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【令和4年最新】年末調整をペーパーレス化するメリットとは？導入の課題や準備について解説
目次
2020年10月から、国税庁が年末調整の電子化を推進したことで、年末調整のペーパーレス化を検討する企業が増えています。
年末調整をペーパーレス化することで、企業や従業員にどのようなメリットがあるのか気になる方も多いのではないでしょうか。
年末調整のペーパーレス化で解決できる課題や必要な準備を、想定される導入障壁とあわせて解説します。
年末調整のペーパーレス化（電子化）とは
「年末調整のペーパーレス化」とは、年末調整に必要なデータの取得や必要項目の記入などを、PCやスマートフォンを使ってオンラインでおこなえるようにした、年末調整の手続き電子化のことです。
国税庁が、年末調整の手続きの簡素化や、企業の担当者や従業員の作業負担軽減を目標に推進したもので、2020年10月以降、任意で電子化することが可能になりました。
年末調整をペーパーレス化することの義務化の有無や、導入した際の流れなどを詳しくみていきましょう。
義務化される企業もある
2020年10月以降に任意で電子化が可能になった年末調整ですが、義務化された企業があることをご存知でしょうか。
年末調整の電子化が開始された2020年10月当初、ペーパーレス化は任意でしたが、2021年1月の申告分より、下記の条件に該当する企業には電子化が義務化されるようになりました。
法定調書の種類ごとに、前々年の提出すべきであった当該法定調書の提出枚数が「100枚以上」であるものについては、インターネットを利用したe-Tax（国税電子申告・納税システム）を使用して送付する方法、光ディスク等（CD、DVDなどをいいます。以下同じ）を使用して提出する方法または国税庁長官の認定を受けたクラウドサービス等を利用して提出する方法によらなければなりません。[※1]
年末調整をおこなう前に、自社が、年末調整の電子化の義務化対象に該当するのかどうか、必ず確認するようにしましょう。
ペーパーレス化を導入した場合の流れ
年末調整を電子化した場合の手続きの流れは、簡単に表すと以下のようになります。
（1）従業員が控除書類のデータを取得
（2）年調ソフトや導入システムで電子データや書類を作成
（3）作成したデータや書類を勤務先にオンラインで提出
（4）企業の担当者が（3）を給与システムに取り込む
（5）システムが自動計算をして完了
使用するソフトやシステムによって、流れが異なる場合もありますが、ペーパーレス化することで、従来の方法に比べて手続きを簡素化できるでしょう。
企業と従業員の双方にメリットがある仕組み
年末調整の手続きを電子化することで、経理部担当者や従業員の負担軽減につながるほか、用紙のコストや保管場所の削減につながるなど、多くのメリットがあります。
また、オンラインで手続きが完了するため、テレワークの普及が進む昨今では、年末調整のペーパーレス化に注目する企業が増えています。
年末調整のペーパーレス化で解決できる課題
年末調整のペーパーレス化は、従業員の負担軽減やテレワーク普及などの課題解決につながるとされています。
年末調整のペーパーレス化によって解決できる課題について詳しくみていきましょう。
年末調整にかかる人為的負担
従来の年末調整の方法は、人為的な作業が多く、経理部の担当者などの負担が大きいという課題がありました。
しかし、電子化すると、人の手でおこなう手続きや工程数が減らせるため、人為的な負担を大幅に減らすことができるようになります。
年末調整にかかる費用負担
年末調整を紙でおこなう場合、用紙代や印刷代、郵送費などの費用がかかります。
また、印刷した用紙を保管する場所を確保しようとすると、賃料や管理費用も増えていくでしょう。
しかし、電子化すると、印刷する必要や保管場所を用意する必要がなくなるため、費用負担を大幅に削減することが可能になります。
入力作業と不備
人の手による入力では、ミスが起こって、入力不備が発生する可能性がありますが、データが自動入力されるようになると、担当者の入力作業が不要になるため、ミスがなくなり、入力不備もなくなります。
電子化は、修正などのやりとりを簡素化することにもつながるでしょう。
他システムとの不連携
年末調整に関連する他システムと連携させることで、最小限の作業で業務を完結させることができます。
給与システムや年末調整に必要なシステムが連携していない場合、すべてのシステムでとり込みの作業や入力をする必要があり、電子化によるメリットも薄れてしまいます。
自社で使用している給与システムなどとの連携に対応しているシステムを選び、入力の手間や時間の削減を目指しましょう。
テレワーク導入の抑制
年末調整のペーパーレス化は、テレワークを促進させる効果もあります。
多様な働き方の実現などを理由に、テレワークを導入する企業は増えていますが、書類などが電子化されていないことで、社内全体でテレワークの導入ができず、悩む企業は少なくありません。
年末調整のペーパーレス化がきっかけとなり、社内の書類が電子化されると、テレワークの促進につながる可能性があります。
年末調整のペーパーレス化によるメリット：企業側
年末調整のペーパーレス化には、業務の効率化や負担軽減のメリットがあるとされています。
年末調整のペーパーレス化で得られるメリットについて、企業側・従業員側それぞれの目線で、詳しくみていきましょう。
まずは、企業が得られるメリットについて解説します。
年末調整業務を効率化できる
年末調整システムを使用すると、必要な手続きを一元化できるため、従来の紙を用いた年末調整で必要だった記入作業・計算業務・確認作業などが不要になります。
人の手でおこなっていた作業が大幅に削減されることで、業務効率化が実現できるでしょう。
申告書の正確性が向上する
電子データを用いて申告をおこなうため、申告書の正確性を向上させられます。
システムが自動で控除額などの集計や検算をしてくれるので、計算ミスなどが減り、従業員への修正依頼や、算定に関する問い合わせ対応などの業務負担を、軽減させることができます。
給与システムへの入力作業を大幅に軽減できる
従来の年末調整の方法では、年調計算（年末調整の計算）を手入力する必要があったため、給与システムへの入力作業量が大きな負担となっていました。
しかし電子化をすると、システムが年調計算を自動でおこなってくれるため、人為的な負担を大幅に削減することができます。
経理担当者の負担を軽減できる
年末調整を電子化することで、入力業務や提出書類の確認作業などが不要になるため、年末調整をおこなう経理担当者の業務効率化がはかれ、負担軽減が期待できます。
また、電子化が進まない企業では、テレワークを導入しても経理の担当者だけが事務処理をするために出社する必要があるかもしれませんが、ペーパーレス化すると、在宅で事務処理をおこなえるようになるため、テレワークの促進につながる可能性もあります。
書類を保管する場所を削減できる
年末調整を従来の方法でおこなう場合、企業は必要書類を7年間保管する義務があります。
そのため、紙の書類を、7年間セキュリティを保持したまま保管しなくてはいけません。
給与所得者の扶養控除等申告書類の提出を受けた源泉徴収義務者は、その申告書等の提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間保存する必要があります。[※2]
しかし、ペーパーレス化するとシステム上でデータを保管できるため、従業員の書類7年間分を保管するためのスペースが不要になります。
保管場所が不要になり、オフィス縮小や、オフィスにかかるコストを削減することもできるでしょう。
用紙にかかるコストを削減できる
年末調整のペーパーレス化で、紙の用紙が必要なくなるため、年末調整にかかる用紙のコストを大幅に削減できます。
年末調整の電子化は、用紙以外にも、コピー代や保管場所、人為的コストなど、さまざまなコスト削減にもつながるため、コスト削減が課題の企業は検討する価値があるといえるでしょう。
年末調整のペーパーレス化のメリット：従業員側
次に、年末調整をペーパーレス化することで従業員が得られるメリットについてみていきましょう。
従業員側が得られるメリットのポイントは、業務削減や効率化がポイントです。
手書きによる申告書の作成が不要になる
年末調整を電子化することで、申告書を手書きで作成する必要がなくなります。
保険会社などから控除証明書の電子データで取得して「年調ソフト」にとり込むと、控除証明書の内容が申告書に自動入力されます。
申告書を手書きで作成する必要がなくなると、手間や時間の削減ができるでしょう。
紛失した控除証明書の再発行が不要になる
従来の方法では、万が一控除証明書を紛失してしまった場合、再発行の手続きが必要になります。
しかし手続きを電子化すると、控除証明書をデータで取得できるため、再発行の手続きが不要になります。
はがきなどでとり寄せる際の時間も省けるので、作業を迅速に完結できるのもメリットでしょう。
申告内容の不備を減らせる
電子化すると、申告内容の不備を減らすこともできます。
紙で申告書を作成する場合、申告内容に不備があっても気づきにくいですが、電子化によってデータが自動入力されると、不備がなくなるため、修正や再提出にかかる時間や手間を削減することができます。
業務効率化によって生産性向上が期待できる
年末調整の電子化は、業務効率化の効果もあります。
年末調整の申告書作成や修正などの手間や時間を削減できると、年末調整にかかる業務を効率化ができ、年末調整にかかっていた時間や労力を他の業務にかけられるようになります。
ただし、PCの扱いに慣れていない従業員は、かえって時間がかかってしまい、生産性が下がってしまう危険性もあります。
企業には、年末調整の電子化システムを選ぶ際、従業員が困ったときにすぐに解決できるよう、サポートが充実したシステムを選ぶなどの配慮が求められるでしょう。
ペーパーレス化の導入で想定される障壁や課題
ここまで年末調整のペーパーレス化で解決できる課題や、企業側と従業員側が得られるメリットについて確認してきました。
ペーパーレス化を検討する際は、導入で想定される障壁や課題についてもおさえておくと、スムーズに進めることができるでしょう。
年末調整のペーパーレス化の導入で想定される障壁や課題についてみていきましょう。
従業員の理解や説得が必要になる
年末調整をペーパーレス化するためには、従業員の理解が必要になります。
年末調整を電子化する場合、従業員にデータの取得や入力をしてもらうことになるため、手続き内容を変更することへの同意が必要になります。
なかには、ペーパーレス化に消極的な人や、慣れ親しんだ方法を変えることに心理的な抵抗を感じる人もいるかもしれません。
従業員に、ペーパーレス化導入への理解を求める場合は、従業員が得られるメリットの説明をおこない、当面の間は従来の方法と二重で運用するなどの配慮が求められるでしょう。
経理部や担当者の負担が増加する可能性も
ペーパーレス化を導入すると、経理部や担当者への負担が、一時的に増加する可能性があります。
ペーパーレス化が定着するまでは、経理部や担当者は、移行にかかわる業務や導入後の問い合わせへの対応をおこなう必要があります。
導入する際は、特定の人だけに負担が偏らないように、事前に役割の分担をするなどの対策をおこないましょう。
浸透するまでは並行した運用が必要になる
年末調整のペーパーレス化は、導入してすぐに浸透するとは限りません。
PCの入力が困難な従業員や従来の方法での年末調整を希望する人、PCが割り当てられていない人もいるでしょう。
従業員の事情にあわせながら運用すると、浸透するまで従来の方法と電子化の方法を並行して運用することになる可能性が高いです。
担当者の業務負担が増加する可能性があることを承知したうえで、導入を検討するようにしましょう。
＞デジタルリテラシーの必要性と高めるコツに関する記事はこちら
ペーパーレス化の導入前に必要な準備：企業側
2021年の税制改正により、年末調整のペーパーレス化を導入する前に必要だった「所轄税務署への承認申請書類の提出」が不要になりました。
この改正により、ペーパーレス化を進めやすくなりましたが、円滑に進めるためには、事前準備の手順をおさえることも重要です。
想定される障壁をおさえたうえで、企業がペーパーレス化の導入前に必要な準備についてみていきましょう。
準備1：導入するソフトウェアを検討する
従業員が年末調整の申告書を作成するためには、国税庁の提供する「年調ソフト」か、年調ソフトと同じ仕組みをもつ民間のソフトウェアが必要です。
ソフトウェアを検討する際は、自社の予算と重要視するポイントを明確にしたうえで、既存の給与システムと連携ができるかなどにも重点を置いて、比較するようにしましょう。
準備2：導入後の事務手続きの手順を決める
ペーパーレス化後に、年末調整の手続きを、誰が、どのような手順で進めるのかを検討することも、事前にしておくべき準備のひとつです。
ペーパーレス化を円滑に導入するためには、導入に対応する部署や担当者の割り振りなども事前に決めておきましょう。
準備3：従業員に自社のペーパーレス化を周知する
年末調整のペーパーレス化にともない、従業員は控除証明書などのデータの取得やマイナンバーカードの申請などの事前準備が必要になります。
法令では、年末調整の電子化に従業員の同意は必要ないものの、事前準備をおこなうための期間を設けるために、導入が決まったら、はやめに従業員に周知するようにしましょう。
円滑に運用するためにも、導入に関する理解や説得も、周知とあわせておこなうことが大切です。
準備4：給与システムなどを改修する
従業員に提供してもらった控除証明書などのデータを、自社の給与システムにとり込むためには、既存の給与システムが、年末調整の電子化に対応している必要があります。
各システムを連携するためには、現在の給与システムに改修が必要なケースもあるため、注意が必要です。
また、マイナポータルを活用する企業は、マイナポータルに対応するための改修も必要になるため、事前に必ず確認するようにしましょう。
ペーパーレス化の導入前に必要な対応：従業員側
企業が年末調整をペーパーレス化すると、従業員は申告書の作成方法などが変更になります。
年末調整をペーパーレス化するにあたって、従業員側が事前におこなっておくべき準備について、詳しくみていきましょう。
対応1：申告書を作成するソフトウェアを取得する
従業員が年末調整の申告書を作成するためには、作成用のソフトウェアが必要です。
導入するソフトウェアは、企業によって異なるため、自社が導入したソフトウェアを確認したうえで、事前に取得しておきましょう。
対応2：控除証明書などのデータを取得する
年末調整にマイナポータルを活用しない企業は、申告する控除証明書のデータを保険会社などから取得する必要があります。
なお、控除証明書のデータを取得する方法は、保険会社などによって異なるため、提出期限までに余裕をもったうえで確認するようにしましょう。
対応3：マイナンバーカードの取得とマイナポータルの利用者登録
年末調整のペーパーレス化にマイナポータルを活用する企業は、従業員がマイナンバーを取得する必要があります。
さらに、マイナポータルの利用には、事前の利用者登録が必要になるため、自社がマイナポータルを活用するのかを確認したうえで、事前にマイナンバーカードの取得やマイナポータルへの利用者登録をおこないましょう。
年末調整のペーパーレス化を円滑に導入するための注意点
ここまで年末調整のペーパーレス化に関する準備や手順を確認してきました。
円滑に導入・運用するために、再度注意点について確認しておきましょう。
・導入が決まったら従業員からの理解を得る
・従業員への周知を早期におこなう
・事前に導入するソフトウェアを検討しておく
・導入後の事務手続きの手順を決めておく
・導入前に電子化に対応できるよう給与システムなどを改修する
・ペーパーレス化が浸透するまで、並行した運用が必要になることを留意しておく
・導入するときは経理部や担当者の負担が増加することを留意しておく
とくに、実際に年末調整の申告書を作成する必要がある従業員への周知や、年末調整業務をおこなう担当者からの理解や協力は、ペーパーレス化を円滑に進めるうえで非常に重要なポイントです。
理解を得ないで進めてしまうと、実際に導入した後にトラブルにつながる危険性もあります。
企業側は、メリットや注意点をしっかりと押さえたうえで、責任をもって周知をおこなうようにしましょう。
導入の前に自社の課題を明確にしよう
年末調整のペーパーレス化は、担当者の負担軽減や年末調整にかかる費用の削減などにつながるほか、社内のテレワーク促進に悩む企業の課題解消につながる可能性もあります。
これらの課題解消のほかにも、ペーパーレス化が浸透することで、企業と従業員の双方が、業務効率化や生産性向上のメリットを得ることができるでしょう。
一方で、導入には従業員からの理解を得る必要があるほか、浸透するまで従来の方法との二重運用をする必要があるなどの課題もあります。
ペーパーレス化の導入に悩む企業は、自社の課題を明確にしたうえで、慎重に検討するようにしましょう。
ビジネスチャット「Chatwork」でペーパレス化の第一歩を
本記事では、年末調整のペーパーレス化について紹介しました。
他にもペーパーレス化を検討される際には、以下の記事も参考にしてください。
＞ペーパーレス化による働き方改革の進め方は？ペーパーレス化が働き方改革につながる理由に関する記事はこちら
＞アナログな職場とは？アナログな職場のリスクとアナログな職場がデジタル化する際のポイントに関する記事はこちら
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[※1]参照：国税庁「No.7455 法定調書の提出枚数が100枚以上の場合のe-Tax、光ディスク等又はクラウド等による提出義務」
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hotei/7455.htm
[※2]参照：国税庁「No.2503 給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期間」
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/gensen/2503.htm
