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業務過多の原因とは？業務過多によるリスクや解消方法を解説
目次
業務過多とは、仕事が山積みになっている状態のことです。
企業側の体制の問題、社員側の課題、両方の原因が考えられます。
従業員の離職率や休職率を増やさないためにも、問題を放置しないことが重要です。
業務過多の原因やリスク、解消方法を解説します。
業務過多の状態とは？
業務過多とは、仕事が山積みになっている状態のことです。
企業に原因がある場合もあれば、社員側に原因が考えられるケースもあります。
業務過多の状態が続くと、従業員の離職率や休職率が下がってしまうので、企業は早めの対策を練ることが大切です。
業務過多になる原因：企業側
企業側の体制に問題があると、業務過多の原因になることがあります。
原因の詳細について見ていきましょう。
人材不足の状態
現場の業務量が多いにもかかわらず、従業員の人数が少ないときは、業務過多に陥りがちです。
限られた人数で、仕事をまわしていく必要があるため、仕事が途切れる暇がないといった問題を抱えやすいでしょう。
人材不足の理由としては、採用活動で人材が集まらないことや、経費削減で人材を補填できていないケースなどが考えられます。
管理者の業務配分が適切でない
管理者の役割は、現場全体の様子を見ながら、適切な業務量を各社員に分配することです。
ただ、管理者のマネジメント力が足りない場合、適切に業務分配ができないことがあるため、作業全体の流れがとどこおります。
たとえば、仕事ができる社員に業務が偏ってしまうと、作業全体の流れを効率化できず、現場の体制を整えられなくなるでしょう。
目標・ノルマが多い
業務過多は、現実的ではない目標やノルマがあるときにも起こります。
高い目標やノルマを課せられてしまうと、成果を出すために数多くの仕事をこなさなければいけません。
また、定時に帰宅するのが難しくなるなど、過労の弊害を抱えやすいデメリットがあります。
業務過多になる原因：社員側
社員側の対応が原因になり、業務過多が起きることがあります。
原因の詳細について見ていきましょう。
仕事の優先順位をつけられていない
緊急度や重要度が高い仕事は、先に処理しておかないと、仕事が山積みになりがちです。
たとえば、納品日が近い仕事を後回しにしてしまうと、締め切り前に慌てて作業を始めなければいけません。
処理すべきタスクがたまりやすくなるので、業務過多が解消できない状態が続きやすくなります。
仕事を引き受けすぎる
自分が処理できる仕事量よりも、多くの仕事を引き受けすぎてしまうと、いつの間にか作業量が増えてしまいます。
たとえば、同じ部署の人から頼まれた仕事を断らず、すべて引き受けてしまうといった例があげられます。
ただ、企業側の体制が引き金になり、仕事を引き受けざるを得ない状況も考えられるでしょう。
改善を図るためにも、社内体制と個人の両方から対策を練ることが大切です。
新入社員で仕事に慣れていない
新入社員は、仕事の手順を覚える段階になるので、作業の優先順位を把握しきれていない部分があります。
また、仕事のスピード感も、先輩社員に比べると遅くなってしまうため、業務がたまってしまうこともあるでしょう。
現場の上司や先輩社員は、新入社員の様子を見ながら、適切な仕事量を与えられるように調整する必要があります。
業務過多によるリスク
業務過多を放置してしまうと、どのようなリスクがあるのでしょうか。
リスクの詳細を見ていきましょう。
業務の生産性が落ちる
業務過多になると、現場全体の生産性が低下しやすくなります。
また、人の集中力には限界があるため、集中力が途切れて注意散漫になるでしょう。
残業が常態化しやすくなるため、従業員の過労を予防するためにも、早い段階で対策を検討することが重要です。
事故・ミスが起きやすくなる
業務過多になると心身ともに疲労が重なるため、現場の事故やミスが起きやすくなります。
事故の場合、内容によっては、従業員の人生を左右しかねないケースもあり、企業側の責任問題が問われてしまいます。
また、現場の作業がとどこおってしまうなど、現場全体に影響が出てしまうリスクがあるでしょう。
離職者・休職者が増えてしまう
業務過多の職場は、従業員にとって「未来がない企業」というふうに感じてしまいます。
業務過多によるストレスで、体力やメンタルの面でも、長期的に仕事を続けるのが困難だと感じてしまうでしょう。
また、職場の離職者や休職者が増えやすくなり、現場の人手不足や業務過多が解消されないという悪循環が起きやすくなります。
業務過多を解消する方法
業務過多を解消する方法について見ていきましょう。
業務委託・アウトソーシングを検討する
業務過多が発生するときは、業務を外注する形で、全体の業務量を調整してみましょう。
業務委託の場合、専門性が高いフリーランスに依頼することで、必要なタイミングで業務を発注できます。
また、アウトソーシングを利用することで、部署の仕事の一部について専門業者に任せることが可能です。
コストがかかってしまうデメリットはありますが、長期的な視点でみたときに経費削減を図りやすいといった魅力があげられます。
管理者の配置変更を検討する
管理者のマネジメント力などに課題があるときは、配置が適切でないケースも考えられます。
別のポジションに変更できないか、もしくは、別の部署に異動する方法も視野に検討しましょう。
それぞれの部署において、適切な管理者を置くことで、業務全体の流れをスムーズに進められて、業務過多を解消しやすくなります。
メモにタスクを書き出す
業務の優先順位がわからないといった問題があるときは、メモにやるべきことを書き出しましょう。
現時点でどのくらいのタスクを抱えているのか、優先的に終わらせなければいけないことは何かなど、仕事の全体像が見えやすくなります。
デスクワークの方は、紙のメモ以外にも、PCのメモ帳に書き込むといった方法もおすすめです。
適度に頼まれた仕事を断る
難しい側面もあるかもしれませんが、社内で依頼される仕事は、適度に断りを入れると業務過多を予防できます。
断るのが難しいと感じる方は、上司や先輩社員に相談して、それとなく周りに伝えてもらうといった方法もあるでしょう。
また、相手に仕事を頼まれたときは、自分からも周りに仕事を依頼することで、手持ちの仕事を抱え込みすぎずに済みます。
上司・先輩に相談する
業務過多の原因や改善案について、上司や先輩社員に相談することも大切です。
意見交換を交わすことで、少しずつ現場の体制を調整していける可能性があります。
上司は問題を放置しないように注意して、部下の声に耳を傾けましょう。
業務過多の原因を洗い出しながら、現場の業務フローや体制を見直すなど、今後どのような対策ができるのかを検討しましょう。
業務過多の解消は組織全体の改善が必要
業務過多の状況は、企業側の体制や従業員側の課題が原因で起きやすくなります。
解消方法として、業務の外注などを検討しながら、社内の業務量が適切になるように調整することが重要です。
また、業務の流れを効率化するために、情報共有の手段を変えてみることも有効です。
とくに、本記事で紹介した業務過多を解消する方法のうち、メモをタスクに書き出したり、上司や先輩に相談する手段としては、ビジネスチャットの活用が効果的です。
ビジネスチャット「Chatwork」は、チャット形式のやりとりで、社内や社外の情報共有を効率化できます。
グループチャット機能やタスク管理機能を活用することで、業務過多の原因や改善案を社内共有することも可能です。
たとえば、上司や先輩、チーム内で相談してお互いの状況を普段から把握するために、グループチャットを活用してコミュニケーションを深めておくと、業務過多を未然に防ぐ一助となるでしょう。
また、やりとりの内容をタスク管理機能を使って、担当を振り分けてタスク量を可視化しておくと、自分自身がもっているタスクや、他のメンバーに依頼したタスクの状況が把握でき、お互いの稼働状況を把握しやすくなるでしょう。
業務過多の解消方法のひとつとして、コミュニケーションの円滑化を進めるために、ぜひ「Chatwork」をご活用ください。
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