定時とは?意味や使い方、定時に退社するためにできる取り組みを解説

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働き方改革
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定時とは?意味や使い方、定時に退社するためにできる取り組みを解説

目次

「定時」は、ビジネスシーンにおいてよく使われる言葉ですが、意味が2つあることを知っている人は少ないかもしれません。

「定時」には、「所定労働時間」と「終業時間」の2つの意味があります。

社員が「定時」を意識しながら働くと、残業代の削減や生産性の向上というメリットが生じるため、定時退社の取り組みは重要です。

「定時」の意味と使い方、定時退社のためにできる取り組みと業務効率化の方法について解説します。

「定時」の意味とは

「定時」とは、「所定労働時間」と「終業時間」を意味する言葉です。

「所定労働時間」とは、就業規則や雇用契約書で定められている就業時間で、1日8時間・週40時間以内を法定労働時間として定められています。

上記の範囲内であれば企業ごとに所定労働時間を定めることが可能です。

「終業時間」は、業務を終了する時刻を指し、たとえば、就業時間が9時から18時の場合、18時が終業時間であり、「定時」も意味します。

「定時」の使い方と例文

「定時」は、ビジネスシーンにおいて、就業時間を表現する際によく使われます。

「定時」の使い方の例文は次のとおりです。

  • 私が勤めている会社の定時は、9時から18時です。
  • 今日は予定があるから、定時に間に合うように仕事を終わらせる。
  • 定時後の仕事は残業になるから、残業申請が必要です。

定時退社のメリット

ビジネスシーンにおいて「定時」が多く使われる表現として「定時退社」が挙げられます。

定時で退社することは、従業員はもちろん、企業側にもメリットがあります。

本記事では、定時退社によって得られる効果に焦点をあて、企業と従業員それぞれの立場からみたメリットを解説していきます。

企業側のメリット

定時退社する従業員が増えると企業側には以下のようなメリットがあります。

  • 従業員の定着
  • 採用時のアピールポイントになる
  • 残業代などのコスト削減

定時退社できるとプライベートの時間を確保できるため、ワークライフバランスを整えやすくなり、離職防止につながります。

また、定時退社できるという点は求職者にとって大きな魅力になるでしょう。

もちろん、残業する従業員が減れば、その分のコスト削減も可能です。

従業員の働き方について、検討するには十分なメリットがあると言えます。

>働き方改革に関する記事はこちら

従業員側のメリット

従業員が定時退社で得られるメリットは、多くあります。

  • ワークライフバランスを保てる
  • 仕事のモチベーション向上
  • 自己研鑽ができる
  • 趣味の時間が増える
  • 睡眠時間が増える

仕事以外の時間を確保することで、心身ともにリフレッシュできます。

体調が整うと仕事の集中力アップやモチベーション向上にもつながります。

>ワークライフバランスに関する記事はこちら

定時退社するためにおこなうべき取り組み

定時退社するために、業務を翌日に持ち越していては本末転倒です。

その日のタスクをその日中に終わらせるために重要な5つのポイントを解説します。

ポイント(1):業務効率化を図る

業務のなかには、データ取得や定点観測といった日々同じ内容を繰り返す作業も発生します。

毎日のルーティン作業は、できるだけ自動化し、業務効率化を図りましょう。

また、始業時間を迎えたら一日の業務の優先順位を決め、緊急度や重要度が高い業務からとりくむようにすると、定時間際に重要な仕事のやり忘れに気付き、残業するという状況を回避できます。

それぞれの仕事にかける時間配分を考えたり、集中して取り組んだりすることも、効率的に業務を進めるために大切です。

ポイント(2):無駄な業務をなくす

無駄な業務をなくす取り組みも、定時退社を実現するために重要です。

たとえば、テンプレを使わずに書類を作成している、表計算ソフトで集計せずに電卓や手書きの計算式をもちいている、すでに完成している資料のレイアウトにこだわるといった作業です。

非効率な業務オペレーションで時間を無駄にしている可能性があります。

便利なツールは使う、必要な作業に注力するなどして、無駄な業務をなくしましょう。

ポイント(3):仕事を安易に引き受けない

定時退社するために、同僚や上司からの仕事を安易に引き受けないことも意識しましょう。

定時間際に同僚や上司から仕事を依頼され、時間が余っているからと引き受けてしまうと、急を要する仕事などで定時に帰れなくなる恐れがあります。

また、周りの人から「仕事を引き受けてくれる人」と思われると、その後も仕事を任されて定時退社が難しくなったり、自分の仕事とされて業務が増えたりするケースも考えられます。

同僚や後輩、部下からの仕事の依頼の場合は、本人の成長のためにも、断ることも大切です。

ポイント(4):定時後に予定を入れる

定時後に予定を入れておくと、定時で仕事を終わらせなければならない理由になります。

普段よりも時間を意識するため、集中して業務に取り組めて定時退社を実現できる可能性が高いです。

気をつける点は、残業を断る理由として予定を伝えた場合、内容によっては反発される恐れがあることです。

通院や来客など、相手に受け入れられやすい予定の場合のみ、内容を伝えるとよいでしょう。

ポイント(5):「定時退社」のイメージをつける

定時になったらすぐに帰り、周りの人に「定時退社」の人であるというイメージをつけることも効果的です。

毎日定時に帰るようにすれば、周りの人は定時間際に仕事を依頼しにくくなります。

ただし、定時退社するには自分の仕事をきちんと終えている状態が前提です。

その日に終わらせるべき仕事をせずに定時だからと帰ってしまうと、トラブルを招いたり、周りからの評価が下がったりしてしまいます。

「定時退社」のイメージをつけることは定時退社するために有効ですが、自分がやるべきことは漏れなく終わらせていることが重要です。

業務を効率化する方法

定時退社をするためには、システムの導入や業務の自動化などをして、業務効率化をはかることが欠かせません。

業務を効率化するには以下のような方法があります。

  • システムを導入する
  • 自動化する
  • アウトソースする
  • コミュニケーションを最適化する

どのような方法なのか、詳しく解説していきます。

システムを導入する

業務効率化を図れるシステムを導入すると、業務にかけていた時間を短縮できる可能性があります。

たとえば、顧客管理システムを導入した場合、顧客情報の一元化ができるため、紙ベースで保存していた顧客情報を探す手間がなくなったり、情報共有がスムーズになったりします。

ほかにも、タスク管理システム、情報管理や共有に活用できるグループウェアなどのシステムもあるため、自社に合ったシステムを導入するとよいでしょう。

自動化する

日々の定型作業は、RPAを導入して自動化させると、人の手が必要な業務に注力できるようになり、業務効率化をはかれます。

RPAとは、「Robotic Process Automation (ロボティック・プロセス・オートメーション)」の略で、データ入力やメール配信などの業務をロボットが自動でおこなってくれます。

顧客からの問い合わせ対応業務がある場合は、チャットボットを導入して顧客対応を自動化し、人が対応する時間を減らすことも効果的です。

>RPAに関する記事はこちら

アウトソースする

自社の業務を外部へアウトソースすると、業務効率化につながります。

アウトソースとは「外部委託」を意味する言葉で、自社の業務を外部の企業に委託することによって、コア業務にリソースを割けるようになります。

また、外部企業の知識や経験を事業に活かせるといったメリットもあります。

自社では難しい作業や外部に任せられる作業がある場合は、アウトソースするとスムーズな業務を実現できるでしょう。

コミュニケーションを最適化する

業務効率化には、コミュニケーションの最適化も有効です。

たとえば、メールでコミュニケーションをとろうとする場合、かしこまった文面になり、簡潔に物事を伝えられない恐れがあります。

また、電話の場合は、相手が不在だった際に折り返しを依頼したり、再度電話をかけたりする手間が発生するため、時間を効率的に使えません。

メールや電話ではなく、ビジネスチャットを導入すれば、気軽にメッセージが送れたり、メッセージを送っておいて相手の都合で確認してもらえたりするため、円滑なコミュニケーションが可能です。

業務効率化に「Chatwork」を活用しましょう

「定時」は、「所定労働時間」と「終業時間」の2つの意味があり、ビジネスではいずれの意味でもよく使われる言葉です。

「定時」が使われる言葉のなかで、本記事では「定時退社」にフォーカスし、企業・従業員にとってメリットを期待できる取り組みであることを紹介しました。

前述のとおり、定時で退社するには、業務効率化が重要であり、コミュニケーションの最適化が有効です。

ビジネスシーンにおけるコミュニケーションの最適化を推進する手段として、ビジネスチャット「Chatwork」の導入をおすすめします。

ビジネスチャット「Chatwork」は、チャットでコミュニケーションがとれるだけでなく、タスク管理機能やビデオ通話機能といった業務効率化に役立つ機能が備わっています。

>Chatworkのタスク管理機能についてはこちら

>Chatworkの通話機能(ビデオ/音声通話機能)に関する記事はこちら

また、全社員を参加させたグループチャットを作成すれば、共有したい情報を一度に伝えられたり、ファイル添付機能によって資料を送ったりも可能です。

>Chatworkのグループチャットに関する記事はこちら

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