作る際は、PCのメモ帳などに作業内容を書き出しましょう。

作業内容に加えて、完了までにどのくらいの時間がかかりそうかのリストアップもポイントです。

ただし、ToDoとタスクを必要以上に書きすぎるなど、過剰に項目を追加するのはやめましょう。

必要なポイントに絞って、ToDoやタスクの書き出しがポイントです。

適切な作業量の設定により、日々のToDoやタスクを消化できるようになり、モチベーションを維持しやすくなります。

定期的にチェックして修正する

ToDoリストやタスクリストは、定期的にチェックして修正をかけましょう。

どのくらい達成できているのか、期日までに達成が難しそうな項目はないかなど、全体を整理します。

注意点として、非現実的な目標設定をおこなうのはやめましょう。

高すぎる目標をToDoやタスクに含めてしまうと、達成ができないストレスを抱えてしまいます。

無理な設定にするのではなく、定期的に見直して微調整を図り、自分が無理なくできる内容にしましょう。

内容を細かく分けて管理する

ToDoリストやタスクリストは、なるべく内容を行動できる範囲まで、細かく分けて管理しましょう。

行動レベルにToDoやタスクを落とし込めるので、作業の達成率を高める効果があります。

また、ToDoとタスクを分類する際は、すべてのToDoやタスクを同じ重要度に置かないようにしましょう。

優先順位を決めてToDoとタスクを消化できると、締め切りまでのスケジュールに間に合うように調整して対応できます。

タスクの情報共有をおこなう

チーム全体の作業効率を高めるためにも、ToDoやタスクの情報共有は欠かさないようにしましょう。

お互いの進捗状況を把握できるので、抜け漏れの予防や締め切りまでのスケジュールを確認できます。

また、情報共有をおこなう際は、自分だけがわかるような書き方にするのはやめましょう。

「作業内容」「作業時間」「締め切り日時」「担当者名」など、誰が見てもわかるような書き方にしておきましょう。

＞GTDに関する記事はこちら

作業内容に合うツールやアプリを使う

ToDoリストやタスクリストを作る際は、作業内容に合うツールやアプリを使いましょう。

ToDoやタスクとスケジュールの確認を同時に実施したい場合は、カレンダー付きのサービスを使う方法がおすすめです。

また、社内で個別にツールやアプリを使うと、メンバーの情報を管理するのが難しくなるので避けておくのが無難です。

ツールやアプリは、管理者が全体を把握しやすいように、社内で統一して使うようにしてください。

ToDoリストと併用して「Chatwork」でのタスク管理もおすすめ

期限なしの作業は「ToDoリスト」、期限ありの作業は「タスクリスト」など、内容に応じて活用することが大切です。

ToDoリストやタスクリストを活用できると、仕事の優先順位が明確になり、作業の抜け漏れを予防できます。

ToDoやタスクを管理する際はツールやアプリを使い、メンバー全体で共有できる体制を整えましょう。

たとえば、ToDoリストと別に併用して使う際は、ビジネスチャット「Chatwork」のタスク管理機能を活用する方法もおすすめです。

「Chatwork」では、チャット形式のメッセージのやりとりを始め、プロジェクトやメンバーごとにタスクを設定できます。

「タスクの内容」「担当者の指定」「タスクの完了日時」を設定できるので、一目でどのような作業を誰が担当するのかを把握できるところがポイントです。

グループチャット内のタスクはメンバー全体が確認できるので、進行中のプロジェクトに関する作業の抜け漏れを予防できます。

＞Chatworkのタスク管理機能についてはこちら

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