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ビジネスマナーとは？基本のマナーや種類、ポイントについて解説
目次
ビジネスマナーは、しっかりと身につけることで、相手に好印象をあたえ、企業の信頼度をあげることが可能です。
また、正しいマナーは、コミュニケーションを円滑に進める効果もあるため、ビジネスマンとして抑えるようにしましょう。
ビジネスマナーの基本項目と種類に加えて、昨今増加傾向にあるテレワークのマナーについても解説します。
ビジネスマナーとは
ビジネスマナーとは、社内外問わず、仕事上の相手と関わるうえで、最低限身につけるべき作法のことをさします。
新入社員研修のテーマとしても扱われることが多い項目で、ビジネスで関わる相手に、不快な思いをさせないためのマナーを習得することは、円滑に仕事を進めるうえで大切なものです。
ビジネスマナーは、業務を円滑に進めるための意思疎通や、スムーズなコミュニケーションをとるための、土台部分としておさえるようにしましょう。
ビジネスマナーが求められる背景
ビジネスマナーは、業務を進めるうえで、基礎となる部分のため、社会人になったらマスターするべきものです。
効率よく業務を遂行できても、ビジネスマナーができていなければ、ビジネスパーソンとして一人前とはいえないでしょう。
ビジネスマナーを身につけるメリット
ビジネスマナーを身につけると、相手に好印象を与えることができたり、信頼感を高めることができたりなど、所属企業のイメージアップをはかることができるでしょう。
また、従業員一人ひとりが基本的なビジネスマナーをおさえられていると、取引先などに、管理が行き届いている企業という印象を与えることもできます。
反対にビジネスマナーがおさえられていないと、ほかの面も優れていないのではないかという不信感を与え、信頼感が下がることもあるため、注意が必要です。
ビジネスマナーを身につけていないことのリスク
ビジネスマナーが身につけられていないと、TPOをわきまえた対応ができず、企業全体のイメージを下げてしまいかねないでしょう。
また、基本的なエチケットが不足していたり、相手への気遣いができなかったりすると、悪い印象を与えることにもなりかねません。
企業側は、新入社員からベテラン社員まで、きちんとしたビジネスマナーを身につけられるように、研修や指導をおこなう必要があります。
ビジネスマナーの基本と種類
ビジネスマンの基本となるマナーをおさえることで、社会人として恥ずかしくない行動をとることができます。
今回は、7つの代表的なビジネスマナーについて、基本を解説します。
- 身だしなみ
- あいさつ
- 言葉遣い
- 姿勢・お辞儀
- 名刺交換
- 電話対応
- メール・文書作成
それぞれの種類について、詳しくみていきましょう。
身だしなみ
身だしなみを整えることは、企業の信頼感や相手の好感度をあげるうえで、欠かせない項目です。
服にしわや汚れがないか確認する、髪が顔や目にかかっていなく、清潔さがあるか、またTPOにあわせた服装ができているかなども大切です。
たかが身だしなみと思うかもしれませんが、第一印象は見た目が大部分を決めるため、社会人としてふさわしい身だしなみを意識するようにしましょう。
あいさつ
あいさつは、毎日自然におこなわれることですが、振る舞い方で相手との距離が縮まったり、与える印象が左右されたりする重要な要素です。
自分から声がけすることや、相手の目をみておこなうことを意識すると、好印象を与えることができるでしょう。
また「〇〇さん、おはようございます」「〇〇さん、こんにちは」などと、相手の名前を呼びかけることで、さらに好感をもってもらいやすいです。
言葉遣い
さまざまな立場や役職の人との、円滑なコミュニケーションが求められる社会人には、正しい言葉遣いは重要な項目です。
尊敬語と謙譲語を正しく使いわけて、社内外の人と適切にコミュニケーションをとりましょう。
顧客や取引先を相手に、社内の人について話す際は謙譲語、顧客・取引先の方の行動ついて話す際は尊敬語をもちいるのがマナーです。
また、電話対応などは、間違った言葉遣いになりがちです。
社内の目上の人を指す場合でも敬称はつけないなど、正しいマナーを抑え、適切に対応できるようにしましょう。
姿勢・お辞儀
姿勢やお辞儀も、第一印象を左右する要素のひとつです。
胸を軽く張り、背筋が伸びている姿勢は相手に信頼感を与えます。
必要な時だけではなく、常によい状態でいられるように日々の習慣づけを意識しましょう。
また、お辞儀は、角度によって意味が異なるため、シーンに応じて使いわけましょう。
15°のお辞儀である会釈は、社内の人と軽くすれ違うときや、親しい間柄での挨拶時に使用し、30°のお辞儀である敬礼は、取引先企業への訪問時や、出勤や退社時の挨拶など、より丁寧であらたまった場面で使用しましょう。
名刺交換
名刺交換は、取引先など、社外の人とやりとりをする際に最初に必要になるものなので、スムーズにおこなえるように、正しい手順を抑えておきましょう。
名刺交換の手順
- 名刺入れから名刺をとり出す
- 名刺を一番上にして名刺と名刺入れを重ね、両手でもつ（※会社ロゴや名前が手で隠れないようにする）
- 相手の目をみて、会社名・名前を名乗り、「よろしくお願いします」とあいさつをする（※立場が上の人から順に）
- 右手で自分の名刺を渡し、左手で相手の名刺をうけとる（※名刺入れは左手で持つ）
- 相手の名刺をうけとったら「頂戴いたします」といって、胸の前で相手の名刺を確認する
- 着席する際は、机に名刺入れを置き、その上にいただいた名刺をのせる
名刺交換は、簡単と思われがちですが、初対面の印象を決める大切なコミュニケーションです。
企業は、ロールプレイングなどの研修をおこない、きちんとした名刺交換がおこなえるように指導しましょう。
電話対応
電話対応をする際は、企業の代表として話している意識をもち、相手に寄り添い、誠実な対応をすることが大切です。
また、電話対応で、社内の目上の人に敬称をつけてしまうなどは、やってしまいがちなミスのひとつなので、注意が必要です。
「受話器は3コール以内にとる」「好印象を与えるよう声のトーンをあげて明るい声で話す」などの基本的なマナーにも気を配り、気持ちのよい応対をおこないましょう。
電話の内容のとりつぎをおこなう際は、しっかりとメモをとり、正確に伝えることが大切ですが、電話ノートや付箋型のメモの場合、タイムラグや漏れが発生する可能性もあるため、ビジネスチャットを用いて、伝達することもおすすめです。
メール・文書作成
メールや文書の作成は、形式的なマナーが細かく定められているため、正しく知識を知ることが大切です。
「TOやCC、BCCの意味を正しく認識する」「件名は内容を把握しやすいように簡潔にする」などの基本的なマナーを守り、テンプレートの活用などで効率化をはかることが大切です。
1日に何時間もメールに時間がとられてしまうなどで、業務時間が圧迫されている場合は、ビジネスチャットを活用し、コミュニケーションの効率化をはかることも検討しましょう。
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ビジネスマナーで大切にすべきこと
ここまで基本的なビジネスマナーについて解説してきましたが、ここからは、ビジネスマンとして大切にすべき意識や心構えについて紹介していきます。
社会人として大切にすべきことを意識し、円滑な業務遂行をはかりましょう。
社会人としての心構え
仕事の見返りとして報酬をもらっていることを意識し、責任感や当事者意識をもって、企業に利益をもたらす働きをしましょう。
教えてもらった内容はしっかりとメモをとることや、わからないことは積極的に質問するなど、能動的な姿勢で業務に向き合うことが大切です。
また、定められたルールを遵守することや、基本的なビジネスマナーを実践するなどの姿勢も、社会人として大切な心構えのひとつです。
報連相の意識
「報告」「連絡」「相談」を意識することは、円滑な業務遂行と、正確で漏れのない作業をするうえで重要です。
また、報連相は、ミスをした際にとくに重要性を増します。
すぐに周囲の人に報告や相談をおこなうことで、複数人で解決方法を探せるとともに、上層部にも判断を仰げます。
ミスをしてしまったら、焦り、どうにかして対応しようとしてしまいがちですが、影響の範囲を広げないためにも、すぐに報告をおこないましょう。
時間の意識
社会人は、定められた時間内で、最大の成果を発揮することも求められるため、時間の意識をもつことも大切です。
たとえば、メールや電話をする際は、相手の時間を割いていることに気を配り、要件をわかりやすく簡潔に伝えるようにしましょう。
会議の入室や、取引先の訪問などには、5分前行動を徹底するなど、定められた時間を守る意識を徹底することで、信頼感をあげることもできます。
また、時間の意識は対人の際だけでなく、個人の仕事においても大切な意識です。
定時の意識をもち、どうしたら効率的に業務を進めることができるかを考え、PDCAを回せるようになりましょう。
相手への気遣い・感謝
同僚や、取引先など、一緒に働く相手への気遣いや感謝も、社会人にとって大切な事柄のひとつです。
仕事は、多くの人の支えや関わりの中で業務が進むため、相手への気遣いや感謝を忘れないようにしましょう。
一言感謝の気持ちを伝えるだけでも、お互いのエンゲージメント向上や、モチベーション向上も期待できます。
テレワークのビジネスマナー
働き方の多様化にともない、テレワークやリモートワークなど、オンライン上でビジネスのやりとりをする機会も増えています。
対面のやりとりとは、やや異なるポイントもあるため、テレワークのビジネスマナーについても、確認していきましょう。
テレワークのマナー
相手と直接顔をあわせないため、こまめな報連相や、積極的な意思疎通をはかるなどの対応が求められます。
社内SNSやビジネスチャットを活用して、お互いの勤務状況を確認し、コミュニケーションの円滑化をはかりましょう。
また、詳細な業務連絡や、重要な案件などについては、文字だけでは齟齬が生まれる可能性があるため、音声・ビデオ通話を適切に活用し、互いの認識をあわせることが大切です。
Web会議のマナー
Web会議では、場の空気感を認識することが、対面と比べて困難になるため、相槌や応答をおこない、話し手に聞き手の反応を積極的に伝えることが大切です。
また、「開始時間に始められるように、5分前には入室し、接続状態を確認する」「不快感を与えないために、背景を確認する」などのマナーも意識しましょう。
対面会議では気にならなかった部分が気になったり、なかなか自分の意見が伝えられないなどの不満がでたりする可能性もあります。
会議の参加者全員が気持ちよく参加できるように、企業側は、Web会議のマナーを整備しておくことも検討しましょう。
チャットツール・社内SNSのマナー
テレワーク下で導入する企業が増えた社内SNSやチャットツールも、マナーを守り、運用することが大切です。
メールと同じように、送信先の相手の時間を割いているという意識を持ち、端的な内容にすることや、わかりやすい文章作成をおこなうことを意識しましょう。
また、あまりに簡素でビジネスライクな文体であると、相手に冷たい印象を与える可能性もあるため、リアクション機能などを活用することもおすすめです。
タイムリーな情報共有や、気軽なコミュニケーションが可能な社内SNSやチャットツールだからこそ、相手を思いやった使い方が大切です。
導入する際は、あらかじめ運用ルールを定め、業務時間外の対応のストレスや、私的利用のストレスなどから、従業員を守るようにしましょう。
ビジネスマナーを習得して、円滑なコミュニケーションを
正しいビジネスマナーを習得することで、円滑なコミュニケーションを実現することができるでしょう。
社会人独自のルールや、聞きなれない慣習などがある可能性もあるため、研修やOJTを活用して、しっかりと身につけることが大切です。
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