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社内コミュニケーション活性化を実現する施策5選 ｜メリットや事例も解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
リモートワークを導入する企業が増えるなか、問題になるのが社内コミュニケーションです。
出社勤務と比べると、リモートワークはコミュニケーションにおけるスピード感や正確性に劣る部分があるため、出社とリモートのハイブリッドを採用する企業も出てきています。
本記事では、社内コミュニケーションの活性化を実現する施策やコミュニケーションを活性化させるメリット、企業の成功事例などを紹介します。
社内コミュニケーション活性化するためのツール・イベント・施策5選｜今日から始められる取り組み
社内コミュニケーションの活性化に役立つツール・イベントは以下のとおりです。
- 施策①｜Chatwork（チャットワーク）を導入する：日常的な情報共有の迅速化
- 施策②｜社内イベントを開催する：他部署との交流を実現
- 施策③｜1on1ミーティングを実施する：信頼関係の構築に有効
- 施策④｜コミュニケーション研修を企画する：苦手意識のある社員に効果的
- 施策⑤｜自己発信の場を作る：オープンな社内文化の形成
以下で詳しく説明します。
施策①｜Chatwork（チャットワーク）を導入する：日常的な情報共有の迅速化
社内コミュニケーションの活性化をはかるには、Chatworkのようなビジネスチャットツールの導入が有効です。
Chatworkは、情報共有をスピーディーにおこなえる点が魅力で、とくにリアルタイムでのやり取りが求められる場面で大きな効果を発揮します。
チャットやビデオ通話・音声通話、ファイル共有などの機能が搭載されており、業務で必要な情報を共有・管理しやすくなっています。
チャットの種類には、複数人でコミュニケーションを取るためのグループチャットと、1対1でのやり取り専用のダイレクトチャットが用意されていて、目的に応じた使い分けが可能です。
メールとは違い、チャットでは挨拶などの定型文が不要なので、リアルの会話のようにすぐに本題に入れます。
Chatworkの機能を上手く活用することで日常業務におけるコミュニケーションが活発になり、組織全体の連携強化にもつながるでしょう。
施策②｜社内イベントを開催する：他部署との交流を実現
社内イベントの開催は、部署を超えた従業員同士の交流を促進し、コミュニケーションの活性化に役立ちます。
イベントの種類は、運動会や社員旅行などの大規模な催しから、ボウリング大会や誕生日会といった気軽に実施できるものまで多種多様です。
企業の創立記念パーティや社員研修などのように業務時間内に実施される催しも、広義では社内イベントに含まれます。
社内イベントでの社長挨拶や従業員による発表内容を動画に残せば、欠席者への共有や次回企画時の参考資料として活用できます。
施策③｜1on1ミーティングを実施する：信頼関係の構築に有効
1on1ミーティングは、1対1で対話する形式のミーティングです。
対面で実施するケースもあれば、オンラインでおこなうこともあります。
上司と部下という組み合わせで実施するケースが多く、業務目標の達成状況確認や業務内容の振り返り、プロジェクトのPDCA状況の共有などが主なトピックです。
進め方のポイントは、部下の成長支援を目的に上司主導でコーチングやフィードバックをおこなうことや、単なる業務報告で終わらせないことです。
施策④｜コミュニケーション研修を企画する：苦手意識のある社員に効果的
コミュニケーション研修は、社内の情報共有や意思疎通を円滑にし、組織全体のコミュニケーション活性化につながる施策です。
コミュニケーションについて学ぶことは、他者との会話に苦手意識のある従業員が積極的に話すためのきっかけとなります。
研修では、ビジネスにおける会話の基本や傾聴力、適切な話し方、表情の使い方などの実践的なスキルが身につきます。
従業員は、研修を通して挨拶や所作、言葉遣いなど、社会人としての基本マナーを改めて学べるでしょう。
施策⑤｜自己発信の場を作る：オープンな社内文化の形成
社内SNSや社内報などを導入し、従業員同士の交流の場を作ることも、社内コミュニケーションの活性化に有効です。
社内報は、従業員の紹介や社内のニュース、業績情報などを定期的に発信し、部署を超えた相互理解を深めるための媒体です。
近年では紙媒体に加えてメルマガやイントラネット、動画などで社内報を配信する方法も活用されています。
社内SNSは、従業員だけがアクセス可能なネットワークで、自由に情報を発信できるツールです。
業務に関する話題だけでなく、社内イベントや個人的な趣味について投稿できるチャンネルを設ける場合も多く、従業員同士の自己発信の場となります。
一方通行になりがちな社内報とは異なり、双方向のやり取りができるのも魅力です。
社内報や社内SNSの導入は、従業員の企業への帰属意識や信頼関係を高め、組織全体のつながりを深める効果が期待できます。
社内コミュニケーションとは？活性化のために今すぐ実践できる3つのステップ
社内コミュニケーションとは、従業員同士の会話や情報共有など、日常的におこなわれるやり取り全般を指します。
形式は先述のとおり、ミーティングや1on1面談、社内イベントなどさまざまであり、種類は主に以下の3つです。
- 上層部から従業員に向けて実施される「トップダウン・コミュニケーション」
- 従業員から上層部に向けて実施される「ボトムアップ・コミュニケーション」
- チーム間や従業員間で行われる「水平コミュニケーション」
また、社内コミュニケーションを活性化するためのステップは次のとおりです。
- ステップ①｜現状の分析：課題を把握し、対策を考える
- ステップ②｜ツールの導入：課題解決のためのツールを導入する
- ステップ③｜定期的なフィードバック：改善点を共有し、常に振り返る
以下で詳しく説明します。
ステップ①｜現状の分析：課題を把握し、対策を考える
社内コミュニケーションの活性化には、まず現状の客観的な把握と分析をおこなうことが重要です。
従業員へのアンケートなどを積極的に実施し、現行のコミュニケーション手段やツールの種類、ログ分析などをおこないましょう。
従業員同士の日々のやり取りに対する満足度や課題感を把握すれば、組織内のコミュニケーションの現状を明確にできます。
調査した結果はデータや図表にして可視化し、分析をして今後に活かしましょう。
ステップ②｜ツールの導入：課題解決のためのツールを導入する
現状分析によって課題が明確になったら、課題を解消できるツールの導入を検討しましょう。
導入するツールは、さまざまなコミュニケーション課題に対応できるものを選ぶのがおすすめです。
たとえば、ビジネスチャットツール「Chatwork」では、テキストコミュニケーションと対面コミュニケーションの両方に対応できます。
テキストでのやり取りでは複数人用と1対1用で使い分けができ、映像や音声でのコミュニケーションも可能です。
ファイルの共有も容易で、メッセージへ添付して送付できるほか、資料を画面で共有しながらのビデオ通話も可能です。
タスク管理機能も搭載されており、チームメンバーに振り分けたタスクの進捗状況をひと目で確認できるので、進捗に遅れのあるメンバーがいればすぐにフォローに入れます。
Chatworkのように、双方向のやり取りと情報共有を両立できるツールを選べば、社内コミュニケーションで発生する多くの問題を解決に導けるでしょう。
ステップ③｜定期的なフィードバック：改善点を共有し、常に振り返る
社内コミュニケーションを活性化するためには、施策・ツールの導入効果の測定および改善の継続が欠かせません。
施策やツールの導入後は、定期的にKPIやアンケートを利用して数値的な効果を測定するとともに、従業員からのフィードバックなども定期的に収集しましょう。
定量的データと定性的データの両方を取得して分析し、新たな課題が見つかれば必要に応じて改善策を再検討します。
データ取得・分析・改善という一連の流れをPDCAサイクルとして確立し、社内コミュニケーションの活性化に向けた実効性のある取り組みへとつなげましょう。
社内コミュニケーションがもたらす3つのメリット｜チーム力・スピード・定着率が向上
社内コミュニケーションが活性化すると得られるメリットは以下のとおりです。
- メリット①｜チームが活性化し、士気と一体感が高まる
- メリット②｜情報共有が円滑になり、迅速な意思決定ができる
- メリット③｜社員満足度の向上により、離職率が低下する
社内コミュニケーションが活性化するとチームとしての総合力を発揮できるようになり、意思の疎通も円滑になるので、物事を決定するスピードが速くなります。
また、職場の居心地もよくなるため、心理的安全性が確保されて従業員が退職しにくくなる効果もあります。
メリット①｜チームが活性化し、士気と一体感が高まる
社内のコミュニケーションが活性化されると、従業員の相互理解が進みます。
相互理解が進んで価値観や考え方を共有できれば、チームとしての一体感や士気も高まるでしょう。
上層部と従業員のコミュニケーションが円滑になれば、企業の理念や方針が現場に伝わりやすくなるため、組織としての総合力の向上が期待できます。
チームや企業への帰属意識が高まると愛着も生まれるため、従業員が自社の成長を自分ごととして捉えるようになり、業務に対するモチベーションも高まります。
メリット②｜情報共有が円滑になり、迅速な意思決定ができる
社内コミュニケーションが活発になると、情報共有が円滑になり、課題や進捗の共有もスムーズになります。
その結果、トラブルやアクシデントが起こっても迅速に対応できるようになり、無駄な手戻りや作業の重複も減少します。
また、業務上の判断に必要な情報をすぐに確認できるため、意思決定のスピードも向上するでしょう。
とくにリモートワークでは、出社での勤務とは違って情報共有の速度が落ちる傾向にあり、ささいなきっかけで情報の行き違いや伝達ミスが起こります。
リモートワークだからこそ、チームや従業員同士の連携を円滑にし、迅速な意思決定を可能にする取り組みが重要です。
メリット③｜社員満足度の向上により、離職率が低下する
社内コミュニケーションが活性化すると、従業員同士の関係性が深まり、職場の雰囲気が良好になります。
従業員ひとりひとりが孤独を感じにくくなり、上司や同僚に悩みを相談しやすくなる効果もあります。
職場の心理的安全性が確保された状態になるため、従業員の満足度も高まり、定着率の向上が期待できるでしょう。
「Chatwork（チャットワーク）」で社内コミュニケーションが活性化した3つの事例
Chatworkで社内コミュニケーションを活性化した企業の事例を紹介します。
- 株式会社マイナビBX：チャットならではの気軽さで上司との距離が急接近
- GMOインターネット株式会社：リアクション機能で会話に近い雰囲気を再現
- 株式会社eclore：業務効率化を実現し労働時間を短縮
事例①｜株式会社マイナビBX：チャットならではの気軽さで上司との距離が急接近
株式会社マイナビBXは、2022年に4社が統合して誕生した企業で、BPOやコールセンター業務、メディア運用などを展開しています。
統合によって社内コミュニケーションの強化に迫られるなか、同社が抱えていた課題は以下のとおりです。
- メールチェックや更新されるデータの確認に時間を取られ、コア業務の生産性が低下
- 業務に関する報告は、上司を通して関係者に共有する仕組みだったためスピード感に欠けていた
同社は、上記の課題解決と、社員同士の融和を目的としてChatworkを導入しました。
API連携した各種の通知をChatworkで一元的に確認できるようになり、報告用のグループチャットを作成して情報の一括共有を可能にしました。
改善の結果、メールやデータなどの確認業務が効率化し、報告にかかる手間も大幅に削減され、グループチャットの導入によって上司と部下の距離を縮めることにも成功しています。
事例②｜GMOインターネット株式会社：リアクション機能で会話に近い雰囲気を再現
GMOインターネット株式会社は、インターネットインフラや広告・メディア事業などを展開する企業です。
同社が社内コミュニケーションで抱えていた課題は以下のとおりです。
- 新型コロナウイルスの感染が全国に拡大
- リモートワーク移行に伴う社内コミュニケーションの希薄化
- 長期的なリモートワークによる従業員の孤独や精神的な疲労
上記の課題解決のために、同社は導入済みだったChatworkの活用方法を見直して社内コミュニケーション環境を再構築しました。
チャットでのテキストコミュニケーションだけでなく、オンラインビデオ会議の実施頻度を高めて従業員同士が顔を見ながら話せる機会を確保しました。
改善の結果、オフィス勤務時に近い環境を用意することができ、Chatworkのリアクション機能などを活用したコミュニケーション活性化に成功しています。
事例③｜株式会社eclore：業務効率化を実現し労働時間を短縮
株式会社ecloreは、SEO領域に強みを持ち、企業のWebマーケティング支援やBtoBマッチングメディアを手がける企業です。
同社が社内コミュニケーションで抱えていた課題は以下のとおりです。
- 遠方顧客との対面でのやり取りに課題があった
- メールや電話を使ったコミュニケーションに限界があった
- メールや電話における不要な挨拶などを無駄に感じていた
上記の課題解決のためにさまざまなツールを検討した結果、他社の導入実績やコスト面を参考にして、顧客対応用のツールとしてChatworkを導入しました。
顧客とのやり取りでは、要件のみを簡潔に伝えられるチャット機能を積極的に活用し、コミュニケーションコストの削減を目指しました。
取り組みの結果、LTVの向上やコミュニケーションコストの大幅な削減に成功し、従業員の業務効率化と労働時間の短縮を実現しています。
社内コミュニケーションの活性化なら「Chatwork（チャットワーク）」の導入で決まり
社内コミュニケーションが活性化すると、業務の効率化、チームの一体感の向上、従業員の離職率低下などのよい影響があります。
社内コミュニケーションの改善には、現状の課題の把握と適切なツールや施策の導入が求められます。
施策では、部署間の壁を越えた社内イベントの開催や、上司と部下の信頼構築に役立つ1on1ミーティング、会話への苦手意識克服につながるコミュニケーション研修などが有効です。
ツールでは、リアルタイムで情報共有できるビジネスチャットツールの導入がおすすめです。
なかでもChatworkは、グループチャットやタスク管理、ファイル共有、ビデオ通話など、社内コミュニケーションの活性化に必要な機能が搭載されています。
コミュニケーションの質を高めたい企業にとって、Chatworkは非常に頼れるツールといえます。
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