残業削減のアイデア10選!残業削減に効果的な方法とは?

働き方改革
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働き方改革の一環として2019年4月(中小企業は2020年4月)に導入された時間外労働の上限規制により、さまざまな会社が残業時間の削減に取り組んでいます。

しかし、残業削減がうまくいかず、効果的な方法や従業員が積極的に取り組めるユニークなアイデアを探している企業もあるようです。

残業削減を成功させ維持していくためには、多角的な視点から会社の業務を見直し、会社にあった方法やアイデアを取り入れていく必要があります。

残業削減のアイデアや方法にはどのようなものがあるのか見ていきましょう。

残業削減のアイデアと方法:原因を特定する

なかなか残業が減らない、減らすように取り組んでも社内の残業習慣が変わらないという場合は、残業を生んでいる原因を考える必要があります。

まずは、会社の文化や仕事量などを見直し残業の原因を特定しましょう。

残業の有無が評価に関わっていないか考える

残業の多さについて問題意識が広がるまでは、日本社会には長く働ける社員が評価される傾向がありました。

古い習慣から抜け出せず、残業できる社員のほうがやる気があると評価される風潮が会社にあると、社員の残業につながってしまいます。

マネージャー層の意識改革、評価基準の明確化、社員への周知徹底をおこなって、社員全員の意識を変え、残業への考え方を変える必要性があるでしょう。

仕事量が勤務時間や本人のスキルに見合っているか確認する

社員が担当している仕事の量が、定時退社までの勤務時間に見合ったものでないと、必然的に退勤時間は後ろ倒しになってしまいます。

個人のスキルによってもこなせる仕事の量には違いがありますが、定時退社が現実的でない量の仕事を与えているといつまでも残業は削減されません。

慢性的に仕事量が多く人手が足りない場合は人員を補充する必要があり、そのほかにも業務に無駄がないかなどを確認する第一歩として、仕事量が個人に見合っているかどうかを把握することが大切です。

残業削減のアイデアと方法:業務内容を整理する

残業削減のためのユニークなアイデアに着手する前に、現状の業務内容を整理し改善するという、基本的な方法を取り入れる必要があるかもしれません。

生産性を向上し稼働時間を短くするためには、作業ごと、人ごとに業務内容を整理する必要があるでしょう。

作業ごとの工数を明確にする

作業のすべてを個人の裁量に任せていると、1時間で終わるはずのものに2時間もかかってしまったり、時間がかかることについて問題意識や改善意識を持たないまま仕事を続けてしまう場合もあるでしょう。

作業ごとにAは1時間・Bは0.5時間などと工数の目安を明確にし、社員に周知することで、作業スピードや時間の使い方を意識するようになると、生産性があがり残業時間も減るかもしれません。

工数の目安を決めるときは、作業にかかる時間の実態を把握したうえで、実現可能な範囲の工数を設定しましょう。作業を効率化する方法はないかを常に考え、アイデアを取り入れて、工数の短縮を図っていくことも大切です。

属人化を減らし誰でも対応できるようにする

属人化とは、特定の人にしかやり方がわからず、その人しかこなせない作業がある状態をいいます。

業務が属人化していると、問い合わせが入ったり不明点があった際に、特定の人に確認するまでは作業の進行が止まってしまい、無駄な時間が生まれて作業効率が落ちます。結果的に残業の原因にもなることもあるでしょう。

マニュアルを作って作業標準化をおこなう、ノウハウを共有するなどで誰でも対応できるようにし、作業の進行が止まることがないように対応する必要があります。

属人化していることをチーム全体で標準化することが難しい場合は、副担当を作る、3名ほどの少人数でやり方を共有するなどの方法もあります。

残業削減のアイデアと方法:タイムマネジメントをする

残業削減のためには時間を意識することが大切です。

しかし、目の前の作業に集中していると、時間管理を忘れてしまうこともあるでしょう。

会社や部署全体で事前にスケジュールを考え、タイムマネジメントに取り組むことも必要です。

社員の意識改革と仕事の見える化をする

タイムマネジメントにおいて一番重要なポイントは、社員ひとりひとりが意識を変え、行動を変えることです。

これまでの仕事のやり方のままで時短テクニックを取り入れるのではなく、仕事をコントロールし上手に進めるために、根本的な意識と行動を変えなければなりません。

仕事の量や質を変えずに残業を減らそうとする場合は、仕事の生産性を高める必要があります。

「より短い時間でよりよい仕事ができているか」という点を社員が常に意識しながら仕事に向き合えるよう、研修などを取り入れて意識改革をするとよいでしょう。

また、社員各自だけでなく上司やチームと仕事の全体を把握し、タイムマネジメントを考えるためにも、スケジュールやタスクを見える化することは大切です。

仕事の進め方の計画を立て実行したあとは、振り返りをして成功・失敗の理由を整理することも忘れないようにしましょう。

残業を事前申請制にする

残業をおこなう際は事前に上司に理由と時間を伝えて承認をもらう事前申請制にすると、社員がスケジュールや時間の使い方について考える習慣がつきます。

また、どういった作業に時間がかかってしまうのかを上司やチームが把握することで、作業を分担したり時間短縮のためのノウハウを教えるなどのフォローができるでしょう。

作業ごとの優先順位を共有して、今日やらなければいけないことを明確にすることも、チームのタイムマネジメントにおいては重要です。

当日の退社時間を朝会で報告する、ビジネスチャットのグループで共有する、どうすれば残業時間を短縮できるか話し合うなどの方法もよいでしょう。

残業削減のアイデアと方法:強制力のあるルールやシステムを作る

長年かけて染みついた残業の習慣はなかなか変えられないこともあるでしょう。

なりゆきにまかせてだらだらと続けてしまう残業の対策には、強制力のあるルールやシステムを取り入れるのもひとつの方法です。

時間制限のルールを設ける

作業時間や残業時間が長引いてしまう理由のひとつには、長引くことを防止するルールがないということもあるかもしれません。

週に1度のノー残業デーを設けている企業は多いですが、形だけの制度になってしまう恐れもあります。

ノー残業デーを取り入れる場合は、評価の項目に設定し守れたら賞与を加算する、全社でのノー残業デー実施が難しいときは交代制にするなど、社員のモチベーションや現実的な実行につながる工夫が必要でしょう。

また、会議の時間が予定より長引いたり終了時間を決めずに続けることが常態化していると、複数の社員の生産性を下げる原因につながります。

最長で1時間までなどの制限を設け、会議でしか解決できない議題だけを話すよう意識する、定時後の会議は基本禁止とすることも有効でしょう。

強制的に業務ができなくなるシステムを導入する

ノー残業デーや残業の上限時間を設けても、それまでの習慣や残業代目当てで、残業をしてしまったり、サービス残業という形で作業を続ける社員もいるかもしれません。

残業削減を確実に進めたい場合は、強制的に業務ができなくなるシステムを導入するという方法もよいでしょう。

定められた時間を過ぎるとオフィスが消灯する、PCが強制的にシャットダウンして使えなくなるなど、さまざまなシステムがあります。

急に作業が中断されてしまうと業務に支障が出る恐れがある場合は、終業時刻が近くなったらPC画面に警告を出す、ビジネスチャットツールで全社にリマインドを通知するという方法もあります。

残業削減のアイデアと方法:社員の興味を引く取り組みを導入する

残業削減には、社員自らが考え、積極的に取り組めるような制度を取り入れることも大切です。

自社にあったユニークなアイデアをみつけて取り入れられると、残業削減の実現が大きく進むかもしれません。

社員から業務効率化のアイデアを募集する

業務効率化や生産性向上の方法は、上層部が考えて社員におろすよりも、現場を一番よく知る社員自身が考えるほうが効果的なものができる場合もあります。

定期的にコンテストのような形で社員からアイデアを募集し、参加賞や上位の賞金などを設けている企業もあるようです。

社員が毎日の業務で感じている課題をヒントに、より現実的で実現しやすい方法で残業を削減できるでしょう。

残業チケット制

残業可能時間の見える化として、残業チケット制を導入するという方法もあります。

チケット1枚につき1時間の残業が可能というルールで、月の始めにその月に残業できる時間の枚数を社員に配ります。

残業を申請する際はチケットの提出が必要という形にすると、残業時間を消費しているという意識を社員が持ちやすく、残り時間についても気をつけながら計画的に残業をおこなえるでしょう。

残業の無駄を削減して生産性を上げよう

残業削減に取り組む際は、残業すること自体を悪ととらえ単純に禁止するのではなく、残業が多い原因はどこにあるのかを考え、業務内容を整理し、現実的な解決方法をみつける必要があります。

効果的な方法やユニークなアイデアを取り入れて生産性を向上できれば、おのずと残業時間は減っていくでしょう。

業務効率化を考えるときは、現場で働く社員が感じる課題を吸い上げたり、チーム内で共有したりするコミュニケーションも重要となってきます。

ビジネスチャットツールのChatworkは、個人間やグループ間での情報共有やコミュニケーションがスムーズにおこなえます。

また、タスク機能を使って業務を見える化することができるため、今日中にやらなければならないタスクと明日以降でもよいタスクを明確にして、残業削減につなげることも可能です。

残業削減に向けた最初の取り組みに、Chatworkの導入を検討ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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