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【文例付き】体調を気遣うメールとは？上司や部下にかける言葉の注意点を解説
目次
ビジネスシーンで、相手の体調を気遣うメールを送ったことはありますか。
季節の変わり目や感染症が流行している際など、結びの言葉として、気遣いの言葉をいれると、心遣いが伝わりやすく、信頼関係の構築にも効果的ですが、体調を気遣う言葉には、さまざまな表現があるため、状況や相手によって、適切な表現を使い分ける必要があります。
体調を気遣うメールの基本マナーや注意点、使いやすいフレーズを、文例を交えて解説します。
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体調を気遣うメールが必要なシーンとは
ビジネスシーンにおいて、体調を気遣うメールが必要なシーンは、大きく分けて下記の2つがあげられます。
- 仕事関係の相手が体調を崩した場合
- 季節の変わり目などに気遣いの言葉として送る場合
また、新型コロナウイルス感染症が流行している昨今では、相手の体調や季節に関係なく、メールや電話の結びの言葉として、体調を気遣う言葉を記載することもあるでしょう。
では、ビジネスシーンの体調を気遣うメールには、具体的にどのような内容を記載すればよいのでしょうか。
体調を気遣うメールで使いやすいフレーズやマナー、注意点について、詳しく解説します。
体調を気遣うメールで使えるフレーズ
体調を気遣うメールで使えるフレーズは、さまざまなものがありますが、状況や相手に応じて、適切なフレーズを使い分けることが大切です。
間違ったフレーズを選択してしまうと、相手に気遣いの気持ちが伝わらず、不快感を与えてしまう恐れもあるため、意味や使い方をしっかりとおさえておくことが大切です。
体調を気遣うメールで使えるフレーズについて、それぞれの意味と使い方を具体的にみていきましょう。
ご自愛ください
「ご自愛ください」は、「自分の身体を大切にしてください」という意味が込められた気遣いのフレーズで、ビジネスシーンで使いやすい表現のひとつです。
取引先や上司など、目上の人に対しても、問題なく使えるフレーズのため、季節の変わり目や感染症が流行している時期などに、メールの結びの言葉として活用しやすいでしょう。
「ご自愛ください」は、すでに体調を崩している人に対しては、不適切な表現のため、使う状況や相手には注意することが大切です。
＞「ご自愛ください」の意味や正しい使い方とは？に関する記事はこちら
お大事になさってください
病気や怪我をした相手に対して、労りの気持ちを伝える表現として、「お大事になさってください」があります。
ビジネスシーン以外では、「お大事に」という表現が使われることが多いですが、取引先や上司など、目上の人に対して使用する際は、省略せずに、「お大事になさってください」と、丁寧に伝えることが大切です。
また、「お大事になさってください」には「身体を大切にする」という意味が含まれるため、「お身体をお大事になさってください」は間違った使い方になります。
気持ちを込めたい場合は、「どうぞ」や「くれぐれも」などの副詞を添えることをおすすめします。
お見舞い申しあげます
一時的な体調不良ではなく、入院などの長期的な療養に対しては、「お見舞い申し上げます」という表現を用いて、気遣いの気持ちを伝えることができます。
状況や相手によっては、堅苦しい印象を与えてしまう恐れもあるため、「静養なさってください」や「お大事になさってください」などと、使い分けるようにしましょう。
養生なさってください
「養生なさってください」というフレーズも、ビジネスシーンでは使いやすい表現のひとつです。
社会人の立場で体調を崩してしまうと、周囲の人に迷惑をかけてしまってはいけないと思い、無理に働こうとする人や申し訳ない気持ちでいっぱいになってしまう人もいるかもしれません。
このような状況を避けるためにも、相手を焦らせない心遣いの言葉として、「養生なさってください」を添えるようにしましょう。
お身体に気をつけて
「お身体に気をつけて」は、目上の人を含む、幅広い相手に使えるフレーズです。
相手の体調を気遣い「健康でいて欲しい」という気持ちを表すことができ、メールに限らず、手紙などの締めの挨拶にも使うことができます。
「お身体」と「お体」は迷う表現ですが、前者には心も含む人の体の意味、後者には頭から足全体の肉体を表す意味があります。
公的な文書では「お体」が使われますが、どちらの表現でも、気遣いの気持ちを伝えることができるでしょう。
お祈り申しあげます
「お大事になさってください」をより丁寧にしたフレーズとして、「お祈り申しあげます」があります。
相手が長期の療養にはいる場合や、療養が長引きそうな状態にあると考えられる場合などに、「1日もはやく回復されることをお祈りする」の意味で用いる表現ですが、やや堅苦しい表現になるため、使う相手や場面によって、「静養なさってください」や「お見舞い申し上げます」などの表現と、使い分けるようにしましょう。
体調を気遣うメールを送る際の注意点・マナー
体調を気遣うメールを送る際は、気遣いの気持ちを正しく伝えるためにも、注意点やマナーをおさえておく必要があります。
とくに、以下の4つの点には注意しましょう。
- プレッシャーを与える言葉は避ける
- 忌み言葉は避ける
- 「お気をつけてください」は使わない
- 「大事にしてください」は使わない
体調を気遣うメールを送る際の注意点やマナーを解説します。
プレッシャーを与える言葉は避ける
体調を気遣うメールを送る際は、相手にプレッシャーがかかる言葉はなるべく避けるようにしましょう。
「頑張る」「努力する」などの言葉は、相手がプレッシャーを感じやすく、「1日でもはやく」や「お待ちしています」などの回復を急かす言葉は、相手を気負わせてしまうため、不適切です。
また、返信を急がないメールや返信が不要なメールの場合は、「返信不要です」などの言葉をメールに添えることで、相手に負担をかけずに済むでしょう。
忌み言葉は避ける
忌み言葉など、マイナスのイメージがある言葉も、体調を気遣うメールでは避けるのがマナーです。
「苦しい」「悲しい」や、「終わる」「消える」などの言葉は、うけとる相手が体調を崩している場合は、良い印象を与えません。
体調を気遣うメールの場合は、表現を言い換えるなど、相手の立場に立った配慮をすることが大切です。
「お気をつけてください」は間違い
「お気をつけください」と「お気をつけてください」は、一見変わらない表現にみえますが、「て」がつく後者の表現は間違いです。
そのため、「お身体にお気をつけてください」という表現は、使わないようにしましょう。
敬語で伝えたい場合は、接辞語の「お」+動詞「気をつける」の連用形が名詞化した「気をつけ」に「ください」をつけて、「お気をつけください」と表現します。
小さな違いに思えますが、言葉の正しい使い方をおさえておくことで、より気持ちを伝えることができるため、覚えておきましょう。
「大事にしてください」は避ける
日常でも使うことが多い「お大事に」や「お大事にしてください」は、取引先や上司などの目上の人に対しては、不適切な表現です。
「お大事に」を目上の人に使いたい場合は、「お大事になさってください」という、正しい敬語を使った、丁寧な表現に言い換えるようにしましょう。
相手別の体調を気遣うメールの文例
体調を気遣うメールは、送る相手にあわせて文章を使い分けるようにしましょう。
送る相手別に、体調を気遣うメールの文例をご紹介します。
取引先への体調を気遣うメール
取引先へ、体調を気遣うメールを送る際は、マナーや注意点をおさえて、良い印象を与えられるように、丁寧な言葉遣いを用いるようにしましょう。
また、メール本文には、業務における調整やフォローの内容も入れ込むことで、取り引きをスムーズに進めることができるでしょう。
○○株式会社○○様
いつもお世話になります。
××株式会社の△△です。
しばらくの間、療養にはいられるとのこと、心よりお見舞い申し上げます。
現在進行中のプロジェクトの進行に関しましては、引き継ぎが完了しておりますので、
どうか十分にご静養なさってください。
○○様のご回復を、心よりお祈り申し上げております。
上司への体調を気遣うメール
上司へ体調を気遣うメールを送る際は、マナーや注意点をおさえることにくわえて、業務の進捗状況や引き継ぎ状況を伝え、仕事のことを心配せずに休めるようにしましょう。
また、入院など、長期間休む場合は、深刻な状況であることも考えられるため、無理に返信をしなくても良いことを添えるようにしましょう。
○○部長
本日、○○部長が入院されたことを知り、大変驚いております。
連日多忙なご様子だったので、心労が重なったのではないかと心配しておりました。
なにかと仕事のことが気にかかるとは思いますが、引き継ぎは順調に進んでおりますので、ゆっくりと養生なさってください。
直接お見舞いにお伺いできればと思っておりますが、取り急ぎメールにて、お見舞い申し上げます。
なお、ご返事はお気遣いないようお願いいたします。
同僚・部下への体調を気遣うメール
同僚や部下などに体調を気遣うメールを送る際は、丁寧な表現を心がけつつも、気持ちが伝わる表現を意識するようにしましょう。
また、業務に関して不安な気持ちもあるはずなので、仕事のフォローを入れ込んだ内容をくわえると、より寄り添った内容にすることができるでしょう。
○○さん
××です。
体調不良でお休みするとのこと、了解です。
お大事にしてくださいね。
本日の打ち合わせは、こちらで進めますので、心配せずに、静養に専念してください。
無理せずゆっくり休んでくださいね。
体調を気遣うメールへの返信方法
体調を気遣うメールを、自分がうけとることもあるでしょう。
体調を気遣うメールをうけとった際の返信方法についてみていきましょう。
取引先への返信
取引先からメールをうけとった場合は、気遣いへの感謝とあわせて、業務に支障が出てしまうことへのお詫びの言葉を添えるようにしましょう。
株式会社○○ △△様
お世話になっております。
●●株式会社の▲▲でございます。
温かいお心遣い、誠にありがとうございます。
体調不良によりご迷惑をおかけしてしまうこと、重ねてお詫び申し上げます。
進行中の案件に関しましては、××に進行を引き継いでおります。
追って、××より連絡をさせていただきます。
1日も早く復帰する所存ですので、しばしお待ちいただければ幸いです。
上司への返信
上司から体調を気遣うメールをうけとった場合は、気遣いへの感謝とともに、仕事に関する状況を報告するようにしましょう。
滞る業務状況を上司に伝えることで、トラブルの回避にもつながります。
○○部長
お疲れ様です。××です。
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
また、お気遣いいただき、誠にありがとうございます。
打ち合わせに関しては、来週に延期させて頂くよう先方と調整をしました。
なお、明日予定のプロジェクトの連携業務は、△△に依頼をし、代理で進めてもらう予定になっています。
しっかり休養して、なるべく早く復帰できるよう努めます。
よろしくお願いいたします。
同僚・部下への返信
同僚や部下からメールをうけとった場合は、気遣いへの感謝をきちんと伝え、仕事に関するフォローの言葉を添えるようにしましょう。
この度は、お見舞いのメールありがとうございます。
こちらは無事に手術が終わり、安心していますが、あまり動けず退屈しています。
長い休みを頂くことにより、大変ご迷惑をおかけした事と思います。
いまはしっかり体を休めて、退院したら、また頑張ってまいりますので、よろしくお願いいたします。
季節の変わり目で体調も崩しやすいですが、○○さんも、お身体ご自愛くださいね。
コミュニケーション活性化に「Chatwork」を活用しましょう
体調を気遣うメールは、正しい言葉遣いやフレーズで、相手に寄り添った内容にすることを意識しましょう。
体調を崩すと、仕事が滞ってしまうことを心配して、十分に休めなかったり、無理をして働いてしまったりすることもあるでしょう。
しかし、より状態が悪化してしまうと、結果としてより大きな迷惑や負担を周囲にかけてしまう恐れもあります。
体調を崩してしまった場合は、回復に専念し、1日でも早く復帰できるようにしましょう。
担当者が体調を崩してしまった場合に、迅速に情報共有ができるツールとして、ビジネスチャット「Chatwork」があります。
社内外問わずに、グループチャットでやりとりすることが可能なため、担当者が不在の場合でも、社外連携をスムーズにおこなうことができます。
また、緊急の案件の場合は、チャットの内容を遡って確認することができるため、メールボックスの中を探したり、体調が悪い担当者に無理をさせたりする必要も、なくすことができるでしょう。
また、名前の表示欄に「体調不良のため×月×日は休暇」と記載しておくと、連絡をしなくても、休暇を取得していることを、相手に伝えることができます。
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