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職場のコミュニケーション改善施策7選｜原因やメリット、成功事例も解説
期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
職場におけるコミュニケーションは、円滑な企業活動に必須の要素です。
同僚や上司とのコミュニケーションがうまくいってこそ、企業は本来の力を発揮できます。
本記事では、職場のコミュニケーション不足を改善する7つの施策を紹介します。
また、コミュニケーション不足が発生する原因や放置するリスク、職場のコミュニケーションを円滑にするメリット、企業の成功事例なども解説しますので、ぜひ参考にしてください。
職場のコミュニケーションを改善する7つの施策
職場のコミュニケーションを改善する主な施策は以下のとおりです。
- ランチミーティングを定例化する
- 社内コミュニケーションツールを活用する
- 社内イベント・キャンペーンを開催する
- 推薦図書・書籍をシェアする
- 社内報・社内コラムを発行する
- 部活動・サークルを設立する
- 社内セミナー・講座を実施する
コミュニケーションを改善するには、「コミュニケーションを取るきっかけ」を作ることが重要です。
1：ランチミーティングを定例化する
ランチミーティングを定期的に実施することで、職場内のコミュニケーションの活性化が期待できます。
特に、普段業務で関わりのない従業員同士が交流できる「シャッフル形式」でのランチミーティングは大きな効果が期待できます。
部署や役職を超えた対話が生まれ、他部署の業務内容や取り組み方への理解が深まるでしょう。
ランチでのカジュアルな交流を通じて、同僚の意外な一面に気づけば、社内の人間関係の質向上にもつなげられます。
部署異動の際にも、すでに顔見知りの従業員がいれば新しい環境にもスムーズになじめ、引き継ぎや教育面でもプラスに働くでしょう。
ランチミーティングは業務時間外ではなく休憩時間を利用するため、従業員のプライベートを邪魔せず、お酒が苦手な方でも気軽に参加しやすい点もメリットです。
事前にアンケートを行って趣味や関心がマッチしそうな従業員同士を組み合わせれば、自然と打ち解けられます。
2：社内コミュニケーションツールを活用する
社内コミュニケーションを円滑にするには、ツールの活用が効果的です。
現代はEメールやSNS、ビジネスチャットなどさまざまなツールがあるため、従業員の意見を取り入れつつ、利用を促進するためにひとつのツールに絞って運用しましょう。
ツールは、コミュニケーションだけでなく資料の共有、現場の状況把握や企業理念・目標の浸透にも役立ちます。
コミュニケーションツールを導入すれば、組織全体の意識統一とモチベーションを高める効果が期待できます。
Chatwork（チャットワーク）も、社内コミュニケーションを円滑にできるツールのひとつです。
1対1のやり取りから複数人でのやり取りまで幅広く利用でき、ファイル共有も簡単で、メッセージを書き込めないときは顔文字でリアクションだけを伝えることも可能です。
3：社内イベント・キャンペーンを開催する
社内イベントやキャンペーンを行うと、従業員同士の交流が促進されて団結力が深まります。
従業員同士の団結力が高まればチームに一体感が生まれ、勤労意欲向上にもつながるでしょう。
イベントの例としてはゲーム大会やお花見、ビアガーデンなど、食べたり遊んだりできる企画がおすすめです。
楽しめるイベントに参加するからこそ、従業員同士の仲も深まります。
従業員の興味や趣味に最大限配慮して開催すれば、より多くの参加と高い効果が見込めます。
4：推薦図書・書籍をシェアする
職場で推薦図書や書籍を共有する取り組みは、従業員同士の理解を深める有効な手段です。
本を通じて得た知識をチーム内で共有することで、企業全体の知識レベルの向上が期待できます。
共通のテーマに対する会話も生まれやすくなるため、従業員同士の交流のきっかけにもなるでしょう。
相互理解が進むことで信頼関係が築かれ、チームや企業として総合力の底上げにもつながります。
5：社内報・社内コラムを発行する
社内報やコラムの発行は、職場内のコミュニケーションを充実させる有効な手段です。
会社から従業員に対する情報提供だけでなく、各部署の取り組みや成果を紹介することで、他部署の業務内容への理解が深まります。
特に見えづらい業務の内容や成果の共有は、他部署への尊敬の念を生み出し、社内のチームワークを向上させるでしょう。
従業員自身が執筆を行うことで自己開示のきっかけにもなるのもメリットです。
6：部活動・サークルを設立する
社内でサークルや部活動を立ち上げると業務以外での交流が生まれます。
職場以外で共通の趣味を共有すれば親近感を抱きやすくなり、「もっと話してみたい」という意欲も生まれ、サークルや部活動以外での交流につながるでしょう。
活動を通じて互いの得意分野や関心が知れて、参加していない人との会話のきっかけにもなります。
趣味を軸にしたつながりは、職場に新たな交流の場をもたらします。
7：社内セミナー・講座を実施する
社内でコミュニケーションに関するセミナーや講座を開催することも有効です。
セミナーや講座で話し方や傾聴の姿勢などの基本を学ぶことで、自分の悪い癖に気づくきっかけにもなります。
部署や役職を超えたセミナーや外部の講師による研修を実施すれば、普段接点のない従業員同士が会話するきっかけとなり、組織全体の一体感の醸成につながるでしょう。
職場のコミュニケーションを改善しないとどうなるのか？
職場のコミュニケーションを改善しないと、下記のような問題が起こります。
- 業務の進行が滞りやすくなる
- 組織全体の生産性が低下する
- メンタル不調のリスクが高まる
コミュニケーション不足が改善されないと、業務の進行が滞って組織全体の生産性が下がり、従業員のメンタル不調も引き起こします。
業務の進行が滞りやすくなる
職場でのコミュニケーションが不足していると、業務の進行に支障をきたす恐れがあります。
従業員同士の連携が取りにくくなり、上司が部下の業務の進行状況を正確に把握できないため、企業全体の業務効率を低下させるでしょう。
ミスの発見が遅れて被害が拡大する、情報共有がうまくいかないためトラブルやアクシデントにすばやく対応できないなどのリスクも高まります。
組織全体の生産性が低下する
職場でのコミュニケーションが不足していると従業員同士の連携、上司と部下の連携などがうまくいかず、企業全体の生産性が低下します。
良いアイデアがあっても提案しづらいためチームや企業が成長せず、ミスやトラブルの報告は遅れがちになるため被害が拡大するという悪循環に陥るでしょう。
企業の雰囲気は取引先や関係者にも伝わるので、顧客の新規開拓や既存顧客との関係継続にも支障が出る可能性があります。
メンタル不調のリスクが高まる
職場でコミュニケーションが不足していると、従業員が業務上の不安や悩みを抱えていても周囲に相談できません。
従業員が不安や悩みなどを一人で抱え込む状況が続くと、メンタル面に悪影響を及ぼし、モチベーションの低下を招きます。
モチベーションが低下するとさらに人との関わりを避けるようになるため、さらにコミュニケーションが不足するでしょう。
コミュニケーション不足の悪循環に陥ると、業務効率が下がるだけでなく最悪、退職に至る可能性も出てきます。
なぜ職場のコミュニケーションが円滑にならないのか？
職場のコミュニケーションが円滑にならない理由として、以下の内容が考えられます。
- 心理的安全性が確保されていないから
- 職場の雰囲気や人間関係が悪いから
- 情報共有のインフラが整っていないから
職場の雰囲気や人間関係の悪さが原因でリラックスできない状態が続くと、円滑なコミュニケーションが難しくなります。
心理的安全性が確保されていないから
心理的安全性とは、「組織の中で自分の考えや気持ちを安心して発信できる状態を表す度合い」のことです。
安心して発言できる状態が確保されていないと、コミュニケーションが不足するのは当然といえます。
心理的安全性が低いときに抱く主な感情は以下のとおりです。
- 仕事ができない人間と思われるのでは
- 意見や要望を言っても反論されそうで言いづらい
- こんなことも知らないのかと馬鹿にされるかも
上記のような感情を持ってしまうと従業員は発言や質問をためらうため、情報共有が滞るようになります。
最悪の場合、情報の伝達そのものが行われなくなるケースに発展する可能性もあります。
職場の雰囲気や人間関係が悪いから
職場の雰囲気や人間関係が良好ではない場合、従業員は発言を控えがちになります。
人は自分が尊重されていない、もしくは受け入れられていないと感じると、考えやアイデアを共有しようとしなくなるものです。
攻撃的な会話が多い職場や派閥がある職場だと、他人との対立を避けるためにあえて沈黙を選ぶ人も多いでしょう。
雰囲気や人間関係の悪い職場は全体のコミュニケーションが停滞するため、必要に応じて配置換えなどの対応を検討する必要があります。
情報共有のインフラが整っていないから
情報共有ツールが実用的ではない、共有のルールが不明確といった状況では、必要な情報が従業員全員に行き渡らないためチーム間の連携が滞ります。
特に、メールや電話はリアルタイムな情報共有が難しい傾向にあるため、すばやい対応が必要なケースでのやり取りで遅れが生じるでしょう。
ツールの不便さや共有ルールが不明確な状態を放置していると、業務効率の低下やトラブルの発生リスクが高まるため、環境整備が急務です。
Chatwork（チャットワーク）などのビジネスチャットツールであれば、チャット上に情報を共有した瞬間からすべての従業員に情報が行き渡ります。
フリープランなら登録すればすぐに使えるので、情報共有の土台をただちに整えることが可能です。
職場のコミュニケーションを改善する3つのメリット
職場のコミュニケーションを改善するメリットは以下のとおりです。
- 風通しのいい職場になり、心理的安全性が高まる
- 働きやすい環境になり、結果的に離職率が下がる
- 社内の情報共有が速くなり、生産性が上がる
コミュニケーション不足が改善されると安心して仕事ができるため、生産性が上がって離職率も下がります。
風通しのいい職場になり、心理的安全性が高まる
職場でのコミュニケーションが改善されると、気軽な発言や相談のしやすい雰囲気が生まれます。
心理的安全性が高まって風通しもよくなるでしょう。
心理的安全性の高い環境は、誰もが安心して自分の意見や気持ちを伝えられ、否定や罰を恐れずに発言できます。
たとえ意見が対立しても安心して議論ができるため、従業員のモチベーションやパフォーマンスの向上につながるでしょう。
働きやすい環境になり、結果的に離職率が下がる
職場のコミュニケーションを改善して働きやすい環境を整えれば、従業員の離職率低下につながります。
特に、中小企業や飲食店などの従業員同士の距離が近い職場ほど、効果が顕著に表れるでしょう。
日頃のコミュニケーションを通じて、離職につながる不満や課題を察知して改善すれば、さらに従業員の定着率を高められます。
社内の情報共有が速くなり、生産性が上がる
職場でのコミュニケーションが改善されると報連相が活発になり、情報共有のスピードも向上します。
チーム内の連携が強化されればミスに気づきやすくなり、作業で行き詰っている従業員をすばやくサポートできるでしょう。
ミスやトラブルを未然に防ぎ、作業に行き詰っている従業員を遅滞なくサポートできれば、業務効率・生産性の両方を向上させることが可能です。
職場のコミュニケーションを改善・向上させた取り組み事例7選
職場のコミュニケーション改善に取り組んで成果を出した企業の事例を紹介します。
事例で共通することは、社内で使用するチャットツールを統一したことで、コミュニケーションの改善につながった点です。
株式会社エヌ・アイ・プランニングの取り組み事例
株式会社エヌ・アイ・プランニングは、メールによる連絡の遅さや、私的なチャットアプリの業務使用、テレワークによる対面機会の減少といった課題を抱えていました。
課題解消のため、同社は社内の連絡手段をChatwork（チャットワーク）に一本化しました。
Chatwork（チャットワーク）の活用ではメールで使うような定型文を省略し、テレワーク時の打ち合わせにはChatwork Liveを活用しています。
課題解決に取り組んだ結果、コミュニケーションの速度が大幅に向上し、私的なアプリの使用機会も減少したためセキュリティが向上しました。
くわしくは、以下のページを参照してください。
https://go.chatwork.com/ja/case/niplanning.html株式会社マイナビBXの取り組み事例
株式会社マイナビBXでは、メール対応に忙しくてコア業務の生産性が低下していたこと、各種連絡は上司を介して関係者に共有するのでスピード感に欠けることなどが課題でした。
課題解消と従業員の融和を目的にChatwork（チャットワーク）を導入し、API連携で各種通知をChatwork（チャットワーク）に集約しました。
通知や報告はグループチャットで一斉共有できるように、管理体制も変更したそうです。
課題解決に取り組んだ結果、コミュニケーションが活発になって上司と部下の距離も縮まり、データ更新の有無の確認や報告にかかる工数を大幅に削減できました。
くわしくは、以下のページを参照してください。
https://go.chatwork.com/ja/case/mynavibx.html株式会社ホンダウォークの取り組み事例
株式会社ホンダウォークでは、私的なチャットツールの利用による機密情報の漏洩リスクや棚卸し作業の非効率さ、関係者への情報伝達にかかる時間の長さなどが課題でした。
課題解消のために業務と私用でチャットを分け、棚卸し作業を効率化するために判断に迷う物品を写真で関係者全員と共有し、確認できる仕組みを構築しました。
Chatwork（チャットワーク）によって情報を関係者全員に一斉共有できるようになったことで、伝達時間の大幅短縮にも成功しています。
課題解決に取り組んだ結果、業務専用チャットの利用によって情報漏洩リスクが軽減し、Chatwork（チャットワーク）で棚卸し関連の情報を共有することで確認作業にかかる時間を大幅に短縮しました。
くわしくは、以下のページを参照してください。
https://go.chatwork.com/ja/case/hondawalk.html株式会社ウィルビーの取り組み事例
株式会社ウィルビーでは、監視ツールからの障害通知をメールで受けることによる対応の遅れ、オフィスでの電話対応にかかる業務負荷などが課題でした。
課題解消のためにChatwork（チャットワーク）を導入し、API連携によって監視ツールからの通知をグループチャットに集めて、導入した電話代行サービスもChatwork（チャットワーク）と連携しました。
課題解決に取り組んだ結果、障害通知はグループチャットですぐに確認でき、電話代行サービスからの報告もChatwork（チャットワーク）で確認できるため、フルリモート勤務も可能になっています。
くわしくは、以下のページを参照してください。
https://go.chatwork.com/ja/case/willb.html社会医療法人 財団新和会の取り組み事例
社会医療法人 財団新和会では、電話のつながりにくさによる事業所への情報伝達の遅れ、コミュニケーション不足による業務効率の低下などが課題となっていました。
Chatwork（チャットワーク）を導入することで事業所への情報の一斉配信が可能となり、情報共有も迅速化して、従業員間のコミュニケーションも活発になりました。
課題解決に取り組んだ結果、事業所への連絡がスムーズになり、従業員の業務時間も大幅に短縮できて、従業員同士の情報交換も活発になっています。
くわしくは、以下のページを参照してください。
https://go.chatwork.com/ja/case/yachiyo-hosp.html学校法人加藤学園の取り組み事例
学校法人加藤学園では、口頭や紙による情報共有の非効率さや、保護者間の私的チャットによるトラブル、紙や口頭のやり取りによる運営コストや労働時間の増加などが課題でした。
課題解消のためにChatwork（チャットワーク）を導入して情報をすべて集約、グループチャットを用意して保護者同士のやり取りの円滑化を図り、資料もPDF化して簡単に共有できるようにしました。
課題解決に取り組んだ結果、情報共有にかかる時間を大幅に短縮、トラブル防止や人間関係の円滑化にもつながり、園にかかるコストや工数の大幅削減にも成功しています。
くわしくは、以下のページを参照してください。
https://go.chatwork.com/ja/case/katogakuen.html神奈川石油株式会社の取り組み事例
神奈川石油株式会社では、営業所間の連携不足や本社からの頻繁な架電による現場の業務効率低下、成果報告の共有機会の欠如などが課題でした。
課題解消のためにChatwork（チャットワーク）を導入し、雑談用チャットで気軽なやり取りを促進しつつ緊急時以外の連絡はすべてChatwork（チャットワーク）で行うように徹底し、成果報告専用のチャットも新設しました。
課題解決に取り組んだ結果、営業所をまたいだコミュニケーションの促進、本社からの架電回数削減による業務効率の向上、成果の共有による売上アップ効果などを得ています。
くわしくは、以下のページを参照してください。
https://go.chatwork.com/ja/case/kanaseki.htmlまとめ：職場コミュニケーションの改善には、Chatwork（チャットワーク）を活用しよう！
職場のコミュニケーションを改善するには「交流するきっかけ」を意識的に作ることが重要です。
本記事で紹介したランチミーティングや部活動、書籍の共有、社内報の発行など、カジュアルな交流の場を設けることで従業員間の自然なコミュニケーションが生まれます。
Chatwork（チャットワーク）などのツールを活用して連絡手段を統一すれば、情報共有がスムーズになって業務上のミスを防止できるでしょう。
社内イベントやセミナーの開催も有効です。
円滑なコミュニケーションに必要なテクニックやマインドを学べば、自分の悪い癖を自覚して改善できるでしょう。
職場のコミュニケーションが改善すれば、従業員の心理的安全性が確保されて意見が言いやすくなり、離職防止にもつながります。
情報共有の効率化を図るなら、Chatwork（チャットワーク）の導入がおすすめです。
本記事で紹介した企業の事例のように、通知や報告などをChatwork（チャットワーク）に集約すれば、すぐに必要な情報を確認できます。
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