情報共有しない会社に「ない」3つのものとは?

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目次

「あの案件はどこまで進んでいるのか」

「あの仕事はどのように進めたらよいのだろうか」

「聞いたことのない顧客から連絡が来た」

上記は情報共有がおこなわれていない会社によくあるシチュエーションです。情報共有の不足は最終的に会社への不利益しか生まないため、早急な対策が必要です。

そこで今回の記事では、情報共有がない会社に生じる3つの「ない」ものや、なぜ情報共有がされないのか、情報共有を根付かせるための対策などを詳しく解説しています。

なぜ情報共有がおこなわれないのか

社内での情報共有は、業務をスムーズかつ効率的におこなうために重要ですが、実際にはうまくできていない会社も多いです。

情報共有がおこなわれていない会社や社員には以下のような理由があり、自社がどのパターンに当てはまるかを理解することが改善のための第一歩といえるでしょう。

情報共有の重要性を感じていない

そもそも情報共有自体に重要性や必要性を感じていないと、情報共有はおこなわれません。そのため、「自分の仕事は自分でするものだ」「担当業務の問題は自分で解決するべきだ」という認識から改める必要があります。

情報共有を積極的におこなうことで生まれるメリットは多いです。社員全員がある程度のレベルで業務を同じようにこなせれば、業務が格段に効率化し、顧客対応の品質も向上します。

また、必要な情報やノウハウを共有することで信頼関係が生まれ、チームワークの向上やモチベーションの維持にもつながります。

情報共有の仕組みが整備されていない

どの情報を共有すればいいのか、いつどのような方法で共有をすればいいのかを社員が理解していない場合、情報共有という行為自体が後回しにされがちで、最終的にそのまま忘れられてしまうことも少なくありません。

また、逆にすべての事柄を逐一共有するように強制してしまうと情報が増え、本当に必要な情報が埋もれてしまうなどの状況に陥り、共有された情報に目を通す社員が減ってしまう可能性もあります。各々がきちんと共有された情報に反応できる仕組みが整備されていることが、情報共有をおこなう上での前提です。

情報共有しやすい関係性ができていない

情報共有がしやすい関係性ができていないと、積極的な情報共有は望めません。情報共有とひと口にいっても、その内容は多岐にわたります

  • 業務の進捗
  • 社内情報の周知
  • アイデアの進言
  • ノウハウの共有
  • 業務の引き継ぎ

本来これらの情報は、部下から上司、上司から部下、同僚同士などさまざまな関係性の中で頻繁に共有されるべきです。しかし、部下から上司に進捗の遅れや自身のミスを報告する場合、叱責を恐れるあまりに情報共有を先延ばしにする状況が生まれやすくなります。

また上司から部下、同僚同士の場合でも、お互いに信頼関係ができていないと情報の共有が自身の立場を悪くし、利用されると考えるかもしれません。情報共有自体が障害になると思わせる関係性は、情報共有を滞らせる原因になってしまうのです。

情報共有しない会社に「ない」3つのもの

情報共有がおこなわれない理由については先に述べましたが、情報共有がなされない会社には以下の3つのものが「ない」ことになります。

なぜなら、情報共有は単なる報告・連絡をすること自体ではなく、そこから生まれるメリットに本来の目的があるからです。

時間の効率的な利用

情報共有ができていない会社では、業務において無駄な時間が生まれてしまいます。

顧客情報を共有していないと、すでに誰かが所持している顧客の情報を、一から集めるコストを必要があったり、業務の進捗を共有していないために複数人が同じ業務をおこなってしまったりするなど、二度手間の発生がその一例です。

ノウハウの共有によるチームの成長

社員の成長スピードを上げ、いち早く前線で活躍できるプレイヤーに育て、自社のやり方を身につけつつ周りとの連携を取れるようにするためには、ノウハウの共有が必要です。ノウハウの共有がなされていないと、社員はいつまでたっても自己流での仕事術を模索するしかなく、周りとちぐはぐな動き方になってしまいます。

社員の成長と周囲との連携は、すなわちチームおよび会社の成長です。そのため、ノウハウの共有不足は、企業の発展への大きな足かせになるでしょう。

仲間との信頼関係

情報共有には、社員それぞれに「自身が会社の一員であること」「周囲から信頼されていること」を認識させる働きもあります。意図している・していないに関わらず、必要な情報を共有されていないことが後で判明すると、社員によっては「情報を隠されている」「仕事を邪魔されている」と感じる可能性があります。

このような状態が積み重なることは、社員同士の不信感や嫌悪感にまでつながりかねず、業務の進行が止まってしまったり、離職の原因になったりするでしょう。

上手な「情報共有」ができる文化を作るには

情報共有の不足は前述したとおり企業にとって大きな問題です。

それでは、情報共有がうまくできていない会社はどのように改善を図っていけばよいのでしょうか。ここでは情報共有ができる文化を自社に根付かせるための方法をご紹介します。

社員間で情報共有をしやすい関係性を構築する

相手に遠慮や不信感のある関係性では、情報共有はスムーズにおこなわれません。日ごろから社員同士のコミュニケーションを促し、気軽に意見し合える関係性作りやオフィスの環境作りに配慮しましょう。固定の席を作らない「フリーアドレス」など、まんべんなく社員同士が接する機会を作ることも有効です。

また、部下から上司に報告をする場合、上司が誰かとの会話中やほかの業務中であると気を使ってしまい、結果共有が忘れられてしまうことがよくあります。いつでも部下が声をかけられるような圧迫感のない上下の関係性も、情報共有には必要です。

情報共有に対して確実に反応を返す

共有された情報に対して、必ず確認した旨や、意見・感想を返すようにしましょう。情報共有がおこなわれたときに、それに対しての反応が誰からもなければ、共有した社員はその有用性を実感できません。

「結局誰も見ていない」と思わせてしまうと、どんどん情報共有の頻度が下がっていき、重要な情報さえも共有されなくなってしまいます。

情報共有の基準・ルールを明確化する

情報共有すべき内容やタイミング、方法に悩む社員のために、ガイドラインを策定しましょう。どの内容を、いつ、どの方法で共有するかを事前に周知・徹底することで、情報共有を意識的に促せます。

ただしこの場合、ガイドラインに含まれない内容の情報共有がおろそかになる可能性が考えられるため、あまり厳格なルールにしないことがポイントです。

情報共有のシステムを簡易化する

メール・電話・口頭など、情報共有の方法はさまざまですが、共有までに手間がかかったり、相手の都合次第で連絡が取れなかったりとそれぞれのデメリットも存在します。

そこで、情報共有のシステム自体を、社内チャットなどの簡易的なものにすることで情報共有の活性化が狙えます。チャットであれば形式的なやり取りは自然と省略されますし、グループチャットを活用すれば特定のメンバーのみへの共有も簡単です。

またスマートフォンアプリを利用してどこでも送受信し、ファイルが添付でき、通知による見逃しを防止できるなど、情報共有において必要とされる機能がほぼすべてそろっています。

まとめ

情報共有の文化が根付いていない会社は、「時間が効率的に活用できない」「チームが成長しない」「社員同士の信頼関係が薄い」などの問題を抱えることになります。

情報共有がなされない原因には、情報共有に対しての「意識」「仕組み」「関係性」が不足していることが考えられ、それぞれを改善していかなくてはなりません。会社主導のもと、情報共有のガイドライン制定や社員同士の関係性の構築を進めましょう。

また、情報共有自体を簡易化するためには「Chatwork(チャットワーク)」の利用がおすすめです。Chatworkには1対1・グループでのチャット、ファイル管理、ビデオ/音声通話、タスク共有など情報共有に必要な機能がすべてそろっています。操作も簡単でスマートフォンアプリにも対応しているので、あまりITツールに慣れていない社員でも一般的なメッセージサービスのように扱える点は、大きな特徴といえます。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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