電話の折り返しにメール?電話に出られなかった際の折り返しメールの送り方

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仕事中に電話があった際、会議中や移動中で電話に出られなかったということはよくあるケースです。

基本的には、自分宛ての電話に出られなかった場合は、すぐに折り返し電話をすることがマナーとされています。

しかし、何らかの事情で電話がとれなかった場合は、折り返しにメールをする場合もあるでしょう。

相手が電話をかけてきたことに対し、メールで連絡をすることはマナー違反だと思われがちですが、なにも返事をしないよりは、電話の折り返しにメールをするのも効果的かもしれません。

電話の折り返しをメールでする場合はある?

電話に出られなかった際の折り返しメールは、自分宛てにかかってきた電話に出ることができず、折り返しかけた電話で相手とコンタクトがとれなかった場合に送ります。

相手が電話をかけてきた場合、可能な限りは電話でコンタクトをとることが基本的なマナーですが、状況によってはメールで連絡をすることもあります。

相手とスムーズなコミュニケーションをとるうえでは、折り返し電話に固執せずにメールを活用するのも手段のひとつです。

メールの文頭で、「折り返しお電話をいたしましたが、お忙しいようなので」のように相手を気遣う一文を添えます。

相手の都合を計らい、丁寧な文章のやりとりをすることで、電話がつながらないわだかまりを軽減することができるでしょう。

電話の折り返しにメールを送るメリット

電話に出られなかったときに折り返しメールを送ることで、どのようなメリットがあるかを見ていきましょう。

次回の電話がスムーズにつながる

自分にかかってきた電話に出られず、折り返し電話をかけたが相手が不在だった、あるいはこちらが電話をかけた際に、今度は相手が電話に出られなかったという電話の行き違いは、よく起こる状況です。

お互いの電話がスムーズにつながらない場合は、無駄なやりとりが発生しやすくなります。

また、電話を意識してしまうことで行動の制限やストレスを感じてしまうこともあるでしょう。

そのような際に、あらかじめ折り返しメールで電話のアポをとっておくことで、次回の電話をスムーズにつなげることができます。

メールを送ることで、お互いが何度も電話をかける必要がなくなれば、無駄なやりとりが発生せず、時間の有効活用ができます。

また、電話に対するストレスやプレッシャーも軽減することができるでしょう。

伝えたかった用件を共有できる

留守番電話機能がある場合は、メッセージを残しておくこともできますが、数分のメッセージしか残せないため多くの用件を伝えきれません。

また、本来であれば電話で話す予定だった用件を、咄嗟にわずか数分に縮約してメッセージに吹き込むことは、慣れていない人にとっては至難の業です。

メールであれば、伝えたかった用件を文字にして相手と共有できます。

また、折り返しメールのやりとりで、大まかな内容をお互いが事前に把握することで、次回の電話で話す際に、スムーズに話を進めることが期待できます。

不在着信を認識している意思表示ができる

電話がつながらなかった際、「また翌日にかければいい」と何のメッセージも残さないままでいると、相手は「電話をかけたことを認識してくれているのだろうか」と不安に思ってしまいます。

そこで、折り返しメールを送っておけば、「あなたからの電話を認識しています」という意思表示をすることができます。

折り返しメールで電話に出られなかったお詫びの言葉や、次に電話をかける際の相手の都合を重んじる一文を記述することで、相手は「尊重されている」「大切にしてくれている」と感じるため、信頼関係を深めることにもつながるでしょう。

任意のタイミングで確認できる

電話とメールを比較した際に、メールの大きなメリットといえるのが、自分の都合のいいタイミングで開封できることです。

メールを受け取った相手は、行動を制限されることもなく、作業中でも集中力を切らさず取り組め、作業効率が下がることもありません。

しかし、メールを読むタイミングは相手に委ねられているため、緊急性が求められるケースではメール以外の手段やツールの使い分けを意識しましょう。

電話の折り返しにメールを送るタイミングと文例

電話に出られなかったときに、どのようなタイミングで折り返しメールを送るのかを電話の折り返しメールの文例とともに確認していきましょう。

折り返し電話をかけたが相手が不在だったとき

相手からの電話に出られず、こちらから折り返し電話をかけたが相手が不在だった、もしくは相手も電話に出られなかったというケースです。

電話は、お互いのタイミングが合致しないと、電話の行き違いが続いてしまいます。

そこで、自分が電話を受けられる時間帯や、こちらから電話をかける際の都合のいい時間をメールで伝えておくことでスムーズに電話がつながり、電話の行き違いによる無駄が発生しません。

先ほど、お電話を差し上げましたがお忙しいようでしたので、不躾ではありますがメールでご連絡いたしました。


(相手に電話をかけてもらう場合)

お忙しいところ恐縮ではございますが、本日〇時以降でお手すきの際に、お電話をいただけましたら幸いでございます。


(こちらからかける場合)

あらためてお電話を差し上げますので、〇〇様のご都合のよい時間帯をお教えいただけますと幸いに存じます。


お手数をおかけしますが、何とぞよろしくお願い申し上げます。

折り返し電話をかけようとしたが勤務時間外だったとき

会社によっては、残業規制により勤務時間外の業務電話は受けないという規則を設けている場合もあります。

しかし、次の勤務開始時間までに何も連絡をしないことは、あまり印象のよいものではありません。

また、次の勤務開始時間までに時間が空いてしまう場合は、うっかり失念してしまう不安も捨てきれません。

電話でコンタクトをとる意思があることを相手に伝えるためにも、念のため折り返しメールを送りましょう。

先ほどはお電話をいただいたにも関わらず、お受けすることができずに申し訳ございませんでした。


折り返しお電話をいたしましたが業務時間外でしたので、明日〇時以降にあらためてお電話を差し上げます。


〇〇様のご都合が合わないようでしたら、その旨メールにてお伝えいただけますと幸いでございます。


お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

相手がメールでのやりとりを希望したとき

自分が電話に出られなかった際は、相手が電話の内容をメールで送信していることも考えられます。

そのため、急いで折り返し電話をかける前に、メールや留守番電話をチェックしてみましょう。

その際、相手が引き続きメールでのやりとりを希望しているのであれば、電話ではなくメールでのやりとりをそのまま継続させましょう。

〇時ごろにお電話をいただきましたが、お受けすることができず大変申し訳ございませんでした。


折り返しお電話を差し上げましたがご不在でしたので、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。


〇〇様からのメールを拝見いたしました。お忙しいところメールをお送りいただきありがとうございました。


次回の打ち合わせの日程につきまして、〇月の上旬ごろを予定しております。

〇〇様のご都合のよい日時について、2~3の候補日をメールにてご連絡いただけますと幸いでございます。


お手数ではございますが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。

折り返し電話は不要といわれたとき

自分宛ての電話に出られなかった際に、留守番電話のメッセージや社内の人からの伝言で、折り返し電話は不要だと伝えられたケースでは、基本的には折り返し電話をする必要はありません。

しかし、時間を割いて電話をかけてくれた相手を尊重するためにも、メールでお詫びや感謝の気持ちを伝えましょう。

なお、折り返し電話は不要といわれた際は、緊急性や重要度の低い伝言である場合が多いので、メールを送る際は相手に返信のストレスを与えないような文面にしましょう。

先ほどは、お電話をお受けすることができずに申し訳ございませんでした。


伝言いただいた〇〇の件について了解いたしました。


今後、お気づきの点などございましたら、お気軽にお申し付けください。

電話の折り返しをメールでする際の注意点

本来であれば、電話に出られなかった際は、折り返し電話をすることが基本と考える人もいます。

そのため、折り返しメールを送る際は失礼のないよう慎重に送ることを心がけましょう。

折り返しメールを送る際の注意点について見ていきましょう。

電話に出られなかったことへのお詫びのひと言を

メールの冒頭では、電話に出られなかったことに対するお詫びの言葉を記述します。

会議中や移動中などで、電話を受けられないようなやむを得ない事情であったとしても、お詫びのひと言を添えるだけで、電話がつながらないことに対するお互いのストレスを軽減することができるでしょう。

相手を責める書き方をしない

折り返しの電話に相手が出なかった際に、「電話にお出にならなかった」「何度もかけ直した」という表現をすると、相手は責められていると感じるかもしれません。

すぐにかけ直したとしても、相手は電話をとれる状況ではなかったと考えられるので、「お忙しいようなので」という表現を使いましょう。

電話に出られなかった言い訳をしない

折り返しメールで伝えるべきことは、自分が電話に出られなかった理由ではありません。

そのため、「会議中でしたので」「忙しかったので」という文章を折り返しメールに記述すると、言い訳のように聞こえてしまう可能性もあります。

折り返しメールでは、冒頭で電話に出られなかった事実とお詫びの言葉を伝えるのみにとどめ、相手がすぐに本文にたどり着けるようにしましょう。

メールでの連絡になったことを伝える

メールを送ったにも関わらず、相手がメールを読む前に折り返し電話がかかってきてしまい、再び電話に出られなかったという電話の行き違いが起こることも考えられます。

留守番電話のメッセージ、または相手の会社の代わりの人に「詳細はメールで送る」という伝言を残しておきましょう。

相手がメールを読む前に電話がかかってしまうと、折り返しメールの意味が薄れてしまいます。

折り返しメールを読んでほしいというメッセージを残しておくことで、そのあとのやりとりがスムーズに進められるでしょう。

折り返し電話のやりとりにはメールよりもChatwork

電話に出られないことや折り返し電話のやりとりに無駄を感じるようであれば、ビジネスチャットツール「Chatwork」の利用が効果的です。

Chatworkのチャット機能では、電話での会話のようなテンポのよいやりとりが可能です。

Chatworkは、PCだけではなく、スマートフォンやタブレットにも対応しているので、移動中の電車の中でも気軽に相手とやりとりをすることができます。

また、Chatworkにはビデオ通話機能もあり音声通話へスムーズに移行することもできるので、テキスト以外のコミュニケーションも可能です。

折り返し電話のやりとりに無駄を感じる、電話やメール以外の効率的なコミュニケーション手段を探しているのであれば、Chatworkの導入を検討ください。

ビジネスチャットが生産性を高める!
事例から学ぶ!メールよりチャットが「組織の生産性」を高める理由

メールはビジネスの場で日常的に使われるツールですが、「溜まりすぎて履歴がさかのぼれない」「返信がしづらい」など、無駄な業務を発生させやすい一面もあります。

ビジネスチャットは、そんなメールの抱える非効率を解決する手段です。メールよりもチャットが組織の生産性を高める理由を、具体的な事例から紹介します。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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