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タウンホールミーティングとは？メリットや開催事例を紹介
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目次
タウンホールミーティングとは、経営陣と従業員があらゆるテーマで対話するミーティングのことです。
組織単位で課題や方向性などを共有できることから、組織の一体感を高めつつエンゲージメントを向上させるために効果的なミーティングといえます。
この記事では、タウンホールミーティングのメリット、開催事例などについて見ていきましょう。
タウンホールミーティングとは？
タウンホールミーティングとは、企業の経営陣と従業員がさまざまなテーマで対話を実施するミーティングを指します。
タウンホールミーティングの主な目的として、従業員意識を向上させることや、リーダー層からのコミュニケーションを促進させることが挙げられます。
タウンホールミーティングと似た言葉に「社員総会」がありますが、社員総会はアジェンダが決まっているうえ、扱う内容も公式的なものが多く、コミュニケーション性の高い場とはいえません。
一方で、タウンホールミーティングは、アジェンダが比較的自由であり、カジュアルな雰囲気が特徴です。さまざまな話題を取り上げ、双方向でコミュニケーションをおこなう場といえます。
タウンホールミーティングが注目される理由
タウンホールミーティングが注目されている理由はいくつかあります。
- 人材流動性が高まっているため
- テレワークが普及してきているため
- 市場がスピーディーに変化しているため
以下で詳しく解説します。
人材流動性が高まっているため
タウンホールミーティングは、人材流動性の高まりから注目されています。
人材流動性とは、転職などがきっかけで労働者が職場を変わる度合いのことをいいます。
かつての日本は人材流動性が低いとされていましたが、近年は柔軟で多様性のある働き方が認められるようになり、人材流動性も高まる傾向にあります。
人材流動性の高まりは転職が容易になっていることを意味するため、企業は離職率を下げるための取り組みとしてタウンホールミーティングに着目するようになりました。
タウンホールミーティングをおこなうことで、企業は積極的に現場の声を取り入れ、経営層と従業員のコミュニケーションの場を提供できるため、人材の流出を防ぐ効果が期待されています。
テレワークが普及してきているため
タウンホールミーティングの増加には、テレワークの普及も関係しています。
テレワークは新型コロナウイルスの影響で導入企業が増え、コロナ収束後も在宅勤務制度の整備を進める動きが主流となっています。
テレワークには生産性向上などのメリットがある一方、従業員同士が直接顔を合わせる機会が減るというデメリットもあるため、企業は意図的にコミュニケーションの場を設ける必要があります。
このような背景もタウンホールミーティングが注目される要因のひとつと考えられます。
市場がスピーディーに変化しているため
タウンホールミーティングが注目される要因として、市場の急激な変化も挙げられます。
各産業を取り巻く市場は、かつてないスピードや規模で変化しており、企業によっては組織のあり方を再考する必要性もあるでしょう。
しかし、経営層のみで意思決定をおこなうのは、従業員の意見を無視しているとして不満を抱かれるリスクがあります。
市場の変化へ対応するにあたり、従業員の意見を積極的に取り入れるための方法として、タウンホールミーティングが注目されています。
タウンホールミーティングによって得られるメリット
タウンホールミーティングを取り入れると、以下のようなメリットがあります。
- 離職防止につながる
- 従業員エンゲージメントが向上する
- コミュニケーションが活性化する
- 情報の透明性が向上する
- 組織の一体感が強まる
それぞれのメリットについて詳しく解説します。
離職防止につながる
タウンホールミーティングは、離職防止の効果が期待できます。
従業員が離職する理由として、「経営陣を信頼できない」「経営方針に納得がいかない」などが挙げられることは少なくありません。
タウンホールミーティングの場で経営陣と従業員が直接会話をし、双方の考えを伝え合うことは、信頼関係の構築をうながすとともに離職防止にもつながるでしょう。
従業員エンゲージメントが向上する
タウンホールミーティングは、従業員エンゲージメントを向上させるメリットもあります。
経営陣と従業員が企業に対する考え方を話し合うことは、意見を交換をおこなうと同時にエンゲージメントを高める目的もあるためです。
従業員のエンゲージメントが向上すれば仕事への意欲も高まり、業績アップにもつながるでしょう。
コミュニケーションが活性化する
タウンホールミーティングには、コミュニケーションを活性化させるメリットもあります。
タウンホールミーティング自体が経営陣と従業員のコミュニケーションの場であると同時に、情報や意見を共有できる機会でもあります。
そのため、双方が同じビジョンをもち、連携しやすくなることで、業務上のコミュニケーション促進につながる効果も期待できます。
情報の透明性が向上する
タウンホールミーティングの実施によって、情報の透明性が向上するという利点もあります。
タウンホールミーティングでは、部署やポジションを超え、企業の課題や現状についてオープンな場で共有できるためです。
適切な情報開示によって経営層への信頼感が高まること、企業の方針に対する従業員の理解が深まることなどもメリットといえます。
組織の一体感が強まる
タウンホールミーティングは、組織の一体感を強める役割も担います。
タウンホールミーティングの開催により、企業のMVVに対する理解が深まるためです。
MVVとは「使命・存在意義」「理想像」「価値観・行動指針」を指す言葉であり、企業全体でMVVを共有できれば一体感の強い組織を目指すことができます。
組織の一体感が高まることで、業績の向上や企業イメージアップなどの効果も期待できます。
タウンホールミーティングを開催する流れ
タウンホールミーティングには、開催に適した流れがあります。
- 事前に準備する
- ファシリテーターを選ぶ
- 対話しやすい環境を作る
- 目的とゴールを共有する
タウンホールミーティングの基本的な流れを解説します。
事前に準備する
タウンホールミーティングを実施する際は、事前に必要な準備をおこないましょう。
具体的には、開催の目的やトピック、議題などを参加者へ伝達したり、当日使用する資料を作成して共有したりといったことが挙げられます。
進行がスムーズに行かなかったときやトラブルが起きてしまったときなど、不測の事態に関する対応も話し合っておくと安心です。
また、参加者へは、開催日時や場所、資料などについて、余裕をもったスケジュールで案内するようにしましょう。
当日に持参するものがあれば、その旨も前もって知らせるようにしてください。
ファシリテーターを選ぶ
事前準備がある程度進んだところで、タウンホールミーティングのファシリテーターを選びます。
ファシリテーターとは、ミーティングを円滑に進行させるための段取りをおこなう人です。
参加者の考えを引き出して議論を深めたり、目的を満たすために議論をまとめたりする役割も担うため、適切な人選が重要となります。
対話しやすい環境を作る
タウンホールミーティングを成功させるために、参加者同士が対話しやすい環境を作ります。
環境作りが不適当だと、各自が意見を表明しにくくなったり、情報共有がしにくくなったりしてしまうためです。
次のような点に配慮し、対話に適した環境を用意しましょう。
- チャットツールを利用して気軽に質問できるようにする
- 簡単な質問や意見には投票機能を活用する
- ディスカッションの時間を十分に確保する
タウンホールミーティングの環境作りは、「自分の意見を伝えるのが苦手な人もいる」という点を念頭に置いておこなうことが大切です。
目的とゴールを共有する
タウンホールミーティングを正しく進行・成功させるためには、目的やゴールを参加者と共有しましょう。
目的やゴールが共有されていると、議論の脱線や不要な言い争いを防ぎやすくなります。
「なぜタウンホールミーティングを実施するのか」「開催後の行動につなげるにはどうするべきか」など、目的とゴールにあたる点は共有を心がけましょう。
当日ではなく事前に告知することで、参加者の理解や当事者意識を高める効果も期待できます。
タウンホールミーティングの効果を高める方法
タウンホールミーティングは、ただ実施するだけでは最大限の効果を発揮できません。
より高い効果を得るための方法として、以下のような点が挙げられます。
- 入念に準備する
- 質疑応答の時間を作る
- オンラインツールを使用する
それぞれ詳しく解説します。
入念に準備する
タウンホールミーティングを実施する際は、入念な準備をおこないましょう。
参加者の自主性にまかせるばかりでは活発な意見交換に発展しない場合もあり、ミーティングへのモチベーションが下がったり、進行がだらけてしまったりするおそれがあります。
ユニークな資料や興味をひくエピソードを用意するなど、参加者の緊張を和らげつつ意見交換がしやすい状況へ導くための準備が大切です。
質疑応答の時間を作る
タウンホールミーティングをおこなう際は、必ず質疑応答の時間をつくりましょう。
質疑応答の時間を設けないと、一方的な説明となるおそれがあり、意見交換も難しくなってしまうためです。
参加者同士の交流がタウンホールミーティングのメインと考え、説明事項のテーマは3つ未満におさえるなどの工夫をおこなうとよいでしょう。
オンラインツールを使用する
オンラインツールを活用すると、タウンホールミーティングの場所を限定することなく参加者を集めることができます。
参加者の人数が多い場合や会場探しが大変な場合にも、オンラインツールが役立ちます。
チャット機能のあるツールを使用すれば、活発な議論や質疑応答をおこなうことも可能です。
タウンホールミーティングの開催事例
タウンホールミーティングの開催を検討しているものの、効果が具体的にイメージできないという人もいるかもしれません。
タウンホールミーティングについて理解を深めるためにも、実際の開催事例を見ていきましょう。
月に1～2回対話の機会を設けた
ある企業では、約6年間に渡って月1～2回のタウンホールミーティングを開催しました。
食事を交えて社長と社員が対話をおこなうもので、「何を聞いてもいい」というシンプルなルールのもとに実施されました。
結果として、従業員個々の問題意識や独自の考え、企業に対する情熱などを社長自身が把握できたことが大きな成果だったといいます。
タウンホールミーティングによって明らかになった内容をふまえて企業の方向性を再考した結果、業績不振から復活と言えるレベルまで立て直すことに成功しました。
全役員が主催者のタウンホールミーティングを実施した
企業の風土と体質改善を目的に、全役員の主催でタウンホールミーティングを実施した例もあります。
企業の慣習に関する意見交換や「お客様第一」を実現させる運営を目指し、役員と従業員が語り合う場を設けました。
経営に対する考えや課題、背景を役員と従業員が共有することで社内コミュニケーションを活性化させることに成功し、一体感のある組織づくりを実現させています。
オンラインタウンホールミーティングを実施した
ある企業では、全従業員を対象とするオンラインタウンホールミーティングを実施しました。
Web会議システムを利用し、従業員に対して「経営陣が何を考えているか」を直接伝える場をもうけ、質疑応答の時間も用意しました。
結果として、経営陣と従業員がそれぞれ認識している課題や考えを共有することができ、相互理解を深めることができたという好例です。
社内コミュニケーション活性化に「Chatwork」
タウンホールミーティングとは、企業の経営陣と従業員がさまざまなテーマで対話するミーティングです。
そのまま実施すると緊張感から発言しにくいメンバーもいるため、効果的に進行させるにはリラックスして意見できる場をつくる必要があります。
タウンホールミーティングの雰囲気づくりにおすすめなのが「Chatwork」を使うことです。
参加者同士でグループチャットを作り、その中で意見交換をすればスムーズな進行が可能です。
リアクション機能を使えば、他のメンバーの意見に対する意思を簡単に示せるため、自分の考えを伝えることが苦手な参加者でも気が和らぐでしょう。
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