Web社内報とは?紙の社内報との違いやメリットを解説

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Web社内報とは?紙の社内報との違いやメリットを解説

目次

Web社内報は、Web上で展開できる社内報のため、作成後、スピーディに情報共有がおこなえ、配布の手間がないなどのメリットがあります。

ペーパーレス化を目指す一環で、紙の社内報のWeb化を検討している企業も多いのではないでしょうか。

Web社内報の目的や、メリット・デメリット、効果的に活用する方法を解説します。

Web社内報とは

社内報とは、企業理念やビジョンなどを社員に共有する目的で作られるもので、紙冊子をつくり、配布することが一般的です。

一方で、Web社内報とは、従来、紙冊子で配布していた社内報を、Web上で作成し、電子機器上で自由に閲覧できるようにしたものです。

紙の社内報の場合、印刷・製本・配布などの手間がかかり、社員に情報伝達されるまでの時間がかかる一方で、Web社内報は、作成後、スピーディに情報共有ができるという特徴があります。

 

Web社内報を導入する背景

Web社内報が導入されるようになった背景として、新型コロナウイルス感染症の流行による、テレワーク導入や、働き方改革の影響があげられます。

昨今の情勢下で、テレワークを実施したことで、生産性向上につながった企業が多くある一方で、社員のエンゲージメントが低下するといった懸念も生まれるようになりました。

Web社内報は、経営層からのメッセージやビジョンの共有、社員紹介などのコンテンツで、インナーコミュニケーションを促進するため、社員同士の結びつきを強くする効果があります。

テレワークなどで離れた場所にいても、同じ企業の一員であるという連帯感が生まれるため、紙の社内報にかわって、Web社内報を導入する企業が増えるようになりました。

また、テクノロジーやインターネットの発達で、ペーパーレス化が進んでいることも、Web社内報導入の後押しになったと考えられます。

社内報の目的

社内報の目的について見ていきましょう。

インナーコミュニケーションの活性化

社内報には、インナーコミュニケーションを活性化させる効果があります。

企業理念やビジョン、社内表彰や社員紹介などのコンテンツを掲載することで、社員同士のコミュニケーションを促進でき、チームワークの向上を期待できます。

また、このようなコミュニケーションが活発化すると、社員同士で「企業をもっと成長させよう」「よくしていこう」という意識が高まるため、結果として、企業満足度の向上や、離職率の低下も実現できるようになります。

 

経営方針やビジョンの共有

社内報は、経営方針やビジョンを共有する機会にもなっています。

社内報を活用して、定期的に経営方針やビジョンを共有することで、社員の理解を促進し、浸透させることが可能になります。

経営方針やビジョンの浸透が進むと、日々の業務でも意識するようになるため、結果として、全社員が同じ方向を向いて、業務にとりくめるようになります。

 

社内の情報共有

重要な伝達事項や社員に知っておいてほしいものなど、社内の情報共有をおこなう目的でも活用されます。

たとえば、企業一丸となってとりくんでいるプロジェクトや新規事業など、社員全員が知っておくべき情報などが、社内報を通して共有されます。

Web社内報のメリット

Web社内報のメリットについて見ていきましょう。

 

スピーディーな情報共有が可能になる

Web上で、すぐに、どこでも閲覧できるため、スピーディーな情報共有が可能になります。

紙の場合は、印刷や製本に手間がかかるため、紙代や印刷代などのコストが発生し、それを社内全体に配布する手間もあります。

Web社内報であれば、Web上にアップするだけで、全社員に展開が可能なため、情報伝達スピードが早く、手間もかからない点がメリットです。

 

作成・管理のコストが減る

Web社内報は、紙の社内報と比べて、作成・管理のコストが減るメリットがあります。

紙の場合は、印刷代や紙のコストがかかるため、高頻度で発行するほどコストがかさみます。

一方、Webの場合は、専用ツールを使用する場合のコストのみで、作成・発行・共有がおこなえ、Web上で修正することが可能なため、訂正点があった場合でも、簡単に再発行をおこなうことができます。

紙の場合は、修正点が見つかった場合、全社員に誤記事項を伝え、各自で修正対応をしてもらうか、再発行・廃棄の手間がかかる恐れもあります。

Web社内報は、作成コストが減ることにくわえ、修正対応などの管理コストも減らすことができます。

 

ペーパーレス化につながる

社内報における紙の使用が一切なくなるため、ペーパーレス化につながります。

紙を利用しないことで、PC上で資料の一元管理ができるようになるため、仕事の効率化につながるとともに、過去の情報も参照しやすくなるというメリットがあります。

また、ペーパーレス化は、資源の有効活用にもなるため、コスト削減にもつながります。

とくに人数が多い企業では、定期的に発行される社内報をWeb化できれば、資源の大きな削減につながるでしょう。

 

効果測定が可能になる

Web上で管理がおこなえるようになるため、読了率や開封率などの効果測定が可能になります。

紙の場合、どの記事や特集が読まれているかなどの情報は、社員にアンケートや聞きこみ調査をとらない限り把握することができません。

一方で、Web社内報を導入し、効果測定が可能になると、どのような記事に社員が興味をもっているのかが数値でわかるようになるため、それをもとに、コンテンツ案を練ることができるようになります。

また、興味関心コンテンツの分析が進み、それにあわせたコンテンツを作れるようになると、社員の満足度を高めることもできるでしょう。

Web社内報のデメリット

Web社内報のデメリットについて見ていきましょう。

 

閲覧環境が必要になる

Web環境や電子機器など、閲覧するための環境整備が必要となるため、企業によっては、環境構築に時間を要する可能性があります。

たとえば、PCやスマートフォン操作に慣れていない人が社内にいる場合は、閲覧環境を整え、機器自体を操作するのにも時間がかかることが考えられます。

紙の場合は、印刷して配布すれば、社内報を確認できるようになるため、環境整備が必要ない点がメリットといえるでしょう。

 

Webの知識が必要になる

社内報を作成する人は、高度なWebの知識が必要になります。

画像貼りつけや、文章の装飾、レイアウトの構成など、Webの知識をもっていないと、操作に時間がとられるため、紙で作成するよりも時間を要してしまう恐れがあるでしょう。

知識がない場合は、勉強する必要がありますが、Webの知識をつけると、ほかの業務の効率化にもつながるため、メリットがあると考え、とりくんでみることも良いでしょう。

 

ランニングコストがかかる可能性がある

外部ツールを活用して、Web社内報を作成する場合、導入コストや維持コストなど、ランニングコストが必要になる可能性があります。

外部ツールを導入した結果、紙の社内報のコストと同じ、またはそれ以上のコストがかかっていたなどの事態が起こる可能性もあるため、導入前によく検討をおこないましょう。

 

外部共有が難しくなる

Web社内報の場合、取引先や内定者、家族などの外部への共有が難しくなる恐れがあります。

紙であれば、各社員に冊子が配布されるので、必要に応じて外部の方にも読んでいただくことが可能です。

しかし、Webで作成した場合は、セキュリティの観点で、企業のPC上でしか参照できないなどの規制がかかる可能性があるため、外部共有の機会や必要性などを事前に確認するようにしましょう。

Web社内報と紙の社内報の違い

Web社内報と紙の社内報の違いを知っておくと、Web社内報導入の検討材料にできるでしょう。

費用や管理のコスト、情報共有のスピード、コミュニケーションの3つの観点で比較し、それぞれの特徴を確認しましょう。

Web社内報 紙の社内報
コスト
  • 印刷・製本・配布コストがかからない

  • ツール導入の場合、ランニングコストがかかる

  • 社員数の増減にコストが比例しない

  • 情報修正が容易で、管理コストがかからない

  • 印刷・製本・配布コストがかかる

  • 社員数に応じてコストがかかる

  • 情報修正時に全社員が対応する必要がある

  • 印刷後の対応は社員に委ねられるため、情報修正漏れが発生する恐れがある
スピード
  • 作成後、スピーディーに共有できる
  • 作成後、印刷・製本・配布の時間を要する
コミュニケーション
  • Web上で反応したり、意見を述べたりできる

  • 読了率などを把握できる
  • 作成側からの、一方的なコミュニケーションになりやすい

Web社内報に移行する方法

紙の社内報からWeb社内報へと移行する際は、移行目的の明確化と、運用体制の整備をおこないましょう。

Web社内報への移行を検討する場合、まずは、なんのために移行するのかの目的を整理する必要があります。

たとえば、「紙の資源を削減したい」「社員に新しい情報をスピーディーに届けたい」「社内報の効果測定をしたい」などの理由があげられるでしょう。

目的の妥当性や、紙の社内報から移行するコストを比較し、費用対効果が良い場合、次に運用体制について整備を進めましょう。

運用体制を整える際は、メンバーの役割分担や、公開までの承認フェーズ、更新頻度などを決めることにくわえ、Web社内報のコンセプトも決めておくとよいでしょう。

また、Web社内報のコンセプトや目的を決めておくことで、発行頻度が高くなりすぎる、コンテンツの質が下がる、逆にコンテンツが増えすぎて重要情報がわからなくなるなどのトラブルも減らすことにもつながるため、必ずおこないましょう。

Web社内報を効果的にする方法

Web社内報を効果的にする方法を見ていきましょう。

 

社員の興味をひくコンテンツをつくる

Web社内報は、社員の知識になる、おもしろいと感じるなど、興味をひくコンテンツを掲載するようにしましょう。

たとえば、以下のようなコンテンツがおすすめです。

  • 社内外イベントの特集
  • 社内MVPの表彰
  • 新規事業のとりくみ
  • 社員紹介

他企業の社内報などを参考にしながら、さまざまなコンテンツをとり入れ、読了率や開封率の分析を進めましょう。

社員が興味関心をもってくれる社内報を作成することで、企業へのエンゲージメント向上や、業務へのモチベーション向上も期待できるでしょう。

 

更新頻度をあげる

社内報は、社員にとって、身近で日常的なものになっていることで、効果的に活用できます。

企業のビジョンや目標、とりくみ、社員紹介など、さまざまなコンテンツを掲載しても、半期に1度ほどのペースだと、理解や浸透が進まず、効果を発揮することができません。

更新頻度を高めることで、社員の理解や浸透を促進することができるため、Webの特性を活かして、積極的に発信しましょう。

また社内報で、他の社員のとりくみや紹介を見ることが、コミュニケーションの促進や、モチベーションの向上に寄与することも期待できるため、更新頻度をひとつの目標にすることもおすすめです。

 

更新通知をおこなう

社員が定期的に確認するツールを活用し、更新通知をおこなうことで、社員の開封率をあげることができます。

ビジネスチャット「Chatwork」は、全社員が入ったグループチャットを作成し、情報共有ができるため、更新通知としての活用も効果的でしょう。

円滑な情報共有にChatwork

Web社内報は、Web上で展開できる社内報で、インナーコミュニケーションの活性化や、スピーディーな情報共有に活用できます。

更新頻度をあげたり、更新通知をおこなったりするなど、積極的に社員に見てもらえるような工夫をおこない、社内での浸透をはかりましょう。

ビジネスチャット「Chatwork」は、複数人でグループを作成することで、会話のようにスピーディーなコミュニケーションが可能になるビジネスツールです。

グループチャットを活用することで、Web社内報の更新を全社員に通知することも可能ですが、チャット機能以外にも、タスク管理機能や、ファイル管理機能を搭載しているため、さまざまなビジネスシーンで活用することができます。

Web社内報の運用にも便利な「Chatwork」の導入をぜひご検討ください。

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