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FAXは廃止できる？代替手段とスムーズな移行ステップ
目次
FAXはIT機器に不慣れな人でも情報のやりとりができる反面、誤送信リスクや書類管理コストといったデメリットも抱えています。
このようなデメリットがあるにもかかわらず、なぜ企業はFAXを廃止できないのでしょうか？
もし廃止するとしたら、どのような代替手段が考えられるのでしょうか？
本記事では、FAXの廃止が進まない理由、廃止によるメリット、具体的な代替手段、そしてスムーズな移行ステップについて解説します。
なぜ今「FAX廃止」が注目されるのか？現状と背景
日本ではこれまで、企業や家庭における情報伝達の手段としてFAXが広く活用されてきました。
特に企業では、医療や法務といった機密性や緊急性の高い情報を扱う分野で頻繁に利用されています。
FAXは特別な知識がなくても簡単に使え、手書きの文書もそのまま送信できるため、その高い利便性が利用を後押ししてきました。
しかし、FAXを取り巻く環境は変化しています。
例えば、総務省の「令和5年通信利用動向調査の結果」によると、2023年時点での家庭におけるFAXの保有率は26.9%でした。[※1]
これは2021年の31.3%、2022年の30.0%から低下しており、固定電話を持たない世帯の増加や、インターネット普及によるメール利用の容易化が背景にあると考えられます。
企業におけるFAX利用の実態と政府の動き
家庭でのFAX保有率が低下する一方で、企業においては引き続きFAXが利用されています。
一般社団法人情報通信ネットワーク産業協会が2021年7月に発表した「ファクシミリの利用調査結果」では、「あなたはお勤め先で文書や画像を送ったり受けたりするためにファクス（ファクシミリ）を使用していますか」という問いに対し、24.3%が「日常的に使用している」、25.4%が「たまに使用している」と回答しました。[※2]
これは、業務推進においてFAXが一定の役割を担っていることを示しています。
しかし、この状況が今後も続くとは限りません。
2021年5月の記者会見で、当時内閣府特命担当大臣だった河野太郎氏は、FAXの利用を原則廃止し、電子メールへ切り替えることについて言及しました。[※3]
政府が脱FAXを推進すれば、政府と取引のある民間企業だけでなく、より多くの企業で脱FAXの動きが進むでしょう。
また、企業には社会的責任として、環境問題への積極的な取り組みが求められています。
大量の紙を消費するFAXを廃止し、ペーパーレス化を進めることは、ステークホルダーからの評価向上にもつながる可能性があります。
業務効率化やデジタル化の観点からも、FAXを廃止する企業の増加が見込まれます。
FAXが廃止できない理由と課題
ペーパーレス化やデジタル化が進む現代において、FAXを廃止したくてもできない企業は少なくありません。
ここでは、FAXの廃止を阻む要因について解説します。
取引先がFAXを必須としている
取引先や顧客がFAXの利用を希望している場合、企業側がFAXを廃止することは困難です。
FAXの廃止を提案することで、取引を中止されるリスクも考えられます。
取引先や顧客にFAXの代替手段がなければ、その導入コストがかかるため、FAXの利用継続を余儀なくされるケースも出てきます。
業務プロセスの変更が困難
FAXを廃止するには、既存の業務フローを見直す必要があります。
例えば、FAXで報告書を受け取り、従業員が回覧している職場では、情報共有の方法を変更しなければなりません。
別の方法を導入できればFAXは廃止できますが、すべての職場でスムーズに変更できるわけではないでしょう。
業務プロセスの変更には、従業員への説明や周知が必要となり、相応のコストも発生します。
従業員のITリテラシーや慣れの問題
FAXの廃止を妨げる要因として、従業員のITリテラシーが低かったり、慣れが足りないという問題があります。
FAXは、FAX番号を入力して書類をセットするだけで相手に送信できるため、年齢や経験を問わず簡単に利用できます。
一方、インターネットFAXやオンラインストレージを使いこなすには、ある程度のITリテラシーが不可欠です。
従業員教育によってITリテラシーを高めることは可能ですが、IT機器への抵抗感を持つ従業員に利用を促すには、時間と労力がかかります。
代替システムの導入コスト
FAXを廃止する際に発生する代替システムの導入コストも、FAX廃止の足かせとなることがあります。
受発注にFAXを利用している職場では、WEB受発注システムが代替手段として有効です。
WEB受発注システムは受発注に特化しており、業務効率化にも寄与しますが、システム構築には費用が発生します。
また、導入後も定期的なメンテナンスが必要なため、継続的なコストがかかり続けます。
手書きや「届いた感」の利便性
FAXの利点の一つは、手書きの書類をそのまま送信できる点です。
メールで手書きの書類を送る場合はスキャンが必要となり、手間がかかります。
さらに、FAXは受信すると紙が排出されるため、情報が届いたことをすぐに確認でき、便利に感じる人もいるでしょう。
特に普段の業務でパソコンを使用しない職場では、FAXのほうが受信に気づきやすく、対応しやすいという側面もあります。
メールのように迷惑メールフォルダに振り分けられて見逃してしまう心配も、FAXにはありません。
FAX廃止で得られる5つの主要メリット
政府をはじめ、企業でも脱FAXを進める動きが見られるのは、FAX廃止に大きなメリットがあるためです。
ここでは、FAXの廃止によって企業が得られるメリットについて解説します。
業務効率が大幅に向上する
FAXの廃止は、生産性の向上につながります。
FAXを送信する際は、送り状の作成や送信前の連絡が必要となり、メールやチャットツールに比べて一手間かかります。
また、受け取った書類をファイリングしたり、スキャンしてデータ化したりする作業も発生します。
FAXを送信しても、相手がその場にいなければ情報は伝わりません。
いつでもどこでも情報を確認できるメールやチャットツールとは異なり、タイムラグが生じるため、業務が滞る可能性もあります。
FAXを廃止すれば、作業効率や情報共有のスピードが上がるため、生産性向上が期待できるでしょう。
コストを削減できる
FAXを使い続けるには、インク代や紙代、メンテナンス費用がかかります。
さらに、受信した書類の保管費用や廃棄費用も無視できません。
FAXを廃止すれば、これらの多くのコストを削減でき、企業の経営にもプラスの効果が見込めます。
FAX機を置くスペースや印刷用紙、受信した書類の保管スペースも削減できるため、作業スペースの有効活用にもつながります。
テレワーク・多様な働き方に対応できる
FAXを送受信するためには、オフィスに出社しなければなりません。
本来テレワークが可能な業務内容であるにもかかわらず、FAXの送受信のためだけに出社するのは非効率的であり、従業員のモチベーション低下にもつながります。
場所や時間を選ばずに取引先や顧客と情報共有ができるようになれば、多様な働き方が可能になり、従業員のワークライフバランスも実現できるでしょう。
セキュリティとガバナンス強化ができる
FAXで送られてきた書類は、オフィス内にいる人であれば誰でも閲覧したり、持ち出したりできるため、情報漏洩のリスクが考えられます。
メールやビジネスチャットは担当者のみに情報を伝えられるため、他の従業員に情報を見られる心配がありません。
タイムスタンプで改ざん防止も図れるため、安心して情報をやりとりできます。
十分なセキュリティ対策とガバナンス強化を図ることで、取引先や投資家からの信頼も高まり、今後の経営にも良い影響があるでしょう。
ペーパーレス化とDX推進の基盤を構築できる
FAXの廃止は、ペーパーレス化の推進に直結します。
FAXの送受信には大量の紙が必要です。
FAXを廃止できれば、送信のためのプリントアウトや受信用の紙の用意が不要になり、ペーパーレス化が大きく進むでしょう。
また、FAXの廃止はDX推進の基盤構築にも寄与します。
FAXで届いた情報は、そのままでは活用できません。
活用するにはデータ化が必要で、手間がかかります。
インターネットを介して受け取った情報は加工や分析がしやすく、分析結果は経営判断に役立つだけでなく、業務改善や新規事業の創出にもつながる可能性があります。
FAXの代替手段は？目的別おすすめツール比較
ここでは、FAXの代替手段として考えられるツールを紹介します。
ツールごとにメリットとデメリットがあるため、FAX廃止を検討している企業は導入前に十分に比較することをおすすめします。
ビジネスチャット：迅速なコミュニケーションに最適
迅速な情報共有におすすめなのが、ビジネスチャットです。
FAXには送り状、メールには挨拶文が必要ですが、ビジネスチャットは用件のみでメッセージを送れるため、スピーディーな情報共有が可能です。
WordやExcelなどのファイルも送信できるため、共有できる情報はFAXと変わりません。
コスト面や操作性で選ぶなら、ビジネスチャット「Chatwork」がおすすめです。
無料で試せる上に、シンプルな操作性でIT機器に不慣れな従業員でも簡単に使いこなせます。
誤送信したメッセージは取り消せるため、FAXのように送信先を間違えて情報漏洩につながる心配もありません。
メール：基本だが注意点も
FAXの代替手段として多くの企業で使われているのが、メールです。
プライベートでメールを利用している従業員が多い職場であれば、スムーズに移行できるでしょう。
ただし、メールもFAXと同様に誤送信のリスクがあります。
インターネットを介するため、セキュリティリスクも否定できません。
情報漏洩を防止するためには、従業員に向けて研修を実施し、適切なセキュリティ対策を行う必要があります。
インターネットFAX/クラウドFAX：FAXを維持しつつ電子化
インターネットFAXやクラウドFAXは、インターネット回線を利用し、送られてきたFAXを電子化してクラウド上に保管するサービスです。
FAX機がなくてもデータを受け取れるため、FAX機のレンタル費用や紙代、インク代、設置スペースを削減できます。
これは、FAXを廃止したいものの、取引先や顧客がFAXの使用を希望する場合に適した方法です。
インターネットに接続できればデータを確認できるため、リモートワークや外出が多い職場でも効果を発揮します。
オンラインストレージ/ファイル共有サービス：大容量ファイル向け
大容量のデータを送受信する際に役立つのが、オンラインストレージやファイル共有サービスです。
オンラインストレージは、仮想空間にデータを保存し、アクセス権限を付与された人のみがデータの閲覧やダウンロードができる仕組みです。
メールに容量の大きいファイルを添付すると、相手が受信するまでに時間がかかることがありますが、オンラインストレージは容量を増やせば大容量のデータも保管できるため便利です。
ファイル共有サービスは、インターネット上のクラウドストレージにファイルをアップロードし、ログインIDを発行した相手のみとファイルを共有できる仕組みです。
インターネット環境さえあればアクセスできるため、リモートワークをしている従業員にも向いています。
電子帳票システム/EDI/BtoB-EC：受発注・請求業務の電子化
受発注や請求業務でFAXを活用している職場向けの代替手段が、電子帳票システムやEDI、BtoB-ECです。
電子帳票システムは、見積書や発注書、請求書、納品書など、さまざまな帳票の作成から配信、管理まで行えるシステムです。
パソコン上で帳票を一元管理できるため、業務効率の向上が期待できます。
EDIは「Electronic Data Interchange（電子データ交換）」の略称で、取引で発生する契約書や請求書などの帳票を自動でやりとりする仕組みです。
専用回線を使うケースと、インターネット回線を使うケースがあります。
BtoB-ECはWeb受発注システムを指し、企業間で商品を売買する際に使われます。
いずれも搭載されている機能やサービス内容などに違いがあるため、十分に確認した上で自社に合ったサービスを選ぶようにしてください。
FAX廃止をスムーズに進めるための3つのポイント
FAXを廃止するには、自社の従業員の理解だけでなく、取引先からの理解が不可欠です。
また、性急に進めようとすると、ミスやトラブルが発生し、かえって業務が滞る危険性もあります。
円滑にFAXを廃止するための注意点をお伝えしますので、参考にしてください。
取引先への丁寧な説明と代替案の提示
取引先との情報共有にFAXを使っている場合は、廃止を検討している段階で事前に伝えておきましょう。
一方的に廃止を進めると、印象が悪化し、取引に悪影響を及ぼすかもしれません。
また、取引先がFAXを使っているのには、FAXでなければならない理由がある可能性もあります。
相手の意向や意見を丁寧に聞き、FAXの代替案を提示することで、理解を得るよう心がけましょう。
段階的な導入を進める
FAXの廃止を決めたからといって一気に全廃するのではなく、特定の業務や一部の取引先から代替手段に切り替えていきましょう。
例えば、「報告書はFAXではなくビジネスチャットで共有する」と決めて実行します。
そうすることで、従業員は業務を通じて少しずつ代替手段に慣れていくことができます。
代替手段の利用方法については、自社の業務内容に合わせたルール化が必要です。
段階を追って導入する過程で、「業務時間外はメッセージを送らない」などのルールを決めて従業員に周知すると、スムーズに導入できるでしょう。
電子帳簿保存法など関連法規への対応を確認する
電子帳簿保存法への対応も欠かせません。
電子帳簿保存法とは、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律です。
契約書や請求書、領収書などを電子データとして受け取った場合、一定の要件を満たした形式で保存しなければなりません。
改ざん防止のための措置などが求められるため、しっかりと法律の内容を確認し、適切に対応しましょう。
FAX廃止は段階的に。自社に合った代替手段を見つけよう
日本では長らくFAXが業務に欠かせないツールとして使われてきました。
しかし、ペーパーレス化やデジタル化の進展により、FAXの廃止を決定する企業が増えています。
FAXの廃止は、コスト削減やテレワーク推進など、企業に多くのメリットをもたらします。
ただし、段階的に進めなければ、現場が混乱し、取引先にも迷惑をかけるおそれがあるので注意が必要です。
FAXを廃止する際は、代替手段を確保しなければなりません。
メールやインターネットFAX、ビジネスチャットなど、さまざまな代替手段があります。
特にビジネスチャット「Chatwork」は簡単にファイル共有ができるため、FAXの代替手段として役立ちます。
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