属人化とは?原因やリスク、解消するポイントを解説

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目次

特定の担当者しか把握していないような状態を「属人化」と呼び、業務にさまざまな悪影響を及ぼす可能性があります。

属人化は、業務の遂行を妨げる要因になる、特定の人物への依存や偏りが生まれるなど、企業にとって改善しなければならない課題です。

属人化の原因や解消する方法を把握し、トラブル回避につなげましょう。

属人化の意味とは

属人化とは、ある特定の業務についての進め方や進捗状況などの情報を、担当者しか把握していない状況のことです。

一般的に、属人化は悪い意味を指すことが多く、担当者が仕事を休んだときや、離職してしまったときに問題が表面化します。

働き方改革が進み、従業員の負担が軽減してはきているものの、依然として属人化に課題を抱えている企業は少なくありません。

属人化が加速すると、従業員だけでなく、企業経営にまで影響が及ぶこともあるため、属人化の改善に向けた取り組みが必要となります。

>属人化の対策や取り組みに関する記事はこちら

属人化が起こる原因

意図していないのにも関わらず、属人化が起きてしまうのは、どのような原因があるのでしょうか。

属人化が企業で発生する原因を探ってみましょう。

業務の情報共有がおこなわれていない

属人化が起こる原因として、業務の情報共有が適切におこなわれていないことが挙げられます。

担当者が多忙である、そもそも企業内でのコミュニケーションが少ないようであれば、情報共有の機会は減少してしまいます。

情報共有の機会が減ると、個人でおこなっている仕事が周囲に可視化されないため、結果として属人化の可能性が高まります。

業務の専門性が高い

業務の専門性が高い場合、属人化になることが考えられます。

たとえば、エンジニアやプログラミング、マーケティングといったスキルを持つ人材が限られている分野だと、属人化が加速する可能性があります。

また、スキルや業務の内容について、ほかの従業員に対する教育を放置してしまうことも属人化の原因です。

個人の成果を重視し過ぎている

従来の年功序列や職務主義からの評価制度から変わり、個人の成果が評価に反映されやすくなりました。

個人成果主義は、従業員もモチベーション向上につながる一方で、属人化のリスクもあります。

個人としての評価を追い求めすぎることから、周りへのノウハウ・スキルの共有が広がらず、属人化がさらに深刻化していきます。

個人成果主義が悪いというわけではありませんが、属人化の問題が生じているのであれば、評価方法のバランスを考えなければなりません。

属人化によるリスク

属人化が進んでしまうと、従業員の業務だけでなく、企業全体に悪影響を及ぼす可能性が高まります。

属人化にどのようなリスクが潜んでいるのか、気をつけておきたい3つのポイントを解説します。

>属人化のメリットとリスクに関する記事はこちら

業務効率の低下

属人化は、業務効率が低下するリスクがあります。

担当者以外が業務の内容や、進め方について把握していない状況が放置されると、ほかの従業員が代替で取り組めなくなるためです。

また、客観的に業務を可視化できなくなり、進捗状況のチェックも難しくなる点に注意が必要です。

担当者が業務を抱えすぎることで、労働環境の悪化にもつながるため、属人化を見直さなければなりません。

業務のボトルネック化

業務のボトルネック化を生み出すのも、属人化特有のリスクです。

ボトルネック化とは、業務工程のなかで、目的を達成するために障害や問題が起こってしまうことです。

属人化では、特定の従業員でしか対応できなくなるため、担当者の不在時や繁忙期にボトルネックが発生しやすくなります。

結果として、自社だけの問題だけでなく、他社を巻き込んだトラブルにも発展する可能性もあります。

人事評価が難しくなる

属人化は過度な成果主義が原因と解説しましたが、人事評価自体が難しくなることも考えられます。

属人化が進むことで、特定の担当者でしか業務を把握し進められないため、上司から見てどれほどの成果を出しているのか確認できないためです。

適切な評価がおこなえなくなると、当該の従業員だけでなく、周りの従業員も不満を感じやすくなります。

属人化を解消する方法

企業のトラブルにも発展する属人化ですが、解消するために何をおこなえばよいのでしょうか。

属人化が慢性的に発生しないように、未然に防ぐようにしましょう。

業務プロセスの可視化とマニュアル作成

属人化を防ぐためには、業務プロセスの可視化やマニュアルを作成することが大切です。

ほかの従業員が取り扱えないことが属人化の原因であるため、業務の一連の流れを可視化しましょう。

業務プロセスやマニュアルを作成する際には、どの業務がボトルネックになりやすいか、具体的なノウハウ、注意点などを詳しく記載します。

このとき、テキストのみでの表現が難しい場合、画像や動画、図などを私用するのもポイントです。

>業務プロセス可視化とは?に関する記事はこちら

業務の仕組化

属人化を根本的に解消するためには、誰でもできるように業務を仕組みがすることも大切です。

専門的なスキルや知識を持っていない従業員でも、同じ成果を出せるようになれば属人化を防げます。

仕組化できる部分と、できない部分を項目別に分け、どこからどこまでを仕組化するかなどを考えましょう。

チーム内での情報共有を強化

属人化は、担当者がすべてを抱え込むことがが原因であるため、周りへの情報共有が必要です。

定期的に進捗状況を報告したり、専門的である場合には、ほかの従業員がわかりやすいように説明したりするようにしましょう。

チーム内での情報共有をおこなう際には、対面式での会議だけでなく、チャットツールなどコミュニケーションツールを使うことも効果的です。

口頭だけでなく、テキストベースで情報を残しておくことで、振り返りなどの確認にも活用できます。

>情報共有のメリットと必要性に関する記事はこちら

Chatworkを使って属人化を防ごう

企業内での属人化が慢性的に起こってしまうと、業務効率の低下や、業務のボトルネックといったトラブルに発展する可能性があります。

属人化を防ぐためにも、属人化が進んでいる業務についての可視化が重要です。

ビジネスチャットの「Chatwork」では、グループごとのコミュニケーションに対応しており、いつでも情報共有が可能です。

Chatworkはメッセージ以外にも、画像やPDFファイルのアップロードもおこなえるため、業務資料の配布にも活用できます。

属人化や社内コミュニケーション、情報共有方法に悩まれている企業の方は、この機会にChatworkの利用をご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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