テレワークのやり方を解説!最初にすべきことは

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近年、テレワークを取り入れる企業は増えてきました。効率や生産性などを考えて、自社でも取り入れたいと考えているところもあるでしょう。テレワークを成功させるにはどうすればよいのか。テレワークの導入のしかたと準備について説明します。

▶︎お役立ち資料:テレワーク導入のために企業がするべき準備とは

テレワークを成功させるためのやり方

テレワークを会社で取り入れる際、重要なのは導入のしかたです。どのような流れでテレワーク導入を進めていくべきなのか、順を追って説明します。

1.導入目的の明確化

テレワークを導入して成功している企業の多くは、企業戦略のひとつとしてテレワークを取り入れています。つまり、目的を明確にもつことがテレワークで成功するには重要ということです。

目的を定める際は、テレワーク導入によって企業がどう変わっていきたいか、企業価値の向上を軸において設定していきましょう。主な導入目的としては以下のようなものが挙げられます。

  • 迅速な顧客対応で生産性を上げる
  • 移動時間を削減して効率を上げる
  • 通勤が難しい人でも働きやすい環境を作り人材流出を防ぐ
  • オフィスコストを削減する
  • 非常時に備えてリスクを分散させる

2.プロジェクトチームを結成

目的を定めたら、テレワーク導入と推進のためのプロジェクトチームを作ります。少人数での導入など、特別にチームを結成する必要がないこともありますが、プロジェクトチームはあったほうが導入はスムーズです。

導入予定の部署から人員を構成してプロジェクトチームを作ることで、共通認識のもと、体制構築と推進を図れるようになります。

3.業務分析を行い現状把握

次に、テレワーク可能な業務、対策をおこなうことでテレワーク可能な業務、テレワークが困難な業務に分けます。まずは業務の洗い出しが必要です。業務を洗い出したら、以下の点に注意してテレワークができるかどうか業務を区分していきます。

  • 利用中のICT環境で運用できるか
  • 追加のツール導入を検討する必要があるか
  • 決裁など、さまざまな申請書の作成方法や承認方法はテレワークに適しているか
  • テレワーク用の新規のワークフローや新規のテンプレートを作成する必要があるか
  • ファイルの持ち出しやのぞき見など、情報漏えいの観点に問題はないか

4.テレワークの形態確認

次にどのような形態でテレワークを取り入れるか検討します。テレワークの形態と特徴は以下のとおりです。

モバイルワーク 移動中、顧客先など場所を限らないテレワーク
在宅勤務 社員の自宅からのテレワーク
サテライトオフィス オフィススペースでのテレワーク
(企業の郊外または都心のサテライト、共同のサテライト、レンタルオフィスなど)

導入を部分的あるいは全体的(終日)におこなうのか、週単位で計画的に取り入れるのかなど、取り入れ方も同時に検討します。

5.ルール作り・環境整備

テレワークを取り入れると、会社内での作業では起きなかったような問題やトラブルが起きることもあります。導入をスムーズにするためにも、現状の業務の課題を把握し、ルール化や環境整備をしっかりおこなうことが大切です。たとえば、以下のような問題のルール化や環境整備が必要になると考えられます。

  • テレワーク利用者の申請をどうするか
  • ICT機器や通信料のコスト負担をどうするか
  • 会社側でコスト負担する場合は経費精算をどうするか
  • テレワーク時の就業規則をどうするか
  • どのようなシステムやツールの導入が必要か

6.試験導入・改善

テレワークの準備が整ったら、試験的にテレワークを導入してみます。試験導入の段階で導入後の変化を確認し、自社の課題と目的に合わせて評価することが大切です。具体的に、以下のような点を評価していきます。

  • 導入後の業務の状況や品質の変化
  • プライベートとの両立が可能か
  • コミュニケーションの状況と質の変化

試験導入を実施する際は、PDCAサイクル(計画、実行、評価、改善のサイクル)を意識して導入前後を比較し、改善できるようにしていきましょう。

テレワークをやるために必要な準備

テレワークの導入では、準備が必要だと説明しました。この項では、機器やツールの準備について見ていきましょう。

システムの準備

テレワークを成功させるには、社内での作業環境と落差がないように環境を構築する必要があります。テレワーク時の作業を円滑にするには、ツールの導入も検討する必要があるでしょう。テレワークを効率化させるシステムにはさまざまなものがあります。

コミュニケーションツール

遠隔地でもコミュニケーションを図るようにするためのツールです。コミュニケーションツールのChatworkなら、気軽にやり取りができるチャット機能のほか、ビデオ・音声通話やファイル管理機能も備わっています。

Chatworkの活用については、「機能」のページでも詳しく紹介していますので、参考にしてください。

ファイル管理・共有サービス

企画書や契約書など、必要な情報が入ったファイルをアップロード、またはエクスポートできるサービスです。

Web会議システム

PCなどのカメラ機能を使って、複数人でテレビ電話ができます。

勤怠管理システム

労働時間の把握や有給休暇等の申請手続きなど、勤怠管理を便利にするシステムです。

電子契約システム

郵送でなく、インターネット上で契約書の受け渡しができます。

それぞれのシステムの詳細については「テレワークとは?導入メリットと必要なシステム」でも紹介していますので、比較検討の参考にしてください。

アナログをデジタルへ

テレワークを導入するにあたって、アナログをデジタルへ移行する必要があります。紙のやり取りのままでは、テレワークで生産性が上がらないどころか、作業を増やすことになりかねません。可能な限りすべての文書を電子化するのがよいでしょう。

しかし、文書の電子化は便利であるものの、時間もコストもかかるものです。まずは、契約書のように外部とのやり取りに関わる書類、使用頻度の高い書類を優先的に電子化することをおすすめします。

必要機器をそろえる

テレワークを始めるのに少なくとも必要になるのが、PCやタブレット、スマートフォンなどのインターネットにつながるデバイスです。そして、Wi-Fi(無線LAN)やインターネット環境です。会社から支給するのか、あるいは社員個人のものもアクセス可能にするのかも決めておきましょう。

テレワークの環境整備に必要な機器については、「テレワークを快適に行うための環境の作り方」でも詳しく紹介しています。在宅、在宅以外、サテライトオフィスと、テレワークの形態ごとに説明していますので参考にしてください。

テレワークのやり方の失敗例

多くの企業が導入を始めたことで注目されているテレワークですが、導入ばかりが先行してしまうと失敗することもあります。テレワークで失敗しないためにはどういった部分に気を配るべきか、失敗の例からテレワークの導入のしかたについて考えてみましょう。

無計画での実施

テレワークの導入はコスト削減や業務効率化など、企業にとっても魅力的です。しかし、計画を練らないままテレワーク導入を進めると、社内の推進側と社員との間に溝ができてしまいます。

現場の課題も解消しないまま、社員の理解が進まないままだと、取り入れたところでテレワークがうまく活用されないためです。目的や意識の共有が図れないことで、社員のモチベーション低下や生産性の低下も招いてしまいます。

ルール化や制度の見直しを行っていない

ルール化がうまく行えていなかったり、一度設定したルールや制度を見直していなかったりする企業も失敗しやすいです。

テレワークを始めると、テレワーク特有の問題が起こることがあります。たとえば、勤務状況や社員の仕事の成果が見えにくい、正当な評価が難しいといったことです。

問題が表面化した時点で、適切なツールを取り入れる、または評価のしかたなど制度を見直すなどの取り組みを行わないとさらに状況は悪化してしまいます。社員のモチベーションや生産性にも影響してくるでしょう。

ツールの導入を先行してしまう

テレワークを導入する場合、同時にツールの導入を検討することも多いかと思います。このとき、多くの企業が使っているからなど、単純な目安でツールを先行して決定すると失敗しかねません。

試験的に使ってみるなど段階的な導入がないと、自社にマッチしているかどうかわからないためです。使ってみて初めて、必要な機能が備わっていない、使いにくいといったことに気づくこともあります。

ツールはいきなり全体的に導入するのではなく、試験的に取り入れて使用感を確認し、使い方を社員に共有した上で、段階的に取り入れることが大切です。

まとめ

テレワークの導入でつまずかないためには、段階を踏んで計画的に導入を進めていくことが大切です。導入においては、コミュニケーションツールなどツールの活用も視野に入れる必要があります。社内、あるいは社外とのコミュニケーションを活性化できるツールなど、自社に合ったツールの導入と環境づくりを同時に考えていきましょう。

テレワーク導入をご検討の企業さまにおすすめの資料

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このお役立ち資料ではテレワーク導入のために企業がするべき準備をまとめました。

感染症の予防の観点から、テレワークを推奨する動きが広がっている一方で、「まだ何も準備ができていない」、「どうやってはじめれば良いかわからない」などという声も聞かれます。

  • なぜ今テレワークが必要なのか
  • テレワーク導入のために企業がするべき準備は何なのか
  • Chatworkがテレワーク企業に選ばれる理由

などを解説します。貴社のテレワーク導入にあたっての情報収集の一助になれば幸いです。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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