課長代理の役割とは?立場や給与、課長代行・補佐との違いについて解説

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業務効率化
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課長代理の役割とは?立場や給与、課長代行・補佐との違いについて解説

目次

課長代理とは、課長と同等の権限をもつ役職で、課長代理や課長代行とは異なる役職です。

企業の事業規模、社員数や歴史、文化によっては、課長代理に与えられる権限や役割、仕事内容、求められるスキルは異なりますが、本記事では「課長代理」という言葉の定義や意味合いをもとにして、課長代理の役割や仕事内容、立場や給与について一般的な内容を解説していきます。

課長代理とは?

「課長代理」という役職は、定義を知ると理解しやすくなります。

課長代理とは、どのような役職かを知るために、権限や立場などに注目してみましょう。

定義(1):課長と同等の権限をもつ役職のこと

「課長代理」とは、課長と同等の権限をもち、課長の代理を務めることができる役職のことです。

企業によっては、課長代行や課長補佐など、呼び名が異なることもありますが、正式には課長代理・課長代行・課長補佐は、それぞれ異なる役職のため注意が必要です。

権限や役割などの違いを知り、区別できるようになりましょう。

定義(2):置く理由は企業によって異なる

課長代理が、課長が不在の場合などに設けられるポジションと認識している方も多いのではないでしょうか。

しかし、課長代理のポジションが設けられる理由は、企業によって異なります。

課長が不在の場合、役割が不在の場合など、ポジションが置かれる理由がひとつに決まっていないのが、課長代理の特徴です。

定義(3):役職順位は課長の下、主任の上

課長代理の役職が、企業においてどの役職順位につくか気になる方もいるでしょう。

企業においての役職順位は、「部長→課長→係長(主任)→平社員」の順であり、課長代理を含めると、「部長→課長→課長代理→係長(主任)→平社員」の順になります。

課長代理は、課長よりも下・係長(主任)よりは上のポジションになることを覚えておきましょう。

定義(4):残業代が支払われる管理職

部長や課長などの管理職で、管理監督者に該当する場合は、労働基準法で定められている通り、残業代は支給されません。

第四十一条
  この章、第六章及び第六章の二で定める労働時間、休憩及び休日に関する規定は、次の各号の一に該当する労働者については適用しない。
一 別表第一第六号(林業を除く。)又は第七号に掲げる事業に従事する者
二 事業の種類にかかわらず監督若しくは管理の地位にある者又は機密の事務を取り扱う者
三 監視又は断続的労働に従事する者で、使用者が行政官庁の許可を受けたもの
[※1]

管理監督者は、「責任と権限」「職務内容」「勤務形態」「待遇」の4つの項目で、条件を満たしている必要がありますが、これを課長代理が満たすケースは少ないです。

そのため、課長代理は、企業によっては「管理職」という扱いでありながら、残業代が支払われることが一般的です。

ただし、企業や状況によっては、管理監督者の条件を満たすこともあるため、残業代の支給については、自社の取り扱いを、必ず確認するようにしましょう。

>管理監督者の定義や管理職との違いに関する記事はこちら

課長代理と課長代行の違い

ここまで課長代理とはどのような役職なのか、定義を確認してきました。

課長代理と似ている「課長代行」との違いは、課長の在籍有無や、権限・職務の範囲に注目すると理解しやすくなります。

課長代理と課長代行の違いをみていきましょう。

呼び方の違い

企業によっては、課長代理を「課長代行」と呼んでいることもあります。

このケースは、課長代理と課長代行の役職・権限・職務が同じで、課長代理と課長代行が同じ役職としてあつかわれている場合です。

権限や職務内容、役職の扱いが同じであれば、一般的な名称や定義よりも、企業の定める権限や職務内容に従うようにしましょう。

権限や職務の範囲

課長代理は、課長がいることを前提に、課長不在時の代理などとして、権限などを部分的に委任しているケースが多いです。

一方で「課長代行」は、課長が存在しないなかで、課長の代行として、本来課長がもっている権限のすべてをもっているケースが多いです。

企業や課長の不在状況などによって、権限が異なることもありますが、課長代理と課長代行の違いは、権限の範囲やおこなう職務範囲の違いで判断できるでしょう。

課長代理と課長補佐の違い

課長代理と混同しやすい役職として「課長補佐」があげられますが、課長代理と課長補佐には、決裁権と仕事の範囲に明確な差があります。

決定権と仕事の範囲に注目しながら、課長代理と課長補佐の違いをみていきましょう。

決裁権の有無

課長代理は、課長と同等の権限をもち、決裁権をもつのが一般的です。

一方で課長補佐は、課長の補佐業務をおこなう役職のため、課長の代役としての権限はなく、決裁権ももちません。

課長代理と課長補佐を見わけたいときは、決裁権の有無に注目してみましょう。

仕事内容

課長代理は、課長がおこなう対外的な仕事や内部の仕事をおこなうことが多いですが、課長補佐は、対外的な仕事をおこなうことはなく、課長の補佐役として、部下の育成など、内部の仕事を担います。

仕事内容の範囲からも、課長代理と課長補佐の違いが判断できるでしょう。

課長代理の役割

課長代理をより理解するために、課長代理とは、どのような役割を担う役職なのかを確認していきましょう。

中間管理職としての立場や、課長と部下との間にある立ち位置に注目することで、役割を理解しやすくなります。

不在である課長の代理役

課長が不在の場合、課長代理は、課長の代役としての役割を担います。

一時的な不在の場合は、不在時の業務を代理でおこない、長期的な不在の場合は、業務のすべてを代理でおこないます。

また、課長が期間不在の場合は、決裁権も与えられる役職のため、意思決定が必要な場面では、課長代理自らの判断で、決断をくだします。

ゆえに、課長代理は、名称に「代理」とついていますが、課長として業務をおこなう「中間管理職」として位置付けられている企業も多く、非常に責任のある重要な役職といえるでしょう。

>中間管理職とは?に関する記事はこちら

課長と部下のパイプ役

課長代理は、課長と部下をつなぐパイプ役としての役割ももちます。

たとえば、部下から業務上の相談や報告をうけたときには、自ら対処して、その後状況を課長に報告します。

問題が大きい場合や、トラブルが起こった場合は、対処する前に課長に報告して、判断を仰いだり、課長と部下との間に立って、業務が円滑に進められるよう働きかけたりします。

また、課長の不在期間が長い場合には、戻ってきたタイミングでミーティングをおこない、把握している課の進捗状況などを報告する役割もあります。

部下の意見を聞く役

課長代理は、部下の意見に耳を傾け、課長に伝える役割ももっています。

部下によっては、立場が上の課長に意見をいいにくい人もいるでしょう。

このような場合に、課長の代わりに部下の意見を聞き、課長に伝えたり、ミーティングで共有したりするのも、課長代理の役割のひとつです。

部下の意見を上司に届け、課のなかで意見が滞らないようにするのは、課長代理の重要な役割です。

そのため、部下が意見を話しやすいような、高い傾聴力も、課長代理には求められます。

>傾聴力を高める方法に関する記事はこちら

>風通しのよい職場とは?に関する記事はこちら

課のマネージャー役

課長代理は、課の業務が円滑に進められるように、マネージャーとして、部下をマネジメントする役割ももっています。

たとえば、プロジェクトの目標達成のために、スケジュールや納期の調整をおこなったり、部下の進捗状況を管理し、必要に応じてサポートにはいったりすることも、課長代理の仕事になります。

部下を適切にマネジメントするためには、信頼関係の構築や円滑なコミュニケーションが必要不可欠です。

そのため、こまめなコミュニケーションを日頃から意識したり、部下が相談しやすい職場環境をつくったりなども、意識する必要があるでしょう。

>理想の上司とは?に関する記事はこちら

自社の目標達成を目指す指揮役

課長代理は、管理職でもあるため、課の目標だけでなく、組織の目標達成に向けてのマネジメントをおこなう必要もあります。

組織の目標を達成するためには、目標の設定や共有、業務の分担・指示、進捗状況の確認など、複数のマネジメントスキルが必要です。

>マネジメントスキルを高める方法とポイントに関する記事はこちら

業務の効率化

円滑な業務遂行や目標達成を目指すうえで重要な「業務効率化をはかること」も、課長代理の役割のひとつです。

業務効率化は、業務の優先順位づけや、部下の特性にあわせた業務の割り振り、時間やコストの管理など、複数要因の管理をおこなう必要があります。

自分の業務を効率化するだけでなく、課や組織などの単位で効率化をはかる必要があるため、論理的思考力や高いマネジメントスキルが必要になるでしょう。

>業務効率化の方法とは?に関する記事はこちら

>ロジカルシンキングを鍛える方法に関する記事はこちら

課長代理の仕事内容

ここまで課長代理の役割をおさえてきましたが、具体的にはどのような仕事内容が発生するのでしょうか。

役割をもとに、課長代理の管理職としての仕事に注目しながら、仕事内容をみていきましょう。

課長のサポート

課長の職務をサポートすることは、課長代理の仕事のひとつです。

課長が不在のときは、課長に代わって業務をおこない、部下の業務が円滑に進むように指導・育成をすることもあります。

なお、課長の不在期間や業務の進捗状況が異なれば、サポート内容も異なります。

企業によってサポートの範囲や内容が異なることを覚えておきましょう。

課のマネジメント業務

課長の代理として、課のマネジメント業務をおこなうのも仕事のひとつです。

たとえば、プロジェクトの管理や、部下の業務進捗の把握、サポートが必要な部下がいる場合は、サポートをするなどが、課長代理の仕事になります。

課長代理は、自分自身のビジネススキルに加えて、マネージャーとしてのマネジメントスキルも求められることを覚えておきましょう。

>ビジネススキルとは?に関する記事はこちら

部下のサポート

問題を抱えた部下や困っている部下をサポートするのも、課長代理の仕事のひとつです。

手をかしてサポートするだけでなく、部下が自力で対処できそうな場合には、部下を見守る判断も、時には求められます。

自力で解決できない場合は、解決できるようサポートする、スキルや経験を伸ばすために時には見守る判断をするなど、さまざまなサポート方法を通して、部下との信頼関係を構築していく必要があるでしょう。

>部下とのコミュニケーションの重要性に関する記事はこちら

部下の指導や育成

部下の指導や育成をするのも、課長代理の仕事です。

指導や育成をおこなう際は、部下の意見や考えを尊重したり、部下の特性にあわせて指導法を変えたりするなど、コツをおさえることで部下との信頼関係を築きながら指導・育成ができます。

課長の代わりとして指導・育成をおこなうだけでなく、課長代理として、部下の指導・育成をおこなう必要があることも覚えておきましょう。

>部下の指導・育成方法のコツとは?に関する記事はこちら

課長代理に求められるスキル

課長代理に求められるスキルとして共通するのは、マネジメントスキルです。

役割や仕事内容をおさえたうえで、課長代理に求められるスキルについてみていきましょう。

部下の指導・育成の能力

以下のスキルは、課長の代理として課のリーダーとなり、部下の指導・育成をおこなうために欠かせないスキルです。

・リーダーシップ
・コーチング
・OJT
・部下のモチベーション管理

指導や育成、研修をおこなうためには、自身のスキルをアップデートし続けることも重要です。

>OJTの意味や目的に関する記事はこちら

>コーチングに必要なスキルに関する記事はこちら

業務管理能力

課長代理は、課の業務をスムーズに遂行し、組織の目標達成を目指すために、業務管理能力も保有する必要があります。

下記は、業務管理に必要なスキルの具体例です。

・業務改善スキル
・目標管理スキル
・ヒューマンエラー防止のスキル
・整理力向上スキル
・タイムマネジメントスキル

管理スキルや効率化のスキルは、部署や組織の目標達成をマネジメントする中間管理職には、必要不可欠のスキルといえるでしょう。

リスク管理能力

課長代理には、コンプライアンスへの意識や、部下のメンタルケアなど、自分の仕事内容以外への意識も求められます。

リスク管理能力をもっていることで、トラブルを未然に防ぐことができるため、課長代理は、下記のスキルを身につけておく必要があるでしょう。

 ・コンプライアンス
 ・ハラスメント防止
 ・クレーム対応
 ・法務
 ・メンタルヘルス

リスク管理能力は、組織の運営を左右することもあるため、課長以上の管理職には必須のスキルです。

コミュニケーション能力

さまざまな立場や役職の人と連携をとる機会が多い課長代理には、高いコミュニケーション能力も求められます。

課長代理の仕事内容のなかで、コミュニケーション能力を発揮する必要のあるシーンとして、下記のような例があげられます。

 ・部下の指導・育成
 ・取引先との良好な関係構築
 ・上司と部下のパイプ役として
 ・他部署と円滑に業務をおこなうため

>コミュニケーション能力を高める方法に関する記事はこちら

PDCAをまわす能力

現場のトップである課長の代理を務めることもある課長代理には、PDCAを効果的に回す能力も求められます。

質の高いPDCAを回すスキルをもっていると、業務の失敗点の把握から改善までのスピードをはやめたり、改善点がどこにあるかの把握がしやすくなったりなどのメリットがあります。

>PDCAを効果的におこなう方法に関する記事はこちら

意思決定力

課長代理には、課長の代理として決断力が求められる場面があります。

決断が求められるときに、適切な選択肢を選んで、迅速に決断する力は、課長代理としてだけではなく、組織を運営する管理職としても必須の能力です。

適切な選択肢をスピーディーに選ぶためには、物事の全体像を把握する能力や、メリットデメリットを比較する能力、インパクトや影響範囲を推し量る能力など、複合的な高い能力が求められるでしょう。

課長代理のポジションを置く理由

課長代理の役割や仕事内容について確認してきましたが、企業はなぜ「課長代理」のポジションを設けるのでしょうか。

課長代理が置かれる理由は、企業や状況によりさまざまなため、一概にこれということはできません。

課長代理のポジションが置かれる理由の例をしり、自社に必要かどうかを検討しましょう。

課長が不在であるため

課長が病気療養などの理由で不在の場合は、課長の業務を代理でおこなう課長代理のポジションを設けます。

ポジションを置く理由が課長の不在にある場合、不在期間の長さによって権限や職務内容が異なります。

能力のある人を昇格させるため

能力のある人を昇格させるために、課長代理のポジションをつくることもあります。

昇格の主な目的は、人材流出の防止にあります。

能力がある人を昇格させないことで、転職や退職で優秀な人材を失ってしまうのを防ぐのが、ポジションを増設することの狙いです。

課長代理のポジションをつくるときは、課長のポジションに空きがないことが多いため、課長相当の役職を用意するために、課長代理の役職が設けられることが多いです。

なお昇格に際し、権限や職務内容は課長と同等になることが一般的です。

>人材流出のリスクと原因に関する記事はこちら

課長としての試用期間をつくるため

課長候補の人材を、課長見習いとして課長代理にすることもあります。

見習いとして課長代理に任命される場合は、課長に必要な経験を積むことが目的のため、決裁権をもたないことが一般的です。

新規事業の開始前であるため

新規事業をはじめる前などの準備期間に、課長を置いていないこともあります。

このケースでは、まずは課長代理として新規事業に関わり、事業が正式にスタートしたのちに課長として任命されることが多いです。

なお正式な任命前は、課長が不在のため、課長代理の直属の上司は部長になります。

ポジションに空きがないため

企業には、職務の内容などにより待遇を決める「職務等級制度」があり、等級があがるとポジションもあがるのが一般的です。

しかし、等級があがったときにポジションに空きがあるとは限らないため、課長代理として、課長と同等のポジションを用意することがあります。

課長代理の呼び方やメールの敬称

課長代理の呼び方は状況に応じた使いわけが必要になるため、メールをする際は、呼称や敬語に注意するようにしましょう。

課長代理の社内外での呼び方や、メールでの呼び方をみていきましょう。

対面で課長代理を呼ぶとき

企業の文化にもよりますが、一般的に、社内での課長代理の呼び方は「課長」が適切です。

ただし、課長が同席している場合や社外の場合は、課長と区別するために「課長代理」と呼ぶこともあるため、呼び方に迷ったら自社での呼び方を確認することをおすすめします。

また苗字をつけて「○○課長」と呼ぶと丁寧な呼び方になり、社内に課長や課長代理が複数いる場合の区別にもなります。

社内向けメール

課長代理へメールする際の宛名は、社内であれば「□□課長」と書き、部署が異なる場合は「○○部 □□課長」と書きましょう。

ただし、メールの場合も、宛名の書き方に迷ったら自社での呼び方を確認したほうがよいでしょう。

なお役職名には、敬称の意味があるため、「□□課長様」のように「様」をつけると二重敬語になってしまいます。

役職名を名前につける場合は、「様」はつけずに書くようにしましょう。

>二重敬語とは?に関する記事はこちら

社外向けメール

取引先などの社外の課長代理にメールをするときは、「課長代理□□様」と書くのが適切です。

メールの宛名は、「企業名→部署名→役職名→名前→敬称」の順に書く必要があるため、「株式会社○○ ○○部 課長代理 □□様」と書くようにしましょう。

英語表記

英語表現には、役職名をあらわすための表記がありませんが、以下の3つはメールや名刺などで頻繁に使われる表記です。

・Manager
・Chief
・Head

使用頻度が高いのは「Manager」と「Chief」のふたつで、前に「Section」をつけると課のトップの役職であることを強調できます。

ただし企業によっては、社内規定に、部署名や役職名の英語表記の指定がある場合もあるため、事前に確認してから使用することをおすすめします。

課長代理の年収と男女別の年齢

国税庁の調査結果をもとに、課長代理の年収と男女の年齢の目安をみていきましょう。

課長代理の年収の目安

厚生労働省がおこなった「賃金構造基本統計調査」の調査結果では、課長級の男女別年収は以下のようになっています。

・男性:484.6万円
・女性:422.1万円
[※2]

新型コロナウイルス感染症の影響により、調査要件を満たす労働者が減少したため、調査結果にも影響がおよんで、実際の年収よりも低くなっている可能性があります。

課長代理の男女別の年齢目安

同調査の調査結果によると、課長級の男女別の年齢は以下のとおりです。

性別による年齢差は、極めて小さいことがわかります

・男性:48.7歳
・女性:49.0歳
[※3]

管理職の負担軽減は業務効率化がポイント

課長代理を含む「管理職」は、業務負担が非常に大きく、昇格を望まない理由としても「業務負担が大きい」が男女ともに上位になっています。

昨今では、人材の高齢化により管理職の人手不足に悩む企業は多くなっており、あわせて、転職が当たり前になった現代で、未来の管理職候補の人材流出という問題が重なっている企業は少なくありません。

業務負担の軽減は、もはや企業の存続に大きな影響を及ぼすといっても過言ではないでしょう。

業務の負担軽減のポイントは「業務の効率化」にあり、業務効率化を実現するためには、タスクの可視化や円滑な情報共有ができるツールの活用が効果的です。

管理職の負担軽減に悩む企業は、業務効率化を実現するツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

>中間管理職のストレスの要因とは?に関する記事はこちら

>業務効率化ツールを選びポイントに関する記事はこちら

業務の効率化にはChatworkがおすすめ

業務の効率化に悩む企業にはビジネスチャット「Chatwork」がおすすめです。

Chatwork」は、複数人でやりとりができるグループチャットが作成でき、連絡ツールとしてだけではなく、ファイルや情報共有も可能なツールです。

また、タスク機能を活用することで、部署メンバーのタスクが可視化できるため、メンバーの業務管理にも役立ちます。

なお、やりとりはオンラインで完結できるため、社内外を問わずに、必要なときに迅速にやりとりができ、生産性の向上にもつながるでしょう。

業務効率化による管理職の負担軽減や生産性の向上に「Chatwork」の導入をご検討ください。

なお「Chatwork」の導入で業務効率化や生産性向上を実現した事例は、導入事例の紹介ページをご覧ください。

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[※1]引用:労働基準法
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=322AC0000000049

[※2・3]出典:厚生労働省「令和3年賃金構造基本統計調査 結果の概況」
https://www.mhlw.go.jp/toukei/itiran/roudou/chingin/kouzou/z2021/dl/07.pdf


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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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