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業務改善とは？アイデア例やメリット、手順、役立つフレームワークを解説
目次
業務改善は、企業が事業活動を続けるために重要なとりくみです。
職場環境を改善することで、社員が働きやすくなったり人材育成に時間をかけられたりするなど、業務の生産性を向上できるでしょう。
業務改善とは何か、アイデア例やメリット、手順、役立つフレームワークを解説します。
業務改善とは
業務改善は、企業が事業活動を続けるために重要なとりくみです。
たとえば、業務効率化ができるように、業務フローを見直すことや人員を補充することなどが当てはまります。
業務改善にとりくむことで、人材育成にかける時間を増やせるなど、働きやすい職場環境を整備できます。
業務改善にとりくむ理由
企業が安定的に経営を続けるには、生産性の向上や人材の定着化が欠かせません。
たとえば、長時間労働の課題があるときは、業務改善で労働時間の削減を図れると、働きやすい職場になって人材を定着化する効果が期待できるでしょう。
業務改善は、安定的に経営を継続する土台を整えるために必要不可欠です。
コスト削減との違い
コスト削減とは、経費全般にかかるお金を減らすことを指します。
たとえば、人件費を減らすために作業を自動化するといった例があげられます。
一方で業務改善とは、職場の職場環境や業務フローを改善して作業効率化や生産性の向上を図ることを指します。
コスト削減は、業務改善の一部としてとりくみが実施されます。
業務改善のメリット
業務改善を図るメリットについてみていきましょう。
コスト削減になる
業務改善を図ることで、社内全体のコスト削減が期待できます。
たとえば、アナログ対応していた作業について、デジタル機器を導入して対応した場合、複合機やFAXの使用頻度が減って、消耗品費を削減できるでしょう。
作業自体の時間短縮になり、人員を減らせた結果、人件費を節約できるといったメリットもあります。
人材育成に時間をかけられる
機材の導入や業務フローの改善により、作業時間を短縮できるだけでなく、労働時間を削減できます。
余った時間を若手社員の教育にあてるなど、社員のスキルアップを図るとりくみも実践できるでしょう。
教育に時間をかけられると、社員に丁寧な指導ができるため、人材が定着化しやすくなり、将来を担う人材育成を進めやすいでしょう。
属人化を解消できる
業務改善を図ることで、属人化していた業務を全体に共有できるようになります。
たとえば、業務のマニュアルを作成することで、別の社員が担当しても問題なく業務を遂行できるでしょう。
担当の社員が不在の場合でも、問題なく業務を引き継げるため、属人化を解消できるメリットがあります。
業務改善のアイデア例
業務改善のアイデア例をみていきましょう。
アウトソーシングを利用する
アウトソーシングとは、社内の業務を外部に委託する方法のことです。
たとえば、経理の仕事をアウトソーシングすることで、現場の業務負担を軽減できるメリットがあります。
アウトソーシングができる仕事内容には、主に事務作業全般・財務・研修・システム管理などがあげられます。
マニュアル化する
教育時間を削減したいときは、業務のマニュアル化をおこないましょう。
とくにルーティン業務は、マニュアルを作成しておくと、担当者関係なく作業を進めやすくなります。
また、業務の属人化を予防できるので「〇〇の業務は担当者にしかわからない」といった状況を防げます。
業務改善助成金を利用する
業務改善助成金とは、厚生労働省が中小企業・小規模事業者に向けて実施している制度です。[※1]
具体的には、事業場における生産性を向上させるために支援金を援助してくれます。
支援を受けるには、最低賃金の引き上げを始め、企業内の設備投資や人材育成の訓練などを実施することが条件です。
詳細の内容については公式ホームページをご確認ください。
業務改善の手順
業務改善の手順をみていきましょう。
業務の課題を洗い出す
まずは、現場にどのような課題があるのかひとつひとつ洗い出すことが重要です。
どのような課題についても、包み隠さず明らかにすることで、今後の改善に役立つでしょう。
業務を見える化する
現場の業務を属人化させないためには、業務を見える化する工夫が必要です。
担当者しかわからない業務がある場合は、時間を設けてマニュアルを作成してもらうようにします。
ほかには、作業内容をタスク化することや、社内共有できるスケジュール表を作成する方法などがあげられるでしょう。
業務を見える化することで、作業の抜け漏れをなくす働きかけになり、ミスやトラブルを予防する効果も期待できます。
業務の優先順位を考える
業務改善を図るには、業務の優先順位を見直すようにしましょう。
業務の優先順位を調整することで、メリハリをつけて仕事にとりくめるようになります。
課題の解決方法を決める
業務改善を図るためにも、課題の解決方法を洗い出す必要があります。
課題の解決方法を決めることで、次の具体的な行動に移す準備を整えられます。
実行して評価する
業務改善の方法を決めたら、実行して結果を評価していくことが大切です。
想定どおりの結果が出たときは、具体的にどのくらい成果が出たのか数値化できると、社内全体にわかりやすく説明できます。
結果が出ない場合、何が失敗要因なのかを調査しながら、次に向けた改善案を再度検討していきましょう。
業務改善の注意点
業務改善の注意点についてみていきましょう。
現場の声を聞いて認識をすり合わせる
業務改善をおこなうときは、現場の声をきちんと反映させましょう。
上層部だけで内容を決定してしまうと「現場のことを何もわかっていない」という反発が起きやすくなります。
業務改善の効果をあげるためにも、現場の声と上層部の認識をすり合わせることが大切です。
長期的に継続して結果を焦らない
業務改善の結果はすぐに出るとは限りません。
数か月単位、年単位で継続しなければならない場合もあるので、すぐに結果が出なくても焦らないことが大切です。
達成可能な目標を設定する
業務改善を図るときは、現実的に達成できる目標を設定しましょう。
現実的でない目標を掲げてしまうと、改善案を実行するうえで、社員のモチベーションが低下する恐れがあります。
上層部から圧力をかけたり、不可能な目標を掲げたりしないようにしましょう。
業務改善に役立つフレームワーク
業務改善に役立つフレームワークについて解説します。
QCD
QCDとは、製造業において重視される3項目をまとめたフレームワークです。
具体的には「品質（Quality）」「コスト（Cost）」「納期（Delivery）」の要素があげられます。
QCDはどれかひとつを優先させてしまうと、生産性を向上できなくなるリスクがありますが、バランスを大事にすることで業務改善に役立つフレームワークです。
製造業以外でもQCDのフレームワークを使うことは可能なので、業務改善を図りたいときに活用してみましょう。
4M
4Mとは、4つの要素を分析することで、課題改善を図れるフレームワークです。
具体的には「人（Man）」「機械（Machine）」「材料（Material）」「方法（Method）」の要素があげられます。
企業の事業活動における課題を見える化して、改善を図るときに活用できるフレームワークです。
業務改善は生産性の向上に役立つ
業務改善を図るときは、業務の見える化や優先順位を決めるなど、ひとつずつ内容を整理して実行していくことが大切です。
課題を洗い出して改善を図ることで、作業効率化や生産性の向上に期待できます。
社員が働きやすい職場環境を実現できるようになり、人材の定着化に期待できて、事業活動の安定化も図れるでしょう。
業務改善を図るときは、社内のコミュニケーションコストを削減する方法もおすすめです。
ビジネスチャット「Chatwork」は、チャット形式のやりとりでスムーズに対応できるので、コミュニケーションコストの削減を実現できます。
また、「Chatwork」にはタスク管理の機能があるので、仕事の進捗を効率よく管理することができるでしょう。
業務改善の手段として、ぜひ「Chatwork」をご活用ください。
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[※1]業務改善助成金：中小企業・小規模事業者の生産性向上のための取組を支援
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/zigyonushi/shienjigyou/03.html
