総務はテレワークができない?できない原因や導入方法を解説

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総務はテレワークができない?できない原因や導入方法を解説

目次

テレワーク導入など多様な働き方の実現は求められていることですが、企業の部署には総務のように出社して取り組む業務が中心の部署もあり、テレワーク導入が難しいと感じることもあるでしょう。

総務はテレワークができないと導入を妨げる理由には、どのような内容があげられるのでしょうか。

テレワーク導入に向けて企業の課題を解消するためにも、総務はテレワークができないという課題の解決につながる準備方法を解説します。

総務はテレワークができないとされる理由

仕事の性質上、総務の仕事は会社に出社する必要が出てくるため、テレワークができない、難しいと考えられています。

具体的に総務はテレワークができない、取り組めないとされる理由を見ていきましょう。

業務関連の書類でデジタル化が進んでいない

総務の仕事には、社員や事業に関わる契約書、業務を進める上での資料や押印など、紙媒体で取り扱う書類が多くあげられます。

従来の方法では、紙媒体での作成や保管が当たり前でしたが、資源やコスト削減の流れを踏んで書類をデジタル化して対応する企業も増えています。

総務でテレワークができないとされる理由には、仕事の中心である書類や押印などの管理や提出がアナログでデジタル化が進まないことがあげられます。

仕事の作業環境を整えることが難しい

総務の仕事は、主にほかの部署が担当できない事務的な作業が中心になるため、会社に出社して対応する業務が多くなります。

作業環境を会社から自宅に移行するには、従来の方法から新しく一転して新たなルールや準備の手間がかかる懸念があるのです。

仕事場の作業環境に慣れている状態もあり、自宅で同じ環境を整えることが難しいと考えられてしまい、総務はテレワークができないとされる理由につながります。

来客や電話対応・郵便物の受け取りで出社が必要

会社に訪れた来客の対応、企業への問い合わせ電話の対応など、総務の仕事は会社への出社ありきで取り組む業務が多くあげられます。

とくに、総務の仕事である郵便物の受け取りには、誰かが出社している状態で内容を確認する必要が出てくるのです。

総務はテレワークができないとされる理由には、出社で対応が必要だと考えられる業務の課題に対して、解消できるツールやサービスの導入が進んでいないことがあげられます。

総務のテレワーク導入に向けた準備方法

総務に限らず、職場を会社から自宅の環境に移行して業務に取り組むには、事前に企業側からテレワーク導入に向けたルール作成、システムやツールの準備が必要不可欠です。

総務のテレワーク導入に向けた準備方法を見ていきましょう。

デジタル化に移行するための準備

総務の仕事で重要な書類管理・押印など、アナログで取り組んできた作業をデジタルに移行するために、ツールやシステムの導入を進めましょう。

契約に関わる書類や押印は電子化で対応することで、総務の課題になる業務をテレワークで実施できます。

電話や郵便、窓口などの代行サービスを活用すれば、出社の必要性をなくす取り組みにできて、総務のテレワーク導入に向けた準備方法につながるのです。

PCのセキュリティ対策を整える

テレワーク導入の課題になるセキュリティ対策は、企業の情報漏えいや顧客情報を守るためにも事前に対策を進めましょう。

企業側からPCのセキュリティシステムを導入し、業務に取り組む際にデータの取り扱いに閲覧制限やパスワードをかけておくなど、第三者に情報が漏れないための取り組みを実施します。

総務の社員にテレワークでのセキュリティ対策に関する意識を高めることで、自社の信頼を守りながらテレワーク導入に向けた準備方法につながるのです。

>社内セキュリティに関する記事はこちら

テレワークのルールや雇用条件を共有する

出社する働き方とは違うため、雇用に関する条件やテレワーク導入で守りたい仕事のルールを社内共有しましょう。

  • PCやツールを使うときの注意点、操作方法の手順
  • テレワークにおける勤怠管理の方法
  • 仕事に対してどのように評価や成果を判断するのか
  • 就業時間や給料の雇用条件についての情報共有

仕事の進め方から雇用に関する内容まで、変更があった部分からそうでない部分を含めて、あらためて社員に共有して準備を進めることで、総務のテレワーク導入時のトラブルを防ぐ方法につながります。

ビジネスチャットの導入

従業員同士や取引先とのやりとりは、テレワークと相性のよいビジネスチャットを活用して業務連絡を取りましょう。

プロジェクトや部署ごとに作れるグループチャットを始め、ビデオ通話でオンライン会議に利用すれば、自宅で業務に関するコミュニケーションを円滑に進められます。

ビジネスチャットはメールや電話の代わりにできるため、総務のテレワーク導入にかかる負担や手間を削減しながら準備を進める方法につながるのです。

>ビジネスチャットに関する記事はこちら

総務部のテレワークを進めるメリット

新しい働き方を導入することで、従来の課題にあげられていた問題を解消するよい機会につながります。

総務のテレワーク導入で期待できるメリットをみていきましょう。

作業効率化が図れて無駄が減らせる

総務の業務をテレワークに移行することで、書類の管理や保管にかかる場所や手間を削減できます。

アナログの書類からデジタル化を進めれば、社内業務のペーパーレス化ができて業務の時短にもつながるでしょう。

総務のテレワーク導入で、社員が業務に感じる無駄や残業時間を減らす効果が期待できます。

従業員のワークライフバランスが整う

テレワークは通勤時間を削減できるメリットがあり、仕事開始までの時間にゆとりができて私生活と仕事が両立できる働き方を目指せます。

従業員のワークライフバランスが整うため、子育てや介護、プライベートを充実させたい望みを叶えることもできるでしょう。

仕事に感じる心や体の負担を減らせるので、従業員が長く安定して働きやすい職場づくりにつながる効果が総務のテレワーク導入に期待できます。

>テレワークにおけるワークライフバランスに関する記事はこちら

ほかの部署のテレワーク導入が進む

テレワークの導入が難しいとされる総務で「運用が可能である」と判断できれば、成功事例としてほかの部署でも引き続きテレワーク導入の目処が立てられます。

テレワーク導入時に利用したいシステムやツールの導入、従業員に向けたテレワークのルールや雇用条件の情報共有など、一度ノウハウが理解できれば応用できる面が多くあるからです。

まずはテレワークを部分的に始める方法で構わないので、総務から導入することでほかの部署でもテレワークの導入に踏み切れる効果が期待できます。

総務部のテレワークを進めるデメリット

総務部のテレワークを進めるデメリットをみていきましょう。

セキュリティにおけるリスクがある

テレワークでは、社内で共有されているデータや会社の資料、端末を持ち出すことがあるため、情報漏洩などのセキュリティリスクが発生します。

総務の仕事には、業務の特性上、契約書や押印が必要な資料など、紙媒体で取り扱う必要があるものが多く存在するため、ほかの仕事に比べてセキュリティにおけるリスクが高まります。

不正アクセスやハッキングなどの、情報漏洩につながるセキュリティリスクをなくせるように、対策をとる必要があるでしょう。

>情報漏洩の対策に関する記事はこちら

>脱ハンコのメリットや実現方法に関する記事はこちら

部署間での連携がとりにくくなる

総務は、社内の各部門同士の橋渡し役を担うシーンが多いため、こまめなコミュニケーションが求められます。

テレワークを導入すると、対面に比べて、コミュニケーションの頻度が減ってしまう傾向があります。

部門同士の連携をスムーズにおこなうためにも、こまめな報連相を習慣化したり、コミュニケーションをとりやすいビジネスチャットなどのツールを導入する必要があるでしょう。

>テレワークのコミュニケーションに関する記事はこちら

総務はテレワークができないの解決にChatwork

会社内で取り扱う書類や来客対応など、自宅での業務が難しいと考えられがちの総務ですが、工夫次第でテレワークの導入は可能です。

業務をアナログからデジタルに移行する最初の手間はかかるかもしれませんが、運用方法が安定化すれば、企業全体のコストカットにつながります。

会社に出社する業務が多い総務では、まずは書類の作成や管理をデジタルに移行する準備が欠かせません。

仕事で使うシステムやツールの導入、PCのセキュリティ対策など、企業側から働きかけて準備を進めていく必要があるでしょう。

ほかにも、テレワークの運用ルールとともに雇用条件の内容を社内で共有しましょう。

テレワークでの業務連絡の方法には、ビジネスチャット「Chatwork」を使うことで気軽なコミュニケーションや情報共有がおこなえます。

総務でテレワークができないとする課題の解決方法のひとつとして、メールや電話の代わりにツールの準備にかかる負担や手間を削減できるChatworkの導入をご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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